En request for information (RFI) er et utrolig nyttig dokument.
Når de er riktig utformet, RFIs tillate bedrifter å samle lett fordøyelig informasjon om potensielle leverandører. De kan også skape konkurranse blant leverandørene, avklare potensielle nye løsninger, og gjøre det mulig for bedrifter å ta viktige skritt mot å oppnå den mest kostnadseffektive, høyeste kvalitet løsning tilgjengelig.
Men de fleste bedrifter få prosessen feil., Enten det er dårlig forskning, dårlig skriftlig dokumentasjon, eller ineffektiv oppfølging, enkle feil fører ofte til mindre enn optimale resultater.
Tips: Les deg opp på RFP response.
Så, hvis du er ruste seg for å sende en RFI, eller hvis du er ivrig etter å effektivisere bedriftens nåværende prosesser, har vi deg dekket.
Vi kommer til å skissere de viktigste trinnene for å lage kraftige RFIs, definere viktige begreper, og fortelle deg nøyaktig hvordan du gjør din eksisterende formelle prosesser så effektiv som mulig.,
En forespørsel om informasjon er et dokument som ber om informasjon fra leverandører om deres produkter og/eller tjenester. Det er et foreløpig dokument, vanligvis sendt tidlig i kjøpsprosessen, med den hensikt å samle generell informasjon om en leverandørs evne til å møte selskapets behov og løse unike problemer.
Generelt sett, en RFI brukes til å filtrere potensielle kandidater (spesielt i de områdene av konstruksjon, og reklame), før du sender en mer spesifikk anmodning om forslag (RFP) eller tilbudsforespørsel (RFQ).
EN RFI vanligvis følger et standard format., Målet for avsenderen er å vurdere hvilke potensielle leverandører er levedyktig. Som sådan, er en viss grad av spesifikke-ness er nødvendig i svar fra leverandører. Imidlertid, detaljerte forslag eller sitater er ikke gitt på dette stadiet.
Sender en RFI har en rekke fordeler.
Først av alt, den gjør det mulig for bedrifter å redusere pool av potensielle leverandører i betydelig grad – noe som vil føre til besparelser i både tid og penger på senere stadier når detaljerte forslag må vurderes.,
for det Andre, fordi svarene er sendt i en vanlig format, som svar til en RFI er svært nyttig for sammenligning.
til Slutt, en RFI kan oppmuntre til konkurranse mellom leverandørene, spesielt når det er delte på en felles plattform som inviterer et stort antall av reaksjoner.
TIPS: Lær om de beste RFP-programvare som kan hjelpe til med å administrere RFI, RFP, og RFQ prosesser i 2019.
RFI vs. RFQ vs. RFP
Den grunnleggende forskjellen mellom en RFI, en RFQ, og en RFP er nivået av detaljer som hver omfatter., Også, RFIs, RFQs, og RFPs sendes på de forskjellige fasene av kjøpsprosessen, med RFQs eller RFPs sendt når et selskap har en bekreftet liste med potensielle leverandører, og er klar til å kjøpe.
En RFI representerer den tidligste fasen av kjøpsprosessen. Dens hovedformål er å samle inn informasjon. I flere tilfeller enn ikke, en RFI utgjør en innledende skritt tatt før en anmodning om forslag eller tilbudet er sendt og anbudsprosessen er åpnet.
For eksempel, et gi-organet som kan sende en RFI filter en liste over mottakere som det har til hensikt å be om å gi forslag.,
Her er en rask oversikt over viktige forskjeller:
Request for information (RFI)
En forespørsel til generell informasjon om en leverandørs evne til å levere et produkt eller en tjeneste – med noen unike behovene til de som ber om selskapet tatt i betraktning.
tilbudsforespørsel (RFQ)
Oppfordring til et spesifikt tilbud for en standardisert sett av produkter. I en tilbudsforespørsel, et selskap vil gi en punkt-for-punkt oversikt over den nøyaktige tjenester eller produkter det krever sammen med tidslinjer for levering., En tilbudsforespørsel er lik en forespørsel om anbud (RFT), som inviterer byr på et prosjekt.
Request for proposal (RFP)
Oppfordring for en detaljert forslag til et bestemt prosjekt. En RFP skiller seg fra en RFQ i den forstand at den søker løsninger spesifikke for en ikke-standard problem, ofte et bredt prosjekt, snarere enn et tilbud for en bestemt sett av produkter som har samme spesifikasjoner (eller svært lignende), uavhengig av leverandør. I dette tilfellet, leverandører kan være store bedrifter eller enkeltpersoner, som i tilfelle av en anmodning om freelance forslag.,
En RFQ, for eksempel, kan brukes til å be om et pristilbud for et bestemt antall servere og datamaskiner, som en del av et IT-system. En RFP, på den annen side, ville bli brukt til en mer generell prosjektet, slik som en outsourcet løsning for kundeservice.
i Slekt: RFI, RFP, og RFQ…nå hva er en RFT? Lær mer om en avtale for anbud!
Hva gjør en god RFI se ut?
Så, hva gjør en god RFI se ut?
Når et selskap sender en RFI er det med en veldig bestemt mål i tankene: Å evaluere leverandører så raskt og effektivt som mulig.,
For dette formål, en solid RFI vil nesten alltid ha følgende seks egenskaper:
Ber om informasjon som skal gis i et standard format
En godt utformet RFI vil gi tydelig informasjon om hvordan svarene skal være formatert. Helst en mal vil bli inkludert som svarer til de nærmere detaljer i informasjonen som blir forespurt.
Gir klare retningslinjer for svar
Sammen med et klart format for svar, ytterligere detaljer er også gitt om hvordan de skal reagere., Disse retningslinjene er det inkludert en tidsramme, eller fristen for innlevering, veiledning om hvordan leverandører kan søke nærmere avklaring, og informasjon om hvordan du kan inkludere eventuelle ikke-viktig informasjon – for eksempel når en leverandør kan ha en ny løsning som kan passe bedre for selskapets behov.
inkluderer ikke altfor detaljert produkt/tjeneste forespørsler
Husk at en RFI er brukt for å tilegne seg generell informasjon. Dersom selskapet ber om det spesifikke produktet priser uten å bruke riktig RFQ mal, vil det føre til bortkastet tid for både avsender og mottaker.,
ikke prøv å slå sammen separate hensikt på dette stadiet. Det er viktig å huske at RFIs er beregnet for komparative formål, ikke for å gjøre en endelig beslutning om kjøp.
Anser mottakeren
husk at en leverandør har av å bruke ressurser til å forberede et svar. Gjør det så enkelt som mulig for mottakerne å sortere og sende nødvendig informasjon vil øke både kvalitet og kvantitet av svar.
Basert på en utprøvd mal
RFIs bør være basert på maler som fungerte godt i det siste.,
Cloud forslaget programvare gir analytics og document creation verktøy som kreves for å integrere effektive maler i din eksisterende programvare og bygge en smart forslag arbeidsflyt.
(Kilde: PandaDoc)
Utnytter følge opp beste praksis
Forskning viser at e-postene er sendt best sent på morgenen på hverdager og følge opp e-poster skal sendes med regularitet nesten umiddelbart etter den første e-post. Følger beste praksis for å sikre rask respons.
Hvordan å skrive en RFI
RFIs har en tendens til å ha en lignende struktur, som er nært knyttet til et forslag format., Mens hver RFI er unik – basert på de unike behovene til avsender forståelse av denne grunnleggende formatet vil gi deg en god innføring i å utforme effektive RFIs.
Omfatte følgende fire elementer i din RFI:
Oversikt
Her skissere hva du leter etter i generelle vilkår, sammen med noen innledende informasjon om din bedrift.
oversikt over De bør ikke være lenger enn noen få avsnitt. Etter å ha lest det, leverandører bør forstå at dokumentet er en RFI, vite hvem du er, og være tydelig på hva leveransen du trenger.,
Detaljer av tjenester som er nødvendige
I denne delen, bør du utdype dette i mer detalj om produktene og/eller tjenestene du trenger. Eksplisitt noe eksakte spesifikasjoner – for eksempel generelle priser, levering tidslinjer, personell krav, etc. – det er riktig på dette stadiet.
Du trenger ikke ønsker å være altfor detaljert, men du bør gi nok informasjon for leverandøren å gi en omfattende svar i tråd med deres informasjons behov, slik at du kan gjøre en robust sammenligningen.,
Veiledning om hvordan du skal svare
Det er viktig å inkludere detaljer om hvordan en mottaker skal svare.
Inkludere retningslinjer om format som mottakere bør bruke eller, enda bedre, en pre-laget mal. Også, inneholde en frist for svar her.
Punkter av avklaring
ytterligere informasjon som ikke passer inn i andre avsnitt bør settes her.
Du kan inkludere informasjon om løsninger som du ikke er ute etter – slik som ligner, men uønskede alternativer, innstillinger for personell, dokumentasjon av tidligere erfaringer (case-studier), og så videre., Du kan også omfatte informasjon om evaluering prosessen.
RFIs i byggebransjen
RFIs i byggebransjen tjene to funksjoner.
På den ene siden, flere RFIs – for arbeidskraft, byggematerialer, arkitekt-tjenester, etc. – er sendt før arbeidet begynner, for å måle den estimerte prosjektkostnader og velge leverandører.
På den andre, er det vanlig for RFIs til å bli brukt i hele konstruksjonen som nye behov oppstår og uklarheter i eksisterende planer er oppstått.
RFIs er avgjørende for konstruksjon dokumenter., For eksempel, de blir ofte sendt til eksisterende leverandører til å søke avklaring om materialer, design, spesifikasjoner, etc. Det er standardiserte formater for å be om denne type informasjon, slik at alle parter til å koordinere lett.
RFIs i reklame
Velge en reklame service, spesielt for et større prosjekt, kan være skremmende. Det er mange byråer, hver med sin egen etikk og design styrker. Hva er mer, full reklame forslag vanligvis tar lang tid å vurdere. Dette gjør filtrering kandidater i de tidlige stadier svært viktig.,
Fordi reklamebyråer er i tråd med deres kunders merkevarer, RFIs for reklame bør inneholde mer detaljer om avsenderen enn andre næringer.
på samme måte, fordi reklame tjenester har en tendens til å være ganske «åpen», er det ofte hensiktsmessig å be om mer generelle spørsmål – om kultur, tidligere erfaringer, generell tilnærming, etc. – og søke case-studier av nyere prosjekter. Rik media – som videoer og bilder – også har en plass i reklame RFIs.,
RFIs i IT-sektoren
RFIs er spesielt nyttig for IT-sektoren, fordi selskapene ofte krever nyansert og skreddersydde løsninger for lengre perioder av gangen. Disse løsningene er grunnleggende for et selskap som fungerer og alltid representerer en betydelig investering, så det utvalget prosessen er avgjørende.
RFIs er gode måter å initiere kontakt med nye leverandører., Prosessen vil sannsynligvis involvere mange trinnene på et senere tidspunkt – med in-person demonstrasjoner og detaljert punkt-for-punkt breakdowns, slik disse krav bør gjøres klart i RFI.
Hva er mer, fordi DET løsninger er underly mange tverretatlig prosesser, en RFI for IT-sektoren, bør det være klart om alle de flere utfall nødvendig – for eksempel å kjøre lønn, administrerende HR, integrere med eksisterende teknologi, etc. – for å sikre en leverandør kan oppfylle dem.,
å Bringe det hele sammen
Brukes riktig, RFIs er svært nyttig i å spare tid og penger. De gjøre deg i stand til raskt å vurdere dusinvis – om ikke hundrevis av leverandører, få best mulig pris, og danne nye vinn-vinn relasjoner.
å Fokusere på de underliggende prosesser som er den virkelige nøkkelen til å lykkes med RFIs. Gjennomføringen av bevist å skrive strategier er viktig. Bruk av teknologi som lar deg spore, teste og forbedre din RFI prosesser er absolutt avgjørende.
Men ikke ta vårt ord for det, og la resultatene tale for seg selv!,
Klar til å lære mer om de ulike forslag prosesser? Lær om de beste anskaffelse av programvare i 2019 fra real-user reviews.