Crea un sistema di archiviazione organizzato

Papers! Sembrano moltiplicarsi creando pile ovunque. Se devo essere onesto, i documenti sono una delle cose più difficili per me rimanere in cima. C’è solo così tanti di loro e cercando di trovare il tempo per ordinare attraverso tutto prima che diventino un mucchio ingombra può essere estenuante. Tuttavia, avendo un sistema di archiviazione correttamente organizzato può fare una differenza enorme.

Penso che la carta sia una lotta per la maggior parte delle persone da tenere organizzate., Una volta era una delle cose più difficili da organizzare per me. Contribuisco questo ad un sistema organizzativo povero. Se non si dispone di un sistema che funziona per voi, cambiarlo. Ho attraversato diversi sistemi prima di arrivare a questo e ognuno aveva i suoi pro e contro.

Il sistema che sto attualmente utilizzando è un sistema di auto-pulizia. C’è pochissima manutenzione (VINCERE!) ed è super facile passare a un nuovo anno. Ho usato con successo questo sistema per circa 4 anni e non ho intenzione di cambiarlo presto perché sta funzionando così bene!,

Questo sistema di archiviazione si basa sugli stessi principi utilizzati nel sistema Freedom Filer. Quando l’ho impostato, ho letto del sistema Freedom Filer e mi sono piaciuti i concetti non solo il prezzo. Così ho ottimizzato un paio di cose e creato un sistema fai da te che funziona per me e la mia famiglia.

Se si desidera impostare il proprio sistema di archiviazione semplice per tenervi organizzati per il nuovo anno, basta seguire i passaggi qui sotto!

Questo post contiene link di affiliazione per la vostra convenienza. Clicca qui per leggere la mia informativa completa.,

Sei sopraffatto dal disordine della carta? Afferra la semplice guida del sistema di archiviazione cliccando qui e, infine, organizzarsi una volta per tutte!

Di cosa avrai bisogno:

• Scatola di archiviazione o cabinet
• Diversi file appesi di colore diverso
• etichettatrice

Come creare un sistema di archiviazione organizzato

#1 Trova una posizione di archiviazione

Dovresti cercare di archiviare i tuoi file il più vicino possibile al punto in cui Per noi, è vicino alla nostra scrivania., Si potrebbe usare una vasca di plastica, cassa di latte, un piccolo schedario o uno di fantasia che corrisponde i mobili! Qualunque cosa funzioni per te. Basta assicurarsi che sia nella posizione corretta o sarà meno probabile che effettivamente usarlo.

#2 Elimina i tuoi documenti

Raccogli tutti i documenti che vuoi organizzare e inizia lo spurgo. (Nota: non sono un consulente finanziario, contabile o qualsiasi altro guru finanziario. Sto semplicemente condividendo ciò che funziona per me e la mia famiglia.)

Teniamo fino a 2 anni vale la pena di fatture, 7 anni record fiscali, e record del veicolo per tutto il tempo che abbiamo la macchina., Informazioni di assicurazione viene eliminato quando le nuove politiche arrivano per posta e abbiamo solo tenere le cartelle cliniche per un massimo di due anni pure.

L’ordinamento dei documenti potrebbe richiedere del tempo. Assicurati di bloccare almeno un paio d’ore della vostra giornata e trovare uno spettacolo che si desidera guardare su Netflix o Amazon Prime! 🙂

Così tanto di ciò che conserviamo può essere trovato online se è davvero necessario. Quindi il mio motto con i documenti è più spesso, in caso di dubbio buttalo fuori!

#3 Organizzare

Una volta che hai per purgato, è il momento di ordinare attraverso e metterli in categorie simili., Puoi trovare le categorie che uso qui sotto. Se vuoi ancora più aiuto, puoi trovare tutte le singole cartelle che uso sul cheat sheet che puoi intoppo in fondo a questo post!

Vorrai afferrare le cartelle e aggiungere etichette prima di ordinare davvero. Crea etichette per i file che sai che dovrai iniziare. Molto probabilmente aggiungerai di più durante tutto il processo, ma avere almeno un punto di partenza sarà molto utile.

Se ti ritrovi a stipare un mucchio di documenti in una cartella, potrebbe essere necessario rivalutare. Stai tenendo troppo?, Potresti separare quella cartella in più cartelle? Meno hai in ogni cartella, più facile sarà per te trovare effettivamente i documenti quando ne hai bisogno.

Come funziona questo sistema

Questo sistema funziona perché ti costringe a guardare i documenti che stai memorizzando almeno una volta all’anno. Stai mantenendo scartoffie inutili per anni e anni.

Ho creato 7 categorie e le ho separate in 7 colori. Potrebbe essere necessario più o meno a seconda del lavoro di ufficio che si prevede di memorizzare.,nanziari

• estratti conto Bancari
• Informazioni della Carta di Credito
• Retirement Account Informazione;

#5 AZZURRO – Varie

• buste Paga
• Lavoro Relative pratiche Burocratiche
• Un File per Ogni Membro della Famiglia

#6 – ARANCIO Fattura Mensile Bilancio (Anno Dispari)

• Bolletta Elettrica
• Satellite Bill
• Bolletta dell’Acqua

#7 VIOLA – Informazioni Fiscali

• Una Cartella per Ognuno degli Ultimi 7 Anni di Imposta di Informazione;

Ogni categoria è diverso e utilizzato in un modo diverso., Non si dovrebbe mai avere a sedersi e “pulire” il vostro schedario da davanti a dietro di nuovo! Ecco cosa fai in ogni categoria:

• ROSSO-Poiché questa categoria è piena di documenti importanti, la maggior parte rimarrà. Generalmente passo attraverso questa categoria all’inizio dell’anno e distruggo tutto ciò che è più vecchio di un anno. Quindi a gennaio 2017, distruggerò qualsiasi cosa dal 2015. Ovviamente tutti i certificati di nascita, certificati di matrimonio e simili rimarranno fermi., Tengo tutti i registri del veicolo fino a quando quel veicolo non è più in nostro possesso in modo che il file cambi solo quando i nostri veicoli cambiano.

• BLU SCURO-Questa categoria è considerata una categoria in e out. Dovrebbe contenere le polizze assicurative e il gioco è fatto! Se ottieni una nuova politica, ricicli semplicemente quella vecchia.

• GIALLO& ARANCIONE – Questa categoria contiene le dichiarazioni di conto dell’anno pari. Quindi in questo momento sta tenendo tutte le fatture del 2016. Tengo le bollette per un massimo di 2 anni nel caso in cui ci siano discrepanze., A gennaio, quando l’anno passa a un anno dispari, cambierò le cartelle gialle e pari dell’anno con le cartelle arancioni dell’anno dispari. Tutto nelle cartelle arancioni è attualmente dal 2015. Sarà immediatamente rimosso e triturato durante l’interruttore.

• VERDE-Questa cartella contiene tutte le informazioni della carta di credito, scartoffie di pensionamento, informazioni sul conto di investimento. Siamo senza carta per la maggior parte delle cose in modo da questi davvero solo tenere le informazioni di account principale per ogni. Se ricevo qualcosa di nuovo, estraggo semplicemente la cartella corretta e mi assicuro di distruggere qualsiasi informazione vecchia e obsoleta.,

• AZZURRO-Ad essere onesti, non mi piace avere una sezione miscellanea. Tuttavia, era necessario con la sinistra della cartella che dovevo creare. Questa sezione non contiene un sacco di cose utili e devo ordinarlo ogni anno o giù di lì solo per assicurarmi che non sfugga di mano. Non archiviamo documenti in questa cartella molto spesso, quindi di solito rimane abbastanza ordinato.

• VIOLA-Le nostre informazioni fiscali è semplicemente o statali e federali tasse, forme W-2, e qualsiasi diritto imponibile off che abbiamo avuto negli ultimi 7 anni., Tengo 8 cartelle in modo da avere una cartella per l’anno in corso come lavoro di ufficio arriva così come 7 anni vale la pena di informazioni fiscali. Quindi, a gennaio di 2017, prenderò il lavoro di ufficio dalla cartella 2009 e lo distruggerò. Quindi trasformerò quella cartella nella cartella 2017 in modo da avere un posto dove inserire le informazioni fiscali durante tutto l’anno. Ho anche mantenuto gli anni 2010-2016 come record nel caso in cui ne avessimo mai avuto bisogno per scopi IRS.

Documenti che entrano in casa nostra

Siamo abbastanza veloci a buttare fuori tutto ciò che è necessario., C’è un appendiabiti a muro a 2 file che viene memorizzato nella nostra dispensa. Il file in alto è per qualsiasi cosa importante che potremmo aver bisogno di fare riferimento alla scuola di nostro figlio. Questo include cose come il menu del pranzo o qualsiasi nota importante. Generalmente estraggo e spurgo attraverso questa cartella una volta al mese. La seconda cartella contiene coupon per diversi negozi nella nostra zona che riceviamo per posta (ad esempio Kohls, Bath & Body Works, ecc.).

Se riceviamo una fattura che deve essere pagata, la pagheremo subito o la metteremo sulla nostra scrivania per essere pagata più tardi quella sera., Cerchiamo anche di archiviare qualsiasi documento che appartiene al nostro sistema di archiviazione non appena arriva. Ho una piccola scatola di carta sulla mia stampante dove metto oggetti che ” hanno bisogno di attenzione.”Cerco di occuparmi di tutti i documenti almeno una volta alla settimana in modo che non sfugga di mano.

Spero davvero che hai trovato qualche ispirazione e incoraggiamento per ottenere il vostro disordine di carta sotto controllo! Il disordine di carta può essere schiacciante a volte. Tuttavia, se è possibile ottenere un buon sistema in atto che funziona per voi, allora sarete sulla buona strada per un sistema di archiviazione più organizzazione in pochissimo tempo!,

Puoi prendere un cheat sheet stampabile gratuito che ti mostrerà tutti i diversi file che usiamo nella nostra famiglia qui sotto!

Quindi quale sistema è meglio per te?

Mentre amiamo usare questo sistema per l’archiviazione, non è per tutti. Se sei semplicemente stanco del disordine della carta e del caos nella tua casa, consiglio vivamente di considerare di andare senza carta. Puoi imparare tutto su questo metodo di archiviazione nel libro di Donnie Lawson The Paperless Home.

Come si fa a mantenere i documenti organizzati?,