Während Sie vielleicht den Begriff „1099—Mitarbeiter“ gehört haben, ist es eine falsche Bezeichnung: Ein 1099-Mitarbeiter existiert technisch nicht, weil Mitarbeiter anders klassifiziert werden als unabhängige Auftragnehmer-und es sind Auftragnehmer, die das 1099-Formular verwenden.
1099 Auftragnehmer können oft nur den zusätzlichen Ausbruch von Talent und Geschwindigkeit hinzufügen, die Sie suchen. Wie Mitarbeiter kommen auch unabhängige Auftragnehmer mit einem kleinen Stapel Papierkram.,
Sobald Sie den perfekten Freelancer für Ihr Projekt gefunden haben, lassen Sie sich nicht von der schwindelerregenden Anzahl von Formularen und Dokumenten vom Kurs abbringen! Jetzt sollten Sie Ihren CPA immer nach einer vollständigen Compliance-Checkliste fragen, aber hier sind einige der Anforderungen und Best Practices, die Sie beachten sollten, wenn Sie den neuen Auftragnehmer an Bord bringen.,
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Zuerst: Bringen Sie Ihre Steuerformulare in Ordnung
Sie benötigen wahrscheinlich zwei Dokumente, wenn die Steuerzeit herumrollt: a W-9 und 1099-NEC. Wir haben Links zu den entsprechenden Dokumenten unten enthalten, Sie sollten jedoch auch auf die IRS-Website zugreifen, um sicherzustellen, dass Sie über die neuesten Versionen verfügen.,
Schritt 1: Bitten Sie Ihren unabhängigen Auftragnehmer, das Formular W-9 auszufüllen
Wenn die Steuerzeit herumläuft, ist das Formular W-9 Ihr bester Freund. Sie müssen es nirgendwo hinschicken, aber Sie müssen es mindestens vier Jahre lang archivieren. Bitten Sie Ihren Auftragnehmer, dieses Formular am Tag 1 auszufüllen, damit Sie später nicht danach suchen.
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Laden sie einfach ihre W-9s und wir werden datei und mail die 1099s für jeden auftragnehmer.,
Formular W-9 (Anfrage nach Steueridentifikationsnummer) beginnt einfach mit der Überprüfung des Namens und der Adresse Ihres Freiberuflers. Als nächstes informiert Box 3 (oben im Formular) Sie darüber, wie das Geschäft Ihres Auftragnehmers klassifiziert wird. Solange sie keine S Corp oder C Corp betreiben und Sie nicht mit Kreditkarte oder einer Zahlungsplattform eines Drittanbieters (wie PayPal) bezahlen, können Sie das 1099-NEC-Formular im Januar einreichen. (Mehr dazu unten.) Weitermachen: Teil I deckt ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) ab, sodass sie dem IRS nicht ausweichen können., Teil II hilft Ihnen auch zu bestätigen, dass sie als US-Bürger oder Staatsbürger legal in den USA arbeiten dürfen.
Wenn Sie den W-9 des Auftragnehmers überprüfen, stellen Sie sicher, dass er sich daran erinnert, sich von Quellensteuern zu befreien. Wir haben einen ganzen Beitrag zum Ausfüllen eines W-9, den Sie möglicherweise mit Ihrem Auftragnehmer teilen möchten.
PRO-TIPP: Wenn Ihr Freiberufler ein internationaler Einwohner oder Bürger ist, sammeln Sie stattdessen das Formular W8-BEN.,
Schritt 2: Füllen Sie zwei 1099-NEC Formulare aus (Kopie A und B)
Markieren Sie Ihren Kalender, da dieses Formular mit einer Frist versehen ist. Schauen Sie sich im Januar an, wie viel Sie dem unabhängigen Auftragnehmer im vergangenen Jahr gezahlt haben. Wenn Sie ihnen im vergangenen Kalenderjahr mehr als 600 US-Dollar gezahlt haben und ihre Geschäftseinheit keine S corp oder C corp ist, müssen Sie ein 1099-NEC-Formular einreichen.
Pro-Tipp: Wenn Sie Ihren Auftragnehmer per Kreditkarte oder über eine Zahlungsplattform (z. B. PayPal) bezahlt haben, müssen Sie möglicherweise keinen 1099-NEC einreichen. Die Zahlungsabwicklungsstelle muss möglicherweise einen 1099-K einreichen.,
Die 1099-NEC berichtet, wie viel ein unabhängiger Auftragnehmer verdient (aber nicht einschließlich Zahlungen über Kreditkarten oder Abwicklungsplattformen von Drittanbietern) während der Arbeit mit Ihnen. Sowohl Sie als auch Ihr Auftragnehmer benötigen es, um Ihre Steuern auszufüllen. Jede 1099-NEC kommt mit einer Kopie A und eine Kopie B. Sie werden Datei Kopie A mit dem IRS und senden Kopie B an Ihren Auftragnehmer. Da der 1099-NEC nicht Teil des kombinierten Bundes – / Landes-Anmeldeprogramms ist, müssen Sie möglicherweise auch einen 1099-NEC für Ihr Bundesland und/oder den Staat, in dem Ihr Auftragnehmer wohnt oder arbeitet, bereitstellen., Überprüfen Sie unbedingt Ihren CPA, um sicherzustellen, dass Sie die Gesetze auf staatlicher Ebene einhalten.
Die Frist ist Jan. 31: Stellen Sie sicher, dass Sie die 1099-NEC an die IRS und Ihren Auftragnehmer bis zum letzten Tag im Januar senden. Wenn das an einem Wochenende passiert, haben Sie bis zum folgenden Montag.
Wenn Sie Ihre 1099-NEC-Kopie A an den IRS senden möchten, müssen Sie das Formular 1096: Annual Summary und die Übermittlung der US-Rücksendungen angeben. Dies ist ein Deckblatt für Papiereinreichungen.,
Um 1099s elektronisch über das FIRE-System beim IRS einzureichen, benötigen Sie einen Transmitter Control Code (TCC), der über das Formular 4419 angefordert werden kann. Es braucht Zeit, um Papierkram zu bearbeiten, also zögern Sie nicht auf diesem Formular 4419. Sie haben zu senden es bis zum 1. November des Jahres, bevor Sie planen, elektronisch-Datei, die Ihre 1099s. Haben Sie noch Fragen zum elektronischen Einreichung? Die IRS-Veröffentlichung 1220 enthält detaillierte Anweisungen zum Einreichen Ihrer 1099s für das Steuerjahr 2020.
Um Kopie B per E-Mail an Ihren Auftragnehmer zu senden, müssen Sie deren schriftliche Zustimmung einholen, um das Dokument elektronisch zu liefern., Achten Sie darauf, diese IRS-Anforderungen für die Zustimmung zur elektronischen Lieferung zu folgen, bevor ein Auftragnehmer seine/ihre 1099-NEC E-Mail. Andernfalls müssen Sie es per Post senden.
Best Practices, um Ihren Papierkram in Ordnung zu halten
Aufzeichnungen, Aufzeichnungen, Aufzeichnungen. Sobald Sie die steuerlichen Anforderungen erfüllt haben, sollten Sie andere Gewohnheiten beachten, um Ihre Beziehung zum Auftragnehmer so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Halten Sie wie bei anderen Geschäftsaktivitäten an jedem einzelnen Dokument fest, das sich auf Ihre Arbeit mit einem Freiberufler bezieht: Verträge, Rechnungen, Zahlungsnachweise und mehr., Hier sind ein paar Tricks des Handels, die Ihnen helfen, konform zu bleiben (und gesund).
Fragen Sie Ihren unabhängigen Auftragnehmer nach Rechnungen
Zahlen Sie Ihren 1099-Auftragnehmer erst, wenn er Ihnen eine Rechnung geschickt hat. Speichern Sie jede Rechnung für Ihre Aufzeichnungen. Und akzeptieren Sie keine zusätzlichen Spesenabrechnungen. Warum? Denn mit großer Freiheit kommt große Verantwortung; Ausgaben für ihr Geschäft liegen in der Verantwortung des Freiberuflers.
Werkzeuge zum Auschecken:
- Rechnung.,com zu zahlen und prozess rechnungen
- Ernte für tracking zeit
- FreshBooks kleine business accounting mit invoicing
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Fügen Sie Ihren Freiberufler zur Gehaltsabrechnung hinzu
Warten Sie, ich weiß, was Sie fragen werden: „Kann das Hinzufügen eines Freiberuflers zur Gehaltsabrechnung die Linien zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern nicht verwischen?“In einigen Fällen ist es in Ordnung, sie zur Gehaltsabrechnung hinzuzufügen., Abhängig davon, wie lange Ihre Beziehung dauern wird, ist es möglicherweise einfacher—und effizienter—, sie direkt zur Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens hinzuzufügen.
Aufzeichnungen wie ein Chef führen
Das Organisieren von Aufzeichnungen wird so viel einfacher, wenn alles elektronisch geteilt und gespeichert wird. Es gibt spezielle Apps für Rechnungen und Gehaltsabrechnungen, aber was ist mit anderen Dokumenten wie Verträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und anderen arbeitsbezogenen Dateien?,
Tools zum Auschecken:
- HelloSign, eine Esignature-Plattform
- DocuSign, eine andere Esignature-Plattform
- Google Docs für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dokumenten
Das Führen detaillierter Datensätze ist Teil des Seins ein Geschäftsinhaber, aber sie müssen sich nicht unter all dem Papierkram begraben. Indem Sie Ihre „Must-Dos“ und Fristen im Auge behalten und digitale Tools verwenden, um Prozesse so weit wie möglich zu optimieren, können Sie alle Anforderungen ohne viel zusätzlichen Zeit-und Arbeitsaufwand erfüllen.,
Ursprünglich veröffentlicht am Juli 26, 2017.