virtuaalinen avustaja on henkilö, joka tarjoaa hallinnollisia palveluja asiakkaille työskennellessään etäältä. Virtuaaliassistentit ovat usein itsenäisiä, itsenäisiä urakoitsijoita, joskin myös virtuaaliassistenttitoimiston kanssa voi työskennellä., Lisäksi monilla hakijoilla on muutaman vuoden kokemus hallintoavustajana tai toimistopäällikkönä ammattimaisessa toimistoympäristössä.
Jos harkitset virtuaaliassistentin palkkaamista, tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää:
Virtuaaliassistentin vastuut
yksi virtuaaliassistentin palkkaamisen suurimmista eduista on, että pienyritykset voivat valita ja maksaa tarvitsemansa palvelut., Tämä joustavuuden taso voi säästää yritysten omistajat tuhansia dollareita joka vuosi, samalla antaa heille mahdollisuuden laajentaa sopimustaan liiketoiminnan kasvaessa ja vaatii enemmän palveluja.,
Jotkut kaikkein yhteiset tehtävät ja vastuut virtual assistant ovat:
- Kalenteri/aikataulu hallinta
- Matka-järjestelyt
- Tiedosto-organisaatio
- Sähköposti seuranta
- puhelujen hallinta
- kirjanpito
- Sosiaalisen median hallinta
- Tutkiessaan mahdollisille asiakkaille ja kumppanuudet
- Asiakaspalvelu-tehtäviä
Riippuen tarpeisiin liike -, virtual assistant voi toimia executive avustaja, hallinnollinen avustaja tai henkilökohtaisen avustajan.
tarvitsetko virtuaaliassistenttia?,
- monille pienyrityksille ajatus tiettyjen tehtävien palkkaamisesta ja luovuttamisesta virtuaaliassistentille on pelottava. Osa yrittäjistä saattaa kokea, ettei heillä ole budjettia tai aikaa esitellä yritykselleen virtuaaliassistenttia. Kuitenkin, aivan kuten et voi rakentaa imperiumia yksin, et voi käsitellä kaikkia osa yrityksesi yksin.
Tässä muutamia merkkejä, on aika palkata virtuaalinen avustaja:
- Olet liian paljon aikaa toistuvia tai palkollinen tehtäviä., Jos harkitset virtuaaliassistentin palkkaamista, mutta et ole varma oletko valmis, ala seurata, kuinka paljon aikaa käytät pienten, menaalisten tehtävien hoitamiseen. Näihin tehtäviin voi kuulua sähköposteihin vastaaminen, kalenterin hallinta tai ajanvaraus. Jos käytät viikoittain useita tunteja toistuviin tehtäviin, voi olla aika ulkoistaa ne virtuaaliassistentille.
- et tarvitse kokopäiväistä apua, vain lisäapua. Jos yritykseesi tarvitaan päätoiminen avustaja, joka hoitaa useita mukana tehtäviä, älä palkkaa virtuaaliassistenttia., Pikemminkin, virtual avustajat ovat ihanteellisia yrityksille, jotka tarvitsevat siirtää yksi tai kaksi erityisiin tehtäviin tai hankkeisiin, jotka eivät oikeuta palkata kokopäiväistä palkattua työntekijää.
- sinulla on siihen budjetti. Ennen kuin palkkaat virtuaaliassistentin, valmistele kustannus-hyötyanalyysi, jossa määritetään aikasi arvo suhteessa tiettyihin tehtäviin käytetyn ajan kustannuksiin. Jos sinulla on budjetti palkata osa-aikainen urakoitsija ja kustannus-hyötyanalyysi osoittaa saat arvokasta aikaa takaisin, etsiä virtuaalinen avustaja.,
Palkata virtuaalinen apua koeajalla on hyvä ensimmäinen askel löytää työntekijä, joka on sopii pienyritysten kulttuuria.
kuinka palkata virtuaaliassistentti
Vaihe 1: dokumentoi prosessisi
ennen kuin alat etsiä virtuaaliassistenttia, dokumentoi jokainen tehtävä, projekti ja prosessi, jonka haluat luovuttaa avustajalle. Luo mahdollisuuksien mukaan koulutus-tai vakiotoimintamenettelyasiakirjoja, joita uudet työntekijät tai urakoitsijat voivat käyttää päästäkseen vauhtiin., Ole perusteellinen ja varmista sisällyttää haluamasi tuloksia haluat saavuttaa.
Vaihe 2: Post a job description
seuraava, luo työnkuva, joka on selkeä, tiivis ja hahmottelee erityistehtäviä, joita haluaisit delegoida. Sinun pitäisi myös sisällyttää luettelo taitoja ja työkaluja ehdokkaiden pitäisi olla tai olla taitava, kuten Excel, G Suite, Zendesk, jne. Kun sinulla on valmis toimenkuva, voit lähettää sen verkkosivuilla tai hakemistossa., Suosittuja paikkoja virtuaaliassistentin löytämiseen ovat:
- Upwork
- Virtual Assistant
- QuickMonday
- Guru
Vaihe 3: Kertaushakemukset ja haastattelut
riippuen siitä sivustosta(s), johon lähetät työnkuvan, voit nopeasti aloittaa seulonnan satojen hakemusten kautta. Voit suodattaa vaivattomat hakijat nopeasti, harkitse lisäämällä epätavallinen kysymys tai” Pääsiäismuna ” työsi lähettämistä. Kuvauksen alareunaan voisi esimerkiksi pyytää hakijoita sisällyttämään lempikirjansa nimen.,
kun alat haastatella, varmista, että esität perusteellisia haastattelukysymyksiä selvittääksesi, kykenevätkö ne hoitamaan tehtävät, jotka haluat siirtää.
Vaihe 4: palkkaa kokeilupohjalta
kun olet löytänyt vahvan ehdokkaan, palkkaa heidät mahdollisuuksien mukaan kokeilupohjalta. Tämä antaa sinulle aikaa nähdä, miten ne toimivat ja onko ne sopivat hyvin yrityksesi. Jos alat työskennellä virtuaaliassistentin kanssa, joka ei toimi, on parasta katkaista siteet nopeasti ja siirtyä eteenpäin., Jos löydät jonkun, joka ymmärtää tarpeesi ja sopii hyvin yritykseesi, voit tuoda heidät enemmän joukkoon.
YHTEISTAVOITTEENA on tuoda inspiraatiota johtavilta arvostetuilta asiantuntijoilta. Kuitenkin, ennen kuin teet mitään liiketoimintaa päätös, sinun pitäisi kuulla ammattilainen, joka voi neuvoa sinua perustuu omaan tilanteeseen.
Haluatko lukea lisää? Muista seurata meitä LinkedInissä!