tietopyynnön (RFI) on uskomattoman hyödyllinen asiakirja.kun RFIs on muotoiltu oikein, se antaa yrityksille mahdollisuuden kerätä helposti sulavaa tietoa mahdollisista toimittajista. Ne edistävät myös myyjien välistä kilpailua, selventävät mahdollisia uusia ratkaisuja ja antavat yrityksille mahdollisuuden toteuttaa merkittäviä toimia kustannustehokkaimman ja laadukkaimman saatavilla olevan ratkaisun saavuttamiseksi.
mutta useimmat yritykset ymmärtävät prosessin väärin., Olipa kyseessä huono tutkimus, huonosti kirjoitettu dokumentaatio tai tehoton seuranta, yksinkertaiset virheet johtavat usein vähemmän kuin optimaaliset tulokset.
Tip: Read up on RFP response.
So, if you ’re gearing up to send an RFI, or if you’ re into streamline your company ’ s current processes, we have you covered.
aiomme hahmotella tärkeimmät vaiheet askartelu tehokas RFIs, määritellä keskeiset käsitteet, ja kertoa tarkalleen, miten tehdä olemassa muodollisia prosesseja mahdollisimman tehokkaasti.,
tietopyyntö on asiakirja, jossa pyydetään toimittajilta tietoja heidän tuotteistaan ja / tai palveluistaan. Se on alustava asiakirja, lähetetään yleensä varhaisessa vaiheessa ostoprosessia, jonka tarkoituksena on kerätä yleistä tietoa toimittajan kyky vastata yrityksen tarpeita ja ratkaisemaan ongelmansa.
yleisesti ottaen RFI: tä käytetään mahdollisten ehdokkaiden suodattamiseen (erityisesti rakennus -, tietotekniikka-ja mainosalalla) ennen kuin lähetetään tarkempi ehdotuspyyntö (RFP) tai tarjouspyyntö (RFQ).
RFI noudattaa yleensä standardimuotoa., Lähettäjän tavoitteena on arvioida, mitkä mahdolliset toimittajat ovat elinkelpoisia. Näin ollen myyjien vastauksissa tarvitaan tietynasteista erityisnäkökohtaa. Tässä vaiheessa ei kuitenkaan esitetä yksityiskohtaisia ehdotuksia tai lainauksia.
RFI: n lähettämisestä on useita etuja.
Ensinnäkin, sen avulla yritykset voivat vähentää allas mahdollisten toimittajien merkittävästi – joka johtaa säästöjä sekä aikaa ja rahaa myöhemmissä vaiheissa, kun yksityiskohtaisia ehdotuksia on arvioitava.,
toiseksi, koska vastaukset lähetetään vakiomuodossa, RFI: lle annetut vastaukset ovat erittäin hyödyllisiä vertailussa.
lopuksi RFI voi edistää kilpailua myyjien välillä, varsinkin kun se jaetaan julkisella alustalla, joka kutsuu suuren määrän vastauksia.
vihje: tutustu parhaisiin RFP-ohjelmistoihin, jotka voivat auttaa hallitsemaan RFI -, RFP-ja RFQ-prosessejasi vuonna 2019.
RFI vs. RFQ vs. RFP
perusero RFI: n, RFQ: n ja RFP: n välillä on yksityiskohtien taso, johon kukin kuuluu., Myös RFIs, Tarjouspyynnöt ja RFPs lähetetään eri vaiheissa ostoprosessia, jossa Tarjouspyynnöt tai RFPs lähetetään, kun yhtiö on varmistanut jatkoon mahdollisten myyjät, ja on valmis ostamaan.
RFI edustaa ostoprosessin varhaisinta vaihetta. Sen ensisijainen tarkoitus on kerätä tietoa. RFI on useimmissa tapauksissa alustava toimenpide, joka on toteutettu ennen kuin ehdotus-tai tarjouspyyntö lähetetään ja tarjousprosessi avataan.
esimerkiksi avustuksen myöntävä elin saattaa lähettää RFI: n suodattamaan luettelon tuensaajista, joita se aikoo pyytää avustusehdotuksia.,
tässä pikainen katsaus keskeisiin eroihin:
tietopyyntö (RFI)
yleispyyntö myyjän kyvystä toimittaa tuotetta tai palvelua – kaikki pyynnön esittäneen yrityksen yksilölliset tarpeet huomioon ottaen.
tarjouspyyntö (RFQ)
tietyn sitaatin pyytäminen standardoiduille tuotteille. Tarjouspyynnössä yritys toimittaa tuotekohtaisen erittelyn sen vaatimista tarkoista palveluista tai tuotteista sekä toimitusaikataulun., Tarjouspyyntö on samanlainen kuin tarjouspyyntö (RFT), jossa pyydetään tekemään tarjouksia hankkeesta.
ehdotuspyyntö
perinpohjaisen ehdotuksen pyytäminen tiettyä hanketta varten. RFP eroaa RFQ: sta siinä mielessä, että se etsii erityisiä ratkaisuja ei-standardiongelmaan, usein laajaan projektiin, sen sijaan, että se tarjoaisi tietyn joukon tuotteita, joilla on samat tiedot (tai hyvin samanlaiset) toimittajasta riippumatta. Tällöin tavarantoimittajat voivat olla suuryrityksiä tai yksityishenkilöitä, kuten freelance-ehdotuspyynnössä.,
RFQ: n avulla voidaan esimerkiksi pyytää tarjousta tietystä määrästä palvelimia ja pöytätietokoneita osana TIETOTEKNIIKKAJÄRJESTELMÄÄ. RFP: tä taas käytettäisiin yleisempään projektiin, kuten asiakaspalvelun ulkoistettuun ratkaisuun.
Related: RFI, RFP, and RFQ…mikä on RFT? Lue lisää tarjouspyynnöstä!
miltä hyvä RFI näyttää?
so, what does a good RFI look like?
kun yritys lähettää RFI: n, sillä on hyvin erityinen tavoite: arvioida myyjät mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti.,
tätä varten kiinteällä RFI: llä on lähes aina seuraavat kuusi ominaisuutta:
pyytää, että tiedot annetaan vakiomuodossa
hyvin muotoillulla RFI: llä on selkeät tiedot siitä, miten vastaukset tulisi muotoilla. Mieluiten mukaan otetaan malli, joka vastaa pyydettyjen tietojen yksityiskohtia.
antaa selkeät ohjeet vastauksista
sekä selkeän formaatin vastauksille, kerrotaan myös tarkemmin, miten vastataan., Nämä ohjeet ovat aikataulussa tai jättöpäivä, ohjausta siitä, miten toimittajat voivat pyytää lisäselvityksiä, ja yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten haluat sisällyttää muita kuin olennaisia tietoja – kuten silloin, kun myyjä saattaa olla uusi ratkaisu, joka voisi olla parempi sovi yhtiön tarvitset.
ei sisällä liian-yksityiskohtainen tuote/palvelu pyynnöt
Muista, että RFI käytetään hankkia yleistä tietoa. Jos yritys pyytää tiettyä tuotteen hinnoittelua käyttämättä oikeaa RFQ-mallia, se johtaa ajan tuhlaamiseen sekä lähettäjälle että vastaanottajalle.,
älä yritä yhdistää erillisiä tarkoituksia tässä vaiheessa. On tärkeää muistaa, että RFIs on tarkoitettu vertailutarkoituksiin, ei lopulliseen ostopäätökseen.
katsoo vastaanottajan
pitävän mielessä, että myyjän on käytettävä resursseja vasteen valmistelemiseksi. Se, että vastaanottajat voivat koota ja lähettää tarvittavat tiedot mahdollisimman helposti, parantaa sekä vastausten laatua että määrää.
testatun mallin
perusteella RFIs: n tulisi perustua malleihin, jotka toimivat hyvin aiemmin.,
Cloud proposal software tarjoaa analytiikka-ja dokumenttien luontityökalut, joita tarvitaan tehokkaiden mallien integroimiseksi nykyisiin ohjelmistoihisi ja älykkään ehdotuksen työnkulun rakentamiseksi.
(Lähde: PandaDoc)
Hyödyntää seurata parhaita käytäntöjä
Tutkimus osoittaa, että sähköpostit ovat paras lähetti myöhään aamulla arkisin ja seurata sähköposteja voidaan lähettää säännöllisyys lähes välittömästi sen jälkeen, kun ensimmäinen sähköposti. Noudata parhaita käytäntöjä nopeiden vastausten varmistamiseksi.
miten RFI
RFI kirjoitetaan, on yleensä samanlainen rakenne, joka liittyy läheisesti ehdotusmuotoon., Vaikka jokainen RFI on ainutlaatuinen-perustuu ainutlaatuisia tarpeita lähettäjän-ymmärtäminen tämä perusmuoto antaa sinulle hyvän pohjakosketuksen käsityö tehokas RFIs.
Sisällytä seuraavat neljä elementtiä RFI:
Yhteenveto
Tässä, hahmotella, mitä etsit yleisesti, sekä joitakin johdanto tietoja oman yrityksen.
yleiskuvan ei pitäisi olla muutamaa kappaletta pidempi. Kun olet lukenut sen, myyjien pitäisi ymmärtää, että asiakirja on RFI, tietää kuka olet, ja tehdä selväksi, mitä toimituksia tarvitset.,
tiedot palveluista, joita vaaditaan
tässä osiossa, sinun tulisi tarkentaa tarkemmin tarvitsemiasi tuotteita ja / tai palveluita. Nimenomaisesti ilmoittaa kaikki tarkat tiedot – kuten yleinen hinnoittelu, toimitusaikataulut, henkilöstövaatimukset, jne. – se on sopivaa tässä vaiheessa.
Et halua olla liian yksityiskohtainen, mutta sinun pitäisi antaa riittävästi tietoa, jotta myyjä antaa kattavan vastauksen mukaisesti kattava vaatimukset, joiden avulla voit tehdä vankka verrattuna.,
ohjeet siitä, miten vastataan
on tärkeää sisältää yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten vastaanottajan tulee vastata.
sisältää ohjeita siitä, missä muodossa vastaanottajien tulisi käyttää tai, vielä parempi, esivalmistettua mallia. Tähän sisältyy myös vastausten määräaika.
tarkennuksia
enempää yksityiskohtia, jotka eivät sovi muihin kohtiin tulisi laittaa tänne.
Voit lisätä tietoja ratkaisut et ole etsimässä – kuten samanlainen, mutta ei-toivottuja vaihtoehtoja, asetuksia henkilöstö, todisteita menneisyyden kokemuksia (case studies), ja niin edelleen., Voit myös sisällyttää tietoja arviointiprosessistasi.
rakennusteollisuuden RFIs
rakennusteollisuuden RFIs palvelee kahta tehtävää.
toisaalta useita RFIs – työhön, rakennusmateriaaleihin, arkkitehdin palveluihin jne. – lähetetään ennen töiden aloittamista, jotta voidaan arvioida hankkeen kustannukset ja valita toimittajat.
toisaalta on yleistä, että alueellisia radiotaajuuksia käytetään koko rakentamisen ajan, koska uusia vaatimuksia syntyy ja nykyisissä suunnitelmissa esiintyy epäselvyyksiä.
RFIs ovat ratkaisevia rakennusasiakirjoja., Esimerkiksi ne lähetetään usein olemassa oleville urakoitsijoille hakemaan selvitystä materiaaleista, malleista, eritelmistä jne. Tällaisten tietojen pyytämiseen on standardoituja formaatteja,joiden avulla kaikki osapuolet voivat koordinoida helposti.
RFIs mainonnassa
mainospalvelun valitseminen varsinkin isompaan projektiin voi olla pelottavaa. Virastoja on paljon, jokaisella on oma etiikkansa ja suunnitteluvahvuutensa. Lisäksi täyden mainonnan ehdotusten arviointi kestää yleensä kauan. Tämä tekee ehdokkaiden suodattamisesta alkuvaiheessa erittäin tärkeää.,
Koska mainostoimistot ovat läheisesti asiakkaiden tuotemerkkejä, RFIs mainonnan tulisi sisältää enemmän tietoja lähettäjän kuin muilla toimialoilla.
samoin, koska mainospalvelut ovat yleensä melko ”avoimia”, on usein aiheellista esittää yleisempiä kysymyksiä – kulttuurista, aiemmista kokemuksista, yleisestä lähestymistavasta jne. – ja etsiä tapaustutkimuksia viimeaikaisista hankkeista. Rich media, kuten videoita ja kuvia – myös paikka mainonta RFIs.,
RFIs IT-alan
RFIs ovat erityisen hyödyllisiä IT-alalla, koska yritykset tarvitsevat usein vivahteikas ja räätälöityjä ratkaisuja pitkäksi aikaa. Nämä ratkaisut ovat olennaisen tärkeitä yrityksen toiminnalle ja ovat poikkeuksetta merkittävä investointi, joten valintaprosessi on ratkaiseva.
RFIs ovat erinomaisia tapoja aloittaa yhteydenpito uusiin myyjiin., Arvioinnin prosessi on todennäköisesti liittyy lukuisia vaiheita, myöhemmissä vaiheissa – joissa-henkilö mielenosoituksia ja yksityiskohtaista item-by-item-erittelyt – joten nämä liiketoiminnan vaatimuksia, olisi tehtävä selväksi RFI.
Mitä enemmän, koska tietotekniikkaratkaisut ovat alimitoitettuja lukuisia osastojen välisiä prosesseja, tietotekniikkasektorin RFI: n pitäisi olla selkeä kaikista tarvittavista monista tuloksista-kuten palkanlaskennasta, henkilöstöhallinnosta, integroitumisesta olemassa olevaan tekniikkaan jne. – varmistaa, että Toimittaja voi tavata heidät.,
kun kaikki lasketaan yhteen
oikein käytettynä, RFIs: stä on valtavasti hyötyä ajan ja rahan säästämisessä. Niiden avulla voit nopeasti arvioida kymmeniä – ellei satoja-myyjiä, saada parhaan mahdollisen hinnan ja muodostaa uusia win-win-suhteita.
taustalla oleviin prosesseihin keskittyminen on todellinen avain menestykseen RFIs: n kanssa. Todistettujen kirjoitusstrategioiden täytäntöönpano on välttämätöntä. Teknologian käyttö, jonka avulla voit seurata, testata ja parantaa RFI-prosessejasi, on ehdottoman tärkeää.
mutta älä ota sanaamme sen puolesta, anna tulosten puhua puolestaan!,
valmiina oppimaan lisää eri ehdotusprosesseista? Tutustu vuoden 2019 parhaaseen hankintaohjelmistoon real-user reviews-sivustolta.