Project Management Body of Knowledge (PMBOK) jakaa projektit viiteen vaiheeseen. Vaikka termi ”vaihe” tarkoittaa, että ne suoritetaan aikajärjestyksessä, käytännössä ne voidaan suorittaa järjestyksettömästi. Esimerkiksi hankemuutosten tapahtuessa projektipäällikkö siirtyisi takaisin suunnitteluvaiheeseen. Tästä syystä niitä kutsutaan virallisesti prosessiryhmiksi.
prosessiryhmät ovat:
- aloittaneet. Hanke on hyväksytty, rahoitettu ja määritelty., Tämä vaihe tapahtuu organisaatiotasolla (eli projektin yläpuolella). Organisaatio määrittelee liiketoiminnan tarpeen, jonka projekti on tarkoitettu tyydyttämään.
- suunnittelu. Projektipäällikkö laatii projektin hallinnan suunnitelma, jossa määritellään, miten hanke toteutetaan, kuka tekee työtä, kuinka kauan se kestää, ja niin edelleen. Projektin johdon on hyväksyttävä suunnitelma projektin sponsori tulla virallisia, ja muutoksia on uudelleen hyväksytty mukaan muutoksen johtaminen prosessit on kuvattu.
- teloitus., Projektitiimi pääsee työskentelemään tuottaen projektin tuotokset.
- Seuranta & Valvoa. Projektipäällikkö varmistaa, että työ suoritetaan suunnitelman mukaan, ja kappaleet poikkeamat käyttää ansaittu arvo-analyysi aikataulu ja kustannukset, kuten seuranta laajuus, viestintä, myyjät, ja mikä tahansa muu tuote, on tarpeen varmistaa, että projekti sujuu suunnitelmien mukaan.
- päätös. Projektin on oltava virallisesti suljettu, lopulliset yksityiskohdat on määritettävä, myyjät vapautetaan ja niin edelleen.,
Projektin Aloittamista
Tämä vaihe sisältää alustavan työn tarpeen luoda ja annan luvan hankkeeseen. Vuonna PMBOK se sisältää vain kaksi prosessia:
- Kehittää hankesuunnitelma
- Tunnistaa Sidosryhmät
hankkeen peruskirjan tarkoituksena on sisällyttää hankkeen ja annan luvan projektipäällikkö. Sen on kehittänyt esittävä organisaatio (eli projektin yläpuolella), mutta se voidaan siirtää projektipäällikölle., Se sisältää kaikki tarpeelliset tiedot, suorita tämä toiminto, mutta voi myös sisältyä asioita, kuten:
- Laajuus selvitys
- Alkuperäisen projektibudjetin kohdistus
- Ensisijainen sidosryhmät
Kun projekti on aloitettu, hankkeen johtaja, etenee osaksi suunnitteluvaiheessa.
projektisuunnittelu
tätä vaihetta aliarvioidaan usein. PMBOKISSA se sisältää kaikki 10 projektitietoaluetta. Projektimenestys liittyy yleensä suoraan toteutetun suunnittelun määrään.,
ensisijainen projektinhallinta asiakirja luotu aikana tämä vaihe on nimeltään Project Management Suunnitelma, ja se sisältää seuraavat tiedot:
- menestystekijöitä. Hankkeen onnistumisen määritelmä on määritelty. Tähän sisältyy yleensä aikataulu ja budjetti, mutta usein on monia muita pienempiä tekijöitä, joita ei voi sivuuttaa.
- Scope statement. Hankkeeseen kuuluva työ tunnistetaan ja sen rajat vahvistetaan.
- Deliverables. Hankkeen tuottamat tuotteet ja/tai palvelut on lueteltu.
- aikataulu., Projekti on jaettu tehtäviin. Kunkin tehtävän aikataulut määritetään ja kullekin toteutettavalle hankkeelle asetetaan määräajat.
- budjetti. Kunkin tehtävän arvioidut kustannukset määritetään ja kirjataan hankkeen kokonaisbudjettiin.
- henkilöstösuunnitelma. Projektiryhmän roolit ja vastuut on tunnistettu, ja menetelmä hankinta projektiryhmän jäsenet on perustettu.
- laadunhallintasuunnitelma. Tuotosten laatustandardit yksilöidään ja laaditaan laadunvarmistus-ja valvontamittarit.
- riskienhallintasuunnitelma., Hankkeen onnistumistekijöihin (#1) liittyvät tärkeimmät riskit määritetään ja analysoidaan sen varmistamiseksi, että niitä voidaan hallita.
- Hankintahallintasuunnitelma. Ulkopuoliset myyjätarpeet ovat vakiintuneet ja ulkopuolisten myyjien hankinta-ja valvontamenetelmät vakiintuneet.
- muuta menettelytapoja. Dokumentointi ja menetelmät, joilla projektinhallintasuunnitelmaan tehtävät muutokset käsitellään.
projektin hallinnan suunnitelma tulee hyväksyttää projektin sponsori potkia pois hankkeen toteutusvaiheessa., Tästä lähtien muutokset on tehtävä suunnitelmassa kuvattujen projektimuutosten valvontamenetelmien avulla, joihin tavallisesti kuuluu hankkeen toimeksiantajan hyväksyntä uudelleen.
Projektin Suorittamiseen
tässä vaiheessa suurin osa hankkeen työ tapahtuu. Projektipäällikkö ohjaa ja hallinnoi projektityötä, ja projektitiimi toteuttaa sen. Hankkeen tuotokset tuotetaan ja toimitetaan hankkeen rahoittajalle (tai kenelle ne tuotetaan). Tämän vaiheen kaksi keskeistä projektinhallinnan asiakirjaa ovat:
- projektin Tilannepäivitykset., Projektipäällikkö tuottaa säännöllisesti tilannepäivityksiä projektinhallintasuunnitelman vaatimusten mukaisesti. Nämä päivitykset sisältävät yleensä kustannus – ja aikataulutilanteen sekä tulevia ennusteita.
- sidosryhmäviestintä. Kullekin sidosryhmälle on yleensä tiedotettava omilla ehdoillaan heille ominaisista tiedoista. Hankkeen toteutuksen aikana tämä tiedonanto suoritetaan hankkeen hallintasuunnitelman mukaisesti.
Monitorointi ja Kontrollointi
Tämä vaihe tapahtuu samanaikaisesti ja rinnakkain, että projektin toteutusvaiheeseen., Projektipäällikkö on suoritettava riittävää seurantaa ja valvontaa, jotta varmistetaan, että hankkeen suoritteet tuotetaan ajoissa, budjetin ja riittävä laatu.
suurin osa projektipäällikön ajasta projektin seurantavaiheessa kuluu ansaittua arvoa koskevaan analyysiin. Tässä järjestelmässä projektipäällikkö laskee projektin tilan kahdesta näkökulmasta: aikataulusta ja kustannuksista. Se voidaan tehdä milloin tahansa ja voi antaa sinulle erinomaisen edistyneen varoituksen hankkeen menossa harhaan.,
muuttujat lasketaan tässä menetelmässä ovat:
- Suunniteltu Arvo (PV), on budjetoitu summa kunkin tehtävän tietyn pisteen analyysi (yleensä päivän).
- Ansaittu Arvo (EV), on todellinen loppuun kunkin tehtävän suhteellinen tehtävän talousarvion.
- todelliset kustannukset (AC) ovat kunkin tehtävän todelliset menot.
- Kustannusvarianssi (CV) on summa, joka hankkeella on ylitys-tai alleajotilanteessa. CV = EV – AC
- Kustannukset Performance Index (CPI) on suhteellinen määrä, että hanke on yli tai alle budjetin. CPI = EV / AC.,
- Aikatauluvarianssi (SV) on summa, jonka takana tai edellä projekti on. SV = EV – PV.
- Schedule Performance Index (SPI) on suhteellinen määrä, joka hankkeella on edessä tai jäljessä aikataulusta. SPI = EV / PV.
- Enemmän etukäteen muuttujia ovat muun muassa Talousarvion Loppuun (BAC), Arvio Valmistumisesta (EAC), Varianssi Päätyttyä (VAC), Arvio Loppuun (JNE), ja Täydellinen Suorituskyky Indeksi (TCPI). Jokainen näistä muuttujista on kuvattu käytännön oppaassa ansaittua arvoa koskevaan analyysiin.,
ansaitun arvon analyysi on hetkellinen, eli se antaa projektin tilan heti analysointipisteessä. Se on ”tilannekuva” hankkeen aikataulusta ja budjettitilanteesta kulloinkin.
Jos seuranta-hankkeen tuloksia hankkeen hoitosuunnitelma, muutosten hallinnan menettelytavat sisällä suunnitelma toteutetaan. Pienille hankkeille tämä voisi olla yhtä yksinkertainen kuin ”muutosloki” – muoto.
Projektin Sulkeminen
Mielenkiintoista, projektin sulkeminen on vaihe, joka on kaikkein huomiotta (tai minimoida) projektipäälliköt., Tämä johtuu todennäköisesti siitä, että hankkeen budjetti on mennyt tai suurimmaksi osaksi mennyt. Tai ehkä haluamme vain jatkaa eteenpäin. Mutta riippumatta siitä, miksi projektin loppuvaihe on erittäin näkyvä yritysjohtajille ja sillä voi olla suuri vaikutus projektipäälliköiden uriin.
hankkeen loppuunsaattamisessa on yksi Projektinhallinta toimitettavissa: loppuraportti. Tässä kertomuksessa olisi oltava seuraavat osat:
- virallinen päätös. Sopimukset on viimeistelty ja hanke julistettu täydelliseksi.
- Rahoitus. Hankkeen lopullinen budjetti vahvistetaan ja liikarahoitus vapautetaan yleisiin tuloihin.,
- hankinnat. Projektin myyjäsopimukset viimeistellään ja valmistustodistukset annetaan.
- lopulliset yksityiskohdat. Toteutuneen työn dokumentointi, rakennetut piirustukset tai muut yksityiskohdat, jotka on arkistoitava myöhempää käyttöä varten.
- velat. Takuut, vakuutusturva ja joukkovelkakirjat on vahvistettava ja hyväksyttävä.
- resurssien vapauttaminen. Projektitiimi, varusteet ja muut resurssit on palautettava oikealle paikalleen.
- saadut kokemukset. Hankkeen aikana saatujen kokemusten dokumentointi voi olla korvaamatonta tuleville hankkeille.,