Tämä artikkeli julkaistiin orignally 12. toukokuuta 2015 ja päivitettiin uusilla tiedoilla 12.syyskuuta 2017.
tuo viikoittainen projektin tilanneraportti on luovan projektin viestintävirran elinehto.
Tämä on, jos voit asettaa odotuksia, määrittää tehtäviä, edistymisestä, tunnustaa asioita ja sopia aikataulut. Riippumatta toimialasta tai projektin laajuudesta, sinulla pitäisi olla tämä elintärkeä viikoittainen viestintä jokaisesta luovasta projektista. Tee tämä, niin vähän – jos mitään-voi pudota raoista.,
mutta kaikkia tilanneraportteja ei synny yhtä paljon. Kaikilla organisaatioilla ei myöskään ole samaa projektin tilanneraporttia ”template”. Lisäksi kaikki asiakkaat eivät halua nähdä-ja haluavat tiiminsä näkevän-samoja statustietoja.
miten selviät näistä monimutkaisista vaatimuksista ja kommunikoit edelleen tehokkaasti? Mikä menee pakottavan projektin tilanneraportin luomiseen?
kerron tässä artikkelissa mielipiteeni tehokkaiden creative project-raporttien luomisesta.,
Tarkoitus Projektin tilanneraportti
sen sydän, project status report on a communication device.
ja kuten olemme aiemmin sanoneet, viestintä on projektinhallinnan tärkein yksittäinen vaatimus.
hankkeen tilanneselvityksen tarkoituksena on näin ollen tiedottaa hankkeen nykytilasta kaikille sidosryhmille (asiakkaille, sponsoreille, omalle tiimille). Tässä kerrotaan kaikille kiinnostuneille, miten hanke kestää, mitä virstanpylväitä on saavutettu ja mitä asioita on edessä.,
Jos tavoitteena on olla tehokas ja läpinäkyvä, yksityiskohtainen tilanneraportti on yksi arsenaalisi tehokkaimmista aseista.
Kun taas hyödyt projekti-tila-raportit ovat monet, itse, sinun pitäisi tietää, ovat:
- Avoimuus: Hanke tilan raportit sisältävät yksityiskohtaiset päivitykset aikaan ja vireillä virstanpylväitä. Se myös varoittaa heitä kaikista ajankohtaisista tai tulevista asioista. Tämä parantaa avoimuutta ja lisää luottamusta.
- Tunnista ja vältä riskejä: riskienhallinta on olennainen osa integroitua projektinhallintaa., Tilaraportti sisältää tyypillisesti yksityiskohtaisen katsauksen avoimiin kysymyksiin ja riskeihin. Näin voit tunnistaa ja välttää riskit ajoissa.
- parempi Resurssienhallinta: tilanneraportti auttaa seuraamaan eri resurssien etenemistä. Tämä voi auttaa sinua siirtämään resursseja projektiin/sen ulkopuolelle tarpeen mukaan. Jos eteneminen on hidasta, koska suunnittelutiimi on alimiehitetty, voit esimerkiksi tuoda lisää suunnittelijoita parantamaan tahtia.
- Project health: the status report tarjoaa korkean tason yleiskuvan hankkeen terveydestä., Se kertoo (ja sidosryhmät), onko avoimia kysymyksiä liikaa vai liian paljon hukattuja virstanpylväitä. Jos terveys on huono, voit ryhtyä toimenpiteisiin kurssin korjaamiseksi ajoissa.
- vastuuvelvollisuus: tilannekatsauksessa kerrotaan kaikille, mikä osa hankkeesta puuttuu ja mitä on tehtävä tulevaisuudessa. Tämä auttaa pitämään tiimisi tilivelvollisena.
- Budget / Scope creep: tässä mietinnössä tehdään selväksi, onko hanke talousarvion ulkopuolella vai onko liian paljon avoimia muutospyyntöjä, jotka johtavat vaikutuspiiriin, joka on elintärkeä tehokkaalle PM: lle.,
Näiden lisäksi hankkeen tilanneraportti luo myös paperiverkon avoimista asioista ja huolista. Tämä voi olla erittäin kätevä mahdollisten tulevien konfliktien varalta.
yhteenvetona voidaan todeta, että projektin tilanneraportti selkeyttää, parantaa seurantaa ja luo kirjauksen hankkeen etenemisestä. Yhtenä tärkeimmistä työkaluistasi, sinun pitäisi käyttää kaikki tarvittava aika ja vaivaa, jotta se olisi mahdollisimman hyödyllinen.,
Creative Project Status Report
projektin tilanneraportin tarkoituksena on seurata edistymistä ja selkeyttää mahdollisia kysymyksiä. Näin ollen siinä olisi oltava seuraavat osatekijät:
I. tehtävän edistymisen
tämän raportin osan tarkoituksena on antaa sidosryhmille yleiskuva hankkeen edistymisestä seuraamalla valmiita, avoimia ja tulevia tehtäviä.
siinä pitäisi olla kolme komponenttia:
mitä on saavutettu
Tämä on melko perus; se seuraa valmiita tehtäviä, ts., mitä projektissa on tähän mennessä saatu aikaan.
yleensä tämä koskee vain viimeistä raportointijaksoa. Olen kuitenkin nähnyt tilanteita, joissa johto tai Asiakkaat halusivat tämän olevan jatkuvaa raportointia tärkeimmistä saavutuksista päivämäärineen.
näin toteutetut projektin virstanpylväät ovat aina kaikkien nähtävillä, vaikka et katso master project-aikataulua (jota yllättäen monet asiakkaat inhoavat katsoa, koska heidän on joko vaikea seurata tai eivät ymmärrä sitä).,
What ’ s happening right now
Tämä osa raportista kattaa, mitä toimintaa on parhaillaan käynnissä. Tämä on yleensä yhteenveto kaikista projektin aikataulussa olevista aktiivisista tärkeistä tehtävistä. Yhteenvedon tulisi olla korkealla tasolla, ei yksityiskohtaisella tehtävätasolla, joka on ilmoitettu projektin pääaikataulussa.
Usein tämä on perusta useimpien keskustelua, joka tapahtuu viikoittain tilan puhelu tai tapaaminen projektiryhmän ja asiakkaan.
What ’ s coming up
Tämä osio antaa sidosryhmille yleiskuvan tulevista tehtävistä., Se on erityisen hyödyllinen, koska se auttaa varmistamaan, että kukaan ei yllättynyt, kun toiminta on alkamassa.
tykkään katsoa, mitä on tulossa, ei vain seuraavalla viikolla vaan seuraavien kahden viikon aikana. Ihmiset tarvitsevat aikaa henkisesti valmistautumiseen. Pelkkä viikon näyteikkunan antaminen siitä, mitä tehtäviä on alkamassa, ei riitä siihen, että he olisivat valmiita johtamaan tulevia tehtäviään.
kahden viikon heads-up auttaa yleensä merkittävästi. Loppujen lopuksi tavoitteeni on tehdä heistä tuottavia ja menestyviä, ei saada heitä pois vartiosta ja myötävaikuttaa heidän epäonnistumiseensa.
II., Kysymyksiä, Riskejä ja muutospyynnöt
Kuten sanoin aiemmin, yksi suurimmista vastuut hankkeen tila-raportti on seurata avoimia kysymyksiä, mahdolliset riskit ja muutos pyyntöjä. Kun erillinen osio seurata näitä auttaa paljon.
tässä on se, mitä sinun pitäisi sisällyttää tähän osioon:
ajankohtaiset asiat status
jokaisessa projektissa on joitakin ongelmia. Luettelo näistä ratkaisemattomista kysymyksistä, mikä on kunkin kysymyksen nykyinen asema tai toiminta-ala ja kenelle kukin asia on osoitettu, on hieno asia sisällyttää tilannekatsaukseen.,
se pitää sen kaikkien edessä ja helpottaa sen sisällyttämistä tärkeäksi keskustelupisteeksi viikoittaisten statuspuhelujesi aikana.
avoimet riskit
tässä osassa on kaksi osatekijää:
- varoittaa sidosryhmiä nykyisistä avoimista riskeistä ja niiden hoitosuunnitelmasta.
- Anna sidosryhmien yhteenveto riskienhallintasuunnitelman havaita ja käsitellä riskejä yleisesti.
muutospyynnöt
muutospyyntöjen hallinta on keskeinen osa pääministerin vastuuta., Käytä tätä osiota seurataksesi nykyisiä avoimia muutospyyntöjä. Korostakaa myös, mihin toimiin sidosryhmien on ryhdyttävä kunkin pyynnön käsittelemiseksi.
esimerkiksi, jos hankkeen laajuus muuttuu, voi olla tarpeen, että sidosryhmä kasvattaa hankkeen budjettia.
muista: tehtävänäsi ei ole vain luetteloida huolenaiheita, vaan myös antaa sidosryhmille ohjeita siitä, miten niitä tulisi käsitellä.
Change orders history
the change order information is really for informational purposes only., Se on hyvä idea sisällyttää yhteenveto näistä viikoittaisen raportin, jotta asiakas on tietoinen siitä, miten ja miksi soveltamisalaan (ja budjetti) on muuttunut niin paljon ajan projekti.
III. virstanpylväät & tuotokset
Gantt-kaaviot Workamajigissa eri virstanpylväiden seurantaan
tästä seuraa, mikä prosenttiosuus projekti on valmistunut ja mitä virstanpylväitä olet saavuttanut tähän mennessä., Tehtävän edistymistä koskevan osion ohella tämä antaa sidosryhmille yleiskuvan siitä, miten hanke etenee.
tässä mitä sinun pitäisi sisällyttää tähän osioon:
virstanpylväät päätökseen
käytä tätä osiota sidosryhmien näyttämiseen:
- kuinka paljon (prosentteina) kutakin virstanpylvästä on tähän mennessä saatu päätökseen
- valmiit virstanpylväät
- tulevat virstanpylväät
nykyiset virstanpylväät
yritä visuaalisella formaatilla (kuten ganttikaaviolla) parantaa ymmärtämistä.,
aloitus – /lopetuspäivät
jokaisen merkittävän virstanpylvään osalta ovat:
- suunnitellut aloitus – /lopetuspäivät
- varsinaiset aloitus – /lopetuspäivät
Tämä kertoo ihmisille, kuinka nopeasti (tai hitaasti) olet ollut projektin etenemisessä tähän mennessä.
IV. Financial Health
tässä osiossa raportoit hankkeen taloudellisesta terveydestä eli siitä, kuinka suuri osa budjetista on kulutettu ja oletko aikataulussa pysyäksesi budjettiodotusten tasalla.
Tämä osio ei tietenkään ole pakollinen., Osa asiakkaista ei halua paljastaa hankkeen budjettia ja taloudellista terveyttä kaikille. Siinä tapauksessa, voit joko poistaa tämän osan kokonaan tai tarjota korkean tason yleiskuvan mahdollisimman vähän yksityiskohtia. Jätä yksityiskohtainen raportointi talousanalyysin tarkasteluun.
Miten Luoda Projektin Status Report Template
Koska sinun täytyy lähettää raportti viikoittain/bi-viikoittain/kuukausittain, et ilmeisesti halua project status report template tehdä asioita helpommaksi.,
Tässä muutamia vinkkejä sinun tulisi noudattaa, kun luot malli:
Luo Yksityiskohtainen Executive Yhteenveto
sidosryhmät ovat kiireisiä. Vaikka osa niistä käy läpi koko raportin, useimmat haluavat saada nopeasti yleiskuvan suurista huolenaiheista yhdellä silmäyksellä.
aloita siis raporttisi yksityiskohtaisella toiminnanohjauksella.
Tässä on mitä sinun pitäisi sisällyttää tämä katsaus:
- Hankkeen tunnisteet: Paikka ilmeisin tiedot – hankkeen nimi, päivämäärä, ja projektipäällikkö on nimi – yläosassa raportti.,
- hankkeen Yhteenveto: lyhyt yhteenveto suurimmista kysymyksistä, riskeistä ja virstanpylväistä. Sisällytä mukaan kaikki, mikä edellyttää sidosryhmien kiireellistä huomiota.
- Projekti terveys: nykyinen terveyden hankkeen eri osien komponentteja (tehtävän edistymistä, välitavoitteet, riskit, jne.).
Käytä Visualisointi Jos Mahdollista
Visualisointi tekee monimutkaisia raportteja, paljon helpompi lukea aika-rahapulassa avainhenkilöt. Käytä mahdollisuuksien mukaan visuaalista rakennetta tietojen jakamiseen, erityisesti toimeenpanevan katsauksen osiossa.,
esimerkiksi vihreän värin avulla voi osoittaa, että komponentti on hyväkuntoinen, punainen johonkin huomiota kaipaavaan.
Jos aiot omaksua tämän lähestymistavan, varmista, että teet yleissopimukset visuaalista dataa varten. Kaikille pitäisi olla selvää, mitä” keltainen ”tai” punainen ” värit merkitsevät. Sidosryhmien olisi tiedettävä, millaiset tiedot esitetään missä muodossa (Gantt-kaavio tehtävän etenemisestä, prosenttikaaviot välitavoitteista jne.).
osa tästä saattaa olla itsestään selvää (kuten projektiterveyden värikoodit), mutta aina on parempi olla ilmeinen kuin olettaa mitään.,
Käytä Samaa Mallia
Johdonmukaisuus on avain selkeys raportoinnissa tietoja. Käytä samaa mallia kaikissa tilaraporteissa, jotta sidosryhmät eivät sekaannu.
pidä mielessä, että tämä rajoittaa joustavuuttasi. Et voi tehdä muutoksia lennossa, jos haluat ilmoittaa uusista tiedoista.
varmista siis, että ensimmäisessä mallissasi on tilaa kaikille tiedoille, jotka saatat haluta raportoida tulevaisuudessa. On parempi yliraportoida kuin aliraportoida.,
käytä Projektinhallintaohjelmistoa
projektin tilanneraportointi Workamajigissa
Luova projektinhallintaohjelmisto kuten Workamajig tekee raportoinnista paljon helpompaa. PM-ohjelmisto voi seurata eri virstanpylväiden tilaa ja tehtävän etenemistä automaattisesti. Työvälineet, kuten Workamajig, vastaavat myös hankeaikatauluasi ja talousarviotasi, jotta saat (ja sidosryhmäsi) selkeän käsityksen hankkeen taloudellisesta terveydestä.
useimmilla PM-työkaluilla on myös sisäänrakennetut raportointityökalut, joiden avulla voit luoda projektin tilan ja toimintakertomukset nopeasti., Voit viedä nämä raportit PDF-tiedostoina jaettavaksi asiakkaiden kanssa.
johtopäätös
creative project status report on yksi tärkeimmistä käytettävissänne olevista viestintävälineistä. Lähetät raportteja viikoittain, kahden viikon välein tai kuukausittain. Tilanneselvityksen tarkoituksen ja kaikkien siihen sisältyvien osatekijöiden ymmärtäminen helpottaa raportointia huomattavasti.
nyt kun olet lukenut tämän läpi, miten tämä eroaa normaaleista projektiraportointikäytännöistäsi? Mitä kohteita, jotka olen lueteltu edellä Etkö pidä elintärkeitä?, Ja mitä asioita olet sisällyttää viikoittain, että olen jättänyt tai jättänyt mainitsematta?