crear un sistema de archivo organizado

papeles! Parecen multiplicarse creando montones en todas partes. Si estoy siendo honesto, los papeles son una de las cosas más difíciles para mí estar al tanto. Hay tantos de ellos y tratar de encontrar el tiempo para ordenar todo antes de que se conviertan en una pila desordenada puede ser agotador. Sin embargo, tener un sistema de archivo correctamente organizado puede hacer una gran diferencia.

creo que el papel es una lucha para que la mayoría de la gente se mantenga organizada., Solía ser una de las cosas más difíciles de organizar para mí. Contribuyo con esto a un sistema organizativo pobre. Si no tienes un sistema que funcione para ti, cámbialo. Pasé por varios sistemas antes de llegar a este y cada uno tenía sus pros y contras.

el sistema que estoy usando actualmente es un sistema de auto-limpieza. Hay muy poco mantenimiento (ganar! y es súper fácil hacer la transición a un nuevo año. He estado utilizando con éxito este sistema durante unos 4 años y no tengo planes de cambiarlo en el corto plazo porque está funcionando tan bien!,

Este sistema de archivo se basa en los mismos principios utilizados en el sistema Freedom Filer. Cuando configuré esto, leí sobre el sistema Freedom Filer y me gustaron los conceptos, pero no el precio. Así que ajusté algunas cosas y creé un sistema de bricolaje que funciona para mí y mi familia.

si desea configurar su propio sistema de archivo simple para mantenerlo organizado para el año nuevo, ¡solo siga los pasos a continuación!

esta publicación contiene enlaces de afiliados para su conveniencia. Haga clic aquí para leer mi Política de divulgación completa.,

estás abrumado con el desorden de papeles? ¡Agarra la guía Simple del sistema de archivo haciendo clic aquí y finalmente organízate de una vez por todas!

lo que necesitará:

• archivador o gabinete
• varios archivos colgantes de diferentes colores
• label maker

cómo crear un sistema de archivo organizado

#1 Encuentre una ubicación de almacenamiento

debe intentar almacenar sus archivos lo más cerca posible de donde ordena los documentos. Para nosotros, está cerca de nuestro escritorio., ¡Podrías usar una bañera de plástico, una caja de leche, un pequeño archivador o uno elegante que combine con tus muebles! Lo que funcione para ti. Solo asegúrese de que esté en la ubicación adecuada o será menos probable que realmente lo use.

#2 purgue sus documentos

Reúna todos los documentos que desee organizar y comience a purgar. (Nota: no soy un asesor financiero, contador o cualquier otro gurú financiero. Simplemente Estoy compartiendo lo que funciona para mí y mi familia.)

mantenemos hasta 2 años de facturas, registros de impuestos de 7 años de antigüedad y registros de vehículos durante el tiempo que tengamos el automóvil., La información del seguro se purga cuando llegan nuevas pólizas por correo y solo mantenemos registros médicos por hasta dos años también.

ordenar sus documentos puede llevar algún tiempo. Asegúrese de bloquear al menos unas pocas horas de su día y encontrar un programa que desea ver en Netflix o Amazon Prime! 🙂

mucho de lo que almacenamos se puede encontrar en línea si es realmente necesario. Así que mi lema con el papeleo es más a menudo, si en duda tirarlo!

#3 organice

Una vez que haya purgado, es hora de ordenarlos y ponerlos en categorías similares., Puedes encontrar las categorías que uso a continuación. Si desea aún más ayuda, puede encontrar todas las carpetas individuales que uso en la hoja de trucos que puede enganchar en la parte inferior de este post!

usted querrá agarrar las carpetas y agregar etiquetas antes de ordenar realmente. Haga etiquetas para los archivos que sabe que necesitará para comenzar. Lo más probable es que agregue más a medida que avanza a lo largo del proceso, pero tener al menos un punto de partida será muy útil.

si usted se encuentra amontonando un montón de documentos en una carpeta, es posible que tenga que volver a evaluar. ¿Estás guardando demasiado?, ¿Podrías separar esa carpeta en varias carpetas? Cuanto menos tenga en cada carpeta, más fácil será para usted encontrar el papeleo cuando lo necesite.

cómo funciona este sistema

Este sistema funciona porque le obliga a mirar los documentos que está almacenando al menos una vez al año. Estás guardando papeleo innecesario durante años.

he creado 7 categorías y las he separado en 7 colores. Es posible que necesite más o menos dependiendo de la documentación que planea almacenar.,nancial

• estados de cuenta bancarios
• Información de tarjeta de crédito
• Información de cuenta de jubilación

#5 Azul claro – Miscelánea

• talones de pago
• papeleo relacionado con el trabajo
• Un archivo para cada miembro de la familia

#6 naranja – estados de cuenta mensuales (Año Impar)

• satellite Bill
• Water Bill

#7 Purple – tax information

• una carpeta para cada uno de los últimos 7 años de información fiscal

cada categoría es diferente y se usa de una manera diferente., ¡Nunca debería tener que sentarse y «limpiar» su archivador de adelante hacia atrás de nuevo! Esto es lo que debes hacer en cada categoría:

• RED-dado que esta categoría está llena de papeleo importante, la mayor parte se quedará. Generalmente voy a través de esta categoría Al principio del año y triturar cualquier cosa que es mayor de un año. Así que en enero de 2017, destruiré cualquier cosa de 2015. Obviamente, todos los certificados de nacimiento, certificados de matrimonio y similares se quedarán., Guardo todos los registros del vehículo hasta que ese vehículo ya no esté en nuestra posesión para que el archivo solo cambie cuando nuestros vehículos cambien.

• azul oscuro-esta categoría se considera una categoría de entrada y salida. Debe contener sus pólizas de seguro y eso es todo! Si obtiene una nueva política, simplemente recicla la anterior.

• amarillo & naranja-esta categoría contiene los estados de cuenta del año par. Así que ahora mismo está sosteniendo todos los proyectos de ley de 2016. Guardo las facturas por hasta 2 años por si hay alguna discrepancia., En enero, cuando el año pase a un año impar, cambiaré las carpetas amarillas, pares del año con las carpetas naranjas, impares del año. Todo en las carpetas naranja es actualmente de 2015. Se retirará y triturará inmediatamente durante el cambio.

• verde-esta carpeta contiene cualquier información de tarjeta de crédito, papeleo de jubilación, información de cuenta de inversión. Estamos sin papel para la mayoría de las cosas por lo que estos realmente solo tienen la información principal de la cuenta para cada uno. Si alguna vez recibo algo nuevo, simplemente saco la carpeta correcta y me aseguro de triturar cualquier información Antigua y obsoleta.,

• azul claro-para ser honesto, realmente no me gusta tener una sección Miscelánea. Sin embargo, era necesario con la carpeta izquierda que necesitaba crear. Esta sección no tiene un montón de cosas útiles y tengo que ordenar a través de ella cada año o así solo para asegurarse de que no se salga de control. No archivamos papeles en esta carpeta muy a menudo, por lo que generalmente se mantiene bastante ordenado.

• púrpura-nuestra información fiscal es simplemente o impuestos estatales y federales, formularios W-2, y cualquier derecho gravable offs que tuvimos durante los últimos 7 años., Guardo 8 carpetas para que tenga una carpeta para el año en curso como el papeleo entra, así como 7 años de información fiscal. Así que en enero de 2017, sacaré el papeleo de la carpeta de 2009 y lo trituraré. Luego convertiré esa carpeta en la carpeta de 2017 para que tengamos un lugar para poner la información fiscal durante todo el año a medida que llegue. También he mantenido los años 2010-2016 como registros por si acaso los necesitábamos para propósitos del IRS.

los papeles que llegan a nuestra casa

somos bastante rápidos para tirar todo lo que se necesita., Hay un colgador de pared de 2 archivos que se almacena en nuestra despensa. El archivo superior es para cualquier cosa importante que podamos necesitar para hacer referencia perteneciente a la escuela de nuestro hijo. Esto incluye cosas como el menú del almuerzo o cualquier nota importante. Generalmente saco y purgo a través de esta carpeta una vez al mes. La segunda carpeta contiene cupones para diferentes tiendas en nuestra área que recibimos en el correo (es decir, Kohls, Bath & Body Works, etc.).

si alguna vez recibimos una factura que necesita ser pagada, la pagaremos en ese momento o la colocaremos en nuestro escritorio para que se pague más tarde esa noche., También tratamos de archivar cualquier papeleo que pertenezca a nuestro sistema de archivo tan pronto como llegue. Tengo una pequeña caja de papel en mi impresora donde coloco artículos que » necesitan atención.»Trato de lidiar con todo el papeleo al menos una vez a la semana para que no se me vaya de las manos.

¡realmente espero que hayas encontrado algo de inspiración y aliento para tener tu desorden de papel bajo control! El desorden de papel puede ser abrumador a veces. Sin embargo, si usted puede conseguir un buen sistema en su lugar que funciona para usted, entonces usted estará en su camino a un sistema de archivo más organización en ningún momento!,

Puede obtener una hoja de trucos imprimible gratuita que le mostrará todos los diferentes archivos que usamos en nuestra familia a continuación!

Entonces, ¿qué sistema es el mejor para usted?

aunque nos encanta usar este sistema para archivar, no es para todos. Si simplemente está cansado del desorden de papel y el caos en su hogar, le recomiendo encarecidamente que considere quedarse sin papel. Puede aprender todo sobre este método de presentación en el libro de Donnie Lawson the Paperless Home.

¿cómo mantienes tus trabajos organizados?,