Eine Anfrage nach Informationen (RFI) ist ein unglaublich nützliches Dokument.
Bei richtiger Verarbeitung ermöglichen RFIs Unternehmen, leicht verdauliche Informationen über potenzielle Lieferanten zu sammeln. Sie fördern auch den Wettbewerb zwischen den Anbietern, klären potenzielle neue Lösungen und ermöglichen es Unternehmen, bedeutende Schritte zu unternehmen, um die kostengünstigste und qualitativ hochwertigste Lösung zu erreichen.
Aber die meisten Unternehmen verstehen den Prozess falsch., Ob schlechte Forschung, schlecht geschriebene Dokumentation oder ineffektives Follow-up, einfache Fehler führen oft zu weniger als optimalen Ergebnissen.
Tipp: Lesen Sie auf RFP-Antwort.
Wenn Sie sich also darauf vorbereiten, einen RFI zu senden, oder wenn Sie die aktuellen Prozesse Ihres Unternehmens optimieren möchten, haben wir Sie abgedeckt.
Wir werden die wichtigsten Schritte für die Erstellung leistungsstarker RFIs skizzieren, Schlüsselbegriffe definieren und Ihnen genau sagen, wie Sie Ihre vorhandenen formalen Prozesse so effizient wie möglich gestalten können.,
Eine Informationsanfrage ist ein Dokument, das nach Informationen von Lieferanten über ihre Produkte und/oder Dienstleistungen fragt. Es handelt sich um ein vorläufiges Dokument, das normalerweise zu Beginn des Kaufprozesses gesendet wird, um allgemeine Informationen über die Fähigkeit eines Anbieters zu sammeln, die Bedürfnisse eines Unternehmens zu erfüllen und einzigartige Probleme zu lösen.
Im Allgemeinen wird ein RFI verwendet, um potenzielle Kandidaten (insbesondere in den Bereichen Bauwesen, IT und Werbung) zu filtern, bevor eine spezifischere Angebotsanfrage (RFP) oder Angebotsanfrage (MOQ) gesendet wird.
Ein RFI folgt im Allgemeinen einem Standardformat., Ziel des Senders ist es zu bewerten, welche potenziellen Lieferanten lebensfähig sind. Daher ist ein gewisses Maß an Spezifität in den Antworten von Anbietern erforderlich. Detaillierte Vorschläge oder Angebote liegen derzeit jedoch nicht vor.
Das Senden eines RFI hat eine Reihe von Vorteilen.
Zunächst einmal ermöglicht es Unternehmen, den Pool potenzieller Lieferanten erheblich zu reduzieren – was zu Zeit-und Geldeinsparungen in späteren Phasen führen wird, wenn detaillierte Vorschläge ausgewertet werden müssen.,
Zweitens, da Antworten in einem Standardformat gesendet werden, sind Antworten auf eine RFI äußerst nützlich für den Vergleich.
Schließlich kann ein RFI den Wettbewerb zwischen Anbietern fördern, insbesondere wenn es auf einer öffentlichen Plattform geteilt wird, die eine große Anzahl von Antworten einlädt.
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RFI vs. RF vs. RFP
Der grundlegende Unterschied zwischen einem RFI, einem RFP und einem RFP ist der Detaillierungsgrad, den jeder enthält., Außerdem werden RFIs, RFQs und RFPs in verschiedenen Phasen des Kaufprozesses gesendet, wobei RFQs oder RFPs gesendet werden, wenn ein Unternehmen über eine verifizierte Shortlist potenzieller Anbieter verfügt und zum Kauf bereit ist.
Ein RFI stellt die früheste Phase des Kaufprozesses dar. Sein Hauptzweck ist es, Informationen zu sammeln. In den meisten Fällen stellt ein RFI einen vorbereitenden Schritt dar, bevor eine Angebotsanfrage oder ein Angebot gesendet und das Bieterverfahren eröffnet wird.
Eine Zuschussvergabestelle kann beispielsweise einen RFI senden, um eine Liste der Empfänger zu filtern, die sie um Zuschussvorschläge bitten möchte.,
Hier ist ein kurzer Überblick über die wichtigsten Unterschiede:
Request for Information (RFI)
Eine Anfrage nach allgemeinen Informationen über die Fähigkeit eines Anbieters, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu liefern – mit allen einzigartigen Bedürfnissen des anfragenden Unternehmens berücksichtigt.
Angebotsanfrage (ODM)
Aufforderung zu einem bestimmten Angebot für einen standardisierten Satz von Produkten. In einer Angebotsanfrage wird ein Unternehmen eine Artikel-für-Artikel-Aufschlüsselung der genauen Dienstleistungen oder Produkte bereitstellen, die es benötigt, zusammen mit Lieferfristen., Ein Angebotsantrag ähnelt einem Angebotsantrag (Request for Tender, RFT), der zum Bieten für ein Projekt einlädt.
Request for Proposal (RFP)
Bitte um einen eingehenden Vorschlag für ein bestimmtes Projekt. Ein RFP unterscheidet sich von einer Ausschreibung in dem Sinne, dass es spezifische Lösungen für ein nicht standardmäßiges Problem sucht, oft ein breites Projekt, anstatt ein Angebot für eine bestimmte Reihe von Produkten, die unabhängig vom Lieferanten die gleichen Spezifikationen (oder sehr ähnlich) haben. In diesem Fall können Lieferanten große Unternehmen oder Einzelpersonen sein, wie im Fall einer Anfrage nach freiberuflichen Vorschlägen.,
Eine Ausschreibung kann beispielsweise verwendet werden, um ein Angebot für eine bestimmte Anzahl von Servern und Desktops als Teil eines IT-Systems anzufordern. Ein RFP hingegen würde für ein allgemeineres Projekt verwendet, z. B. eine ausgelagerte Lösung für den Kundenservice.
Bezogen auf: RFI, RFP und ODM…nun, was ist ein RFT? Erfahren Sie mehr über eine Ausschreibung!
Wie sieht ein guter RFI aus?
Also, wie sieht ein guter RFI aus?
Wenn ein Unternehmen eine RFI sendet, hat es ein ganz bestimmtes Ziel: Anbieter so schnell und effizient wie möglich zu bewerten.,
Zu diesem Zweck hat ein solider RFI fast immer die folgenden sechs Eigenschaften:
Fragt nach Informationen in einem Standardformat
Ein gut ausgearbeiteter RFI liefert klare Details darüber, wie Antworten formatiert werden sollten. Vorzugsweise wird eine Vorlage enthalten sein, die den Besonderheiten der angeforderten Informationen entspricht.
Bietet klare Richtlinien für Antworten
Zusammen mit einem klaren Format für Antworten, weitere Details sind auch zur Verfügung gestellt, wie zu reagieren., Diese Richtlinien enthalten einen Zeitrahmen oder eine Frist für die Einreichung, Anleitungen, wie Anbieter weitere Klarstellungen einholen können, und Details darüber, wie nicht wesentliche Informationen einbezogen werden können, z. B. wann ein Anbieter möglicherweise über eine neue Lösung verfügt, die besser zu den Anforderungen des Unternehmens passt.
Enthält keine übermäßig detaillierten Produkt – / Serviceanfragen
Denken Sie daran, dass ein RFI zum Erfassen allgemeiner Informationen verwendet wird. Wenn ein Unternehmen nach bestimmten Produktpreisen fragt, ohne die richtige Ausschreibungsvorlage zu verwenden, führt dies zu Zeitverschwendung sowohl für den Absender als auch für den Empfänger.,
Versuchen Sie zu diesem Zeitpunkt nicht, separate Zwecke zusammenzuführen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass RFIs für Vergleichszwecke bestimmt sind, nicht für eine endgültige Kaufentscheidung.
Berücksichtigt den Empfänger
Beachten Sie, dass ein Anbieter Ressourcen erschöpfen muss, um eine Antwort vorzubereiten. Wenn Sie es den Empfängern so einfach wie möglich machen, die erforderlichen Informationen zu sammeln und zu senden, wird dies sowohl die Qualität als auch die Quantität der Antworten verbessern.
Basierend auf einer bewährten Vorlage
RFIs sollten auf Vorlagen basieren, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben.,
Cloud Proposal Software bietet die Analyse-und Dokumentenerstellungstools, die erforderlich sind, um effektive Vorlagen in Ihre vorhandene Software zu integrieren und einen intelligenten Vorschlagsworkflow zu erstellen.
(Quelle: PandaDoc)
Nutzt Follow-up Best Practices
Forschung zeigt, dass E-Mails am besten spät am Morgen an Wochentagen gesendet werden und Follow-up-E-Mails sollten mit Regelmäßigkeit fast unmittelbar nach der ersten E-Mail gesendet werden. Befolgen Sie Best Practices, um schnelle Antworten zu gewährleisten.
Schreiben eines RFI
RFIs haben in der Regel eine ähnliche Struktur, die eng mit einem Vorschlagsformat zusammenhängt., Während jeder RFI einzigartig ist-basierend auf den einzigartigen Bedürfnissen des Absenders–, wird Ihnen das Verständnis dieses grundlegenden Formats eine gute Grundlage für die Erstellung effektiver RFIs bieten.
Fügen Sie die folgenden vier Elemente in Ihren RFI ein:
Übersicht
Beschreiben Sie hier, was Sie allgemein suchen, zusammen mit einigen einführenden Informationen zu Ihrem Unternehmen.
Die Übersicht sollte nicht länger als ein paar Absätze sein. Nachdem Sie es gelesen haben, sollten Sie verstehen, dass das Dokument ein RFI ist, wissen, wer Sie sind, und sich darüber im Klaren sein, welche Leistungen Sie benötigen.,
Details zu den benötigten Dienstleistungen
In diesem Abschnitt sollten Sie detaillierter auf die Produkte und/oder Dienstleistungen eingehen, die Sie benötigen. Geben Sie explizit alle genauen Spezifikationen an-wie allgemeine Preise, Lieferfristen, Personalanforderungen usw. – die in diesem Stadium angemessen sind.
Sie möchten nicht zu detailliert sein, aber Sie sollten genügend Informationen geben, damit der Anbieter eine umfassende Antwort entsprechend Ihren Informationsanforderungen liefert, sodass Sie einen robusten Vergleich durchführen können.,
Anleitung zum Reagieren
Es ist wichtig, Details darüber anzugeben, wie ein Empfänger reagieren soll.
Enthält Richtlinien über das Format, das Empfänger verwenden sollten, oder, noch besser, eine vorgefertigte Vorlage. Geben Sie hier auch die Frist für die Antworten an.
Klarstellungspunkte
Weitere Details, die nicht in andere Abschnitte passen, sollten hier angegeben werden.
Sie können Informationen über Lösungen enthalten, die Sie nicht suchen – wie ähnliche, aber unerwünschte Alternativen, Präferenzen für das Personal, Beweise für frühere Erfahrungen (Fallstudien) und so weiter., Sie können auch Informationen zu Ihrem Bewertungsprozess angeben.
RFIs im Bauwesen
RFIs im Bauwesen erfüllen zwei Funktionen.
Zum einen mehrere RFIs – für Arbeit, Baumaterialien,Architekturleistungen usw. – werden vor Beginn der Arbeit gesendet, um die geschätzten Projektkosten zu messen und Lieferanten auszuwählen.
Andererseits ist es üblich, dass RFIs während des gesamten Baus verwendet werden, wenn neue Anforderungen auftreten und Unklarheiten in bestehenden Plänen auftreten.
RFIs sind wichtige Baudokumente., Zum Beispiel werden sie häufig an bestehende Auftragnehmer gesendet, um Klärung über Materialien, Designs, Spezifikationen usw. zu suchen. Es gibt standardisierte Formate für die Anforderung dieser Art von Informationen, die es allen Parteien ermöglichen, sich leicht zu koordinieren.
RFIs in der Werbung
Die Auswahl eines Werbedienstes, insbesondere für ein größeres Projekt, kann entmutigend sein. Es gibt viele Agenturen, jede mit Ihrem eigenen ethos und design stärken. Darüber hinaus dauert die Bewertung vollständiger Werbevorschläge in der Regel lange. Dies macht das Filtern von Kandidaten in den frühen Stadien sehr wichtig.,
Da Werbeagenturen eng mit den Marken ihrer Kunden ausgerichtet sind, sollten RFIs für Werbung mehr Details über den Absender enthalten als andere Branchen.
Da Werbedienste tendenziell recht „offen“ sind, ist es oft angebracht, allgemeinere Fragen zu stellen – über Kultur, vergangene Erfahrungen, allgemeine Herangehensweise usw. – und Fallstudien der jüngsten Projekte zu suchen. Rich Media – wie Videos und Bilder-haben auch einen Platz in der Werbung RFIs.,
RFIs im IT-Bereich
RFIs sind besonders nützlich für den IT-Bereich, da Unternehmen oft über längere Zeiträume nuancierte und maßgeschneiderte Lösungen benötigen. Diese Lösungen sind grundlegend für das Funktionieren eines Unternehmens und stellen ausnahmslos eine beträchtliche Investition dar, daher ist der Auswahlprozess entscheidend.
RFIs sind hervorragende Möglichkeiten, den Kontakt zu neuen Anbietern aufzunehmen., Der Bewertungsprozess wird wahrscheinlich in späteren Phasen zahlreiche Schritte umfassen – persönliche Demonstrationen und detaillierte Aufschlüsselungen nach einzelnen Elementen -, sodass diese Geschäftsanforderungen im RFI klargestellt werden sollten.
Da es sich bei IT-Lösungen um zahlreiche abteilungsübergreifende Prozesse handelt, sollte ein RFI für den IT-Sektor klar sein, welche vielfältigen Ergebnisse erforderlich sind-z. B. die Ausführung von Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung von Personal, die Integration in vorhandene Technologien usw. – um sicherzustellen, dass ein Lieferant sie erfüllen kann.,
Bringinging it all together
Richtig verwendet, sind RFI immens vorteilhaft bei der Einsparung von Zeit und Geld. Sie ermöglichen es Ihnen, Dutzende – wenn nicht Hunderte – von Anbietern schnell zu bewerten, den bestmöglichen Preis zu erzielen und neue Win-Win-Beziehungen aufzubauen.
Die Fokussierung auf zugrunde liegende Prozesse ist der eigentliche Schlüssel zum Erfolg mit RFIs. Die Umsetzung bewährter Schreibstrategien ist unerlässlich. Der Einsatz von Technologie, mit der Sie Ihre RFI-Prozesse verfolgen, testen und verbessern können, ist absolut entscheidend.
Aber nehmen Sie nicht unser Wort dafür, lassen Sie die Ergebnisse für sich sprechen!,
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