Das Project Management Body of Knowledge (PMBOK) unterteilt Projekte in fünf Phasen. Obwohl der Begriff „Phase“ impliziert, dass sie in chronologischer Reihenfolge ausgeführt werden, können sie in der Praxis nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden. Wenn beispielsweise Projektänderungen auftreten, würde der Projektmanager in die Planungsphase zurückkehren. Aus diesem Grund werden sie offiziell Prozessgruppen genannt.
Die Prozessgruppen sind:
- Initiieren. Das Projekt ist autorisiert, finanziert und definiert., Diese Phase tritt auf organisatorischer Ebene (d. H. Über dem Projekt) auf. Die Organisation definiert einen geschäftlichen Bedarf, den das Projekt erfüllen soll.
- Planung. Der Projektmanager entwickelt einen Projektmanagementplan, der definiert, wie das Projekt durchgeführt wird, wer die Arbeit verrichtet, wie lange es dauert und so weiter. Der Projektmanagementplan muss vom Projektsponsor genehmigt werden, um offiziell zu werden, und Änderungen müssen gemäß den darin beschriebenen Änderungsmanagementprozessen erneut genehmigt werden.
- Ausführung., Das Projektteam arbeitet an der Erstellung der Projektergebnisse.
- Überwachung & Steuerung. Der Projektmanager stellt sicher, dass die Arbeit gemäß dem Plan ausgeführt wird, und verfolgt Abweichungen mithilfe der Wertanalyse für Zeitplan und Kosten sowie die Überwachung des Umfangs, der Kommunikation, der Anbieter und aller anderen Elemente, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass das Projekt planmäßig verläuft.
- Schließen. Das Projekt muss offiziell geschlossen, endgültige Details festgelegt, Anbieter freigegeben und so weiter.,
Projekt initiieren
Diese Phase umfasst die ersten Arbeiten, die zum Erstellen und Autorisieren des Projekts erforderlich sind. Im PMBOK enthält es nur zwei Prozesse:
- Projektcharta entwickeln
- Stakeholder identifizieren
Ziel der Projektcharta ist es, das Projekt einzubeziehen und den Projektmanager zu autorisieren. Es wird von der ausführenden Organisation (dh über dem Projekt) entwickelt, kann jedoch an den Projektmanager delegiert werden., Es enthält alle Informationen, die zur Ausführung dieser Funktion erforderlich sind, kann aber auch Folgendes enthalten:
- Scope statement
- Initial project budget allocation
- Primary stakeholders
Sobald das Projekt initiiert wurde, geht der Projektmanager in die Planungsphase über.
Projektplanung
Diese Phase wird häufig unterschätzt. Im PMBOK enthält es alle 10 Projektwissensbereiche. Der Projekterfolg hängt normalerweise direkt mit dem Umfang der durchgeführten Planung zusammen.,
Das primäre Projektmanagementdokument, das während dieser Phase erstellt wurde, wird als Projektmanagementplan bezeichnet und enthält die folgenden Informationen:
- Erfolgsfaktoren. Die Definition des Projekterfolgs ist festgelegt. Dies beinhaltet normalerweise Zeitplan und Budget, aber oft gibt es viele andere kleinere Faktoren, die nicht übersehen werden können.
- Scope-Anweisung. Die Arbeit, die Teil des Projekts sein wird, wird identifiziert und ihre Grenzen festgelegt.
- Ergebnisse. Die Produkte und/oder Dienstleistungen, die das Projekt produzieren wird, sind aufgeführt.
- Zeitplan., Das Projekt ist in Aufgaben unterteilt. Die Zeitpläne für jede Aufgabe werden festgelegt und die Fristen für jedes zu liefernde Projekt festgelegt.
- Budget. Die geschätzten Kosten für jede Aufgabe werden ermittelt und in ein Gesamtprojektbudget aufgerollt.
- Personalplan. Die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams werden identifiziert und die Methode der Akquisition für die Mitglieder des Projektteams festgelegt.
- Qualitätsmanagementplan. Die Qualitätsstandards für die Ergebnisse werden identifiziert und Qualitätssicherungs-und Kontrollmetriken festgelegt.
- Risikomanagementplan., Die wichtigsten Risiken für die Projekterfolgsfaktoren (#1) werden ermittelt und analysiert, um sicherzustellen, dass sie verwaltet werden können.
- Beschaffungsmanagementplan. Die Anforderungen externer Anbieter werden festgelegt und Methoden zur Erfassung und Kontrolle externer Anbieter festgelegt.
- Verfahren ändern. Die Dokumentation und Methoden, mit denen Änderungen am Projektmanagementplan behandelt werden.
Zum Auftakt der Projektdurchführungsphase sollte der Projektmanagementplan vom Projektsponsor genehmigt werden., Ab diesem Zeitpunkt müssen Änderungen durch die im Plan beschriebenen Methoden der Projektänderungskontrolle vorgenommen werden, die normalerweise eine erneute Genehmigung durch den Projektsponsor beinhalten sollten.
Projektausführung
In dieser Phase findet der Großteil der Projektarbeit statt. Der Projektmanager leitet und verwaltet die Projektarbeit und das Projektteam führt sie aus. Die Projektergebnisse werden produziert und an den Projektsponsor (oder für wen auch immer sie produziert werden) geliefert. Die beiden wichtigsten Projektmanagementdokumente während dieser Phase sind:
- Projektstatusaktualisierungen., Der Projektmanager erstellt regelmäßige Statusaktualisierungen entsprechend den Anforderungen des Projektmanagementplans. Diese Aktualisierungen umfassen im Allgemeinen den Kosten – und Zeitplanstatus sowie zukünftige Projektionen.
- Stakeholder-Kommunikation. Jeder Stakeholder muss im Allgemeinen zu seinen eigenen Bedingungen mit spezifischen Informationen kommuniziert werden. Während der Projektausführung wird diese Kommunikation wie im Projektmanagementplan beschrieben durchgeführt.
Überwachung und Steuerung
Diese Phase erfolgt gleichzeitig und parallel zur Projektdurchführungsphase., Der Projektmanager muss eine ausreichende Überwachung und Kontrolle durchführen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse des Projekts pünktlich, budgetgerecht und in ausreichender Qualität produziert werden.
Der Großteil der Zeit eines Projektmanagers in der Projektüberwachungsphase wird für einen Prozess namens Earned Value Analysis aufgewendet. In diesem System berechnet der Projektmanager den Projektstatus aus zwei Standpunkten: Zeitplan und Kosten. Es kann jederzeit durchgeführt werden und kann Ihnen eine hervorragende erweiterte Warnung geben, dass das Projekt in die Irre geht.,
Die in dieser Methode berechneten Variablen sind:
- Planned Value (PV), ist der budgetierte Betrag für jede Aufgabe am angegebenen Analysepunkt (normalerweise heute).
- Earned Value (EV) ist der tatsächliche Abschlussbetrag jeder Aufgabe relativ zum Aufgabenbudget.
- Tatsächliche Kosten (AC) sind die tatsächlichen Ausgaben für jede Aufgabe.
- Cost Variance (CV) ist der Betrag, den das Projekt in einer Kostenüberschreitung oder Unterschreitung Position. CV = EV-AC
- Cost Performance Index (CPI) ist der relative Betrag, den das Projekt über oder unter dem Budget liegt. CPI = EV / AC.,
- Schedule Variance (SV) ist der Betrag, den das Projekt ist hinter oder vor dem Zeitplan. SV = EV – PV.
- Schedule Performance Index (SPI) ist der relative Betrag, den das Projekt vor oder hinter dem Zeitplan liegt. SPI = EV / PV.
- Mehr Voraus Variablen zählen Budget at Completion (BAC), Estimate at Completion (EAC), Variance at Completion (VAC), Estimate to Complete (ETC) und Zu Vervollständigen Performance Index (TCPI). Jede dieser Variablen wird in unserem praktischen Leitfaden zur Wertanalyse beschrieben.,
Die Analyse des verdienten Wertes erfolgt sofort, dh Sie erhalten direkt am Analysepunkt einen Projektstatus. Es ist eine“ Momentaufnahme “ des Zeitplans und des Budgetstatus des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Wenn die Überwachung des Projekts zu Änderungen des Projektmanagementplans führt, werden die im Plan beschriebenen Änderungskontrollverfahren implementiert. Für kleine Projekte könnte dies so einfach sein wie ein“ Änderungsprotokoll “ – Formular.
Projektabschluss
Interessanterweise ist Projektabschluss die Phase, die von Projektmanagern am meisten ignoriert (oder minimiert) wird., Dies liegt wahrscheinlich daran, dass das Projektbudget weg ist oder meistens weg ist. Oder vielleicht wollen wir einfach weitermachen. Aber unabhängig davon, warum, Die Projektabschlussphase ist für die Führungskräfte äußerst sichtbar und kann einen großen Einfluss auf die Karriere von Projektmanagern haben.
Zum Abschluss des Projekts steht ein Projektmanagement zur Verfügung: Ein Abschlussbericht. Dieser Bericht sollte die folgenden Teile enthalten:
- Formale Schließung. Die Verträge sind abgeschlossen und das Projekt für abgeschlossen erklärt.
- Finanzierung. Das endgültige Budget des Projekts wird bestätigt und überschüssige Mittel in die allgemeinen Einnahmen fließen.,
- Beschaffung. Die Lieferantenverträge des Projekts werden abgeschlossen und Abschlusszertifikate ausgestellt.
- Letzte Details. Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeit, as-Built-Zeichnungen oder andere Details, die für zukünftige Referenz abgelegt werden müssen.
- Verbindlichkeiten. Garantien, Versicherungsschutz und Anleihen müssen festgelegt und vereinbart werden.
- Freigabe von Ressourcen. Das Projektteam, die Ausrüstung und andere Ressourcen müssen an ihren rechtmäßigen Platz zurückgebracht werden.
- Lessons Learned. Die Dokumentation der während des Projekts gewonnenen Erkenntnisse kann für zukünftige Projekte von unschätzbarem Wert sein.,