Übersicht
Es gibt zwei grundlegende Kategorien von internen Kontrollen – präventiv und detektivisch. Ein effektives internes Kontrollsystem wird beide Typen haben, da jedes einen anderen Zweck erfüllt. Wenn Sie Routineprozesse durchführen oder an die Implementierung eines neuen Verfahrens oder Prozesses denken, ist es wichtig, die folgenden Fragen zu stellen, um die geeignete Steuerung zu bestimmen:
- Was könnte schief gehen?
- Welche Schritte wurden unternommen, um sicherzustellen, dass etwas nicht schief geht?,
- Wie können Sie überprüfen, dass nichts schief gelaufen ist?
Mit den Antworten auf diese Fragen können Sie die Art der benötigten Steuerung besser ausrichten.
Vorbeugende Kontrollen
Vorbeugende Kontrollen zielen darauf ab, die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Betrug zu verringern, bevor sie auftreten, und drehen sich häufig um das Konzept der Aufgabentrennung. Aus Qualitätssicht sind vorbeugende Kontrollen unerlässlich, da sie proaktiv und auf Qualität ausgerichtet sind.,
Beispiele für vorbeugende Kontrollen sind:
- Aufgabentrennung
- Vorabgenehmigung von Handlungen und Transaktionen (z. B. eine Reisegenehmigung)
- Zugangskontrollen (z. B. Passwörter und Gatorlink-Authentifizierung)
- Physische Kontrolle von Vermögenswerten (z. B. Türschlösser oder ein Safe für Bargeld/Schecks)
- Mitarbeiter-Screening und-schulungen (z. B. die PRO3-Serie zur Steigerung des Wissens der Mitarbeiter)
Detektivkontrollen
Detective Controls sind so konzipiert, Fehler oder Probleme zu finden, nachdem die Transaktion aufgetreten ist., Detektivische Kontrollen sind unerlässlich, da sie den Nachweis erbringen, dass vorbeugende Kontrollen wie vorgesehen durchgeführt werden, und eine Möglichkeit bieten, Unregelmäßigkeiten nach der Tat zu erkennen.,
Beispiele für Detektivkontrollen sind:
- Monatliche Abstimmungen von Abteilungstransaktionen
- Überprüfen Sie die organisatorische Leistung (z. B. einen Budget-zu-Ist-Vergleich, um nach unerwarteten Unterschieden zu suchen)
- Physische Inventare (z. B. eine Bar-oder Bestandszahl)
Zuletzt überprüft
31.01.2021: überprüfte Inhalte
Schulung
PRO303: Interne Kontrollen bei UF
Kontakte
Büro des Hochschulkontrolleurs: (352) 392-1321