en virtuell assistent är en individ som tillhandahåller administrativa tjänster till kunder medan du arbetar från en avlägsen plats. Virtuella assistenter är ofta oberoende, egenföretagare entreprenörer, men du kan också arbeta med en virtuell assistent byrå., Dessutom har många kandidater några års erfarenhet som administrativ assistent eller kontorschef i en professionell kontorsinställning.
om du funderar på att hyra en virtuell assistent, här är allt du behöver veta:
Virtual assistant ansvar
en av de stora fördelarna med att anställa en virtuell assistent är små företag kan välja och betala för de specifika tjänster de behöver., Denna nivå av flexibilitet kan spara företagare tusentals dollar varje år, samtidigt som de ger dem möjlighet att utöka sitt kontrakt när deras verksamhet växer och kräver fler tjänster.,
några av de vanligaste uppgifterna och ansvarsområdena för en virtuell assistent är:
- kalender/schemaläggning
- researrangemang
- filorganisation
- e-postövervakning
- samtalshantering
- bokföring och redovisning
- social media management
- granska potentiella kunder och partnerskap
- kundtjänst uppgifter
några av de vanligaste uppgifterna och ansvarsområdena för en virtuell assistent Är:
- Kalender / schedule management
- researrangemang
- för många småföretag är tanken på att anställa och dela ut vissa uppgifter till en virtuell assistent skrämmande. Vissa företagare kan känna att de inte har budgeten eller tid att införa en virtuell assistent till sitt företag. Men, precis som du inte kan bygga ett imperium ensam, du kan inte hantera varje aspekt av ditt företag ensam.
- du spenderar för mycket tid på repetitiva eller meniala uppgifter., Om du funderar på att anställa en virtuell assistent, men inte är säker på att du är redo, börja spåra hur mycket tid du spenderar hantera små, meniala uppgifter. Dessa uppgifter kan inkludera att svara på e-post, hantera din kalender eller boka möten. Om du spenderar flera timmar varje vecka på repetitiva uppgifter kan det vara dags att lägga ut dem till en virtuell assistent.
- du behöver inte heltidshjälp, bara ytterligare hjälp. Om ditt företag kräver en heltidsassistent som hanterar flera inblandade uppgifter, anlita inte en virtuell assistent., Snarare är virtuella assistenter idealiska för företag som behöver avlasta en eller två specifika uppgifter eller projekt som inte motiverar att anställa en heltidsanställd anställd.
- du har budgeten för den. Innan du anställer en virtuell assistent, förbereda en kostnads-nyttoanalys för att bestämma värdet av din tid jämfört med kostnaden för tid som spenderas på specifika uppgifter. Om du har budgeten att anställa en deltidsentreprenör och din kostnads-nyttoanalys visar att du kommer att få värdefull tid tillbaka, leta efter en virtuell assistent.,
- Upwork
- Virtual Assistant Assistant
- QuickMonday
- Guru
beroende på företagets behov kan en virtuell assistent fungera som verkställande assistent, administrativ assistent eller personlig assistent.
behöver du en virtuell assistent?,
här är några tecken det är dags att anställa en virtuell assistent:
att hyra virtuell hjälp på försöksbasis är ett bra första steg för att hitta en arbetare som passar ditt småföretags kultur.
hur man hyr en virtuell assistent
Steg 1: dokumentera dina processer
innan du börjar leta efter en virtuell assistent, dokumentera varje uppgift, projekt och process som du vill lämna till en assistent. Om möjligt, skapa utbildnings-eller standardrutiner dokument som nya anställda eller entreprenörer kan använda för att komma igång., Var noggrann och se till att inkludera önskade resultat du vill uppnå.
steg 2: Lägg upp en arbetsbeskrivning
skapa sedan en arbetsbeskrivning som är tydlig, koncis och beskriver de specifika uppgifter du vill delegera. Du bör också inkludera en lista över färdigheter och verktyg kandidater bör ha eller vara skickliga i, såsom Excel, G Suite, Zendesk, etc. När du har en förberedd arbetsbeskrivning kan du lägga upp den på en webbplats eller katalog., Populära ställen att hitta en virtuell assistent är:
steg 3: granska program och genomföra intervjuer
beroende på Webbplatsen(s) du lägger upp arbetsbeskrivningen på, kan du snabbt börja siktning genom hundratals applikationer. För att filtrera bort sökande med låg ansträngning snabbt, överväga att lägga till en ovanlig fråga eller” påskägg ” i ditt jobb inlägg. Till exempel, längst ner i beskrivningen, kan du be sökande att inkludera namnet på deras favoritbok.,
När du börjar intervjua, se till att du ställer noggranna intervjufrågor för att ta reda på om de är kapabla att hantera de uppgifter du vill delegera.
steg 4: hyra på försöksbasis
När du har hittat en stark kandidat, anlita dem på försöksbasis, om möjligt. Detta ger dig tid att se hur de fungerar och om de är en bra passform med ditt företag. Om du börjar arbeta med en virtuell assistent som inte fungerar, är det bäst att skära band snabbt och gå vidare., Om du hittar någon som förstår dina behov och är en bra passform med ditt företag, kan du ta dem mer i veckan.
CO— syftar till att ge dig inspiration från ledande respekterade experter. Men innan du fattar något affärsbeslut bör du konsultera en professionell som kan ge dig råd baserat på din individuella situation.
vill du läsa mer? Var noga med att följa oss på LinkedIn!