- Vad är upphandling?
- vilka är stegen i upphandlingsprocessen?
- förstå rollen som upphandling i företag
- Vad köper?
- vilka är stegen i inköpsprocessen ?
- upphandling vs Inköp: Vad är skillnaden?
- automatisera din upphandlings-och inköpsstrategi med e-upphandling
- slutsats
vad är upphandling?,
upphandling är processen att köpa och förvärva de varor och tjänster som ett företag behöver för att uppfylla sina affärsmål.
en effektiv upphandlingsstrategi kan göra många saker. Till exempel, det kan spara ett företag pengar genom att förhandla förmånliga villkor och prissättning. Det kan också säkerställa leverantörens kvalitet, effektivitet och aktualitet.
steg i upphandlingsprocessen
upphandling innebär mycket mer än att bara överlämna företagets kreditkort och betala för ett köp., Till exempel innehåller en effektiv upphandlingsstrategi allt som är inblandat i upphandlingsprocessen, från att identifiera vilka varor och tjänster ett företag behöver, till att upprätthålla rätt dokumentation och register.
här är en snabb översikt över hur upphandlingsprocessen fungerar:
- identifiera vilka varor och tjänster företaget behöver.
- skicka in en inköpsbegäran.
- Bedöm och välj leverantörer.
- förhandla om pris och villkor.
- skapa en inköpsorder.
- ta emot och inspektera de levererade varorna.
- genomföra trevägs matchning.,
- godkänna fakturan och ordna betalning.
- föra register.
tänk dock på att hur ett företag formar sin interna upphandlingsprocess påverkar faktorer som företagets storlek, industri, tillgängliga mänskliga resurser och organisationsstruktur.
för en fördjupad förklaring av upphandlingsprocessen, kolla in vår guide: vilka är stadierna i upphandlingsprocessen?
Varför är upphandling viktig i näringslivet?
upphandling är viktig i näringslivet eftersom den direkt påverkar ett företags vinstmarginal., För att en organisation ska vara lönsam måste kostnaden för inköp av varor vara mindre än det belopp som den säljer dessa varor för, minus vilka kostnader som är förknippade med bearbetning och försäljning av dem.
genom att anta de bästa upphandlingsförfarandena kommer köparen (dvs. företaget) att förvärva varor och tjänster till bästa möjliga pris hela tiden.
dessutom är upphandling kopplad till flera kärnverksamhetsfunktioner inom en organisation. Därför bör det alltid betraktas som en kritisk del av någon organisations företagsstrategi.,
de fyra pelarna i företagsstrategin
för att förstå detta, överväga hur upphandling kan påverka de fyra pelarna i företagsstrategin:
- företagsidentitet
- vad gör vårt företag och står för?
- vilka övertygelser informerar vår affärsmodell?
- Marknadsplacering
- vilka är våra kunder?
- vad vill de?
- vad tror de på?
- företagets kapacitet
- vilka är våra styrkor och svagheter?
- stöder våra styrkor våra långsiktiga mål?
- Hur vill vi växa?,
- hanteringsfrågor
- behöver vi anställa / utveckla talang för att leda oss till våra mål?
- har företaget de resurser som behövs för att uppnå våra mål?
upphandling berör var och en av dessa komponenter.
till exempel är upphandling och företagsidentitet sammanflätade. Om ditt företag bygger (eller har byggt) sin identitet kring en miljömedveten etik, till exempel, bör din upphandlingsstrategi återspegla detta beslut., Men för att detta ska lyckas måste policyer vara på plats för att säkerställa att du köper från företag med liknande etik, eller att du köper material som inte är miljöfarliga.
ett företags upphandlingsstrategi bör också utformas med dess marknadsplacering, företagets kapacitet och ledningsfrågor i åtanke. Det är viktigt att ett företag har rätt personer på plats för att genomföra de övertygelser och filosofier du vill styra din verksamhet genom. Hantering av leverantörsrelationer bör därför återspegla företagsfilosofi.
vad köper du?,
inköp är en uppsättning uppgifter som är involverade i att köpa varor och tjänster. Inköp innebär uppgifter som beställning, höja inköpsorder, ta emot och ordna betalning.
vilka är stegen i inköpsprocessen?
som en funktion är inköp en delmängd av upphandling. Och som sådan sitter inköpsprocessen inuti upphandlingsprocessen.
till skillnad från upphandlingsrelaterade uppgifter som beskrivs ovan bör du inte skräddarsy de steg som uttryckligen är relaterade till inköp för att passa storleken och omfattningen av varje enskild leverantör du köper från., Detta är ett grundläggande steg för bra inköp och gör din process mer strömlinjeformad. I slutändan, din inköpsprocess bör använda rutinmässiga bästa praxis i alla leverantörer.
här är stegen i inköpsprocessen:
- Inköpsorderbekräftelse
- förhandsmeddelande
- varukvitto
- Fakturainspelning
- 3-vägs Match
- betalning till leverantör
upphandling vs inköp: vad är skillnaden?
bra fråga., I huvudsak utför du både upphandling och inköp när ett företag behöver förvärva varor och tjänster. Men dessa två funktioner har olika fokus och olika metoder för att uppnå sina respektive slutmål.
här är en praktisk tabell som förklarar skillnaderna mellan upphandling och inköp:
| upphandling | Inköp | |
| vad är slutmålet? | för att identifiera företagets behov och uppfylla upphandlingen av dessa behov. Strategisk, proaktiv process., | för att ordna företagets utgifter och köpa varor/tjänster för företaget. Reaktiv process. |
| hur varor/tjänster bedöms | lägger större vikt vid ett objekts värde än hur mycket det kostar. | mer fokuserat på pris än värde. |
| när den distribueras | involverad i end-to-end-aktiviteter som behövs för att förvärva alla nödvändiga varor och tjänster. | blir involverad när det är dags att köpa varor och tjänster. |
| uppgifter inblandade | allt från behöver erkännande till sourcing, kontrakt stängning, och recordkeeping., | beställning, påskynda och betalning. |
| hur det handlar om leverantörer | fokuserade på att utveckla långsiktiga, win-win-relationer med leverantörer (relationsfokus). | fokuserade på att göra effektiva transaktioner; inte alltför bekymrad över att utveckla leverantörsförbindelser (transaktionsfokus). |
automatisera din upphandlings-och inköpsstrategi med e-upphandling
upphandling och inköp faller inom en övergripande process som kallas upphandlings-till-Lönecykeln., Denna cykel omfattar alla de steg som ett företag måste vidta för att identifiera och förvärva de varor och tjänster som det behöver göra affärer. (Med andra ord är det upphandling och inköp kombinerat).
för att hjälpa dig att visualisera hur upphandling och inköp stöder varandra under hela denna cykel, här är när dessa två funktioner engagera sig i upphandlings-to-Pay-cykeln.,dentify leverantörer
Inköpssteg i upphandlings-till-betala-cykeln
- bekräfta inköpsorder
- förhandsmeddelande
- ta emot varor
- lagerhantering
- Fakturainspelning
- /li>
- 3-vägs match
- betalning till leverantör
automatisering av upphandlingsuppgifter och optimering av din Upphandlingscykel med e-upphandlingsprogramvara kan ha en betydande inverkan på ditt företags bottenlinje.,sökfunktionalitet för alla i teamet