Vad är en proforma faktura? Allt du behöver veta

fakturering kanske inte är den mest spännande uppgiften i den dagliga driften av ditt företag, men dess betydelse är obestridlig: det upprätthåller kassaflödet som kommer in i din verksamhet. Förstå de olika typerna av fakturor är därför nyckeln till utvecklingen av sunda affärsmetoder i ditt företag. Här är en snabb introduktion till proforma faktura och hur du ska använda dem i din verksamhet.,

i den här artikeln lär du dig:

• vad en proforma-faktura är

• hur en proforma-faktura skiljer sig från en faktura eller offert

• När du ska använda en proforma-faktura

• hur man bäst skapar en proforma-faktura

nästan alla företag hanterar fakturor på ett eller annat sätt, oavsett om det utfärdar dem själva eller tar emot dem från leverantörer. Fakturering är trots allt en viktig del av att driva ett företag, så att du kan få betalt i tid, hålla reda på dina intäkter och kostnader och förbereda dina böcker för skattedagen., Men vad sägs om proforma fakturor?

Vad är en proforma-faktura?

Du kan mycket väl känna till termen ”Proforma invoice”, särskilt om du är en företagsägare som redan är skicklig i fakturavärlden., Men för er kvar fortfarande skrapa huvudet, en proforma faktura är i huvudsak en preliminär köpebrev som du skickar till din kund innan du levererar dina varor eller tjänster.

det innehåller vanligtvis ett datum för utfärdande, en beskrivning av vad som säljs och det totala beloppet som ska betalas samt eventuella skatter eller avgifter som kan uppstå mellan utfärdandetiden och när leveransen görs. Med en så exakt uppskattning som möjligt är målet med en proforma-faktura att undvika att utsätta din kund för oförutsedda avgifter eller tullar.,

likt en faktura är en proforma-faktura ett bindande kommersiellt avtal. Det som skiljer de två är dock att en proforma-fakturas försäljningsvillkor fortfarande kan ändras. Detta innebär att det endast gäller försäljning som ännu inte har slutförts.

de har inte heller ett unikt, sekventiellt fakturanummer – något som krävs på alla juridiska fakturor – och måste tydligt märkas som proforma. Avgörande, en proforma faktura har inget skattemässigt värde och innehåller inte ett betalningsmedel, så det bör inte ingå i din bokföring.,

vad är skillnaden mellan en faktura, en proforma-faktura och en offert?

på ytan har proforma fakturor och citat ganska mycket gemensamt. De används båda i stor utsträckning på samma sätt, båda ger information om en försäljning och inte heller är juridiska dokument i sig. Där de skiljer sig är deras syfte.

offert

en offert är en kostnadsberäkning för ett objekt eller en tjänst som kunden har uttryckt intresse för att köpa., Det är betydligt mindre formellt än en proforma faktura och skickas vanligtvis under de tidiga stadierna av försäljningsprocessen. Det innehåller inte heller nödvändigtvis detaljerad information om de objekt eller tjänster som erbjuds, vilket i stället ger en grov uppfattning om kvantitet och pris.

viktigt är att en offert inte är ett dokument med någon form av skyldighet eller förväntan bakom den. Liksom en proforma-faktura har den inget ekonomiskt värde och försäljningen kan accepteras av kunden eller det kan lika enkelt avbrytas utan några konsekvenser.,

proforma faktura

en proforma faktura skickas också till en kund innan dina produkter levereras eller dina tjänster tillhandahålls, men det anses vara mer bindande än en offert – men inte rättsligt bindande som en ifylld faktura.

mer detaljerat tillhandahålls, och det finns manöverutrymme när det gäller förhandlingar innan någon betalning görs.

Faktura

fakturor skickas när varor har sålts eller tjänster gjorts och betalningen är nu förfallen., Dokumentet är ett bindande avtal, och kunden har en skyldighet att betala det angivna priset. Och till skillnad från proforma fakturor kan du använda fakturor för att återkräva moms.

så kort sagt bör du utfärda en proforma-faktura för att skapa en potentiell försäljning och en faktura när försäljningen är klar.

När ska du skicka en proforma-faktura?

det finns två huvudorsaker till varför ditt företag kan behöva skapa en preliminär köpehandling före den faktiska försäljningen., Antingen vill du deklarera en uppskattning av den slutliga kostnaden för objektet eller tjänsten du tillhandahåller, eller du vill skicka internationellt.

kostnadsberäkning

proforma fakturor fungerar som ett slags god tro avtal mellan dig och din kund.

de är en baslinje för en försäljning, en uppdelning av objekten med en exakt indikation på det totala förfallna beloppet – men du begär inte betalning.,

detta gör en proforma faktura det perfekta alternativet när en försäljning ännu inte har slutförts eller varorna eller tjänsterna fortfarande är under förhandling, eftersom du tillhandahåller ett format som senare kan justeras om det behövs.

internationell frakt

eftersom de ofta innehåller detaljer om frakt, förpackning, vikt och leveransavgifter används proforma-fakturor ofta i den internationella sjöfartsindustrin. De hjälper till att deklarera värdet av en vara så att den kan passera genom tullen snabbt och levereras till din kund i tid.,

hur ska en proforma-faktura se ut?

det finns inga specifika krav på strukturen hos en proforma-faktura. Men det är både enklare och säkrare att få det att likna så nära som möjligt strukturen hos de slutförda fakturorna du skapar.,

som ett resultat, proforma fakturamallar i allmänhet inkluderar:

• ett datum för utfärdande

• kontaktuppgifter för både köparen och säljaren

• uppgifter om de varor eller tjänster som tillhandahålls och deras överenskomna priser

• moms och andra tillämpliga skatter

• fraktkostnader, om någon

• det totala förfallna beloppet

om du fortfarande skapar egna fakturor manuellt är det lätt att anpassa fakturamallen så att den passar behoven hos en proforma-faktura.,

kom bara ihåg att korrekt märka fakturan som ”proforma” och se till att den inte innehåller några fakturanummer, eftersom detta kommer att ändra vad som är ett informellt dokument till en bindande. En betalning förfallodatum och exakt leveransdatum krävs inte heller.

Hur skapar du en proforma-faktura?

medan Word och Excel erbjuder fakturamallar, tar de tid och noggrann uppmärksamhet på Detaljer för att fylla i korrekt. Dessutom kan du stöta på komplikationer längre längs försäljningsprocessen om du anger numeriska data felaktigt i dina fakturor.,

faktureringsprogram är det säkraste alternativet för alla företag som söker fullständiga och snabba betalningar samt snabb och enkel bokföring.

och även om det är en vanlig fras idag och sällan bokstavligt, i fallet med vissa faktureringsprogram det verkligen tar ”bara några klick” för att skapa en färdig faktura. Ingen tråkiga uppdatering eller dubbelkontroll fakturanummer. Det är automatiskt och omedelbart.

SumUp fakturor ger lättanvända fakturamallar som kan användas för att skapa och skicka fakturor på mindre än en minut. Och med allt automatiserat, dina fakturor garanteras vara felfri.,

detta är ytterst viktigt i driften av ett företag, eftersom utfärdandet av felfria fakturor ökar din professionalism, underlättar betalningsprocessen och håller dina böcker i toppform.