det här inlägget publicerades ursprungligen den 12 maj 2015 och uppdaterades med ny information den 12 September 2017.
den veckovisa statusrapporten för projektet är livsnerven i kommunikationsflödet för ett kreativt projekt.
det är här Du ställer in förväntningar, tilldelar uppgifter, rapporterar framsteg, bekräftar problem och godkänner tidsramar. Oavsett din bransch eller projekt omfattning, bör du ha denna viktiga veckokommunikation på varje kreativt projekt. Gör detta, och lite-om något – kan falla genom sprickorna.,
men inte alla statusrapporter skapas lika. Inte heller har alla organisationer samma projekt statusrapport ”Mall”. Vidare vill inte alla kunder se – och vill att deras lag ska se-samma statusinformation.
hur hanterar du dessa komplexa krav och kommunicerar fortfarande effektivt? Vad går till att skapa en övertygande projekt statusrapport?
Jag delar mina åsikter om att skapa effektiva kreativa projektrapporter i den här artikeln.,
syftet med en statusrapport för projektet
i hjärtat är en statusrapport för projektet en kommunikationsenhet.
och som vi har sagt tidigare är kommunikation det enskilt viktigaste kravet för projektledning.
syftet med en statusrapport för projektet är därför att förmedla projektets aktuella status till alla intressenter (kunder, sponsorer, ditt eget team). Det är här du berättar för alla berörda parter hur projektet håller upp, vilka milstolpar har uppnåtts och vilka problem du står inför.,
om ditt mål är att vara effektiv och transparent, är en detaljerad statusrapport en av de mest kraftfulla vapen i din arsenal.
även om fördelarna med projektstatusrapporter är många, är de du bör känna till:
- transparens: projektstatusrapporter innehåller detaljerade uppdateringar om genomförda och väntande milstolpar. Det varnar också dem för aktuella eller kommande problem. Detta förbättrar öppenheten och skapar förtroende.
- identifiera och undvika risker: riskhantering är en kritisk del av integrerad projektledning., En statusrapport innehåller vanligtvis en detaljerad översikt över öppna problem och risker. Detta kan hjälpa dig att identifiera och undvika risker tidigt.
- bättre resurshantering: statusrapporten hjälper dig att följa utvecklingen av olika resurser. Detta kan hjälpa dig att flytta resurser in / ut ur projektet vid behov. Till exempel, om framsteg är långsam eftersom designteamet undergrävs, kan du ta in ytterligare designers för att förbättra takten.
- Projekthälsa: statusrapporten ger en högnivåöversikt över projektets hälsa., Det kommer att berätta (och intressenter) om det finns för många öppna frågor eller för många missade milstolpar. Om hälsan är dålig kan du vidta åtgärder för att korrigera kursen tidigt.
- ansvar: statusrapporten berättar för alla exakt vilken del av projektet som saknas och vad som behöver åstadkommas i framtiden. Detta hjälper till att hålla ditt team ansvarig.
- Budget / Scope creep: denna rapport kommer att klargöra om projektet är utanför budgeten eller om det finns för många öppna ändringsförfrågningar som leder till omfattning kryp – avgörande för effektiv PM.,
utöver dessa skapar projektstatusrapporten också ett pappersspår med öppna problem och problem. Detta kan vara mycket användbart vid framtida konflikter.
för att sammanfatta det ger en projektstatusrapport dig större klarhet, förbättrar spårningen och skapar en post över projektets framsteg. Som ett av dina viktigaste verktyg bör du ta all tid och ansträngning som behövs för att göra det så användbart som möjligt.,
komponenter i en statusrapport för kreativa projekt
syftet med en statusrapport för projekt är att spåra framsteg och ge klarhet i potentiella problem. Det bör därför ha följande komponenter:
I. Task Progress
det här avsnittet i rapporten är avsett att ge intressenterna en översikt över projektets framsteg genom att spåra färdiga, öppna och framtida uppgifter.
det borde ha tre komponenter:
vad som har uppnåtts
det här är ganska grundläggande; det spårar färdiga uppgifter, dvs, det som har åstadkommits på projektet hittills.
vanligtvis täcker detta bara den senaste rapporteringsperioden. Men jag har sett situationer där ledning eller kunder ville att detta skulle vara en pågående rapportering av viktiga stora prestationer med datum.
På så sätt är slutförda projekt milstolpar alltid tillgängliga för alla att se, även om du inte tittar på ett masterprojekt schema (vilket förvånansvärt många kunder hatar att titta på eftersom de antingen tycker att det är svårt att följa eller inte förstår det).,
vad som händer just nu
denna del av rapporten täcker vilka aktiviteter som pågår just nu. Detta är vanligtvis en sammanfattning av alla aktiva viktiga uppgifter på projektplanen. Sammanfattningen bör ligga på en hög nivå, inte den detaljerade uppgiftsnivå som rapporterats i masterprojektets schema.
ofta är detta grunden för det mesta av diskussionen som kommer att hända på det veckovisa statussamtalet eller mötet med projektgruppen och klienten.
vad som kommer upp
det här avsnittet ger intressenterna en översikt över kommande uppgifter., Det är särskilt användbart eftersom det hjälper till att se till att ingen är förvånad när en aktivitet är på väg att börja.
Jag gillar att titta på vad som kommer upp, inte bara under nästa vecka utan under de närmaste två veckorna. Människor behöver tid att mentalt förbereda sig. Att ge dem bara en veckas fönster av vilka uppgifter som ska börja är inte tillräckligt med tid för dem att vara redo att leda sina kommande uppgifter.
en tvåveckors heads-up hjälper vanligtvis betydligt. När allt kommer omkring är mitt mål att göra dem produktiva och framgångsrika, inte fånga dem av vakt och bidra till deras misslyckande.
II., Problem, risker och ändringsförfrågningar
som jag sa tidigare är ett av de viktigaste ansvarsområdena i projektstatusrapporten att hålla reda på öppna frågor, potentiella risker och ändringsförfrågningar. Att ha en separat sektion för att spåra dessa hjälper mycket.
här är vad du bör inkludera i det här avsnittet:
status för aktuella problem
varje projekt har vissa problem. En lista över de utestående frågorna, vad den aktuella statusen eller åtgärdsobjektet är för varje fråga och vem varje fråga är tilldelad är en bra sak att inkludera i statusrapporten.,
det håller det framför alla och gör det enkelt att inkludera det som en viktig diskussionspunkt under dina veckovisa statussamtal.
öppna risker
denna del har två komponenter:
- Varna intressenter om aktuella öppna risker och förvaltningsplanen för att hantera dem.
- ge intressenterna en översikt över riskhanteringsplanen för att upptäcka och hantera risker i allmänhet.
ändra begäranden
hantera ändringsbegäranden är en viktig del av ett PM: s ansvar., Använd det här avsnittet för att hålla reda på aktuella öppna ändringsförfrågningar. Också belysa vilka åtgärder intressenterna måste vidta för att hantera varje begäran.
om det t.ex. sker en ändring av projektets omfattning kanske du vill att en intressent ska öka projektets budget.
Kom ihåg: ditt jobb är inte bara att katalogisera oro men också att ge intressenter vägledning om hur man handskas med dem.
ändra orderhistorik
förändringsorderinformationen är egentligen endast för informationssyfte., Det är en bra idé men att inkludera en sammanfattning av dessa på veckans statusrapport så att kunden är medveten om hur och varför omfattningen (och budgeten) har förändrats hittills under projektets livstid.
III. milstolpar& delresultat
Gantt-diagram i Workamajig för att spåra olika milstolpar
det är här du spårar hur stor andel av projektet som har slutförts och vilka milstolpar du har åstadkommit hittills., Tillsammans med avsnittet task progress kommer detta att ge intressenterna en översikt över hur projektet kommer fram.
här är vad du bör inkludera i det här avsnittet:
milstolpar slutförda
använd det här avsnittet för att visa intressenter:
- hur mycket (i procent) av varje milstolpe har slutförts hittills
- aktuella milstolpar
- färdiga milstolpar
- kommande milstolpar
försök använda ett visuellt format (till exempel ett Gantt-diagram) för att förbättra förståelsen.,
start/slutdatum
för varje större milstolpe, inkluderar:
- planerade start/slutdatum
- faktiska start/slutdatum
detta kommer att berätta för människor hur snabbt (eller långsamt) du har varit med projektets framsteg hittills.
IV. finansiell hälsa
i det här avsnittet rapporterar du om projektets ekonomiska hälsa, dvs. hur mycket av budgeten som har förbrukats och om du är på väg att hålla jämna steg med budgetförväntningarna.
det här avsnittet är naturligtvis inte obligatoriskt., Vissa kunder föredrar att inte avslöja projektets budget och ekonomisk hälsa för alla. I så fall kan du antingen ta bort det här avsnittet helt och hållet eller erbjuda en översikt på hög nivå med minimala detaljer. Lämna detaljerad rapportering för den finansiella analysen vy.
så här skapar du en mall för Projektstatusrapport
eftersom du måste skicka ut rapporten varje vecka/varannan vecka/månad Vill du uppenbarligen att en mall för projektstatusrapport ska göra det enklare.,
här är några tips du bör följa när du skapar din mall:
skapa en detaljerad verkställande översikt
dina intressenter är upptagna. Medan några av dem kommer att gräva igenom hela rapporten, föredrar de flesta att få en snabb översikt över stora problem i korthet.
Starta därför din rapport med en detaljerad verkställande översikt.
här är vad du bör inkludera i den här översikten:
- Projektidentifierare: placera den mest uppenbara informationen – projektnamnet, datumet och projektledarens namn – högst upp i rapporten.,
- projektsammanfattning: en kort sammanfattning av de största frågorna, riskerna och milstolparna. Inkludera allt som kräver intressentens brådskande uppmärksamhet.
- Project health: den nuvarande hälsan hos olika delar av projektets komponenter (uppgift framsteg, milstolpar, risker, etc.).
använd visualisering där det är möjligt
visualisering gör komplexa rapporter mycket lättare att läsa för tidsbundna Chefer. Om möjligt, använd en visuell struktur för att dela information, särskilt i avsnittet verkställande översikt.,
Du kan till exempel använda grön färg för att visa att en komponent är i god hälsa, röd för något som behöver uppmärksamhet.
om du ska anta detta tillvägagångssätt, se till att upprätta konventioner för visuell data. Det borde vara klart för alla vad ”gula” eller ”röda” färger innebär. Intressenterna bör veta vilken typ av data som kommer att representeras i vilket format (Gantt-diagram för uppgiftsframsteg, procentuella diagram för milstolpar etc.).
en del av detta kan vara uppenbart för dig (till exempel färgkoder för projekthälsa) men det är alltid bättre att vara uppenbart än att anta någonting.,
använd samma mall
konsekvens är avgörande för tydlighet vid rapportering av information. Använd samma mall i alla statusrapporter för att se till att intressenterna inte blir förvirrade.
tänk på att detta kommer att begränsa din flexibilitet. Du kommer inte att kunna göra ändringar i farten om du vill rapportera ny information.
se till att din första mall har plats för all information du kanske vill rapportera i framtiden. Det är bättre att överrapportera än att underrapportera.,
använd projekthanteringsprogram
projektstatusrapportering i Workamajig
Kreativ projekthanteringsprogram som Workamajig gör rapporteringen mycket enklare. PM programvara kan spåra status för olika milstolpar och uppgift framsteg automatiskt. Verktyg som Workamajig också anpassa sig till ditt projekt schema och budget för att ge dig (och dina intressenter) tydlig insikt om projektets finansiella hälsa.
de flesta PM-verktyg har också inbyggda rapporteringsverktyg som hjälper dig att snabbt skapa projektstatus och aktivitetsrapporter., Du kan exportera dessa rapporter som PDF-filer för att dela med kunder.
slutsats
statusrapporten för kreativa projekt är ett av de viktigaste kommunikationsverktygen som står till ditt förfogande. Du skickar rapporter varje vecka, varannan vecka eller månadsvis. Att förstå syftet med en statusrapport och alla komponenter som ingår i den kommer att göra rapporteringen mycket enklare.
nu när du har läst igenom det här, Hur skiljer det sig från dina standardrutiner för projektrapportering? Vilka objekt som jag har listat ovan anser du inte avgörande?, Och vilka saker inkluderar du varje vecka som jag har utelämnat eller misslyckats med att nämna?