förvirrad om vad projektledningens livscykel handlar om? I denna kompletta guide till projektledningens livscykel ger vi lowdown med praktiska länkar till mer information om hantering av de olika delarna av projektledningsprocessen.,
i den här artikeln kommer vi att titta i detalj på vad dessa projektledningens livscykelfaser består av, de viktigaste projektledningsstegen och hur de kan hjälpa till att leverera ett framgångsrikt, välskött projekt.
Vad är projektledningens livscykel?
projektledningens livscykel är egentligen bara ett högtfalutin sätt att beskriva livet för ett projekt. Det är hur projekt händer; hur faserna i ett projekt genomför ett team från kort till leverans. Varje projekt har en start och slut; det är född, mognar och sedan ” dör ” när projektets livscykel är klar.,
PMI (Project Management Institute) har definierat dessa fem processgrupper som samlas för att bilda projektledningens livscykel projektfaserna är:
- initiera
- planering
- exekvera
- övervakning& kontrollerande
- stängning
PMI tog vad som är riktigt sunt förnuft och kallade Projektledning livscykel. PMI-metoden är de facto-standarden för projektleverans som du hittar i deras fascinerande 589 paged 5th edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK)., Det är en riktigt lång, och för att vara ärlig, en dödligt tråkig läsning, Så här är en kondenserad version av projektledningens livscykel som innehåller alla viktiga takeaways.
Varför är projektcykeln viktig?
projektledningens livscykel beskriver högnivåprocessen för att leverera ett projekt och de steg du tar för att få saker att hända. Och medan projektledningens livscykel kanske inte låter så intressant är det viktigt eftersom projektledningens livscykel är vad vi som projektledare leder och underlättar.,
kärnan i något projektliv är densamma: definiera ett projekts mål, skapa en projektplan för att uppfylla målen och sedan göra saker hända för att uppnå det. Olika projektledare eller byråer kan använda lite olika termer för att beskriva projektledningens livscykelfaser i olika projekt, men i grunden är de ganska lika.
livscykeln för ett projekt måste alltid börja någonstans: problemet som behöver fixeras måste definieras (i PMBOK är detta fokuserat i inledningsfasen av ett projekt)., En lösning för att åtgärda detta problem och ett tillvägagångssätt för att göra det måste sedan skapas (planering). Den planen måste sedan sättas i handling (exekvering) medan den spåras för att se till att den gör vad den ska (övervakning & kontrollerande). Projektet distribueras sedan, prestanda utvärderas och projektet är sedan över (stängning).
det är kärnan i projektledningens livscykel, som visas i ett enkelt projektlivscykeldiagram nedan.,
projektledningens livscykelfaser
projektledningens livscykel
nedan går jag in i var och en av livscykelstadierna och förklarar vad som händer i var och en av de 5 faserna i projektledningen.
initiering: definiera vad som behöver göras
initiering, den första fasen av projektledningens livscykel, handlar om att sparka av ett projekt med ditt team och med kunden och få sitt engagemang för att starta projektet., Du samlar all tillgänglig information på ett systematiskt sätt för att definiera projektets omfattning, kostnad och resurser. Målet med inledningsfasen är att ta en lös kort av ett projekt och definiera det i termer av vad det behöver göra och uppnå för att bli framgångsrik.
som vanligtvis kräver att identifiera projektets intressenter och se till att de alla delar samma uppfattning om vad projektet är och är överens om affärshändelsen – det problem som projektet försöker lösa., Det är under projektets inledande fas också att du bestämmer om det är möjligt att leverera affärsfallet. Som projektledare måste du genomföra adekvat forskning för att bestämma projektets mål och föreslå sedan en lösning för att uppnå dem. När du är godkänd går du vidare till nästa projektfas.
viktiga projektledningssteg för att initiera ett projekt:
- gör en Projekt Charter – vad är visionen, målet och målen för detta projekt?
- identifiera omfattningen och resultaten på hög nivå – Vad är den produkt eller tjänst som behöver tillhandahållas?,
- genomföra en genomförbarhetsstudie – vad är det primära problemet och dess möjliga lösningar?
- Ballpark den höga kostnaden och skapa ett affärsfall – vad är kostnaderna och fördelarna med lösningen?
- identifiera intressenter – vilka är de personer som projektet påverkar, hur och vad är deras behov?
vanligtvis för Prince2 eller PMI-metoder sammanfattas dessa i ett Projektinitiationsdokument (PID) men i en byrå fångas informationen vanligtvis i ett första arbetsdokument (SoW) som endast täcker initieringsfasen.,
planeringsfas: definiera hur man gör vad som behöver göras
Efter godkännande för att fortsätta från initiering kan du börja projektplanering. Detta är utan tvekan den mest kritiska av projektledningens faser. Få det fel, och du scupper dina chanser att leverera projektet i tid och budget. Planering är där du definierar allt arbete som ska göras och skapa färdplanen som du följer för resten av projektet för att få dig dit., Det är under planeringsfasen som du räknar ut hur du ska utföra projektet och svara på frågorna—vad exakt ska vi göra, hur ska vi göra det, när ska vi göra det och hur ska vi veta när vi är klara?
vid denna tidpunkt i projektets livscykel tar du målen för och expanderar på dessa mål för att bestämma hur du ska uppnå dem. Det är värt att hålla utvärdera dessa mål med tre kriterier: Vad är möjligt, passionerat och genomgripande?
- möjligt – sträva efter något som är möjligt. Fråga dig själv, matchar den här lösningen budgeten?, Har mitt team förmågan att göra det här? Har vi tillräckligt med tid? Att ställa orealistiska mål ställer dig upp för misslyckande.
- passionerade – projekt är tuffa, så du vill ha ett team som är känslomässigt engagerad i projektet. Fråga dig själv, är detta ett projekt som ditt team kan vara passionerad om? Är det något som kan föra dem samman för att samarbeta för att uppnå samma mål?, Även om det kan vara deras jobb att göra vad du säger till dem att göra, kommer ingen att investera i något som de inte tycker är värt
- genomgripande – har detta potential att bli en banbrytande framgång? Är detta något som är en fullständig lösning på det problem som gavs till dig eller är det egentligen bara en bandhjälp tillfällig eller partiell lösning? Har den potential att förbättras, utvecklas och bli ett permanent arbetssätt?
Jag gillar den här ”3 P: S Mållins” men du kan också känna till principen om att sätta tydliga mål., Detta är en hjälpsam ram för att säkerställa att målen är samarbetsvilliga, begränsade, märkbara och Refinansierbara. Läs mer om dem och deras fördelar över SMARTA mål här.
all planering matar in i en projektplan och vanligtvis en arbetsförklaring som beskriver aktiviteter, uppgifter, beroenden och tidsramar samt kostnader—de tre grundläggande komponenterna i planeringsprocessen. Dessutom är det klokt att utveckla en plan för resurser, kvalitet, risk, acceptanskriterier, kommunikation och upphandling.,hur kommer du att undvika/övervinna dem
När du har planerat har du lagt grunden för resten av projektledningsfaserna.
exekvering: att göra ett projekt hända
detta är den del av projektledningens livscykel där du äntligen får utföra på din fantastiska projektplan—det är där planeringen blir till handling. Du tar med dina resurser ombord, informerar dem, ställer in grundreglerna och presenterar dem för varandra. Därefter hoppar alla in för att utföra det arbete som identifierats i planen. Lätt som en plätt.,
som projektledare skiftar du från att prata om ett projekt och skapa dokumentation för att få grönt ljus att fortsätta med projektutförandet—tto leder laget och hanterar dem mot leverans. Du spenderar din tid i genomgångar, möten och recensioner för att leda laget och hålla projektet på rätt spår när det rör sig genom projektutvecklingens livscykel.,kan laget att leverera på det
övervakning & controlling: att hålla ett projekt på rätt spår
detta är ett av de tuffaste områdena i projektledningscykeln., Parallellt med projektgenomförandet, som projektledare, rapporterar du prestanda och övervakar och kontrollerar projektet. Det innebär att övervaka projektlivet för att säkerställa att projektet går enligt planen, och om det inte är det, kontrollerar det genom att utarbeta lösningar för att få det tillbaka på rätt spår. I själva verket övervakar och kontrollerar en projektledare ett projekt på något sätt under hela projektets livscykelfaser.
För det första innebär det att se till att du fångar in data (vanligtvis härledda från tidtabeller och uppgifter som slutförts) för att spåra framsteg effektivt mot den ursprungliga planen., För det andra innebär det att ta data och jämföra uppgiften färdigställande, budgetutgifter och tidslinje som tilldelats i den ursprungliga planen. Genom att jämföra Planen mot actuals kan du fastställa om du träffar målen för tidslinje, kostnad, kvalitet och framgång mätvärden.
och när du inser att saker inte riktigt kommer att planera (de gör sällan) är det att räkna ut alternativen för att svänga projektet så att det fortfarande levererar något kunden är nöjd med när man möter budget, tidslinje och kvalitetsbegränsningar. Pro-tip: vanligtvis innebär det att minska omfattningen!,eptancekriterier
Du har flyttat genom fyra av projektstadierna—nu är det dags att gå vidare till det sista steget i projektledningens livscykel: stänga ett projekt.,
stängning: slut på ett projekt
i denna sista fas av projektledningens livscykel är ditt projekt i huvudsak över och ditt jobb som projektledare på projektet kommer till ett slut. Men projektet är inte över ännu-kolla in vår artikel om hur man hanterar ett projekt när det är över. Vid denna tidpunkt, innan alla glömmer, är det användbart att hålla ett möte efter projektgranskning eller obduktion för att diskutera styrkor och svagheter eller projektet och laget, vad som gick fel och vad som inte gick så bra och hur man förbättras i framtiden., Detta kan vara en av de mest givande stegen i projektledning, eftersom det är en stor möjlighet att känna igen och erkänna värdefulla gruppmedlemmar och fira framgångarna.
viktiga projektledningssteg för att avsluta ett projekt:
- Projektresultatanalys – det här är en övergripande titt på hur väl projektet förvaltades och om de ursprungliga uppskattningarna av kostnader och fördelar var korrekta. Fanns det oförutsedda risker? Vilka frågor uppstod och hur bra behandlades de? Har projektplanen ändrats, och hur?,
- Teamanalys-gjorde alla vad de tilldelades att göra? Var de passionerade och motiverade nog? Var de noggranna och ansvariga? Var kommunikationen inom laget hälsosam och konstruktiv?
- Projektstängning – dokumentera de uppgifter som behövs för att få projektlivet till ett officiellt slut. Detta inkluderar avslutande leverantörsavtal, undertecknande av kontrakt och överlämnande av all nödvändig projektdokumentation.
- post-Implementation Review – skriv ner en formell analys av framgångar och misslyckande, och resulterande lärdomar och förslag för framtiden., I slutet av varje framgångsrikt projekt kommer du att lära dig att utrymme för förbättring alltid förblir.
slutsats
projektets livscykel är enkel, eller hur? Nej, självklart inte! Liksom de flesta saker i livet är projekten komplexa och involverar ett stort antal variabler, tillsammans med gott om gråzon. Din livscykelhantering i praktiken kan se helt annorlunda ut än en annan byrås eller projektledarens system. Ändå är många av de underliggande begreppen som stöder stegen i projektledning desamma.