PROJEKTLEDNINGSORGANET för kunskap (PMBOK) delar upp projekt i fem faser. Även om termen ” fas ” innebär att de utförs i kronologisk ordning, kan de i praktiken utföras i ordning. Till exempel, när projektändringar inträffar skulle projektledaren gå tillbaka till planeringsfasen. Av denna anledning kallas de officiellt processgrupper.
processgrupperna är:
- initierar. Projektet är godkänt, finansierat och definierat., Denna fas sker på organisationsnivå (dvs. över projektet). Organisationen definierar ett affärsbehov projektet är tänkt att tillfredsställa.
- planering. Projektledaren utvecklar en projektledningsplan, som definierar hur projektet ska genomföras, vem ska göra arbetet, hur lång tid det tar och så vidare. Projektförvaltningsplanen måste godkännas av projektets sponsor för att bli officiell och ändringar måste godkännas på nytt i enlighet med de förändringshanteringsprocesser som beskrivs däri.
- utförande., Projektgruppen får arbeta med att producera projektets resultat.
- övervakning& styrning. Projektledaren ser till att arbetet utförs enligt planen, och spårar avvikelser med hjälp av intjänade värdeanalys för schema och kostnad, liksom övervakning av omfattning, kommunikation, leverantörer och andra objekt som är nödvändiga för att säkerställa att projektet går enligt planen.
- stänger. Projektet måste vara officiellt stängt, slutliga detaljer bestäms, leverantörer släpps, och så vidare.,
projekt som initierar
denna fas innehåller det inledande arbete som krävs för att skapa och godkänna projektet. I PMBOK innehåller den bara två processer:
- utveckla projekt Charter
- identifiera intressenter
projektets syfte är att införliva projektet och godkänna projektledaren. Den är utvecklad av den utövande organisationen (dvs. ovanför projektet) men den kan delegeras till projektledaren., Den innehåller all information som behövs för att utföra denna funktion, men kan också innehålla saker som:
- Scope statement
- Initial project budget allocation
- primära intressenter
När projektet har initierats fortsätter projektledaren in i planeringsfasen.
projektplanering
denna fas underskattas ofta. I PMBOK innehåller den alla 10 projektkunskapsområden. Projektets framgång är vanligtvis direkt relaterad till den mängd planering som har utförts.,
det primära projektledningsdokumentet som skapades under denna fas kallas en Projektledningsplan och innehåller följande information:
- framgångsfaktorer. Definitionen av projektets framgång är etablerad. Detta inkluderar vanligtvis schema och budget, men ofta finns det många andra mindre faktorer som inte kan förbises.
- omfattning uttalande. Det arbete som kommer att ingå i projektet identifieras och dess gränser fastställs.
- Resultat. De produkter och/eller tjänster som projektet kommer att producera listas.
- schema., Projektet är uppdelat i uppgifter. Tidslinjer för varje uppgift fastställs och tidsfrister för varje projektresultat bestäms.
- Budget. Den beräknade kostnaden för varje uppgift bestäms och rullas upp till en övergripande projektbudget.
- Human resource plan. Projektgruppens roller och ansvarsområden identifieras och förvärvsmetoden för projektgruppmedlemmar fastställs.
- kvalitetshanteringsplan. Kvalitetsstandarderna för produkterna identifieras och kvalitetssäkrings-och kontrollmätvärden fastställs.
- riskhanteringsplan., De viktigaste riskerna för projektets framgångsfaktorer (#1) bestäms och analyseras för att säkerställa att de kan hanteras.
- förvaltningsplan för upphandling. De externa leverantörens behov är etablerade och metoder för förvärv och kontroll av externa leverantörer etablerade.
- ändra procedurer. Dokumentation och metoder för att hantera ändringar i projekthanteringsplanen.
projektförvaltningsplanen bör godkännas av projektets sponsor för att starta projektgenomförandefasen., Från och med nu måste ändringar göras genom de metoder för projektändringskontroll som beskrivs i planen, vilket normalt bör omfatta ett omgodkännande av projektansvarig.
projektgenomförande
i denna fas sker huvuddelen av projektarbetet. Projektledaren leder och förvaltar projektarbetet, och projektgruppen utför det. Projektresultaten produceras och levereras till projektets sponsor (eller vem de produceras för). De två viktigaste projektledningsdokumenten under denna fas är:
- uppdateringar av projektstatus., Projektledaren producerar regelbundna statusuppdateringar enligt kraven i projekthanteringsplanen. Dessa uppdateringar omfattar i allmänhet kostnad och schema status samt framtida prognoser.
- meddelanden från berörda parter. Varje intressent behöver i allmänhet förmedlas på sina egna villkor med information som är specifik för dem. Under projektgenomförandet utförs detta meddelande enligt beskrivningen i projekthanteringsplanen.
övervakning och kontroll
denna fas sker samtidigt och parallellt med projektets genomförandefas., Projektledaren måste utföra tillräcklig övervakning och kontroll för att säkerställa att projektets resultat produceras i tid, på budget och till tillräcklig kvalitet.
huvuddelen av en projektledares tid i projektövervakningsfasen kommer att spenderas på en process som kallas Earned Value Analysis. I det här systemet beräknar projektledaren projektstatusen från två ståndpunkter: schema och kostnad. Det kan göras när som helst och kan ge dig utmärkt avancerad varning för projektet går vilse.,
de variabler som beräknas i denna metod är:
- planerat värde( PV), är det budgeterade beloppet för varje uppgift vid den angivna analyspunkten (vanligtvis idag).
- intjänat värde (EV), är det faktiska slutförandet av varje uppgift i förhållande till uppgiftsbudgeten.
- Faktisk kostnad (AC), är de faktiska utgifterna för varje uppgift.
- kostnad varians (CV) är det belopp som projektet i en kostnad överskrids eller underskridande position. CV = EV-AC
- Cost Performance Index (KPI) är det relativa belopp som projektet är över eller under budget. KPI = EV / AC.,
- Schedule Variance (SV) är det belopp som projektet ligger bakom eller före schemat. SV = EV – PV.
- Schedule Performance Index (SPI) är det relativa belopp som projektet ligger före eller efter schemat. SPI = EV / PV.
- fler förskottsvariabler inkluderar Budget vid färdigställande (BAC), uppskattning vid färdigställande (EAC), varians vid färdigställande (VAC), uppskattning för att slutföra (ETC) och för att slutföra Resultatindex (TCPI). Var och en av dessa variabler beskrivs i vår praktiska Guide till intjänade värdeanalys.,
intjänad värdeanalys är ögonblicklig, det vill säga det kommer att ge dig en projektstatus direkt vid analyspunkten. Det är en” ögonblicksbild ” av projektets schema och budgetstatus vid varje given tidpunkt.
om övervakningen av projektet resulterar i ändringar i projekthanteringsplanen genomförs de förändringskontrollförfaranden som beskrivs i planen. För små projekt kan detta vara så enkelt som en ”ändringslogg” – blankett.
Projektstängning
intressant är projektstängning den fas som mest ignoreras (eller minimeras) av projektledare., Detta beror förmodligen på att projektbudgeten är borta, eller mestadels borta. Eller så vill vi bara gå vidare. Men oavsett varför är projektslutningsfasen extremt synlig för företagsledarna och kan ha stor inverkan på projektledarnas karriärer.
att avsluta projektet har en projektledningsprodukt: en slutrapport. Denna rapport bör ha följande delar:
- formell avslutning. Kontrakten är slutförda och projektet förklaras färdigt.
- finansiering. Projektets slutliga budget bekräftas och överskjutande medel frigörs till allmänna inkomster.,
- upphandlingar. Projektets leverantörskontrakt slutförs och slutförande certifikat utfärdas.
- slutliga detaljer. Dokumentation av faktiskt utfört arbete, as-built ritningar eller andra detaljer som måste lämnas in för framtida referens.
- skulder. Garantier, försäkringsskydd och obligationer måste upprättas och godkännas.
- frigörande av resurser. Projektgruppen, utrustningen och andra resurser måste returneras till sin rättmätiga plats.
- lärdomar. Dokumentation av lärdomar under projektet kan vara ovärderlig för framtida projekt.,