försöker fylla i celler i Excel som innehåller text eller data från flera andra celler i ett ark kan vara en mycket tidskrävande process. Detta gäller särskilt om det finns hundratals eller tusentals rader i kalkylbladet.
När du vet hur du använder Flash Fill in Excel korrekt kan du låta Excel göra alla tunga lyft. Du ger bara ett par manuella cellposter för att hjälpa Excel att förstå exakt vad du försöker göra. Sedan gör Excel resten av arbetet för resten av kalkylbladet.,
om det låter som ett tidsbesparande tips Vill du prova, låt oss ta en titt på hur du kan använda den här funktionen för att förbättra din egen produktivitet.
Obs! Flash Fill-funktionen i Excel är endast tillgänglig i Excel 2013 och senare.
hur man använder Flash Fill in Excel
den enklaste applikationen av Flash Fill in Excel kombinerar två ord tillsammans. I exemplet nedan visar vi hur du använder Flash Fill för att snabbt kombinera ett förnamn och ett efternamn i en tredje cell för det fullständiga namnet.,
i det här exemplet innehåller kolumn C förnamn, kolumn D innehåller efternamn och kolumn E är kolumnen för det fullständiga namnet.
- skriv först in det fullständiga namnet i den första cellen så som du vill att den ska se ut (kombinera innehållet i den första namncellen och den sista namncellen.,
- börja sedan skriva samma sak i nästa cell (förnamn och efternamn från cellerna till vänster). Du kommer att märka att Excels Flash Fill-funktion automatiskt upptäcker mönstret från innehållet i cellen ovanför den som du skrev manuellt.
med hjälp av denna ”lärande”, Excel kommer att ge en förhandsvisning av vad den tror att du vill skriva. Det kommer även att visa dig hur resten av cellerna kommer att fylla i för resten av kolumnen.,
- tryck bara på Enter för att acceptera förhandsgranskningen. Du ser Excel Flash Fill-funktionen utföra sin magi eftersom den fyller i alla resten av cellerna i den här kolumnen för dig.
som du kan se kan Flash Fill-funktionen Spara en enorm tid om du jämför manuellt skriva en cell och ange att behöva manuellt skriva in namnen för alla celler i den nya kolumnen.,
om du har märkt att Flash Fill-funktionen inte fungerar måste du aktivera Flash Fill-funktionen i Excel. Du kan se hur man gör det i det sista avsnittet i den här artikeln.
Excel Flash Fill Options
När du utför Flash Fill-stegen ovan kommer du att märka att en liten ikon kommer att visas bredvid de ifyllda cellerna. Om du väljer rullgardinsmenyn till höger om den här ikonen ser du några ytterligare alternativ som du kan använda med Flash Fill-funktionen.,om du trycker på Enter
När du väljer acceptera förslag, du ser att ”välj” – numren för de ”ändrade cellerna” kommer att sjunka till noll., Detta beror på att när du accepterar ändringarna anses dessa cellinnehåll inte längre ”ändras” av Flash Fill-funktionen.
så här aktiverar du Flash Fill in Excel
om du har märkt att Excel inte ger en Flash Fill preview när du börjar skriva den andra cellen kan du behöva aktivera funktionen.
För att göra detta:
Välj Arkiv >alternativ> Avancerat. Bläddra ner till avsnittet redigeringsalternativ och se till att både aktivera automatisk komplettering för cellvärden och automatiskt blinka fyllning väljs.,
Välj OK för att avsluta. Nu, nästa gång du börjar skriva i den andra cellen efter att ha fyllt i den första, ska Excel upptäcka mönstret och ge dig en förhandsgranskning för hur det tror att du vill fylla i resten av cellerna i kolumnen.
Du kan också aktivera funktionen Flash Fill för cellen du har markerat genom att välja ikonen Flash Fill i menyn Data under gruppen Data Tools i menyfliksområdet.,
Du kan också använda den genom att trycka på Ctrl + E på tangentbordet.
när du ska använda Flash Fill in Excel
sammanfoga fullständiga namn från två kolumner är ett enkelt exempel på hur du kan använda Flash Fill in Excel, men det finns många fler avancerade användningsområden för denna kraftfulla funktion.,
- extrahera en substring från en stor sträng (som ett Postnummer från en fullständig adress) i en annan kolumn
- dra ut nummer ur alfanumeriska strängar
- ta bort mellanslag från före eller efter strängar
- sätt in substrings (som ett kommatecken eller streck) i befintliga strängar
- formatera datum
- Ersätt en del av en sträng med ny text
Kom ihåg att, hur användbar Flash Fill-funktionen är att den inte uppdateras automatiskt när du ändrar de ursprungliga cellerna.,
till exempel i exemplet med förnamn och efternamn i den första delen av den här artikeln kan du uppnå samma utmatning genom att använda Sammankopplingsfunktionen och sedan fylla resten av kolumnen med den funktionen.
=CONCATENATE (C2,” ”,D2)
När du gör detta, om någon av de två första cellerna ändras, kommer det fullständiga namnet att uppdateras. En nackdel med detta är att om du tar bort någon av de två första kolumnerna kommer kolumnen Fullständigt namn att rensa eller visa ett fel.,
det är därför Flash Fill-funktionen i Excel används bäst när du vill konvertera de ursprungliga kolumnerna fullständigt och permanent till en nyformaterad sträng eller ett nytt nummer.