fallet för hantering av MRO-inventering

av MMH-Personal · 1 April 2013

i ett tidigare jobb var jag materialhanteraren i en tillverkningsanläggning. En” verktygslåda ” var förvaret för kontorsmaterial och säkerhetstillbehör; huvuddelen av underhåll, reparation och drift (MRO) lager kontrollerades av underhållsavdelningen och var lager över hela anläggningen. Min grupp bestämde sig för att föra bästa praxis inom lagerhantering till MRO supply chain.,

fästelement var den första MRO-komponentkategorin som vi tog upp. Vi valde en leverantör för att komma in och regelbundet fylla på fästena i ett centralt lagerområde. Leverantören inventerade och lagrade facken och fakturerade oss varje månad. Denna enkla processändring eliminerade mängden inköpsorder och de därmed sammanhängande kostnaderna som hade varit typiska för det tidigare arrangemanget.det var också utformat för att säkerställa att underhållspersonalen alltid visste var de skulle få de fästelement de behövde för sina uppgifter.,

det fanns dock fortsatt motstånd mot idén om materialhanteringsfunktionen som tog kontroll över all MRO-leverans. Vändpunkten kom när beståndet av gjuteri knacka koner-används för att styra flödet av smält metall från en ugn slev—fick köra ut och inköpsteamet var tvungen att källa och påskynda påfyllning på en söndag. Det blev klart för alla att det gjorde mer affärsintresse att lager gjuteri leveranser i verktyget spjälsäng. Strax efter flyttades ytterligare förnödenheter av gängkottar in i spjälsängen., Inte bara var MRO centralt underhållna och beställda efter det, men gjuteriunderhållets hushållning förbättrades eftersom det inte längre fanns material som satt runt som ”underhålls saker.”
som det här scenariot visar är det möjligt att effektivisera MRO-lagerhanteringspraxis och ge betydande fördelar för organisationen som ett resultat. Denna artikel kommer att ta upp flera av de grundläggande steg som organisationer kan vidta för att förbättra sina MRO supply chain aktiviteter.,

MRO Inventory: the Opportunity

först och främst, låt oss vara tydliga om vad vi menar med ”MRO supplies.”Vi pratar om leveranser som konsumeras i produktionsprocessen men som inte blir en del av slutprodukten eller inte är centrala för organisationens säljbara produktion.,1 den definitionen omfattar artiklar som reparationskomponenter, skärvätskor, smörjmedel och verktyg samt Kontorsmaterial, rengöring och andra vaktmästeri produkter, möbler, belysningsarmaturer, Byggnadsmaterial, Säkerhetstillbehör och andra förbrukningsvaror som inte är knutna direkt till organisationens kärnprodukter eller tjänster.

utgifterna för MRO inventering kan vara mycket betydande. Bara två exempel: Helicopter Association Internationals årliga undersökning av driftsprestanda visar att 40 procent till 45 procent av utgifterna är underhållsrelaterade.,2 och vid en Tier One-billeverantör förbrukas cirka 40 procent av de årliga upphandlingsutgifterna av MRO-material. Eftersom företag fortsätter att slåss på kostnadsfronten ser få sannolikheten för att MRO-utgifterna faller. En nyligen genomförd undersökning visade att nästan 60 procent av tillverkningsindustrins Chefer tillfrågade förväntar sig att behålla sina nivåer av MRO-utgifter i 2013.

tyvärr förbises MRO-utbudet ofta som ett ”lager” – ansvar. som en konsekvens hanteras det sällan med den noggrannhet och uppmärksamhet som det borde vara., Det är desto mer beklagligt 2013, och desto mer avgörande för organisationer att förstå och hantera sina kostnader, med tanke på de många osäkerheterna och volatiliteten i den globala ekonomin. Men enligt min erfarenhet har MRO-leveransaktiviteter liten direkt ansvarsskyldighet och drivs alltför ofta av lager snarare än till någon övergripande försörjningskedjeplan. Ofta har jag sett situationer där MRO-inventeringen är dyr och sitter i ett område utan något identifierbart lokaliseringssystem, ID eller en användningshistorik., Även om fler företag kommer fram till uppfattningen att MRO-leveranser är verkliga kostnader som kan spåras och kontrolleras, finns det tydligt utrymme för systematisk kontroll och effektivare hanteringsmetoder.

MRO vs ”Real” lagerhantering

traditionell lagerhantering—som täcker råmaterial, komponentdelar, arbete i process (WIP) och
färdiga varor—styrs och hanteras till optimala nivåer, vilket ger tillräckligt med utbud för att täcka nuvarande produktionsbehov och möjliggöra de mest sannolika oförutsedda., Inventeringen kontrolleras i allmänhet genom en process som kallas cykelräkning, med hjälp av ABC-analys kostar. Inventeringen tas emot och ligger i ett lager eller WIP-läge och minskar som det används. När ett ERP-System (enterprise resource planning) används kan inventeringen fyllas på genom en reorderrådgivning via MRP eller genom en Kanban-typ av system där leverantören eller leverantören meddelas och inventeringen fylls på. Räkningar av material hålls för slutprodukterna; de beskriver mängden och kostnaderna för inventeringen., Det finns aldrig en fråga om ledande befattningshavare som gör en slutkörning runt systemet för att påskynda processen.det skulle skada allt från backspolning till lagernoggrannhet och många andra viktiga resultatindikatorer.

MRO inventory saknar dock ofta de flesta av dessa kontroller eller metoder. Det mäts mycket sällan när det gäller inventering till hands, varv, inkurans eller användning. Det visar i allmänhet mindre än en gång per år; request-to-fill priser är vanligtvis mindre än 80 procent.3 ofta är många av de leveranser som krävs för MRO-uppgifter faktiskt i lager men de kan bara inte lokaliseras., En annan prestanda brist: många av de objekt som krävs för underhåll eller reparationer erhålls med spot köper som ignorerar pris till förmån för tillgänglighet. Ännu värre: expedited freight blir också en faktor. Det finns också kostnaden för oplanerade driftstopp, väntar på reparationskomponenter som redan kan vara någonstans i anläggningen.

samtidigt är det fråga om att avleda högt betalda underhållspersonal från reparationer och planerade underhållsaktiviteter. Att ha dem utföra materialhanteringsarbete är inte den bästa användningen av deras färdigheter och tid., Jag har hört mer än en anläggningschef klaga underhållspersonal sitter på ett kontor talar till leverantörer, och i samma andetag, Stönande om utrustning driftstopp.

det finns också stora skillnader i hanteringen av kassaflödet när vi jämför traditionella metoder för lagerhantering med vad som fortfarande är typiskt med MRO. Det är inte ovanligt att en underhållschef försöker ”spara pengar” genom att köpa större mängder av, säg, maskinkomponenter för att få prisbrottet., Men det betyder i allmänhet en stor kontantutlägg för inventering som är dyr när den tas emot snarare än att vara på böckerna—och som kan gå vilse eller bli föråldrad. På produktionssidan kommer supply chain-proffs som står inför liknande volymproblem att hantera de förhandlingar som tillåts för att ta emot volymrabatterna, men kommer vanligtvis att dela upp leveranserna i flera datum, vilket minskar kostnadseffekten, minskar mängden hyllutrymme som krävs för lager och möjliggör orderavstängning om objekten inte längre krävs.,

Rooting Out the ”Hidden” Inventory

en annan vanlig MRO-övning är användningen av ”dolda” eller ”privata” lager av material som individer håller för att försäkra att de har objekten när de behöver dem. Materialet kan vara i verktygslådor, hyllor eller dolda i arbetsskåp. Denna squirreled bort inventering kommer till en avsevärd kostnad för organisationen-allt från det uppenbara överskottet inventering för att påskynda fraktavgifter.,4

Jag har deltagit i flera anläggningsrengöringar där stora områden har omorganiserats och material har bortskaffats eftersom utrustningen den köptes för inte längre existerar eller mer allmänt, ingen kommer ihåg varför materialet köptes i första hand. I samma anläggningar har jag sett delar snabbare för ett nödreparationsjobb, bara för att få den andra skiftens underhållsperson att utföra reparationen med de delar som redan finns i hans verktygslåda. Ett annat exempel: i en Tier One automotive facility hade vi bearbetningsbitar som var lagrade på ett hederssystem., En dag fanns det inga bitar till hands och ingenting på beställning. Medan köparna gjorde desperata samtal, gjorde operationer människor planer på att förlänga användningen av de återstående bitarna. Det antogs att verksamheten skulle lida inom 12 timmar. Som det visade sig fanns det tillräckligt med lager i operatörernas verktygslådor för att köra operationen i mer än 48 timmar utan att göra någon av gymnastiken som krävs för att förlänga driftstiden för varje bit.

det finns lite av ett ”Superman-komplex” som visas under sådana omständigheter; arbetstagaren sparar dagen eftersom han har rätt delar där.,

fem bästa metoder inom MRO Management

Så vad är kännetecknen för god MRO lagerhantering? Enligt min erfarenhet finns det fem aspekter som utgör bästa praxis:

1. Central plats för MRO-inventeringen. Det är alltid mer effektivt att lagra MRO leveranser i en central plats per anläggning i stället för att hålla dem i olika oidentifierade platser. Det är viktigt att ha datorsystem för att spåra, hantera och kontrollera inventering., Beväpnad med användningsdata och transaktionskostnader kan en organisation ”rätt storlek” sin MRO-inventering i enlighet med supply chain performance standards.5i en Tier One automotive leverantör, vi flyttade alla underhåll objekt till ett kontrollerat område. Inventeringen katalogiserades, tilldelade artikelnummer och låg på hyllor som också identifierades med ett plats-ID. Inventeringen aktiverades sedan, ökade balansräkningen och gjorde det möjligt att spåra kostnaderna för rutinunderhåll av utrustning ordentligt., Den nya ”lagerlokalen” var då bemannad med erfaren supply chain-personal som hade etablerat relationer med leverantörer och som förstod konceptet att samarbeta med leverantörer för att hjälpa till att driva ner kostnaderna. I praktiken uppmanades leverantörerna att äga och behålla kontrollen över inventeringen och att leverera minimala mängder för att täcka ”vid behov” inventeringskrav. Det fanns också ansträngningar för att kontrollera kostnaderna genom att använda lägre kostnad men helt kompatibla komponenter snarare än ”underhåll föredragna” delar., Sammantaget lade dessa initiativ grunden för ett förebyggande underhållsprogram. programmet omfattade schemaläggning av utrustningsstopp och upprättande av en plocklista över reparationsartiklar och leveranser, vilket säkerställer att reparationskostnaderna för utrustning skulle registreras korrekt och budgetprognosen skulle förbättras markant.
2. Leverantörskontrollerad sändningsinventering. Många organisationer har framgångsrikt använt tredje part för att hantera MRO-inventering.,6 Vendor-managed inventory (VMI) tillvägagångssätt—väl beprövad i mainstream supply chain management-innebär ofta att leverantörens personal är på plats för att hantera inventeringen. Detta gör det möjligt för kundens personal att fokusera på sina kärnfunktioner, med försäkran om att MRO-inventeringen hanteras korrekt av en betrodd partner. Och det innebär att leverantören, med större synlighet av efterfrågan i efterföljande led, kan erbjuda volymrabatter som en underhållsrepresentant hos kunden inte skulle ha tillgång till.,VMI-metoden kan också minska pappersarbete och minska antalet lagertransaktioner på kundsidan eftersom kunden betalar för material som det används. Faktureringen kan sedan schemaläggas veckovis eller månadsvis för att effektivisera betalningsprocessen, trimma antalet inköpsorder som skapats och därmed minska transaktionskostnaderna. Dessa besparingar kan vara imponerande av sig själva: siffrorna för kostnader för att bearbeta en inköpsorder (PO) sträcker sig från $60 till $300, räknar kostnaderna för allt från löner för personal som är inblandade till skulder kostnader och kommunikationskostnader.,7 Låt oss anta en siffra på $ 150; en minskning med 50 procent på en årlig volym på 5,000 MRO order skulle vara $ 375,000 i PO kostnader ensam.
3. en korrekt, aktuell faktabas. Detta är ett annat viktigt element, tillsammans med standardisering av processerna för lagring, konsumtion och analys för bättre hantering. När det finns standard affärsprocesser, det gör det lättare att utveckla en korrekt, snabb bas av data som i sin tur gör det möjligt för underhåll/anläggningar lag att bättre planera schemalagda underhållsaktiviteter och gör det möjligt för dem att prognostisera kostnaderna mycket mer exakt., Dessutom kommer de tidslinjer som krävs för ett planerat underhåll att vara mer exakta, vilket gör det möjligt för operativ personal att bättre planera runt en driftstopp och inte lagra material eftersom nedtider alltid har varit längre än utlovat tidigare. Fästelement är en av MRO-delkategorierna för vilka en exakt databas kan utvecklas mycket snabbt. Många fästelement leverantörer kommer att leverera lagringsutrustning (hyllor, lådor eller rack), märka platser, och räkna och lager platser. Kunden drar sedan några objekt som krävs., Det finns ingen transaktion, och inget behov av rekvisition eller inköpsorder. Leverantören återställer en överenskommen tidtabell och fakturerar månadsvis eller två gånger i månaden baserat på konsumtion. Detta minskar antalet inköpsorder avsevärt och minskar avsevärt den tillhörande tiden och arbetet som går in i lagerprocessen.
4. en uppsättning nyckeltal. Som i alla projekt eller förvaltning av en insats måste nyckelutförandeindikatorer (nyckelutförandeindikatorer) fastställas för att mäta faktorer som besparingar, kostnader och inkurans i ett MRO-projekt., Om något är tillräckligt viktigt för att spåra, bör det mätas, så att övre ledningen inte bara kan hållas informerad om projektets framsteg utan faktiskt se dess kvantifierbara fördelar. Vissa åtgärder att överväga kan omfatta dagar eller månader av on-hand inventering, antalet lager, förhållandet mellan rush order till påfyllning order, och priser av delar inkurans. Åtgärder som dessa bör spåras och publiceras så att de ansvariga kan se hur de utför och är i stånd att agera för att förbättra prestanda., I exemplet på de gjuteriposter som noterades tidigare kunde vi minska antalet $ 500-och-upp-inköpsorder från 10 -12 per vecka till noll genom att förutse användning och beställa i mindre kvantiteter med mer frekventa leveranser.Uppgifterna bör ingå i den månatliga eller kvartalsvisa rapporteringen till ledningen. Om MRO inventering prestanda återspeglas i dess genomförande och förvaltning av supply chain proffs, då dess nyckeltal kommer sannolikt att vara positiva punkter i någon rapport. Till att börja med kan det naturligtvis finnas data som är mindre än smickrande för vissa avdelningar., Den öppna rapporteringen av dessa data kommer dock att ge rätt uppmärksamhet åt problemen, och med tiden kommer förbättringarna i uppgifterna att bli positiva för hela organisationen. Alternativet är verkligen inte lönsamt: när ett problem är dolt bort eller ignoreras, kommer det snart att bli ännu allvarligare, potentiellt urholka karriärer.
5. Supply chain utbildning för MRO personal. Ofta kommer fortsatta utbildningsinsatser som en seminarieserie om lagerhantering att göra det möjligt för dem som är involverade i MRO att förstå vikten av att följa bästa praxis., Exponering för supply chain professionals organisationer som APICS eller ISM kan vara till stor hjälp.köpare, planerare och många andra kategorier av supply chain-proffs drar regelbundet nytta av pågående utbildningsprogram som erbjuds av sådana organisationer och från de certifieringsprogram som de kör. Det finns andra fördelar med sådana program: supply chain managers indikerade att de såg utbildningsprogram som tecken på företagens engagemang för sin karriär.,8

komma igång

Jag låtsas inte att omorganisation av MRO lagerverksamhet är en snap-of-the-fingers övning—något som är ”en och gjort” med en enkel e-post från högsta ledningen. Det finns många kulturella imperativ som upprätthåller status quo, inte minst som är försvar av torv av chefer och häl-dra av många som fruktar förlust av kontroll och många fler som är misstro mot alla olika sätt att göra saker eftersom de vill ha bevis på att det nya sättet kommer att bli så mycket bättre.

ändra måste börja någonstans., Det bästa stället att börja är med data som visar hur subpar MRO-aktiviteter faktiskt är jämfört med lagerhanteringsnormer. Det kan vara en riktig ögonöppnare för ledande befattningshavare att granska de årliga underhållsutgifterna på delar eller att se kostnaderna för expedierad frakt som debiteras underhåll. Dessa två objekt ensam kan vara tillräckligt för högsta ledningen att börja ställa frågor. Och med ledande befattningshavare engagerade kan verklig förändring börja hända.,

som tidigare nämnts är ett av de enklaste områdena att börja en MRO—inventering översyn med fästelement-allestädes närvarande, billiga komponenter vars vanliga leveranskedjeprocesser är mycket mogna. Många ledande leverantörer av fästelement erbjuder mycket fördelaktiga VMI-program. När sådana processer är på plats för fästelement, är det ett ganska enkelt steg att börja flytta andra enkla underhållsmaterial till ett verktyg spjälsäng eller någon annan metod för lagerstyrning. En annan enkel och praktisk metod är användningen av automater för att avge grundläggande leveranser., Maskinerna har en kod som är knappad i arbetsordernummer eller anställd nummer, till exempel—eller de accepterar de anställdas ID när de sveper sitt ID-kort.

MRO effektivitet är inom synhåll. Faktum är att de har varit så i årtionden. Inga möten på hög nivå, inga storskaliga konsultprogram och inga ledningsgrupper behövs för att motivera de besparingar som kan realiseras. Jag hoppas att den här artikeln ger dig en del av den drivkraft som din organisation kan behöva för att få sin MRO
försörjningskedjan fungerar till sin fulla potential.,

slutnoter:

November 20, 2019