en begäran om information (RFI) är ett otroligt användbart dokument.
När det är korrekt utformat tillåter RFI företag att samla lätt smältbar information om potentiella leverantörer. De främjar också konkurrens mellan leverantörer, klargör potentiella nya lösningar och gör det möjligt för företag att vidta betydande åtgärder för att uppnå den mest kostnadseffektiva lösningen av högsta kvalitet som finns tillgänglig.
men de flesta företag får Processen fel., Oavsett om det är dålig forskning, dåligt skriftlig dokumentation eller ineffektiv uppföljning leder enkla misstag ofta till mindre än optimala resultat.
tips: Läs upp på RFP-svar.
Så, om du laddar upp för att skicka en RFI, eller om du är angelägen om att effektivisera ditt företags nuvarande processer, har vi dig täckt.
Vi kommer att beskriva de viktigaste stegen för att skapa kraftfulla RFI, definiera nyckeltermer och berätta exakt hur du gör dina befintliga formella processer så effektiva som möjligt.,
en begäran om information är ett dokument som ber om information från leverantörer om sina produkter och / eller tjänster. Det är ett preliminärt dokument, som vanligtvis skickas tidigt i köpprocessen, i syfte att samla allmän information om en leverantörs förmåga att möta ett företags behov och lösa unika problem.
generellt sett används en RFI för att filtrera potentiella kandidater (särskilt inom bygg, IT och reklam) innan du skickar en mer specifik begäran om förslag (RFP) eller begäran om offert (RFQ).
en RFI följer i allmänhet ett standardformat., Avsändarens mål är att utvärdera vilka potentiella leverantörer som är lönsamma. Som sådan krävs en viss grad av specificitet i svar från leverantörer. Detaljerade förslag eller citat tillhandahålls emellertid inte i detta skede.
skicka en RFI har ett antal fördelar.
För det första gör det möjligt för företag att avsevärt minska poolen av potentiella leverantörer – vilket kommer att leda till besparingar i både tid och pengar i senare skeden när detaljerade förslag behöver utvärderas.,
För det andra, eftersom svar skickas i ett standardformat, är svar på en RFI extremt användbara för jämförelse.
slutligen kan en RFI uppmuntra konkurrens mellan leverantörer, särskilt när den delas på en offentlig plattform som bjuder in ett stort antal svar.
tips: läs om den bästa RFP-programvaran som kan hjälpa till att hantera dina RFI -, RFP-och RFQ-processer 2019.
RFI vs. RFQ vs. RFP
den grundläggande skillnaden mellan en RFI, en RFQ och en RFP är den detaljnivå som var och en innehåller., Dessutom skickas RFI, RFQs och RFP i olika skeden av inköpsprocessen, med RFQs eller RFP som skickas när ett företag har en verifierad lista över potentiella leverantörer och är redo att köpa.
en RFI representerar det tidigaste skedet av köpprocessen. Dess främsta syfte är att samla in information. I fler fall än inte utgör en RFI ett preliminärt steg innan en begäran om förslag eller offert skickas och budgivningsprocessen öppnas.
till exempel kan ett bidragsgivande organ skicka en RFI för att filtrera en lista över mottagare som det avser att begära bidragsförslag.,
här är en snabb genomgång av de viktigaste skillnaderna:
begäran om information (RFI)
en begäran om allmän information om en leverantörs förmåga att leverera en produkt eller tjänst – med hänsyn till eventuella unika behov hos det begärande företaget.
Begär offert (RFQ)
begär en specifik offert för en standardiserad uppsättning produkter. I en begäran om offert kommer ett företag att tillhandahålla en post-för-post-uppdelning av de exakta Tjänsterna eller produkterna som krävs tillsammans med tidslinjer för leverans., En begäran om offert liknar en begäran om anbud( RFT), som uppmanar budgivning på ett projekt.
begäran om förslag (RFP)
uppmaning till ett djupgående förslag till ett visst projekt. En RFP skiljer sig från en RFQ i den meningen att den söker specifika lösningar för ett icke-standardiserat problem, ofta ett brett projekt, snarare än en offert för en bestämd uppsättning produkter som kommer att ha samma specifikationer (eller mycket liknande) oavsett leverantör. I detta fall kan leverantörer vara stora företag eller individer, som vid en begäran om frilansförslag.,
en RFQ kan till exempel användas för att begära en offert för ett visst antal servrar och stationära datorer som en del av ett IT-system. En RFP, å andra sidan, skulle användas för ett mer allmänt projekt, såsom en outsourced lösning för kundservice.
Relaterat: RFI, RFP, och RFQ…vad är en RFT? Läs mer om en begäran om anbud!
hur ser en bra RFI ut?
Så, hur ser en bra RFI ut?
När ett företag skickar en RFI, är det med ett mycket specifikt mål i åtanke: att utvärdera leverantörer så snabbt och effektivt som möjligt.,
för detta ändamål kommer en solid RFI nästan alltid att ha följande sex egenskaper:
ber om att information ska ges i ett standardformat
en väl utformad RFI kommer att ge tydliga detaljer om hur svaren ska formateras. Helst kommer en mall att ingå som motsvarar detaljerna i den information som begärs.
ger tydliga riktlinjer för svar
tillsammans med ett tydligt format för svar ges ytterligare detaljer om hur man svarar., Dessa riktlinjer inkluderar en tidsram eller tidsfrist för inlämning, vägledning om hur leverantörer kan söka ytterligare förtydliganden och detaljer om hur man inkluderar all icke-väsentlig information – till exempel när en leverantör kan ha en ny lösning som kan vara en bättre passform för företagets behov.
innehåller inte alltför detaljerade produkt-/tjänsteförfrågningar
Kom ihåg att en RFI används för att få allmän information. Om ett företag ber om specifik produktprissättning utan att använda rätt RFQ mall, kommer det att leda till bortkastad tid för både avsändaren och mottagaren.,
försök inte sammanfoga separata syften i detta skede. Det är viktigt att komma ihåg att RFI är avsedda för jämförande ändamål, inte för att fatta ett slutligt köpbeslut.
anser mottagaren
Tänk på att en leverantör måste uttömma resurser för att förbereda ett svar. Att göra det så enkelt som möjligt för mottagarna att samla in och skicka nödvändig information kommer att öka både kvaliteten och kvantiteten av svaren.
baserat på en beprövad Mall
RFI bör baseras på mallar som fungerat bra tidigare.,
Cloud proposal software tillhandahåller de analysverktyg och verktyg för att skapa dokument som behövs för att integrera effektiva mallar i din befintliga programvara och skapa ett smart arbetsflöde.
(källa: PandaDoc)
utnyttjar följa upp bästa praxis
forskning visar att e-post skickas bäst sent på morgonen på vardagar och följa upp e-post ska skickas med regelbundenhet nästan omedelbart efter det första e-postmeddelandet. Följ bästa praxis för att säkerställa snabba svar.
hur man skriver en RFI
RFI tenderar att ha en liknande struktur, nära relaterad till ett förslag format., Medan varje RFI är unik-baserat på de unika behoven hos avsändaren – att förstå detta grundläggande format ger dig en bra jordning i att skapa effektiva RFI.
inkludera följande fyra element i din RFI:
översikt
här beskriver du vad du söker i allmänna termer, tillsammans med lite inledande information om ditt företag.
översikten ska inte vara längre än några stycken. Efter att ha läst det, leverantörer bör förstå att dokumentet är en RFI, vet vem du är, och vara tydlig om vilka resultat du behöver.,
detaljer om tjänster som krävs
i det här avsnittet bör du utarbeta mer detaljerat om de produkter och / eller tjänster du behöver. Ange uttryckligen några exakta specifikationer – till exempel allmän prissättning, leveranstider, personalkrav etc. – det är lämpligt i detta skede.
du vill inte vara alltför detaljerad, men du bör ge tillräckligt med information för leverantören för att ge ett omfattande svar i linje med dina informationskrav, så att du kan göra en robust jämförelse.,
vägledning om hur man svarar
det är viktigt att inkludera detaljer om hur en mottagare ska svara.
inkludera riktlinjer för formatet som mottagarna ska använda eller, ännu bättre, en färdig mall. Inkludera också tidsfristen för svar här.
klarläggningspunkter
ytterligare detaljer som inte passar in i andra avsnitt bör läggas här.
Du kan inkludera information om lösningar du inte letar efter – till exempel liknande, men oönskade alternativ, preferenser för personal, bevis på tidigare erfarenheter (fallstudier) och så vidare., Du kan också inkludera information om din utvärderingsprocess.
RFI i byggbranschen
RFI i byggbranschen tjänar två funktioner.
å ena sidan, flera RFI – för arbete, byggmaterial, arkitekts tjänster etc. – skickas innan arbetet påbörjas, för att mäta de beräknade projektkostnaderna och välja leverantörer.
å andra sidan är det vanligt att RFI används under hela konstruktionen, eftersom nya krav uppstår och tvetydigheter i befintliga planer uppstår.
RFI är viktiga konstruktionsdokument., Till exempel skickas de ofta till befintliga entreprenörer för att söka förtydligande om material, mönster, SPECIFIKATIONER etc. Det finns standardiserade format för att begära denna typ av information, vilket gör det möjligt för alla parter att samordna enkelt.
RFI i reklam
att välja en annonseringstjänst, särskilt för ett större projekt, kan vara skrämmande. Det finns massor av byråer, var och en med sina egna ethos och designstyrkor. Dessutom tar fulla reklamförslag vanligtvis lång tid att utvärdera. Detta gör filtreringskandidaterna i de tidiga stadierna mycket viktiga.,
eftersom reklambyråer är nära anpassade till sina kunders varumärken bör RFI för reklam innehålla mer information om avsändaren än andra branscher.
på samma sätt, eftersom annonseringstjänster tenderar att vara ganska ”öppna”, är det ofta lämpligt att ställa mer allmänna frågor – om kultur, tidigare erfarenheter, Allmän inställning etc. – och söka fallstudier av nya projekt. Rich media-liknande videor och bilder – har också en plats i reklam RFI.,
RFI inom IT-sektorn
RFI är särskilt användbara för IT-sektorn eftersom företag ofta behöver nyanserade och skräddarsydda lösningar under längre tidsperioder. Dessa lösningar är grundläggande för ett företags funktion och representerar alltid en betydande investering, så urvalsprocessen är avgörande.
RFI är utmärkta sätt att initiera kontakt med nya leverantörer., Utvärderingsprocessen kommer sannolikt att innebära många steg i senare skeden-med personliga demonstrationer och detaljerade uppdelning per post-för-post – så dessa affärskrav bör klargöras i RFI.
vad är mer, eftersom IT-lösningar är underligt många interdepartement processer, en RFI för IT-sektorn bör vara tydlig om alla de flera utfall som krävs – som att köra Lönelista, hantera HR, integrera med befintlig teknik, etc. – för att säkerställa att en leverantör kan möta dem.,
att föra samman allt
används korrekt, RFI är oerhört fördelaktigt för att spara tid och pengar. De gör det möjligt för dig att snabbt utvärdera dussintals-om inte hundratals-leverantörer, få bästa möjliga pris och bilda nya win-win-relationer.
fokus på underliggande processer är den verkliga nyckeln till framgång med RFI. Genomförandet av beprövade skrivstrategier är viktigt. Användningen av teknik som låter dig spåra, testa och förbättra dina RFI-processer är absolut kritisk.
men ta inte vårt ord för det, låt resultaten tala för sig själva!,
redo att lära sig mer om de olika förslagsprocesserna? Lär dig mer om den bästa upphandlingsprogramvaran 2019 från verkliga användarrecensioner.