Productivity : 8 min read
Kopparpersonal
bidragsgivare från medlemmar i Kopparteamet
September 7, 2019
om du arbetar i försäljning, skickar och svarar på e-post är bara en del av jobbet.
ofta skickar försäljningsrepresentanter samma eller liknande e-postmeddelanden om och om igen.
tid att utarbeta dessa är dock inte den bästa användningen av sin tid.
ett av de bästa sätten att öka produktiviteten?, Klipp tillbaka på hur mycket tid som spenderas skriva e-postmeddelanden med hjälp av konserverade svar i Gmail.
Fortsätt läsa för att ta reda på:
- vad exakt konserverade svar är,
- när och hur du ska använda dem,
- hur man sparar tid genom att ställa in konserverade svar i Gmail och
- hur man sparar ännu mer tid genom att koppla Gmail upp till din CRM
låt oss börja med att titta på vad denna snygga Gmail-funktion är.
vad är konserverade svar i Gmail?,
med ”canned Responses Lab” i Gmail kan du skapa och spara flera e-postmallar i inkorgen. Dessa kan sedan skickas med antingen bara ett klick på en knapp, eller ens skickas automatiskt. Som du kan föreställa dig är det här en stor tidräknare.
inga fler kopiering och klistra in från tidigare skickade e-postmeddelanden eller slösa tid på att skriva ut samma svar om och om igen. Med konserverade svar sparar du tid och blir mer produktiv.,
när du ska använda konserverade svar:
konserverade svar hjälper dig enkelt—och snabbt—att svara på situationer som återkommer ofta. Det finns många situationer där detta kan komma till nytta:
- Acceptera jobbansökningar? Ställ in ett konserverat svar för att låta sökande veta att du har fått sin ansökan och tacka dem för ansökan.
- konserverad svar kan du ställa in olika e-signaturer för olika mottagare.,
- om schemaläggning av möten tar upp mycket av din tid, skapa en mall med en länk till din kalender schemaläggning programvara och låt kontakter välja en tid som fungerar.
- när någon skickar ett e-postmeddelande för hjälp med din tjänst eller produkt, har ett e-postmeddelande redo att gå som låter dem veta att du har fått sitt meddelande och är på den.
- Om du får samma frågor om specifika resurser eller tips, skapa ett konserverat svar istället för att skriva ett nytt e-postmeddelande varje gång.
- konserverade svar kan användas för att skicka rutindokument eller pappersarbete.,
Pro-tip:
skriv e-post som får resultat. 🚀
Ansluta sig till denna försäljning e-post serien boot camp för att få tips levererade direkt till din inkorg.
så här ställer du in konserverade svar i Gmail:
det bästa med den här funktionen är att det är enkelt att komma igång. Så här ställer du in konserverade svar i Gmail:
Steg 1: Aktivera konserverade svar.
innan du kan skapa en mall för konserverad respons måste du aktivera den., Klicka på kugghjulsikonen högst upp till höger i Gmail och klicka sedan på Inställningar.
När du har valt inställningar kommer det att finnas en flik med titeln Avancerat på höger sida. Under den här fliken finns en lista över funktioner som du kan aktivera eller inaktivera. Aktivera konserverade svar.
se till att spara ändringarna genom att klicka på fliken längst ner på sidan.,
steg 2: skapa ett e-postmeddelande/skapa din första Mall.
nästa steg: skriv ett e-postmeddelande (ett försäljningsmeddelande kanske?) att fungera som din första konserverad response Mall. Du kan välja att skriva något nytt, eller om du redan har ett svar från en tidigare tråd, kan du kopiera och klistra in den.
steg 3: Välj ”konserverade svar” i det nedre högra hörnet.,
När du är klar med att skriva din första mall, klicka på de tre vertikala punkterna i det nedre högra hörnet. Välj ”Canned responses” och sedan ” New canned response.”
en ruta dyker upp och ber dig att namnge ditt svar på burk. Välj något som gör det enkelt att komma ihåg vad det är för.
och det är det! Nu kan du använda dina konserverade svar för att skicka snabba, effektiva e-postmeddelanden.,
hur man använder ett konserverat svar i Gmail:
nu när du vet hur man skapar ett konserverat svar i Gmail, låt oss ta en titt på hur man sätter dessa mallar i handling.
Steg 1: Välj konserverade svar längst ner till höger.
i det nedre högra hörnet av komponeringsfönstret finns tre vertikala punkter. Klicka på det, följt av ” konserverad svar.”Välj det konserverade svar du vill använda under” infoga.,”
steg 2: Välj din mottagare och skicka.
ditt konserverade svar kopierar och klistrar automatiskt in i ditt komponentfönster. Allt du behöver göra är att välja mottagaren och skicka den.
Du kan också använda konserverade svar när du svarar på ett e-postmeddelande.,
hur man skickar konserverade svar som autosvar:
ett annat sätt att dra nytta av konserverade svar är att ställa in autosvar. På så sätt är det nästan inget manuellt arbete inblandat.
Steg 1: Skapa ett nytt filter.
under Inställningar hittar du en flik som heter ”filter och blockerade adresser.”Klicka på detta och välj ”Skapa ett nytt filter” mitt på skärmen.,
steg 2: Välj dina kriterier för ett automatiskt svar.
ett nytt fönster dyker upp där du kan välja de kriterier du vill ha för ditt automatiska svar på burk. Detta inkluderar vem det är från, sökord i ämnesraden och de faktiska orden i e-postmeddelandet.
När du har fyllt i detta klickar du på ”Skapa filter.,”I nästa ruta klickar du på kryssrutan” Skicka konserverat svar ” och väljer vilken mall du vill använda.
steg 3: Klicka på ”Skapa filter” och du är klar!
klicka på ”Skapa filter” och du är klar.
När någon skickar ett e-postmeddelande med de valda sökorden eller från den e-postadress du valde får de ett automatiskt svar! Var försiktig när du väljer sökord. Om det är för brett skickar du autosvar som kanske inte gäller för vissa personer.,
spara ännu mer tid genom att koppla upp e-postmallar till CRM.
om CRM har en Gmail-integration kan du ta ett steg längre.
vissa lag har hundratals—eller till och med tusentals-leder till kontakt, och det är där möjligheten att använda konserverade svar verkligen lyser.
istället för att skriva e-post från grunden eller kopiera och klistra in text från olika filer, välj bara leads eller kunder som du vill maila och välj en färdigbyggd mall från höger inuti Gmail-vyn., (Fler Gmail tips här.) Så här:
With Copper, you can edit email templates in Gmail instead of writing messages from scratch.
4 saker att komma ihåg när du använder konserverade svar:
konserverade svar är ett bra sätt att spara tid när det gäller att hantera din inkorg. Håll dessa pekare i åtanke och du kommer att spara tid med mallar på nolltid:
- är dina mallar skrivna bra, felfria och formaterade för att se professionella ut?,
- se till att dina konserverade svar är mycket specifika och vettigt för mottagaren, särskilt om den är inställd som ett automatiskt svar.
- det här är bara mallar för att komma igång—mallar är avsedda att tweaked och du bör alltid lägga till lite personlig information så att mottagaren känner sig värderad. Medan konserverade svar kan vara en stor tidräddare, det finns situationer när ett helt personligt svar är bättre.
- slutligen, se till att granska dina konserverade svar från tid till annan och analysera hur kunderna reagerar på dem., Om du upptäcker att du inte får det svar du vill, är det dags att uppdatera och förbättra dem.
om du arbetar i försäljning, skicka och svara på e-post är bara en del av jobbet.
ofta skickar försäljningsrepresentanter samma eller liknande e-postmeddelanden om och om igen. Men tid att utarbeta dessa är inte den bästa användningen av sin tid. Ett av de bästa sätten att öka produktiviteten är att skära ner på hur mycket tid som spenderas att skriva försäljningsmeddelanden med hjälp av konserverade svar i Gmail.
vad är konserverade svar i Gmail?,
med ”canned Responses Lab” i Gmail kan du skapa och spara flera e-postmallar i inkorgen. Dessa kan sedan skickas med antingen bara ett klick på en knapp, eller ens skickas automatiskt. Som du kan föreställa dig är det här en stor tidräknare.
inga fler kopiering och klistra in från tidigare skickade e-postmeddelanden eller slösa tid på att skriva ut samma svar om och om igen. Med konserverade svar sparar du tid och ökar produktiviteten.
när du ska använda konserverade svar:
konserverade svar hjälper dig enkelt—och snabbt—att svara på liknande situationer., Det finns många situationer där detta kan komma till nytta:
- Acceptera jobbansökningar? Ställ in ett konserverat svar för att låta sökande veta att du har fått sin ansökan och tacka dem för ansökan.
- konserverad svar kan du ställa in olika e-signaturer för olika mottagare.
- om schemaläggning av möten tar upp mycket av din tid, skapa en mall med en länk till din kalender schemaläggning programvara och låt kontakter välja en tid som fungerar.,
- när någon skickar ett e-postmeddelande för hjälp med din tjänst eller produkt, har ett e-postmeddelande redo att gå som låter dem veta att du har fått sitt meddelande och är på den.
- Om du får samma frågor om specifika resurser eller tips, skapa ett konserverat svar istället för att skriva ett nytt e-postmeddelande varje gång.
- konserverade svar kan användas för att skicka rutindokument eller pappersarbete!
Pro-Tips: Lär dig att prospektera mer effektivt med detta gratis webinar.
så här ställer du in konserverade svar i Gmail:
det bästa med den här funktionen är att det är enkelt att komma igång., Så här ställer du in konserverade svar i Gmail:
Steg 1: Aktivera konserverade svar.
innan du kan skapa en mall för konserverad respons måste du aktivera den. Klicka på kugghjulsikonen högst upp till höger i Gmail och klicka sedan på Inställningar.
När du har valt inställningar kommer det att finnas en flik med titeln Advanced på höger sida. Under den här fliken finns en lista över funktioner som du kan aktivera eller inaktivera. Aktivera konserverade svar.,
se till att spara ändringarna genom att klicka på fliken längst ner på sidan.
steg 2: Skriv ett e-postmeddelande / skapa din första Mall.
nästa steg: skriv ett e-postmeddelande för att fungera som din första mall för konserverad respons. Du kan välja att skriva något nytt, eller om du redan har ett svar från en tidigare tråd, kan du kopiera och klistra in den.
steg 3: Välj ”konserverade svar” i det nedre högra hörnet.,
När du är klar med att skriva din första mall, klicka på de tre vertikala punkterna i det nedre högra hörnet. Välj ”Canned responses” och sedan ” New canned response.”
en ruta dyker upp och ber dig att namnge ditt svar på burk. Välj något som gör det enkelt att komma ihåg vad det är för.
och det är det! Nu kan du använda dina konserverade svar för att skicka snabba, effektiva e-postmeddelanden.,
så här använder du ett konserverat svar i Gmail:
nu när du vet hur du skapar ett konserverat svar i Gmail, låt oss ta en titt på hur du sätter dessa mallar i handling.
Steg 1: Välj konserverade svar längst ner till höger.
i det nedre högra hörnet av komponeringsfönstret finns tre vertikala punkter. Klicka på det, följt av ” konserverad svar.”Välj det konserverade svar du vill använda under” infoga.”
steg 2: Välj din mottagare och skicka.,
ditt konserverade svar kopierar och klistrar automatiskt in i ditt komponentfönster. Allt du behöver göra är att välja mottagaren och skicka den.
Du kan också använda konserverade svar när du svarar på ett e-postmeddelande.
hur man skickar konserverade svar som autosvar:
ett annat sätt att dra nytta av konserverade svar är att ställa in autosvar. På så sätt är det nästan inget manuellt arbete inblandat.
Steg 1: Skapa ett nytt filter.
under Inställningar hittar du en flik som heter ”filter och blockerade adresser.,”Klicka på detta och välj ”Skapa ett nytt filter” mitt på skärmen.
steg 2: Välj dina kriterier för ett automatiskt svar.
ett nytt fönster dyker upp där du kan välja de kriterier du vill ha för ditt automatiska svar på burk. Detta inkluderar vem det är från, sökord i ämnesraden och de faktiska orden i e-postmeddelandet.
När du har fyllt i detta klickar du på ”Skapa filter.,”I nästa ruta klickar du på kryssrutan” Skicka konserverat svar ” och väljer vilken mall du vill använda.
steg 3: Klicka på ”Skapa filter” och du är klar!
klicka på ”Skapa filter” och du är klar.
När någon skickar ett e-postmeddelande med de valda sökorden eller från den e-postadress du valde får de ett automatiskt svar! Var försiktig när du väljer sökord. Om det är för brett skickar du autosvar som kanske inte gäller för vissa personer.,
4 saker att tänka på när du använder konserverade svar:
konserverade svar är ett bra sätt att spara tid när det gäller att hantera din inkorg, men det finns några saker att tänka på innan du går Mall-galen.
- är dina mallar skrivna väl, felfria och formaterade för att se professionella ut?
- se till att dina konserverade svar är mycket specifika och vettigt för mottagaren, särskilt om den är inställd som ett automatiskt svar.,
- det här är bara mallar för att komma igång—mallar är avsedda att tweaked och du bör alltid lägga till lite personlig information så att mottagaren känner sig värderad. Medan konserverade svar kan spara massor av tid, det finns situationer när en helt personlig respons är att föredra.
- slutligen, se till att granska dina konserverade svar från tid till annan och analysera hur kunderna reagerar på dem. Om du upptäcker att du inte får det svar du vill ha, ta lite tid att redigera och förbättra dem.