medan du kanske har hört termen ”1099 anställd” är det en felaktig: en 1099 anställd existerar inte tekniskt eftersom anställda klassificeras annorlunda än oberoende entreprenörer—och det är entreprenörer som använder 1099-formuläret.
1099 entreprenörer kan ofta lägga till bara den extra explosion av talang och hastighet du letar efter. Liksom anställda kommer dock oberoende entreprenörer också med en liten hög med pappersarbete.,
När du har hittat den perfekta frilansaren för ditt projekt, låt inte svimlande utbud av former och dokument slå dig ur kurs! Nu bör du alltid be din CPA för en fullständig överensstämmelse checklista, men här är en titt på några av de krav och bästa praxis som du bör ha i åtanke när du tar den nya entreprenören ombord.,
kör lönelista och förmåner med Gusto
först upp: få dina skatteblanketter i ordning
du behöver förmodligen två dokument när skatt tas ut.tiden rullar runt: en W-9 och 1099-NEC. Vi har inkluderat länkar till lämpliga dokument nedan, men du bör också mosey på över till IRS webbplats för att se till att du har de senaste versionerna.,
Steg 1: Be din oberoende entreprenör att fylla i formuläret W-9
När skatte tid rullar runt, formulär W-9 kommer att vara din bästa vän. Du behöver inte skicka den någonstans, men du måste hålla den på fil i minst fyra år. Be din entreprenör att fylla i detta formulär på Dag 1, så att du inte förvränga för det senare.
betalar du dina entreprenörer med Gusto?
ladda bara upp din W-9s och vi kommer att fil och posta 1099s för varje entreprenör.,
formulär W-9 (begäran om skattebetalarens identifikationsnummer) börjar enkelt genom att verifiera din frilansares namn och adress. Därefter kommer ruta 3 (överst i formuläret) att låta dig veta hur din entreprenörs verksamhet är klassificerad. Så länge de inte kör en S corp eller en C corp och du inte betalar via kreditkort eller en tredje part betalningsplattform (som PayPal), då kan du planera att lämna in 1099-NEC formuläret i Januari. (Mer om det nedan.) Gå vidare: del I täcker deras skattebetalarens identifikationsnummer (TIN), så att de inte kan undvika IRS., Del II hjälper dig också att bekräfta att de är lagligt tillåtet att arbeta i USA som bosatt i USA eller medborgare.
När du granskar entreprenörens W-9, se till att de kommer ihåg att befria sig från källskatt; de bör lämna in skatter på egen hand. Vi har en hel post tillägnad hur man fyller i en W-9, som du kanske vill dela med din entreprenör.
PRO tips: om din frilansare är en internationell bosatt eller medborgare, samla formulär W8-BEN istället.,
steg 2: Fyll i två 1099-NEC-formulär (kopiera A och B)
markera din kalender, eftersom det här formuläret kommer med en tidsfrist. I Januari, titta på hur mycket du har betalat den oberoende entreprenören under det senaste året. Om du har betalat dem mer än $ 600 under det senaste kalenderåret och deras affärsenhet inte är ett S corp eller C corp, måste du lämna in ett 1099-NEC-formulär.
pro tips: om du betalat din entreprenör via kreditkort eller en betalningsplattform (t.ex. PayPal), kanske du inte behöver lämna in en 1099-NEC. Betalningsavvecklingsenheten kan vara skyldig att lämna in en 1099-K.,
1099-NEC rapporterar hur mycket en oberoende entreprenör tjänat (men inte inklusive betalningar som gjorts via kreditkort eller tredje part avvecklingsplattformar) medan du arbetar med dig. Både du och din entreprenör kommer att behöva det för att fylla i dina skatter. Varje 1099-NEC kommer med en kopia A och en kopia B. Du fil kopiera A med IRS och skicka kopia B till din entreprenör. Eftersom 1099-NEC inte ingår i det kombinerade federala/statliga arkiveringsprogrammet kan du också behöva tillhandahålla en 1099-NEC till ditt tillstånd och/eller det tillstånd där din entreprenör är bosatt eller arbetar., Var noga med att kontrollera med din CPA för att vara säker på att du är i enlighet med lagar på statlig nivå.
tidsfristen är Jan. 31: Se till att du skickar 1099-NEC till IRS och din entreprenör senast den sista dagen i Januari. Om det händer att falla på en helg, har du fram till följande måndag.
om du väljer att skicka din 1099-NEC kopiera A till IRS, se till att inkludera formulär 1096: årlig sammanfattning och överföring av amerikanska returer. Detta är ett täckblad för pappersinlagor.,
för att lämna in 1099s med IRS elektroniskt via BRANDSYSTEMET behöver du en Sändarkontrollkod (TCC), som kan begäras via formulär 4419. Det tar tid att bearbeta pappersarbete, så dröj inte på det formuläret 4419. Du måste skicka in den senast den 1 November året innan du planerar att elektroniskt lämna in dina 1099s. fortfarande har frågor om elektronisk arkivering? IRS publikation 1220 har detaljerade instruktioner om hur du lämnar in dina 1099s för 2020 beskattningsåret.
för att e-posta kopia B till din entreprenör måste du få sitt skriftliga samtycke för att leverera dokumentet elektroniskt., Var noga med att följa dessa IRS krav för samtycke till elektronisk leverans innan du skickar ett e-postmeddelande till en entreprenör hans/hennes 1099-NEC. Annars måste du skicka det via post.
bästa praxis för att hålla dina papper i ordning
poster, poster, poster. När du har spikat ner skattekraven, det finns andra vanor som du bör plocka upp för att hålla din relation med entreprenören går så smidigt som möjligt.
som med andra affärsverksamheter, håll fast vid varje enskilt dokument som är relaterat till ditt arbete med en frilansare: kontrakt, fakturor, betalningsbevis och mycket mer., Här är några knep av handeln som hjälper dig att hålla dig kompatibel (och förnuftig).
fråga din oberoende entreprenör för fakturor
betala bara din 1099-entreprenör när de har skickat en faktura på ditt sätt. Spara varje faktura för dina poster. Och acceptera inga extra kostnadsrapporter. Varför? Eftersom med stor frihet kommer stort ansvar; kostnader för sin verksamhet är frilansarens ansvar.
verktyg för att kolla in:
- Bill.,för att betala och bearbeta räkningar
- skörd för spårningstid
- FreshBooks small business accounting with invoicing
bli kär i modern Lönelista
Lägg till din frilansare att betala
vänta, Jag vet vad du ska fråga: ”kan inte lägga till en frilansare för att betala oskärpa linjerna mellan entreprenörer vs anställda?”I vissa fall är det OK att lägga till dem i lönelistan., Beroende på hur länge din relation kommer att pågå, kan det vara lättare-och effektivare-att lägga till dem direkt till ditt företags lön.
behåll poster som en chef
att hålla register organiserade blir så mycket enklare om allt delas och lagras elektroniskt. Det finns dedikerade appar för fakturor och löner, men hur är det med andra dokument som kontrakt, icke-avslöjande avtal (nda) och andra arbetsrelaterade filer?,
verktyg för att checka ut:
- HelloSign, en esignaturplattform
- DocuSign, en annan esignaturplattform
- Google Dokument för dokumentdelning och lagring
att hålla detaljerade register är en del av att vara en företagsägare, men du behöver inte begrava dig under allt pappersarbete. Genom att hålla reda på din ”Måste-dos” och deadlines, och använda digitala verktyg för att effektivisera processer så mycket som möjligt, kan du hålla koll på alla krav utan mycket extra tid och ansträngning.,
ursprungligen publicerad den 26 juli 2017.