2020 språngår: vad en Extra löneperiod betyder för din lönelista (och hur vår checklista kan hjälpa till)

gör hanteringen av skottår och extra löneperioder enklare!,
Ladda ner vår
Lönechecklista

viktiga punkter:

• som ett skottår ökar 2020 chansen till en extra löneperiod, men denna förändring är inte exklusiv för språngår! Antalet löneperioder du har kan faktiskt variera varje år beroende på lön datum och frekvens.
• du har 4 alternativ när det gäller att hantera en extra löneperiod
• beroende på ditt beslut kan den extra löneperioden också påverka avdrag, särskilda lönebetalningar och inkomstskatt medinnehav.,
• vår checklista hjälper dig att hålla reda på allt som påverkas av en extra löneperiod, oavsett om det är ett skottår eller inte.

2020 skottår lägger till en extra dag av lön till året och ökar risken för en extra löneperiod, stöta antalet från 26 till 27 för anställda betalas varannan vecka (eller från 52 till 53 för anställda betalas varje vecka).

medan skottår ökar sannolikheten för en extra löneperiod, kan antalet perioder du har faktiskt fluktuera varje år beroende på ditt betalningsdatum och frekvens., Under ett år som inte är ett skottår finns det fortfarande en dag i veckan som inträffar 53 gånger, istället för den normala 52. Om din lön datum faller på denna dag, har du en extra lön period.
på grund av detta bör du räkna antalet löneperioder du har varje år, oavsett om det är ett skottår eller inte. Om du har en extra period, kan du välja att justera anställdas lönecheckar och avdrag. Se tabellen nedan för antalet dagar 2019, 2020 och 2021 för att hjälpa dig att planera i enlighet med detta.

vem påverkas?,

en extra löneperiod kan påverka löntagare som betalas veckovis eller varannan vecka. År 2020 finns det 53 onsdagar och 53 torsdagar. Som ett resultat kommer veckovisa eller varannan vecka anställda som betalas på någon av dessa dagar att uppleva en extra löneperiod.

löntagare som betalas månadsvis eller halvmånad och anställda som betalas per timme påverkas inte.

vilka är dina alternativ?

om du befinner dig med en extra löneperiod har du några alternativ för din Lönelista:

alternativ 1: Gör inga ändringar. Ge anställda sina vanliga lönecheck belopp varje period., De kommer att få något högre löner än normalt i slutet av året. 86% av arbetsgivarna väljer det här alternativet, trots den extra kostnaden som det medför för sina organisationer.

om du väljer det här alternativet, informera dina anställda om att deras ”höjning” beror på den extra löneperioden och lönerna kommer att återgå till det normala följande året.

exempel: Mary är en avlönad anställd betalas varannan vecka. Under ett ordinarie år får hon 26 lönecheckar på $ 1,538. 46 vardera, totalt $40.000. På ett år med en extra löneperiod får hon 27 lönecheckar på $ 1,538. 36, vilket ger henne en total lön på $ 41,538.,46 i slutet av året, något högre än normalt.

alternativ 2: Dela upp lönerna med 27 eller 53 (i stället för de vanliga 26 eller 52) för att redovisa den extra löneperioden. Tänk på att välja det här alternativet kan sätta press på dina anställda. Även om deras årliga löner kommer att förbli densamma som år med 26 eller 52 löneperioder, får de mindre individuella lönecheckar, vilket kan påverka deras förmåga att täcka räkningar och andra regelbundna utgifter.

Exempel: Mary får normalt 26 lönecheckar på $1,538.,46 vardera, men under ett år med en extra löneperiod, får hon 27 lönecheckar på $ 1,481. 48 vardera. Varje lönecheck minskar med $ 56.98, men hennes lön är densamma på $ 40.000.

alternativ 3: Dela upp lönerna med en mer exakt multiplikator, antingen 26.0893 för varannan vecka anställda eller 52.1786 för veckovis anställda. Lönerna kommer att fluktuera något år till år, men du behöver inte ändra dina beräkningar från 26 till 27 (eller från 52 till 53) varje år beroende på antalet löneperioder. Istället kan du använda 26.0893 eller 52.1786 varje år, oavsett antal löneperioder.,

exempel: när det finns 26 löneperioder får Mary 26 lönecheckar på $1,533.20 vardera. Detta ger upp till en total lön på $ 39,863. 09, något lägre än hennes grundlön på $ 40.000. I år med 27 löneperioder får hon 27 lönecheckar på $ 1,533. 20 vardera, vilket resulterar i en total lön på $ 41,396. 40, något högre än hennes bas.

något att notera: i år där grundlönen inte är uppfylld måste du fortfarande betala skillnaden. I Marys fall faller hon under sin grundlön med $ 136.91 när det finns 26 löneperioder., Hennes arbetsgivare måste lägga till detta belopp till sin slutliga lön så att hon når $ 40.000 i slutet av året.

alternativ 4: Ändra betalningsdatum eller betalningsfrekvens. Om du betalar anställda halv månad eller månad, istället för veckovis eller varannan vecka, har du 24 eller 12 löneperioder. Anställda kommer att få större lönecheckar mindre ofta, men deras totala lön kommer att förbli oförändrad och du behöver inte hantera en extra löneperiod.

exempel: om hennes lönefrekvens ändras till halvmånad får Mary sin $40.000 årslön i 24 lönecheckar på $1666.67 vardera.,

omväxlande, överväg att ändra organisationens betalningsdatum för att undvika extra löneperioder. År 2020 finns det till exempel 53 onsdagar, men endast 52 fredagar. Om ditt betalningsdatum är onsdag har du en extra betalningsperiod, men om du ändrar betalningsdatumet till fredag har du inte en extra betalningsperiod.

oavsett vilket alternativ du väljer, förklara tydligt för anställda vilka förändringar du gör till deras lönecheckar och varför du gör dem. Medan du kan frestas att välja det mest kostnadseffektiva alternativet (och det är inget fel med det!,), du bör också överväga hur ditt beslut kommer att påverka dina anställda. Mindre lönecheckar och störningar i etablerade lönescheman kan sänka din organisations moral.

Vad påverkar en extra löneperiod?

oavsett om du fortsätter betalningar som vanligt eller gör en förändring, kan en extra löneperiod påverka andra faktorer som är kopplade till din lön. Dubbelkolla dessa poster och hur de beräknas varje år för att säkerställa avdrag och särskilda lönebetalningar är korrekta för ditt antal löneperioder.

• Hälsoplansavdrag.,
  i de flesta fall beräknas dina anställdas förmåner avdrag baserat på 26 eller 52 löneperioder. I år med 27 eller 53 måste dessa avdrag omräknas eller blockeras under den extra löneperioden. Till exempel, om dina anställdas förmåner avgifter är schemalagda varannan vecka, Du kan över-avdrag om du inte blockerar avdrag under den extra löneperioden. Men om din anställd förmåner avdrag tas två gånger per månad, du behöver inte göra några ändringar för en extra löneperiod.
• särskilda lönebetalningar.,
  vissa särskilda löneutbetalningar baseras också på 26 eller 52 löneperioder och kommer att behöva räknas om i år med ytterligare en period. Ett exempel är underhållsbidrag som finansieras direkt från löner till anställda.
• källskatt.
  IRS kräver inte ändringar i inkomstskatt källskatt när det finns extra löneperioder, men du bör fortfarande se beräkningar justeras på lämpligt sätt. Om du inte gör det, kanske du inte undanhålla tillräckligt federal inkomstskatt., Var noga med att kontrollera statliga och lokala inkomstskatter också, eftersom potentialen för underwithholding kan vara större. Låt också dina anställda vet att de bör justera sina beräkningar för inkomstskatt källskatt om de vill hålla inne mer eller mindre än standardbeloppet.
• fördelar bidrag.
  den extra löneperioden kan också påverka hur mycket dina anställda bidrar till deras 401 (k) s, hälsa sparkonton (HSAs), och flexibla sparkonton (FSAs)., Om anställda vill bidra med de maximala beloppen kan de behöva ändra hur mycket de drar av från varje lönecheck för att nå det numret i slutet av året.
• lönespecifikationer dokumenterade i erbjudandebrev, kontrakt och kollektivavtal.
  innan du bestämmer dig för hur du kompenserar anställda under ett år med en extra löneperiod, granska erbjudande brev och andra dokument om ersättning. Kollektivavtal är särskilt specifika för löneperioder och löner, så kontrollera dem noggrant., Om dessa dokument endast anger en årlig lön kan du välja något av ovanstående alternativ för att nå det beloppet. Men om dokumenten anger att anställda kommer att betalas i veckovisa eller varannan vecka kontroller av lika stora belopp, måste du följa och välja Alternativ 1.
• endast för skottår: en extra dag.
  skottår lägger till en extra dag till kalenderåret, inte bara en extra löneperiod. Om någon av dina beräkningar beror på antalet dagar på ett år, se till att du uppdaterar det numret i dina formler från 365 till 366., Om du använder en löneleverantör, se till att de har redovisat 29 februari i sitt system.

Extra löneperioder är vanligare under skottår, men de kan inträffa vilket år som helst beroende på betalningsdatum och frekvens. Om du har en extra löneperiod, överväga hur du vill kompensera anställda och kom ihåg att kontrollera de andra faktorer som kan följa löneförändringar.
Klicka här för att ladda ner vår kompletta Lönechecklista för skottår och Extra löneperioder, och nå ut till din löneleverantör om du har några ytterligare frågor.,