the Case for Managing MRO Inventory (Română)

By MMH Staff · April 1, 2013

într-o slujbă anterioară, am fost manager de materiale într-o unitate de producție. Un” pătuț de scule ” a fost depozitul pentru consumabile de birou și consumabile de siguranță; cea mai mare parte a inventarului de întreținere, reparații și operațiuni (MRO) a fost controlată de Departamentul de întreținere și a fost stocată în toată instalația. Grupul meu și-a propus să aducă cele mai bune practici în gestionarea inventarului în lanțul de aprovizionare MRO.,elementele de fixare au fost prima categorie de componente MRO pe care am abordat-o. Am selectat un furnizor care să vină și să umple în mod regulat elementele de fixare într-o zonă centrală de stocare. Furnizorul a inventariat și aprovizionat coșurile și ne-a facturat lunar. Această simplă modificare a procesului a eliminat multitudinea de comenzi de achiziție și costurile asociate care fuseseră tipice aranjamentului anterior; a fost, de asemenea, conceput pentru a se asigura că personalul de întreținere știa întotdeauna de unde să obțină elementele de fixare de care aveau nevoie pentru sarcinile lor., cu toate acestea, a existat o rezistență continuă la ideea ca funcția de management al materialelor să preia controlul asupra întregii aprovizionări MRO. Punctul de cotitură a venit atunci când stocul de conuri de turnătorie—folosit pentru a controla fluxul de metal topit dintr—o oală de cuptor-a fost lăsat să se epuizeze, iar echipa de achiziții a trebuit să aprovizioneze și să accelereze reaprovizionarea într-o duminică. A devenit clar pentru toată lumea că a făcut mai mult sens de afaceri pentru a stoca consumabile de turnătorie în pătuț instrument. Curând după aceea, livrările suplimentare de conuri de transvazare au fost mutate în pat., Nu numai că MRO a fost întreținut și comandat central după aceea, dar menaj zona de întreținere a turnătoriei sa îmbunătățit, deoarece nu mai existau derapaje de materiale care stau în jur ca „lucruri de întreținere.”
după cum demonstrează acest scenariu, este posibil să se eficientizeze practicile de gestionare a inventarului MRO și să se producă beneficii semnificative pentru organizație ca rezultat. Acest articol va aborda câțiva dintre pașii de bază pe care organizațiile îi pot lua pentru a-și îmbunătăți activitățile lanțului de aprovizionare MRO.,

inventarul MRO: oportunitatea

În primul rând, să fim clari despre ceea ce înțelegem prin „consumabile MRO.”Vorbim despre consumabilele consumate în procesul de producție, dar care nu devin parte a produsului final sau nu sunt esențiale pentru producția comercială a organizației.,1 această definiție include elemente, cum ar fi reparații de componente, lichide de răcire, lubrifianți, și scule precum și rechizite de birou, de curățare și alte produse de curățenie, mobilier, corpuri de iluminat, materiale de construcții, livrările de siguranță, și alte consumabile care nu sunt legate direct la organizația de bază de produse sau servicii. cheltuielile pentru inventarul MRO pot fi foarte substanțiale. Doar două exemple: sondajul anual al Asociației Helicopter International privind performanța operațională arată că 40% până la 45% din cheltuieli sunt legate de întreținere.,2 și la un furnizor de automobile de nivel unu, aproximativ 40% din cheltuielile anuale de achiziție sunt consumate de materiale MRO. Pe măsură ce companiile continuă să lupte pe frontul costurilor, puțini văd probabilitatea ca cheltuielile MRO să scadă. Un sondaj recent a arătat că aproape 60 la sută dintre managerii din industria prelucrătoare chestionați se așteaptă să își mențină nivelul de cheltuieli MRO în 2013.din păcate, deși, MRO aprovizionare este adesea trecute cu vederea ca o responsabilitate „inventar”; ca o consecință, este rareori manipulate cu rigoarea și atenția pe care ar trebui să fie., Este cu atât mai regretabil în 2013 și cu atât mai crucial pentru organizații să înțeleagă și să își gestioneze costurile, având în vedere numeroasele incertitudini și volatilitatea economiei globale. Cu toate acestea, în experiența mea, activitățile de aprovizionare MRO au puțină responsabilitate directă și sunt conduse prea des de stocuri, mai degrabă decât de orice plan general al lanțului de aprovizionare. Frecvent, am văzut situații în care inventarul MRO este cheltuit și se află într-o zonă fără niciun sistem de localizare identificabil, ID sau istoric de utilizare., Deși mai multe companii sunt de părere că livrările MRO sunt adevărate costuri care pot fi urmărite și controlate, în mod clar există loc pentru un control sistematic și metode mai eficiente de manipulare.managementul tradițional al inventarului-care acoperă materiile prime, componentele, lucrările în proces (WIP) și
produsele finite—este controlat și gestionat la niveluri optime, oferind suficientă aprovizionare pentru a acoperi nevoile actuale de producție și pentru a permite cele mai probabile contingențe., Inventarul este în general verificat printr-un proces cunoscut sub numele de numărarea ciclului, folosind analiza ABC costing. Inventarul este primit și localizat într-un depozit sau într-o locație WIP și decrementat pe măsură ce este utilizat. Atunci când se utilizează un sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), inventarul poate fi completat printr-o recomandare de reordonare prin MRP sau printr-un sistem de tip kanban în care Furnizorul sau vânzătorul este notificat și inventarul este completat. Facturile de materiale sunt păstrate pentru produsele finale; ele detaliază suma și costurile inventarului., Nu există niciodată o problemă de senior management a pune capăt sistemului, pentru a accelera acest proces; asta ar strica totul, de la spate de spălare a inventarului precizie, și multe alte indicatori-cheie de performanță.cu toate acestea, inventarul MRO nu are adesea majoritatea acestor controale sau practici. Este foarte rar măsurată în ceea ce privește inventarul la îndemână, viraje, obsolescență sau utilizare. În general, se transformă mai puțin de o dată pe an; ratele de solicitare pentru umplere sunt de obicei mai mici de 80 la sută.3 frecvent, multe dintre livrările necesare pentru sarcinile MRO sunt de fapt în stoc, dar pur și simplu nu pot fi localizate., Un alt deficit de performanță: multe dintre elementele necesare pentru întreținere sau reparații sunt obținute cu achiziții la fața locului care ignoră prețul în favoarea disponibilității. Și mai rău: transportul de marfă accelerat devine și un factor. Există, de asemenea, costul de nefuncționare neplanificate, de așteptare pentru componente de reparații care ar putea fi deja undeva în instalație. în același timp, există problema devierii personalului de întreținere foarte plătit de la reparații și activități de întreținere planificate. Faptul că aceștia efectuează lucrări de gestionare a materialelor nu este cea mai bună utilizare a abilităților și timpului lor., Am auzit mai mult de un manager de plante plângându-se despre personalul de întreținere stând într-un birou vorbesc cu furnizorii, și în aceeași respirație, gemând despre echipamente de nefuncționare. există, de asemenea, diferențe mari în gestionarea fluxului de numerar atunci când comparăm practicile tradiționale de gestionare a inventarului cu ceea ce este încă tipic cu MRO. Nu este neobișnuit ca un manager de întreținere să încerce să „economisească bani” cumpărând cantități mai mari de componente ale mașinilor, de exemplu, pentru a obține pauza de preț., Dar asta înseamnă, în general, o cheltuială mare de numerar pentru inventar, care este cheltuită atunci când este primită, mai degrabă decât să fie în cărți—și care se pot pierde sau deveni caduce. Pe partea de producție, lanțul de aprovizionare profesioniști se confruntă cu problemele de volum va ocupa de negocierile permis pentru a primi reduceri de volum, dar, de obicei, va împărți livrări în mai multe întâlniri, prin urmare, reduce cheltuiala de impact, reducând cantitatea de spațiu necesar pentru stoc, și pentru a permite comanda de anulare în cazul în care elementele nu mai sunt necesare.,o altă practică MRO comună este utilizarea inventarelor „ascunse” sau „private” ale materialelor pe care indivizii le păstrează pentru a se asigura că au elementele atunci când au nevoie de ele. Materialul poate fi în cutii de scule, rafturi sau ascunse în dulapuri de lucru. Acest inventar squirreled departe vine la unele costuri considerabile pentru organizație-totul, de la evident excesul de inventar pentru a accelera taxele de transport de marfă.,4

am participat la mai multe curățiri de plante unde au fost reorganizate suprafețe mari și materialul a fost eliminat deoarece echipamentul pentru care a fost achiziționat nu mai există sau mai frecvent, nimeni nu își amintește de ce materialul a fost achiziționat în primul rând. În aceleași facilități, am văzut piese accelerate pentru o lucrare de reparații de urgență, doar pentru ca persoana de întreținere din a doua schimbare să efectueze reparația cu piesele deja în cutia de scule. Un alt exemplu: într-o unitate auto de nivel unu, am avut biți de prelucrare care au fost stocați pe un sistem de onoare., Într-o zi, nu existau biți la îndemână și nimic la comandă. În timp ce cumpărătorii au făcut apeluri frenetice, oamenii de operațiuni au făcut planuri de extindere a utilizării biților rămași. Sa presupus că operațiunile vor suferi în decurs de 12 ore. După cum s-a dovedit, a existat suficient stoc în cutiile de instrumente ale operatorilor pentru a rula operațiunea mai mult de 48 de ore, fără a face niciuna dintre gimnastica necesară pentru a prelungi durata de funcționare a fiecărui bit. există un pic de „complex Superman” pe ecran în astfel de circumstanțe; angajatul salvează ziua pentru că are părțile potrivite chiar acolo.,

cinci cele mai bune practici în managementul MRO

deci, care sunt semnele distinctive ale bunului management al inventarului MRO? Din experiența mea, există cinci aspecte care constituie cele mai bune practici:

1. locația centrală a inventarului MRO. Este invariabil mai eficient pentru a stoca livrările MRO într-o singură locație centrală pe instalație, mai degrabă decât păstrarea lor în diferite locații neidentificate. Este esențial să aveți sisteme informatice pentru a urmări, gestiona și controla inventarul., Înarmată cu date de utilizare și costuri de tranzacție, o organizație își poate „dimensiona corect” inventarul MRO în conformitate cu standardele de performanță ale lanțului de aprovizionare.5într-un furnizor de automobile de nivel unu, am mutat toate elementele de întreținere într-o zonă controlată. Inventarul a fost catalogat, atribuit numere de piese, și situat pe rafturi, care au fost, de asemenea, identificate cu un ID de locație. Inventarul a fost apoi valorificat, sporind bilanțul și permițând urmărirea corectă a costurilor întreținerii de rutină a echipamentelor., Noua „magazie” a fost apoi dotată cu personal cu experiență în lanțul de aprovizionare, care a stabilit relații cu furnizorii și care a înțeles conceptul de parteneriat cu furnizorii pentru a ajuta la reducerea costurilor. Acolo unde este practic, furnizorii au fost încurajați să dețină și să păstreze controlul asupra inventarului și să expedieze cantități minime pentru a acoperi cerințele de inventar „după cum este necesar”. Au existat, de asemenea, eforturi de control al costurilor prin utilizarea unor componente cu costuri mai mici, dar pe deplin compatibile, mai degrabă decât a pieselor „preferate de întreținere”., Împreună, aceste inițiative au pus bazele unui program de întreținere preventivă; programul a implicat programarea echipamentelor de nefuncționare și de instituire a unui alege lista de reparații de articole si furnituri, asigurându-se că echipamentele costurile de reparație vor fi înregistrate cu acuratețe și bugetul de prognoză se va îmbunătăți semnificativ.
2. inventar lot controlat de furnizor. Multe organizații au folosit cu succes terțe părți pentru a gestiona inventarul MRO.,6 abordările Vendor-managed inventory (VMI)—bine dovedite în managementul lanțului de aprovizionare principal-implică adesea personalul furnizorului aflat la fața locului pentru a gestiona inventarul. Acest lucru permite personalului clientului să se concentreze asupra funcțiilor lor de bază, cu asigurarea că inventarul MRO este gestionat corect de un partener de încredere. Și înseamnă că furnizorul, având în vedere o vizibilitate mai mare a cererii din aval, poate fi capabil să ofere reduceri de volum la care un reprezentant de întreținere la client nu ar avea acces.,Abordarea VMI poate reduce, de asemenea, documentele și poate reduce numărul de tranzacții de inventar pe partea clientului, deoarece clientul plătește pentru material așa cum este utilizat. Facturarea poate fi apoi programată săptămânal sau lunar pentru a eficientiza procesul datoriilor, reducând numărul de comenzi de achiziție create și reducând astfel costurile tranzacției. Aceste economii pot fi impresionante de la sine: cifrele pentru costurile de procesare a unei comenzi de achiziție (PO) variază de la 60 USD la 300 USD, numărând costurile tuturor, de la salariile personalului implicat la costurile datoriilor și costurile comunicațiilor.,7 Să presupunem o cifră de $150; o reducere de 50 la sută la un volum anual de comenzi 5,000 MRO ar fi de $375,000 numai în costurile PO.
3. o bază de date exactă, actualizată. Acesta este un alt element important, împreună cu standardizarea proceselor de stocare, consum și analiză pentru o mai bună gestionare. Atunci când există procese standard de afaceri, este mai ușor să se dezvolte o bază de date precisă, în timp util, care, la rândul său, permite echipelor de întreținere/instalații să planifice mai bine activitățile de întreținere programate și le permite să estimeze costurile mult mai precis., De asemenea, termenele necesare pentru o întreținere programată vor fi mai precise, permițând personalului operațional să planifice mai bine în jurul unei perioade de nefuncționare și să nu stocheze materiale, deoarece timpii morți au fost întotdeauna mai lungi decât s-a promis în trecut. Elementele de fixare sunt una dintre categoriile de piese MRO pentru care o bază de date exactă poate fi dezvoltată foarte rapid. Mulți furnizori de elemente de fixare vor furniza echipamentele de depozitare (rafturi, coșuri sau rafturi), vor eticheta locațiile și vor număra și stoca locațiile. Clientul trage apoi orice elemente care sunt necesare., Nu există nicio tranzacție și nu este nevoie de o comandă de solicitare sau de cumpărare. Furnizorul repopulează pe un program convenit și facturează lunar sau de două ori pe lună pe baza consumului. Acest lucru reduce considerabil numărul de comenzi de cumpărare și reduce semnificativ timpul și forța de muncă asociate care intră în procesul de inventariere.
4. un set de indicatori cheie de performanță. Ca în orice proiect sau gestionare a unei operațiuni, trebuie stabiliți indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a măsura factori precum economiile, costurile și uzura morală într-un proiect MRO., Dacă ceva este suficient de important pentru a urmări, ar trebui măsurat, astfel încât managementul superior nu poate fi doar informat cu privire la progresul proiectului, ci și să vadă beneficiile sale cuantificabile. Unele măsuri de luat în considerare ar putea include zile sau luni de inventar la îndemână, numărul de stocări, raportul dintre comenzile în grabă și comenzile de reaprovizionare și ratele de obsolescență a pieselor. Măsuri precum acestea ar trebui urmărite și postate, astfel încât cei responsabili să poată vedea cum funcționează și sunt în măsură să acționeze pentru a îmbunătăți performanța., În exemplul articolelor de turnătorie menționate anterior, am reușit să reducem numărul de comenzi de cumpărare de 500 USD de la 10 -12 pe săptămână la zero, prognozând utilizarea și comandând în cantități mai mici, cu livrări mai frecvente.Datele ar trebui incluse în raportarea lunară sau trimestrială către conducere. Dacă performanța inventarului MRO se reflectă în implementarea și gestionarea acestuia de către profesioniștii lanțului de aprovizionare, atunci KPI-urile sale vor fi probabil puncte pozitive în orice raport. Pentru început, desigur, pot exista date care sunt mai puțin măgulitoare pentru unele departamente., Cu toate acestea, raportarea deschisă a acestor date va aduce atenția corespunzătoare asupra problemelor și, în timp, îmbunătățirile datelor vor deveni pozitive pentru întreaga organizație. Alternativa într-adevăr nu este viabilă: atunci când o problemă este ascunsă sau ignorată, va deveni în curând și mai gravă, potențial deraierea carierei.
5. educația lanțului de aprovizionare pentru personalul MRO. Adesea, eforturile de educație continuă, cum ar fi o serie de seminarii privind gestionarea inventarului, vor permite celor implicați în MRO să înțeleagă importanța aderării la cele mai bune practici., Expunerea la profesioniștii din lanțul de aprovizionare organizațiilor, cum ar fi de STUDIU sau ISM poate fi de mare ajutor; cumpărători, planificatorii, și multe alte categorii de profesioniștii din lanțul de aprovizionare cu regularitate beneficia de educație în curs de desfășurare programe oferite de astfel de organizații și de programe de certificare pe care le conduc. Există și alte beneficii ale unor astfel de programe: managerii lanțului de aprovizionare au indicat că au văzut programele de formare ca semne ale angajamentului companiilor față de cariera lor.,8

Noțiuni de bază

nu pretind că reorganizarea activităților de inventar MRO este un exercițiu snap-of-the-degete-ceva care este „unul și făcut” cu un simplu e-mail de la top management. Există multe tradiții culturale care susțin status quo-ul, nu cel de care sunt apărării de gazon de către manageri și toc-tragerea de mulți care se tem de pierderea controlului și multe altele care sunt neîncrezători în orice moduri diferite de a face lucrurile pentru că vor dovadă că noul drum va fi mult mai bine.

schimbarea trebuie să înceapă undeva., Cel mai bun loc pentru a începe este cu date care arată modul în care activitățile subpar MRO sunt de fapt în comparație cu normele de gestionare a inventarului. Poate fi un adevărat deschizător de ochi pentru conducerea superioară pentru a revizui cheltuielile anuale de întreținere pe piese sau pentru a vedea costurile de transport de marfă accelerate percepute pentru întreținere. Aceste două elemente singure pot fi suficiente pentru ca managementul de vârf să înceapă să pună întrebări. Și cu directorii executivi angajați, schimbarea reală poate începe să se întâmple.,după cum am menționat anterior, una dintre cele mai ușoare zone pentru a începe o revizuire a inventarului MRO este cu elemente de fixare—Componente omniprezente, cu costuri reduse, ale căror procese principale ale lanțului de aprovizionare sunt foarte mature. Mulți furnizori de top de elemente de fixare oferă programe VMI foarte avantajoase. Odată ce astfel de procese sunt în vigoare pentru dispozitivele de fixare, este un pas destul de ușor să începeți să mutați alte consumabile simple de întreținere într-un pătuț de scule sau o altă metodă de control al inventarului. O altă metodă simplă și practică este utilizarea automatelor pentru a distribui consumabilele de bază., Mașinile dispun de un cod care este tastat în locul de muncă numărul de ordine sau numărul de angajat, de exemplu—sau acceptă ID-ul angajaților atunci când glisează cartea de identitate.

eficiența MRO este la vedere. De fapt, au fost așa de zeci de ani. Nu sunt necesare întâlniri la nivel înalt, nu sunt necesare programe de consultanță la scară largă și nu sunt necesare grupuri de lucru de management pentru a justifica economiile care pot fi realizate. Sper că acest articol vă oferă o parte din impulsul pe care organizația dvs. ar putea avea nevoie pentru ca lanțul de aprovizionare MRO să funcționeze la întregul său potențial.,

Note:

20 noiembrie 2019