o cerere de informații (RFI) este un document incredibil de util.
atunci când sunt elaborate în mod corespunzător, RFIs permit companiilor să adune informații ușor digerabile despre potențialii furnizori. Ele încurajează, de asemenea, concurența între furnizori, clarifică potențialele soluții noi și permit companiilor să ia măsuri semnificative pentru a obține soluția cea mai rentabilă și de cea mai înaltă calitate disponibilă.dar majoritatea companiilor greșesc procesul., Fie că este vorba de cercetare slabă, documentație prost scrisă sau urmărire ineficientă, greșelile simple duc adesea la rezultate mai puțin decât optime.
sfat: citiți răspunsul RFP.deci, dacă vă pregătiți să trimiteți un RFI sau dacă sunteți dornici să eficientizați procesele curente ale companiei dvs., v-am acoperit.vom sublinia cei mai importanți pași pentru crearea de RFIs-uri puternice, vom defini termeni cheie și vă vom spune exact cum să faceți procesele formale existente cât mai eficiente posibil.,o cerere de informații este un document care solicită informații de la furnizori despre produsele și/sau serviciile lor. Este un document preliminar, de obicei trimis la începutul procesului de cumpărare, cu scopul de a aduna informații generale despre capacitatea unui furnizor de a satisface nevoile unei companii și de a rezolva probleme unice.în general, un RFI este utilizat pentru a filtra potențialii candidați (în special în domeniul construcțiilor, IT și publicitate) înainte de a trimite o cerere de ofertă mai specifică (RFP) sau o cerere de ofertă (RFQ).
un RFI urmează, în general, un format standard., Scopul expeditorului este de a evalua care potențiali furnizori sunt viabili. Ca atare, este necesar un anumit grad de specificitate în răspunsurile furnizorilor. Cu toate acestea, propuneri detaliate sau citate nu sunt furnizate în acest stadiu.
trimiterea unui RFI are o serie de beneficii.în primul rând, permite companiilor să reducă semnificativ grupul de potențiali furnizori – ceea ce va duce la economii de timp și bani în etapele ulterioare, când trebuie evaluate propuneri detaliate.,în al doilea rând, deoarece răspunsurile sunt trimise într-un format standard, răspunsurile la un RFI sunt extrem de utile pentru comparație.în cele din urmă, un RFI poate încuraja concurența între furnizori, mai ales atunci când este distribuit pe o platformă publică care invită un număr mare de răspunsuri.sfat: aflați despre cel mai bun software RFP care vă poate ajuta să vă gestionați procesele RFI, RFP și RFQ în 2019.
RFI vs RFQ vs RFP
diferența fundamentală între un RFI, un RFQ, și un RFP este nivelul de detaliu pe care fiecare include., De asemenea, RFIs, RFQs și RFP sunt trimise în diferite etape ale procesului de achiziție, cu RFQs sau RFP trimise atunci când o companie are o listă scurtă verificată de potențiali furnizori și este gata să cumpere.un RFI reprezintă cea mai timpurie etapă a procesului de cumpărare. Scopul său principal este de a colecta informații. În mai multe cazuri, un RFI constituie un pas preliminar făcut înainte de trimiterea unei cereri de propunere sau de ofertă și deschiderea procesului de licitare.de exemplu, un organism de atribuire a granturilor ar putea trimite un RFI pentru a filtra o listă de destinatari cărora intenționează să le solicite propuneri de grant.,
Iată o scurtă trecere în revistă a diferențelor cheie:
cerere de informații (RFI)
o cerere de informații generale despre capacitatea unui furnizor de a furniza un produs sau un serviciu – cu orice nevoi unice ale companiei solicitante luate în considerare.
cerere de ofertă (RFQ)
solicitare de ofertă specifică pentru un set standardizat de produse. Într-o cerere de ofertă, o companie va furniza o defalcare articol cu articol a serviciilor sau produselor exacte de care are nevoie, împreună cu termenele de livrare., O cerere de ofertă este similară cu o cerere de ofertă (RFT), care invită la licitație pentru un proiect.
cerere de propuneri (RFP)
solicitare de propuneri aprofundate pentru un anumit proiect. Un RFP diferă de un RFQ în sensul că caută soluții specifice pentru o problemă non-standard, adesea un proiect larg, mai degrabă decât o ofertă pentru un set definit de produse care vor avea aceleași specificații (sau foarte similare), indiferent de furnizor. În acest caz, furnizorii pot fi companii mari sau persoane fizice, ca în cazul unei cereri de propuneri independente.,un RFQ, de exemplu, poate fi folosit pentru a solicita o ofertă pentru un anumit număr de servere și desktop-uri ca parte a unui sistem IT. Un RFP, pe de altă parte, ar fi utilizat pentru un proiect mai general, cum ar fi o soluție externalizată pentru serviciul pentru clienți.
legate de: RFI, RFP, și RFQ…acum ce este un RFT? Aflați mai multe despre o cerere de ofertă!
cum arată un RFI bun?
Deci, cum arată un RFI bun?când o companie trimite un RFI, are în vedere un obiectiv foarte specific: evaluarea furnizorilor cât mai rapid și mai eficient posibil.,în acest scop, un RFI solid va avea aproape întotdeauna următoarele șase calități:
solicită ca informațiile să fie furnizate într-un format standard
un RFI bine conceput va oferi detalii clare despre modul în care trebuie formatate răspunsurile. De preferință, va fi inclus un șablon care corespunde specificului informațiilor solicitate.
oferă îndrumări clare pentru răspunsuri
împreună cu un format clar pentru răspunsuri, sunt furnizate și detalii suplimentare despre cum să răspundeți., Aceste linii directoare includ un interval de timp sau un termen limită pentru depunere, îndrumări despre modul în care Furnizorii pot solicita clarificări suplimentare și detalii despre cum să includă orice informații neesențiale-cum ar fi momentul în care un furnizor ar putea avea o soluție nouă care ar putea fi mai potrivită nevoilor companiei.
nu include cereri de produse/servicii prea detaliate
rețineți că un RFI este utilizat pentru a obține informații generale. Dacă o companie solicită prețuri specifice pentru produse fără a utiliza șablonul RFQ corect, va duce la pierderea timpului atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.,
nu încercați să îmbinați scopuri separate în această etapă. Este esențial să rețineți că RFIs sunt destinate scopurilor comparative, nu pentru a lua o decizie finală de cumpărare.
consideră destinatarul
rețineți că un furnizor trebuie să epuizeze resurse pentru a pregăti un răspuns. Făcând cât mai ușor posibil pentru destinatari să colecteze și să trimită informațiile necesare va spori atât calitatea, cât și cantitatea răspunsurilor.
bazat pe un șablon dovedit
RFIs ar trebui să se bazeze pe șabloane care au funcționat bine în trecut.,software-ul Cloud proposal oferă instrumentele de analiză și creare de documente necesare pentru a integra șabloane eficiente în software-ul dvs. existent și pentru a crea un flux de lucru inteligent pentru propuneri.
(Sursa: PandaDoc)
pârghii urmărirea celor mai bune practici
cercetările arată că e-mailurile sunt trimise cel mai bine dimineața târziu în timpul săptămânii, iar e-mailurile de urmărire ar trebui trimise cu regularitate aproape imediat după primul e-mail. Urmați cele mai bune practici pentru a asigura răspunsuri rapide.
cum se scrie un RFI
RFIs tind să aibă o structură similară, strâns legată de un format de propunere., În timp ce fiecare RFI este unic – bazat pe nevoile unice ale expeditorului – înțelegerea acestui format de bază vă va oferi o bună pregătire în realizarea RFIs eficiente.
includeți următoarele patru elemente în RFI:
Prezentare generală
aici, evidențiați ceea ce căutați în termeni generali, împreună cu câteva informații introductive despre compania dvs.
prezentarea generală nu trebuie să depășească câteva paragrafe. După ce ați citit-o, vânzătorii ar trebui să înțeleagă că documentul este un RFI, să știe cine sunteți și să fie clar despre ce rezultate aveți nevoie.,în această secțiune, ar trebui să detaliați mai detaliat produsele și/sau serviciile de care aveți nevoie. Precizați în mod explicit orice specificații exacte – cum ar fi prețurile generale, termenele de livrare, cerințele de personal etc. – care sunt adecvate în acest stadiu.
nu doriți să fiți prea detaliate, dar ar trebui să oferiți suficiente informații pentru ca furnizorul să ofere un răspuns cuprinzător în conformitate cu cerințele dvs. informaționale, permițându-vă să faceți o comparație robustă.,
instrucțiuni despre cum să răspundeți
este important să includeți detalii despre modul în care un destinatar ar trebui să răspundă.
includeți instrucțiuni despre formatul pe care destinatarii ar trebui să îl utilizeze sau, chiar mai bine, un șablon pre-făcut. De asemenea, includeți termenul limită pentru răspunsuri aici.
puncte de clarificare
orice alte detalii care nu se încadrează în alte secțiuni ar trebui să fie puse aici.puteți include informații despre soluții pe care nu le căutați – cum ar fi alternative similare, dar nedorite, preferințe pentru personal, dovezi ale experiențelor trecute (studii de caz) și așa mai departe., De asemenea, puteți include informații despre procesul dvs. de evaluare.
RFIs în industria construcțiilor
RFIs în industria construcțiilor servesc două funcții.pe de o parte, RFIs multiple – pentru muncă, materiale de construcție, servicii de arhitect, etc. – sunt trimise înainte de începerea lucrărilor, pentru a măsura costurile estimate ale proiectului și pentru a alege furnizorii.pe de altă parte, este obișnuit ca RFIs să fie utilizat pe tot parcursul construcției, pe măsură ce apar noi cerințe și se întâlnesc ambiguități în planurile existente.RFIs sunt documente de construcție cruciale., De exemplu, acestea sunt adesea trimise contractorilor existenți pentru a căuta clarificări cu privire la materiale, modele, specificații etc. Există formate standardizate pentru solicitarea acestui tip de informații, care permit tuturor părților să se coordoneze cu ușurință.
RFIs în publicitate
selectarea unui serviciu de publicitate, în special pentru un proiect mai mare, poate fi descurajantă. Există o mulțime de agenții, fiecare cu propriul său etos și puncte forte de design. În plus, propunerile complete de publicitate durează de obicei mult timp pentru a evalua. Acest lucru face ca filtrarea candidaților în primele etape să fie foarte importantă.,deoarece agențiile de publicitate sunt strâns aliniate cu mărcile clienților lor, RFIs pentru publicitate ar trebui să includă mai multe detalii despre expeditor decât alte industrii.în mod similar, deoarece serviciile de publicitate tind să fie destul de” deschise”, este adesea oportun să se pună întrebări mai generale – despre cultură, experiențe trecute, abordare generală etc. – și să caute studii de caz ale proiectelor recente. Rich media – cum ar fi videoclipuri și imagini-au, de asemenea, un loc în publicitate RFIs.,RFIs în sectorul IT
RFIs sunt deosebit de utile pentru sectorul IT, deoarece companiile necesită adesea soluții nuanțate și adaptate pentru perioade lungi de timp. Aceste soluții sunt fundamentale pentru funcționarea unei companii și reprezintă invariabil o investiție considerabilă, deci procesul de selecție este crucial.RFIs sunt modalități excelente de a iniția contactul cu noi furnizori., Procesul de evaluare va implica probabil numeroase etape în etapele ulterioare-implicând demonstrații în persoană și defalcări detaliate articol cu articol-astfel încât aceste cerințe de afaceri ar trebui clarificate în RFI.mai mult, deoarece soluțiile IT sunt sub numeroase procese inter-departamentale, un RFI pentru sectorul IT ar trebui să fie clar cu privire la toate rezultatele multiple necesare – cum ar fi rularea salarizării, gestionarea resurselor umane, integrarea cu tehnologia existentă etc. – pentru a se asigura că un furnizor le poate satisface.,utilizate corect, RFIs sunt extrem de benefice în economisirea de timp și bani. Acestea vă permit să evaluați rapid zeci – dacă nu chiar sute-de furnizori, să obțineți cel mai bun preț posibil și să formați noi relații câștig-câștig.concentrarea pe procesele care stau la baza este cheia reală a succesului cu RFIs. Implementarea strategiilor de scriere dovedite este esențială. Utilizarea tehnologiei care vă permite să urmăriți, să testați și să vă îmbunătățiți procesele RFI este absolut critică.
dar nu luați cuvântul nostru pentru asta, lăsați rezultatele să vorbească de la sine!,
sunteți gata să aflați mai multe despre diferitele procese de propuneri? Aflați despre cel mai bun software de achiziții din 2019 din recenziile utilizatorilor reali.