această postare a fost publicată inițial pe 12 Mai 2015 și a fost actualizată cu informații noi pe 12 septembrie 2017.
acel raport săptămânal despre starea proiectului este seva fluxului de comunicare al unui proiect creativ.aici setați așteptările, atribuiți sarcini, raportați progresul, recunoașteți problemele și conveniți asupra intervalelor de timp. Indiferent de domeniul de activitate sau de domeniul de aplicare al proiectului, ar trebui să aveți această comunicare săptămânală vitală pentru fiecare proiect creativ. Faceți acest lucru și puțin – dacă este ceva – poate cădea prin fisuri.,dar nu toate rapoartele de stare sunt create în mod egal. Nici toate organizațiile nu au același raport de stare a proiectului „șablon”. Mai mult, nu toți clienții doresc să vadă – și doresc ca echipele lor să vadă – aceleași informații despre stare. cum faceți față acestor cerințe complexe și comunicați în continuare în mod eficient? Ce se întâmplă în crearea unui raport convingător de stare a proiectului?
voi împărtăși opiniile mele cu privire la crearea unor rapoarte eficiente de proiecte creative în acest articol.,
scopul unui raport de stare a proiectului
în centrul său, un raport de stare a proiectului este un dispozitiv de comunicare.și așa cum am spus mai devreme, comunicarea este singura cerință cea mai importantă pentru managementul de proiect.prin urmare, scopul unui raport privind starea proiectului este de a comunica starea actuală a proiectului tuturor părților interesate (clienți, sponsori, propria echipă). Aici spuneți tuturor părților interesate cum rezistă proiectul, ce repere au fost realizate și ce probleme vă confruntați.,dacă scopul tău este să fii eficient și transparent, un raport detaliat de stare este una dintre cele mai puternice arme din arsenalul tău.deși beneficiile rapoartelor de stare ale proiectului sunt multe, cele pe care ar trebui să le cunoașteți sunt:
- transparență: rapoartele de stare ale proiectului includ actualizări detaliate cu privire la etapele realizate și în așteptare. De asemenea, îi avertizează cu privire la orice probleme actuale sau viitoare. Acest lucru îmbunătățește transparența și generează încredere. identificarea și evitarea riscurilor: managementul riscului este o parte esențială a managementului integrat al proiectelor., Un raport de stare include de obicei o imagine de ansamblu detaliată a problemelor și riscurilor deschise. Acest lucru vă poate ajuta să identificați și să evitați riscurile din timp.
- o mai bună gestionare a resurselor: raportul de stare vă ajută să urmăriți progresul diferitelor resurse. Acest lucru vă poate ajuta să puteți transfera resursele în/din proiect, după cum este necesar. De exemplu, dacă progresul este lent, deoarece echipa de proiectare este submanificată, puteți aduce designeri suplimentari pentru a îmbunătăți ritmul.
- sănătate proiect: raportul de stare oferă o imagine de ansamblu la nivel înalt a stării de sănătate a proiectului., Vă va spune (și părțile interesate) dacă există prea multe probleme deschise sau prea multe repere ratate. Dacă sănătatea este slabă, puteți lua măsuri pentru a corecta cursul mai devreme. responsabilitate: raportul de stare spune tuturor exact ce parte a proiectului lipsește și ce trebuie realizat în viitor. Acest lucru vă ajută să vă mențineți echipa responsabilă.
- buget / scope creep: acest raport va clarifica dacă proiectul este în afara bugetului sau dacă există prea multe cereri de schimbare deschise care duc la creep scope – vital pentru pm eficient.,
dincolo de acestea, raportul de stare a proiectului creează, de asemenea, o pistă de hârtie de probleme deschise și preocupări. Acest lucru poate fi foarte util în cazul unor conflicte viitoare.pentru a rezuma, un raport de stare a proiectului vă oferă o mai mare claritate, îmbunătățește urmărirea și creează o înregistrare a progresului proiectului. Ca unul dintre cele mai importante instrumente, ar trebui să luați tot timpul și efortul necesar pentru a-l face cât mai util posibil.,
Componente ale unui Proiect Creativ Raport de Stare
scopul unui proiect raport de stare este de a urmări progresul și să ofere claritate cu privire la potențiale probleme. Astfel, ar trebui să aibă următoarele componente:
I. progresul sarcinilor
această secțiune a raportului este destinată să ofere părților interesate o imagine de ansamblu asupra progresului proiectului prin urmărirea sarcinilor finalizate, deschise și viitoare.
ar trebui să aibă trei componente:
ce sa realizat
Acest lucru este destul de de bază; urmărește sarcinile finalizate, adică., ce s-a realizat în proiect până acum. de obicei, aceasta acoperă doar ultima perioadă de raportare. Cu toate acestea, am văzut situații în care managementul sau clienții au dorit ca aceasta să fie o raportare continuă a realizărilor majore cheie cu date.
în acest fel, etapele de proiect finalizate sunt întotdeauna disponibile pentru toți, chiar dacă nu vă uitați la un program de proiect principal (pe care, în mod surprinzător, mulți clienți urăsc să-l privească, deoarece fie le este greu să-l urmeze, fie nu-l înțeleg).,
ce se întâmplă acum
această porțiune a raportului acoperă activitățile care sunt în desfășurare în acest moment. Acesta este de obicei un rezumat al tuturor sarcinilor importante active din programul proiectului. Rezumatul ar trebui să fie la un nivel ridicat, nu la nivelul detaliat al sarcinilor, așa cum este raportat în programul proiectului principal. adesea ,aceasta este baza pentru cea mai mare parte a discuției care se va întâmpla la apelul săptămânal de stare sau la întâlnirea cu echipa de proiect și clientul.
ce urmează
această secțiune oferă părților interesate o imagine de ansamblu asupra sarcinilor viitoare., Este deosebit de util, deoarece ajută la asigurarea faptului că nimeni nu este surprins atunci când o activitate este pe cale să înceapă.
îmi place să mă uit la ceea ce urmează, nu doar în săptămâna următoare, ci în următoarele două săptămâni. Oamenii au nevoie de timp pentru a se pregăti mental. Oferindu-le fereastra doar o săptămână de ce sarcini sunt pe cale să înceapă nu este suficient timp pentru ei să fie gata să conducă sarcinile viitoare. un heads-up de două săptămâni ajută de obicei semnificativ. La urma urmei, scopul meu este să-i fac productivi și de succes, să nu-i prind cu garda jos și să contribuie la eșecul lor.
II., Așa cum am spus mai devreme, una dintre responsabilitățile majore ale raportului de stare a proiectului este de a urmări problemele deschise, riscurile potențiale și cererile de schimbare. Având o secțiune separată pentru a urmări aceste ajută foarte mult.
Iată ce ar trebui să includă în această secțiune:
probleme curente status
fiecare proiect are unele probleme. O listă a acestor probleme nerezolvate, care este starea curentă sau elementul de acțiune pentru fiecare problemă și cui i se atribuie fiecare problemă este un lucru minunat de inclus în raportul de stare.,
îl ține în fața tuturor și îl face ușor să îl includă ca un punct de discuție vital în timpul apelurilor de stare săptămânale.
riscuri deschise
această parte are două componente:
- alertează părțile interesate cu privire la orice riscuri deschise curente și planul de management pentru a le face față.
- oferă părților interesate o imagine de ansamblu a planului de management al riscurilor pentru a identifica și a face față riscurilor în general.
cereri de schimbare
gestionarea cererilor de schimbare este o parte esențială a responsabilităților unui PM., Utilizați această secțiune pentru a urmări cererile curente de modificare deschise. Evidențiați, de asemenea, ce măsuri trebuie să ia părțile interesate pentru a răspunde fiecărei solicitări.de exemplu, dacă există o modificare a domeniului de aplicare al proiectului, ați putea dori ca o parte interesată să crească bugetul proiectului. nu uitați: sarcina dvs. nu este doar de a cataloga preocupările, ci și de a oferi îndrumări părților interesate cu privire la modul de abordare a acestora.
istoricul comenzilor de schimbare
informațiile despre ordine de schimbare sunt doar în scop informativ., Este totuși o idee bună să includeți un rezumat al acestora în raportul săptămânal de stare, astfel încât clientul să fie conștient de cum și de ce domeniul de aplicare (și bugetul) s-a schimbat până acum pe durata de viață a proiectului.
III. Repere & Rezultate
diagrame Gantt în Workamajig pentru urmărirea diferite repere
Acest lucru este în cazul în care urmăriți ce procent din proiect a fost finalizat si ce repere ai realizat până acum., Împreună cu secțiunea progresul sarcinilor, aceasta va oferi părților interesate o imagine de ansamblu asupra modului în care se desfășoară proiectul.
Aici e ceea ce ar trebui să includă în această secțiune:
Etapele finalizate
Utilizați această secțiune pentru a arăta părțile interesate:
- Cât de mult (în procente) de fiecare etapă a fost finalizată până în prezent
- Curent repere
- Terminat repere
- etapele Viitoare
Încercați să utilizați un format vizual (cum ar fi o diagramă Gantt) pentru a îmbunătăți înțelegerea.,
Start/sosire date
Pentru fiecare reper major, includ:
- Planificate de start/sosire date
- Efective de start/sosire date
Acest lucru va spune oamenilor cât de repede (sau lent) ai fost cu progresul proiectului până în prezent.în această secțiune, veți raporta cu privire la starea de sănătate financiară a proiectului, adică cât de mult din buget a fost consumat și dacă sunteți pe cale să țineți pasul cu așteptările bugetare.
această secțiune nu este obligatorie, desigur., Unii clienți preferă să nu divulge bugetul proiectului și sănătatea financiară tuturor. În acest caz, puteți fie să eliminați complet această secțiune, fie să oferiți o imagine de ansamblu la nivel înalt, cu detalii minime. Lăsați rapoarte detaliate pentru vizualizarea analizei financiare.
cum se creează un șablon de raport privind starea proiectului
deoarece trebuie să trimiteți raportul săptămânal/bi-săptămânal / lunar, evident că doriți un șablon de raport privind starea proiectului pentru a ușura lucrurile.,
iată câteva sfaturi pe care trebuie să le urmați atunci când creați șablonul:
creați o prezentare generală detaliată
părțile interesate sunt ocupate. În timp ce unii dintre ei vor săpa prin întregul raport, cei mai mulți preferă să obțină o imagine de ansamblu rapidă a preocupărilor majore dintr-o privire.astfel, începeți raportul cu o prezentare generală detaliată.
Iată ce ar trebui să includeți în această prezentare generală:
- identificatori de proiect: plasați cele mai evidente informații – numele proiectului, data și numele managerului de proiect – în partea de sus a raportului.,
- Rezumatul proiectului: Un scurt rezumat al celor mai mari probleme, riscuri și repere. Includeți orice lucru care necesită atenția urgentă a părților interesate.
- sănătatea proiectului: starea actuală de sănătate a diferitelor părți ale componentelor proiectului (progresul sarcinilor, etapele, riscurile etc.).).
utilizați vizualizarea acolo unde este posibil
vizualizarea face rapoartele complexe mult mai ușor de citit pentru directorii legați de timp. Ori de câte ori este posibil, utilizați o structură vizuală pentru a partaja informații, în special în secțiunea Prezentare generală.,de exemplu, puteți utiliza culoarea verde pentru a arăta că o componentă este în stare bună de sănătate, roșie pentru ceva care are nevoie de atenție.dacă aveți de gând să adopte această abordare, asigurați-vă că pentru a stabili convenții pentru date vizuale. Ar trebui să fie clar pentru toată lumea ce implică culorile „galbene” sau „roșii”. Părțile interesate ar trebui să știe ce fel de date vor fi reprezentate în ce format (graficul Gantt pentru progresul sarcinilor, graficele procentuale pentru repere etc.). unele dintre acestea ar putea fi evidente pentru dvs. (cum ar fi codurile de culoare pentru sănătatea proiectului), dar este întotdeauna mai bine să fii evident decât să presupui ceva.,
utilizați același șablon
consistența este esențială pentru claritate atunci când raportați informații. Utilizați același șablon în toate rapoartele de stare pentru a vă asigura că părțile interesate nu se confundă. rețineți că acest lucru vă va limita flexibilitatea. Nu veți putea face modificări din mers dacă doriți să raportați informații noi.astfel, asigurați-vă că primul șablon are loc pentru toate informațiile pe care ați putea dori să le raportați în viitor. Este mai bine să supra-raport decât să sub-raport.,
Utilizare Software de Management de Proiect
Proiect de statut de raportare în Workamajig
Creative software de management de proiect ca Workamajig face raportarea mult mai ușor. Software-ul PM poate urmări în mod automat starea diferitelor etape și progresul sarcinii. Instrumente precum Workamajig se aliniază, de asemenea, cu programul și bugetul proiectului dvs. pentru a vă oferi (și părților interesate) o perspectivă clară asupra sănătății financiare a proiectului.majoritatea instrumentelor PM au, de asemenea, instrumente integrate de raportare pentru a vă ajuta să creați rapid rapoarte de stare și activitate ale proiectului., Puteți exporta aceste rapoarte ca PDF-uri pentru partajarea cu clienții.
concluzie
raportul privind starea proiectului creativ este unul dintre cele mai vitale instrumente de comunicare aflate la dispoziția dumneavoastră. Veți trimite rapoarte săptămânal, bi-săptămânal sau lunar. Înțelegerea scopului unui raport de stare și a tuturor componentelor incluse în acesta va face raportarea mult mai ușoară.
acum că ați citit acest lucru, cum diferă acest lucru de practicile standard de raportare a proiectelor? Ce elemente pe care le-am enumerat mai sus nu considerați vitale?, Și ce articole includeți săptămânal pe care le-am omis sau nu le-am menționat?