corpul de management al cunoștințelor (PMBOK) împarte proiectele în cinci faze. Deși termenul „fază” implică faptul că acestea se desfășoară în ordine cronologică, în practică ele pot fi executate în ordine. De exemplu, atunci când apar modificări ale proiectului, managerul de proiect va reveni la faza de planificare. Din acest motiv, ele sunt numite oficial grupuri de proces.
grupurile de proces sunt:
- inițiere. Proiectul este autorizat, finanțat și definit., Această fază are loc la nivel organizațional (adică deasupra proiectului). Organizația definește o nevoie de afaceri proiectul este menit să satisfacă.
- planificare. Managerul de proiect elaborează un plan de management de proiect, care definește modul în care proiectul va fi realizat, cine va face munca, cât timp va dura și așa mai departe. Planul de management al proiectului trebuie aprobat de sponsorul proiectului pentru a deveni oficial, iar modificările trebuie reaprobate în conformitate cu procesele de gestionare a modificărilor descrise în acesta.
- execuție., Echipa de proiect ajunge să lucreze producând rezultatele proiectului.
- monitorizare & Controlling. Managerul de proiect se asigură că lucrările se desfășoară în conformitate cu planul și urmărește abaterile folosind analiza valorii câștigate pentru program și cost, precum și monitorizarea domeniului de aplicare, a Comunicațiilor, a furnizorilor și a oricărui alt element necesar pentru a se asigura că proiectul merge conform planului.
- închidere. Proiectul trebuie să fie închis oficial, detaliile finale determinate, vânzătorii eliberați și așa mai departe.,
inițiere proiect
această fază include lucrările inițiale necesare pentru crearea și autorizarea proiectului. În PMBOK conține doar două procese:
- dezvoltarea Cartei de proiect
- Identificarea părților interesate
scopul cartei de proiect este de a încorpora proiectul și de a autoriza managerul de proiect. Este dezvoltat de Organizația performantă (adică deasupra proiectului), dar poate fi delegat managerului de proiect., Acesta conține toate informațiile necesare pentru a îndeplini această funcție, dar poate include și lucruri precum:
- declarație de aplicare
- alocarea inițială a bugetului proiectului
- părțile interesate primare
odată ce proiectul a fost inițiat, managerul de proiect continuă în faza de planificare.
Planificarea proiectului
această fază este frecvent subestimată. În PMBOK, acesta conține toate cele 10 domenii de cunoștințe ale proiectului. Succesul proiectului este, de obicei, direct legat de cantitatea de planificare care a fost efectuată.,documentul primar de management de proiect creat în această fază se numește plan de management de proiect și conține următoarele informații:
- factori de succes. Se stabilește definiția succesului proiectului. Aceasta include, de obicei, programul și bugetul, dar de multe ori există mulți alți factori mai mici, care nu pot fi trecute cu vederea.
- declarație de aplicare. Lucrarea care va face parte din proiect este identificată și limitele sale stabilite.
- livrabile. Produsele și / sau serviciile pe care proiectul le va produce sunt enumerate.
- program., Proiectul este împărțit în SARCINI. Termenele fiecărei sarcini sunt determinate și termenele limită pentru fiecare proiect livrabil sunt determinate.
- buget. Costul estimat al fiecărei sarcini este determinat și rulat într-un buget general al proiectului.
- planul de Resurse Umane. Rolurile și responsabilitățile echipei de proiect sunt identificate și se stabilește metoda de achiziție pentru membrii echipei de proiect.
- planul de management al calității. Sunt identificate standardele de calitate pentru livrabile și stabilite valorile de asigurare și control al calității.
- planul de management al riscului., Cele mai importante riscuri pentru factorii de succes ai proiectului (#1) sunt determinate și analizate pentru a se asigura că pot fi gestionate.
- planul de management al achizițiilor publice. Sunt stabilite nevoile furnizorilor externi și sunt stabilite metodele de achiziție și control al furnizorilor externi.
- proceduri de schimbare. Documentația și metodele prin care vor fi tratate modificările aduse planului de management al proiectului.planul de management al proiectului trebuie aprobat de sponsorul proiectului pentru a demara faza de execuție a proiectului., Din acest punct de vedere, modificările trebuie făcute prin metodele de control al modificărilor proiectului descrise în plan, care în mod normal ar trebui să includă o reaprobare de către sponsorul proiectului.
execuția proiectului
în această fază are loc cea mai mare parte a lucrărilor de proiect. Managerul de proiect direcționează și gestionează activitatea proiectului, iar echipa de proiect o realizează. Rezultatele proiectului sunt produse și livrate sponsorului proiectului (sau oricui sunt produse). Cele două documente cheie de management de proiect în această fază sunt:
- actualizări ale stării proiectului., Managerul de proiect produce actualizări periodice de stare în conformitate cu cerințele planului de management al proiectului. Aceste actualizări includ, în general, starea costurilor și a programului, precum și proiecțiile viitoare.
- comunicarea părților interesate. Fiecare parte interesată trebuie, în general, să fie comunicată în termeni proprii cu informații specifice acestora. În timpul execuției proiectului, această comunicare este realizată conform descrierii din planul de management al proiectului.
monitorizarea și controlul
această fază are loc simultan și paralel cu faza de execuție a proiectului., Managerul de proiect trebuie să efectueze o monitorizare și un control suficiente pentru a se asigura că rezultatele proiectului sunt produse la timp, în buget și la o calitate suficientă.cea mai mare parte a timpului unui manager de proiect în faza de monitorizare a proiectului va fi cheltuită pentru un proces numit analiza valorii câștigate. În acest sistem managerul de proiect calculează starea proiectului din două puncte de vedere: program și Cost. Se poate face în orice moment și vă poate oferi un avertisment avansat excelent al proiectului care se rătăcește.,variabilele calculate în această metodă sunt:
- valoarea planificată( PV), este suma bugetată pentru fiecare sarcină la punctul de analiză specificat (de obicei astăzi).
- valoarea câștigată (EV), este suma reală de finalizare a fiecărei sarcini în raport cu bugetul sarcinii.
- costul real (AC), este cheltuielile reale pentru fiecare sarcină.
- Cost Variance (CV) este suma pe care proiectul într-o poziție depășire sau depășire a costurilor. CV = EV-AC
- Indicele de performanță a costurilor (IPC) este suma relativă pe care proiectul o depășește sau se află sub buget. IPC = EV / AC.,
- Schedule Variance (SV) este suma pe care proiectul este în spatele sau înainte de termen. SV = EV-PV.
- Indicele de performanță program (SPI) este suma relativă pe care proiectul este înainte sau în spatele program. SPI = EV / PV.
- mai multe variabile în avans includ bugetul la finalizare (BAC), estimarea la finalizare (EAC), varianța la finalizare (VAC), estimarea la finalizare (ETC) și indicele de performanță complet (TCPI). Fiecare dintre aceste variabile este descrisă în ghidul nostru practic pentru analiza valorii câștigate.,analiza valorii câștigate este instantanee, adică vă va oferi un statut de proiect chiar la punctul de analiză. Este un „instantaneu” al programului proiectului și al stării bugetului la un moment dat.dacă monitorizarea proiectului are ca rezultat modificări ale planului de management al proiectului, sunt implementate procedurile de control al modificărilor prezentate în plan. Pentru proiectele mici, acest lucru ar putea fi la fel de simplu ca un formular „change log”.
închiderea proiectului
interesant este că închiderea proiectului este faza cea mai ignorată (sau minimizată) de managerii de proiect., Acest lucru este, probabil, pentru că bugetul proiectului este plecat, sau mai ales plecat. Sau poate vrem doar să mergem mai departe. Dar indiferent de ce, faza de închidere a proiectului este extrem de vizibilă pentru directorii corporativi și poate avea un impact major asupra carierei managerilor de proiect.
închiderea proiectului are un singur management de proiect livrabil: un raport final. Acest raport ar trebui să aibă următoarele părți:
- închidere formală. Contractele sunt finalizate, iar proiectul este declarat complet.
- finanțare. Bugetul final al proiectului este confirmat și excesul de finanțare este eliberat în venituri generale.,
- achiziții. Contractele de furnizor ale proiectului sunt finalizate și certificate de finalizare emise.
- detalii finale. Documentarea lucrărilor efectiv efectuate, ca-a construit desene, sau alte detalii care trebuie să fie depusă departe pentru referințe ulterioare.
- pasive. Trebuie stabilite și convenite garanții, acoperire de asigurare și obligațiuni.
- eliberarea resurselor. Echipa de proiect, echipamentele și alte resurse trebuie returnate la locul lor de drept.
- lecții învățate. Documentarea lecțiilor învățate în timpul proiectului poate fi de neprețuit pentru proiectele viitoare.,