wirtualny asystent to osoba, która świadczy usługi administracyjne klientom podczas pracy zdalnej. Wirtualni asystenci są często niezależnymi, samozatrudnionymi kontrahentami, choć można również współpracować z agencją wirtualnych asystentów., Dodatkowo wielu kandydatów posiada kilkuletnie doświadczenie na stanowisku asystenta administracyjnego lub kierownika biura w profesjonalnej oprawie biurowej.
Jeśli rozważasz zatrudnienie wirtualnego asystenta, oto wszystko, co musisz wiedzieć:
obowiązki wirtualnego asystenta
jedną z głównych zalet zatrudniania wirtualnego asystenta Jest to, że małe firmy mogą wybrać i zapłacić za określone usługi, których potrzebują., Ten poziom elastyczności może zaoszczędzić właścicielom firm tysiące dolarów rocznie, a jednocześnie dać im możliwość rozszerzenia umowy w miarę rozwoju ich firmy i zapotrzebowania na więcej usług.,
niektóre z najczęstszych zadań i obowiązków wirtualnego asystenta obejmują:
- zarządzanie kalendarzem/harmonogramem
- Organizacja podróży
- organizacja plików
- monitorowanie poczty e-mail
- Zarządzanie połączeniami
- Księgowość i rachunkowość
- Zarządzanie mediami społecznościowymi
- weryfikacja potencjalnych klientów i partnerów
- zadania obsługi klienta
w zależności od potrzeb firmy wirtualny asystent może działać jako asystent wykonawczy, asystent administracyjny lub osobisty asystent.
potrzebujesz wirtualnego asystenta?,
- dla wielu małych firm myśl o zatrudnianiu i przekazywaniu określonych zadań wirtualnemu asystentowi jest zniechęcająca. Niektórzy właściciele firm mogą czuć, że nie mają budżetu ani czasu na wprowadzenie wirtualnego asystenta do swojej firmy. Jednak tak jak nie można zbudować Imperium samodzielnie, nie można poradzić sobie z każdym aspektem swojej działalności samodzielnie.
oto kilka oznak, że czas zatrudnić wirtualnego asystenta:
- spędzasz zbyt dużo czasu na powtarzalnych lub męczących zadaniach., Jeśli zastanawiasz się nad wynajęciem wirtualnego asystenta, ale nie jesteś pewien, czy jesteś gotowy, zacznij śledzić, ile czasu poświęcasz na obsługę małych, błahych zadań. Zadania te mogą obejmować odpowiadanie na wiadomości e-mail, zarządzanie kalendarzem lub rezerwację terminów. Jeśli spędzasz kilka godzin w tygodniu na powtarzalnych zadaniach, może to być czas, aby zlecić je wirtualnemu asystentowi.
- nie potrzebujesz pełnoetatowej pomocy, tylko dodatkowej pomocy. Jeśli Twoja firma potrzebuje pełnoetatowego asystenta, który zarządza kilkoma zaangażowanymi zadaniami, nie zatrudniaj wirtualnego asystenta., Wirtualni asystenci są raczej idealni dla firm, które muszą odciążyć jedno lub dwa konkretne zadania lub projekty, które nie uzasadniają zatrudniania pełnoetatowego pracownika.
- masz na to budżet. Przed wynajęciem wirtualnego asystenta przygotuj analizę kosztów i korzyści, aby określić wartość swojego czasu w porównaniu z kosztem czasu spędzonego na pracy nad konkretnymi zadaniami. Jeśli dysponujesz budżetem na zatrudnienie podwykonawcy w niepełnym wymiarze godzin, a analiza kosztów i korzyści wskazuje, że zyskasz cenny czas wstecz, poszukaj wirtualnego asystenta.,
wynajęcie wirtualnej pomocy na próbę to dobry pierwszy krok do znalezienia pracownika, który będzie pasował do kultury twojej małej firmy.
jak wynająć wirtualnego asystenta
Krok 1: udokumentuj swoje procesy
zanim zaczniesz szukać wirtualnego asystenta, udokumentuj każde zadanie, projekt i proces, które chcesz przekazać asystentowi. Tam, gdzie to możliwe, twórz dokumenty szkoleniowe lub standardowe procedury operacyjne, które nowi pracownicy lub kontrahenci mogą wykorzystać do szybkiego wdrożenia., Bądź dokładny i upewnij się, że zawierają wszelkie pożądane wyniki, które chcesz osiągnąć.
Krok 2: zamieść Opis stanowiska
następnie utwórz Opis stanowiska, który jest jasny, zwięzły i przedstawia konkretne zadania, które chcesz delegować. Powinieneś również dołączyć listę umiejętności i narzędzi, które kandydaci powinni posiadać lub być biegli, takich jak Excel, G Suite, Zendesk itp. Po przygotowaniu opisu stanowiska pracy możesz go opublikować na stronie internetowej lub w katalogu., Popularne miejsca, w których można znaleźć wirtualnego asystenta, to:
- Upwork
- Virtual Assistant Assistant
- QuickMonday
- Guru
Krok 3: Przeglądaj aplikacje i przeprowadzaj wywiady
w zależności od stron, na których publikujesz Opis stanowiska, możesz szybko rozpocząć przesiewanie setek aplikacji. Aby szybko odfiltrować kandydatów o niskim wysiłku, rozważ dodanie nietypowego pytania lub” Easter egg ” w swoim ogłoszeniu o pracy. Na przykład na dole opisu możesz poprosić wnioskodawców o podanie nazwy swojej ulubionej książki.,
Po rozpoczęciu rozmowy kwalifikacyjnej upewnij się, że zadajesz dokładne pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej, aby upewnić się, czy są one w stanie obsłużyć zadania, które chcesz przekazać.
Krok 4: wynajmij na próbę
gdy znajdziesz silnego kandydata, jeśli to możliwe, wynajmij go na próbę. To da ci czas, aby zobaczyć, jak działają i czy dobrze pasują do Twojej firmy. Jeśli zaczniesz pracować z wirtualnym asystentem, który nie działa, najlepiej szybko zerwać więzi i przejść dalej., Jeśli znajdziesz kogoś, kto rozumie twoje potrzeby i dobrze pasuje do Twojej firmy, możesz wnieść je bardziej do owczarni.
CO— ma na celu czerpanie inspiracji od czołowych cenionych ekspertów. Jednak przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji biznesowej należy skonsultować się z profesjonalistą, który może Ci doradzić w oparciu o twoją indywidualną sytuację.
chcesz przeczytać więcej? Śledź nas na LinkedIn!