The Case for Managing MRO Inventory (Polski)

by MMH Staff · April 1, 2013

we wcześniejszej pracy byłem kierownikiem ds. materiałów w zakładzie produkcyjnym. „Szopka narzędziowa” była repozytorium materiałów biurowych i materiałów bezpieczeństwa; większość zapasów konserwacyjnych, napraw i operacji (MRO) była kontrolowana przez Dział konserwacji i była przechowywana w całym zakładzie. Moja grupa postanowiła wprowadzić najlepsze praktyki w zarządzaniu zapasami do łańcucha dostaw MRO.,

elementy złączne były pierwszą kategorią komponentów MRO, którą się zajmowaliśmy. Wybraliśmy dostawcę, który przyjeżdża i regularnie uzupełnia elementy złączne w centralnej strefie magazynowania. Dostawca inwentaryzował i zaopatrywał kosze i fakturował nas co miesiąc. Ta prosta zmiana procesu wyeliminowała mnogość zamówień i związane z nimi koszty, które były typowe dla poprzedniego rozwiązania; została również zaprojektowana tak, aby personel konserwacyjny zawsze wiedział, gdzie uzyskać elementy złączne potrzebne do ich zadań.,

jednak nadal był opór wobec pomysłu przejęcia kontroli nad całością dostaw MRO przez funkcję zarządzania materiałami. Punkt zwrotny nastąpił, gdy zapasy stożków odlewniczych—używanych do kontroli przepływu stopionego metalu z kadzi piecowej—mogły się wyczerpać, a zespół zakupowy musiał w niedzielę zaopatrywać się i przyspieszać uzupełnianie. Stało się jasne dla wszystkich, że bardziej sensowne było zaopatrzenie odlewni w szopkę narzędziową. Wkrótce potem do szopki przeniesiono dodatkowe zaopatrzenie w stożki gwintujące., MRO nie tylko było centralnie konserwowane i zamawiane po tym, ale sprzątanie obszaru konserwacji Odlewni poprawiło się, ponieważ nie było już poślizgów materiałów siedzących wokół jako ” rzeczy konserwacyjne.”
Jak pokazuje ten scenariusz, możliwe jest usprawnienie praktyk zarządzania zapasami MRO i uzyskanie znaczących korzyści dla organizacji. W tym artykule omówiono kilka podstawowych kroków, które organizacje mogą podjąć w celu usprawnienia działań w łańcuchu dostaw MRO.,

MRO Inventory: the Opportunity

przede wszystkim wyjaśnijmy, co rozumiemy przez „MRO supplies.”Mówimy o dostawach zużywanych w procesie produkcyjnym, ale które nie stają się częścią produktu końcowego lub nie są kluczowe dla sprzedaży produkcji organizacji.,1 Definicja ta obejmuje takie elementy, jak elementy naprawcze, płyny tnące, smary i Narzędzia, a także materiały biurowe, środki czystości i inne produkty sprzątające, meble, oprawy oświetleniowe, materiały budowlane, materiały bezpieczeństwa i inne materiały eksploatacyjne, które nie są związane bezpośrednio z podstawowymi produktami lub usługami organizacji.

wydatki na inwentaryzację MRO mogą być bardzo znaczne. Tylko dwa przykłady: coroczne badanie wydajności operacyjnej Helicopter Association International pokazuje, że 40-45 procent wydatków jest związanych z konserwacją.,2 a w przypadku jednego dostawcy z branży motoryzacyjnej około 40 procent rocznych wydatków na zakupy jest zużywanych przez materiały MRO. Ponieważ firmy nadal walczą na froncie kosztów, niewielu widzi prawdopodobieństwo spadku wydatków na MRO. Ostatnie badanie wykazało, że prawie 60 proc. ankietowanych menedżerów przemysłu wytwórczego spodziewa się utrzymania poziomu wydatków na MRO w 2013 r.

Niestety dostawa MRO jest często pomijana jako odpowiedzialność za „inwentaryzację”; w konsekwencji rzadko jest traktowana z rygorem i uwagą, jaką powinna być., Jest to tym bardziej godne ubolewania w 2013 r., a tym bardziej istotne dla organizacji, aby zrozumieć i zarządzać swoimi kosztami, biorąc pod uwagę wiele niepewności i zmienności globalnej gospodarki. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że działania w zakresie zaopatrzenia MRO mają niewielką bezpośrednią odpowiedzialność i są zbyt często napędzane przez zapasy, a nie przez jakikolwiek nadrzędny plan łańcucha dostaw. Często widziałem sytuacje, w których zapasy MRO są wydatkowane i znajdują się w obszarze bez żadnego możliwego do zidentyfikowania systemu lokalizacyjnego, identyfikatora lub historii użytkowania., Chociaż coraz więcej firm uważa, że dostawy MRO są prawdziwymi kosztami, które można śledzić i kontrolować, wyraźnie jest miejsce na systematyczną kontrolę i bardziej efektywne metody obsługi.

MRO vs. „realne” Zarządzanie zapasami

tradycyjne zarządzanie zapasami—obejmujące surowce, części składowe, pracę w procesie (WIP) i
wyroby gotowe—jest kontrolowane i zarządzane na optymalnych poziomach, zapewniając wystarczającą ilość dostaw, aby pokryć bieżące potrzeby produkcyjne i umożliwić najbardziej prawdopodobne nieprzewidziane sytuacje., Inwentaryzacja jest ogólnie sprawdzana za pomocą procesu znanego jako liczenie cyklu, przy użyciu analizy ABC kosztowania. Inwentaryzacja jest odbierana i zlokalizowana w magazynie lub lokalizacji WIP i zmniejszana w miarę jej użytkowania. Gdy enterprise resource planning (ERP) system jest wykorzystywany, inwentaryzacja może być uzupełniana poprzez zmianę kolejności za pośrednictwem MRP lub poprzez Kanban typu systemu, w którym Dostawca lub sprzedawca jest powiadamiany i inwentaryzacja jest uzupełniana. Rachunki materiałów są przechowywane dla produktów końcowych; wyszczególniają one ilość i koszty zapasów., Nigdy nie ma problemu, aby kierownictwo wyższego szczebla wykonało bieg końcowy wokół systemu w celu przyspieszenia procesu; to zaszkodziłoby wszystkim, od płukania wstecznego po dokładność zapasów i wiele innych kluczowych wskaźników wydajności.

jednak w inwentarzu MRO często brakuje większości tych kontroli lub praktyk. Jest to bardzo rzadko mierzone pod względem zapasów na rękę, obroty, starzenie się lub użytkowania. Zwykle zamienia się mniej niż raz w roku; stawki żądania wypełnienia są zwykle mniejsze niż 80 procent.3 często wiele zapasów potrzebnych do zadań MRO jest w magazynie, ale nie można ich po prostu zlokalizować., Kolejny niedobór wydajności: wiele przedmiotów wymaganych do konserwacji lub napraw uzyskuje się dzięki zakupom punktowym, które ignorują cenę na rzecz dostępności. Co gorsza: przyspieszony transport staje się również czynnikiem. Wiąże się to również z kosztami nieplanowanych przestojów, czekania na elementy naprawcze, które mogą już być gdzieś w obiekcie.

jednocześnie pojawia się problem odchodzenia wysoko opłacanych pracowników utrzymania ruchu od napraw i planowanych czynności konserwacyjnych. Przeprowadzanie przez nich prac związanych z zarządzaniem materiałami nie jest najlepszym wykorzystaniem ich umiejętności i czasu., Słyszałem, jak więcej niż jeden kierownik Zakładu skarży się na personel konserwacyjny siedzący w biurze i rozmawiający z dostawcami, i tym samym oddechem, jęcząc o przestojach sprzętu.

istnieją również duże różnice w zarządzaniu przepływami pieniężnymi, gdy porównujemy tradycyjne praktyki zarządzania zapasami z tym, co jest nadal typowe dla MRO. Często zdarza się, że kierownik ds. utrzymania ruchu próbuje „zaoszczędzić pieniądze”, kupując większe ilości, powiedzmy, komponentów maszyn, aby uzyskać przerwę cenową., Ale ogólnie oznacza to duże nakłady pieniężne na inwentarz, który jest wydatkowany, gdy otrzymał, a nie jest w księgach—i które mogą się zgubić lub stać się przestarzałe. Po stronie produkcji specjaliści ds. łańcucha dostaw borykający się z podobnymi problemami dotyczącymi wolumenu zajmą się negocjacjami umożliwiającymi otrzymanie rabatów ilościowych, ale zazwyczaj podzielą dostawy na wiele terminów, zmniejszając w ten sposób wpływ na koszty, zmniejszając ilość miejsca na półce wymaganego dla zapasów i umożliwiając anulowanie zamówienia w przypadku, gdy produkty nie są już potrzebne.,

Rooting Out the „Hidden” Inventory

inną powszechną praktyką MRO jest stosowanie „ukrytych” lub „prywatnych” zapasów materiałów, które jednostki przechowują w celu zapewnienia, że mają przedmioty, kiedy ich potrzebują. Materiał może znajdować się w skrzynkach narzędziowych, półkach lub ukrytych w szafach roboczych. To squirreled away inwentaryzacji pochodzi z pewnych znacznych kosztów dla organizacji-wszystko od oczywistych nadmiaru zapasów do przyspieszonych opłat frachtowych.,4

brałem udział w kilku oczyszczalniach, gdzie duże obszary zostały zreorganizowane, a materiał został wyrzucony, ponieważ sprzęt, na który został zakupiony, już nie istnieje lub częściej, nikt nie pamięta, dlaczego materiał został zakupiony w pierwszej kolejności. W tych samych obiektach widziałem części przyspieszone do naprawy awaryjnej, tylko po to, aby osoba obsługująca drugą zmianę wykonała naprawę z częściami już w swojej skrzynce narzędziowej. Inny przykład: w jednym zakładzie motoryzacyjnym Tier One mieliśmy obrabiane bity, które były zaopatrzone w system honoru., Pewnego dnia nie było żadnych drobiazgów pod ręką i nic na zamówienie. Podczas gdy nabywcy wykonywali szalone rozmowy, ludzie z operacji planowali rozszerzyć użycie pozostałych bitów. Zakładano, że operacja zakończy się w ciągu 12 godzin. Jak się okazało, w skrzynkach narzędziowych operatorów było wystarczająco dużo zapasów, aby działać przez ponad 48 godzin bez wykonywania żadnej gimnastyki wymaganej do przedłużenia żywotności każdego bitu.

w takich okolicznościach jest trochę „Superman complex”; pracownik ratuje sytuację, bo ma odpowiednie części.,

pięć najlepszych praktyk w zarządzaniu MRO

Jakie są więc cechy dobrego zarządzania zapasami MRO? Z mojego doświadczenia wynika, że najlepszą praktyką jest pięć aspektów:

1. centralna lokalizacja inwentaryzacji MRO. Niezmiennie bardziej wydajne jest przechowywanie materiałów MRO w jednym centralnym miejscu na obiekt, a nie przechowywanie ich w różnych niezidentyfikowanych lokalizacjach. Kluczowe znaczenie ma posiadanie systemów komputerowych do śledzenia, zarządzania i kontroli zapasów., Dysponując danymi o użytkowaniu i kosztami transakcji, organizacja może „dopasować” swoje zapasy MRO zgodnie ze standardami wydajności łańcucha dostaw.5W jednym z dostawców motoryzacyjnych, przenieśliśmy wszystkie elementy konserwacji do kontrolowanego obszaru. Inwentarz został skatalogowany, przypisano numery części i umieszczono na półkach, które zostały również oznaczone identyfikatorem lokalizacji. Inwentarz został następnie skapitalizowany, zwiększając bilans i umożliwiając prawidłowe śledzenie kosztów rutynowej konserwacji sprzętu., Nowy „magazyn” został następnie obsadzony doświadczonymi pracownikami łańcucha dostaw, którzy nawiązali relacje z dostawcami i którzy rozumieli koncepcję współpracy z dostawcami, aby pomóc obniżyć koszty. Tam, gdzie jest to praktyczne, dostawcy byli zachęcani do posiadania i kontrolowania zapasów oraz do wysyłania minimalnych ilości w celu pokrycia” w razie potrzeby ” wymagań dotyczących zapasów. Podjęto również wysiłki w celu kontrolowania kosztów za pomocą tańszych, ale w pełni kompatybilnych komponentów, a nie” preferowanych ” części., Łącznie inicjatywy te stworzyły podstawy dla programu konserwacji zapobiegawczej; program obejmował planowanie przestojów sprzętu i ustalanie listy elementów napraw i materiałów eksploatacyjnych, zapewniając, że koszty naprawy sprzętu będą dokładnie rejestrowane, a prognozowanie budżetu znacznie się poprawi.
2. inwentaryzacja przesyłek kontrolowana przez dostawcę. Wiele organizacji z powodzeniem wykorzystało strony trzecie do zarządzania zapasami MRO.,6 podejścia VMI (Vendor-managed inventory) – sprawdzone w głównym nurcie zarządzania łańcuchem dostaw – często obejmują personel dostawcy będący na miejscu w celu zarządzania zapasami. Dzięki temu pracownicy klienta mogą skupić się na swoich podstawowych funkcjach, mając pewność, że inwentaryzacja MRO jest prawidłowo zarządzana przez zaufanego partnera. Oznacza to, że dostawca, biorąc pod uwagę większą widoczność popytu niższego szczebla, może być w stanie zaoferować rabaty ilościowe, do których przedstawiciel ds. utrzymania u klienta nie miałby dostępu.,Podejście VMI może również zmniejszyć formalności i zmniejszyć liczbę transakcji inwentaryzacyjnych po stronie klienta, ponieważ klient płaci za materiał, ponieważ jest on używany. Fakturowanie można następnie zaplanować co tydzień lub co miesiąc, aby usprawnić proces zobowiązań, zmniejszając liczbę utworzonych zleceń zakupu, a tym samym zmniejszając koszty transakcji. Te oszczędności mogą być imponujące same w sobie: liczby kosztów przetworzenia zamówienia zakupu (PO) wahają się od 60 do 300 USD, licząc koszty wszystkiego, od wynagrodzeń zaangażowanych pracowników po koszty zobowiązań i koszty komunikacji.,7 Załóżmy, że wartość 150 USD; redukcja o 50 procent przy rocznej wielkości zamówień 5000 MRO wyniosłaby 375 000 USD w samych kosztach PO.
3. dokładna, aktualna baza faktów. Jest to kolejny ważny element, wraz z standaryzacją procesów magazynowania, konsumpcji i analizy w celu lepszego zarządzania. Gdy istnieją standardowe procesy biznesowe, łatwiej jest opracować dokładną, terminową bazę danych, która z kolei umożliwia zespołom utrzymania / obiektów lepsze planowanie zaplanowanych działań konserwacyjnych i umożliwia im znacznie dokładniejsze prognozowanie kosztów., Ponadto terminy wymagane do zaplanowanej konserwacji będą bardziej dokładne, umożliwiając personelowi operacyjnemu lepsze planowanie przestojów, a nie magazynowanie materiałów, ponieważ przestoje zawsze były dłuższe niż obiecywano w przeszłości. Elementy złączne są jedną z kategorii Części MRO, dla których bardzo szybko można opracować dokładną bazę danych. Wielu dostawców elementów złącznych dostarczy sprzęt do przechowywania (półki, kosze lub stojaki), etykietuje lokalizacje oraz liczy i magazynuje lokalizacje. Następnie klient wyciąga wszystkie elementy, które są wymagane., Nie ma transakcji i nie ma potrzeby zapotrzebowania lub zamówienia zakupu. Dostawca uzupełnia zapasy według uzgodnionego harmonogramu i wystawia faktury co miesiąc lub dwa razy w miesiącu w zależności od zużycia. Zmniejsza to znacznie liczbę zamówień zakupu i znacznie skraca związany z tym czas i pracę, które idą do procesu inwentaryzacji.
4. zestaw kluczowych wskaźników wydajności. Podobnie jak w każdym projekcie lub zarządzaniu operacją, kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) muszą zostać ustalone w celu zmierzenia czynników takich jak oszczędności, koszty i przestarzałość w projekcie MRO., Jeśli coś jest na tyle ważne, aby śledzić, należy to zmierzyć, tak aby kierownictwo wyższego szczebla nie tylko było informowane o postępach projektu, ale faktycznie dostrzegało jego wymierne korzyści. Niektóre środki do rozważenia mogą obejmować dni lub miesiące zapasów na rękę, liczba stockouts, stosunek zleceń pośpiechu do zleceń Uzupełnienia, i stawki części starzenie się. Środki takie jak te powinny być śledzone i publikowane, aby osoby odpowiedzialne mogły zobaczyć, jak działają i są w stanie działać w celu poprawy wyników., W przykładzie przedmiotów odlewniczych odnotowanych wcześniej, byliśmy w stanie zmniejszyć liczbę zamówień o wartości 500 USD i Więcej z 10 -12 tygodniowo do zera, prognozując zużycie i zamawiając w mniejszych ilościach z częstszymi dostawami.Dane te powinny być uwzględniane w miesięcznym lub kwartalnym sprawozdaniu dla kierownictwa. Jeśli wydajność zapasów MRO zostanie odzwierciedlona we wdrażaniu i zarządzaniu przez specjalistów z zakresu łańcucha dostaw, jego wskaźniki KPI będą prawdopodobnie dodatnie w każdym raporcie. Na początek, oczywiście, mogą być dane, które są mniej niż pochlebne dla niektórych działów., Jednak otwarte raportowanie tych danych zwróci odpowiednią uwagę na problemy, a z czasem ulepszenia w danych staną się pozytywne dla całej organizacji. Alternatywa naprawdę nie jest realna: gdy problem zostanie ukryty lub zignorowany, wkrótce stanie się jeszcze poważniejszy, potencjalnie wykolejając kariery.
5. edukacja w zakresie łańcucha dostaw dla pracowników MRO. Często ciągłe wysiłki edukacyjne, takie jak cykl seminariów na temat zarządzania zapasami, pozwolą osobom zaangażowanym w MRO zrozumieć znaczenie przestrzegania najlepszych praktyk., Ekspozycja na organizacje profesjonalistów łańcucha dostaw, takie jak APICS lub ISM, może być bardzo pomocna; kupujący, planiści i wiele innych kategorii profesjonalistów łańcucha dostaw regularnie korzystają z trwających programów edukacyjnych oferowanych przez takie organizacje oraz z programów certyfikacji, które prowadzą. Istnieją inne korzyści z takich programów: menedżerowie łańcucha dostaw wskazali, że postrzegali programy szkoleniowe jako oznaki zaangażowania firm w ich karierę.,8

pierwsze kroki

nie udaję, że reorganizacja działań inwentaryzacyjnych MRO jest ćwiczeniem typu pstryknięcie palcami-czymś, co jest „jedno i gotowe” za pomocą prostego e-maila od kierownictwa. Istnieje wiele nakazów kulturowych, które podtrzymują status quo, z których nie mniej jest obrona murawy przez menedżerów i przeciąganie pięt przez wielu, którzy boją się utraty kontroli i wielu innych, którzy nie ufają jakimkolwiek innym sposobom robienia rzeczy, ponieważ chcą dowodu, że nowa droga będzie o wiele lepsza.

zmiana musi się gdzieś zacząć., Najlepiej zacząć od danych pokazujących, jak w rzeczywistości są działania poniżej MRO w porównaniu z normami zarządzania zapasami. Kierownictwo wyższego szczebla może otworzyć oczy na przegląd rocznych wydatków na konserwację części lub zobaczyć koszty przyspieszonego frachtu obciążonego konserwacją. Same te dwa elementy mogą wystarczyć, aby najwyższe kierownictwo zaczęło zadawać pytania. A przy zaangażowaniu kadry kierowniczej wyższego szczebla może dojść do prawdziwej zmiany.,

jak wspomniano wcześniej, jednym z najłatwiejszych obszarów do rozpoczęcia przeglądu zapasów MRO są elementy złączne—wszechobecne, tanie komponenty, których główne procesy łańcucha dostaw są bardzo dojrzałe. Wielu wiodących dostawców elementów złącznych oferuje bardzo korzystne programy VMI. Gdy takie procesy są na miejscu dla elementów złącznych, jest to dość łatwy krok, aby rozpocząć przenoszenie innych prostych materiałów eksploatacyjnych do szopki narzędziowej lub innej metody kontroli zapasów. Inną prostą i praktyczną metodą jest użycie automatów do wydawania podstawowych zapasów., Maszyny mają kod, który jest kluczowany-na przykład numer zlecenia lub numer pracownika-lub akceptują identyfikator pracownika, gdy przesuwają swój dowód osobisty.

wydajność MRO jest w zasięgu wzroku. W rzeczywistości tak było od dziesięcioleci. Brak spotkań na wysokim szczeblu, brak programów konsultingowych na dużą skalę i brak zespołów zadaniowych zarządzania są potrzebne, aby uzasadnić oszczędności, które mogą być zrealizowane. Mam nadzieję, że ten artykuł da ci trochę impulsu, którego Twoja organizacja może potrzebować, aby jej łańcuch dostaw MRO
działał w pełni.,

Uwagi końcowe:

20 listopada 2019 r.