Project Management Life Cycle faz & Why it ' s Important

nie wiesz, na czym polega cykl życia zarządzania projektem? W tym kompletnym Przewodniku po cyklu życia zarządzania projektami podamy informacje z przydatnymi linkami, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania różnymi częściami procesu zarządzania projektem.,

w tym artykule przyjrzymy się szczegółowo, z czego składają się te fazy cyklu życia zarządzania projektami, kluczowe etapy zarządzania projektami i w jaki sposób mogą one pomóc w pomyślnym i dobrze zarządzanym projekcie.

jaki jest cykl życia zarządzania projektami?

cykl życia zarządzania projektami to tak naprawdę tylko wysoko oceniany sposób opisywania życia projektu. W ten sposób powstają projekty; w jaki sposób fazy projektu prowadzą zespół od brief do delivery. Każdy projekt ma swój początek i koniec; rodzi się, dojrzewa, a następnie „umiera” po zakończeniu cyklu życia projektu.,

PMI (Project Management Institute) zdefiniował te pięć grup procesów, które tworzą cykl życia zarządzania projektami.fazy projektu PMBOK to:

  1. inicjowanie
  2. planowanie
  3. Wykonywanie
  4. monitorowanie & kontrolowanie
  5. zamykanie

sens i nazwał go cyklem życia zarządzania projektami. Metodologia PMI jest de facto standardem realizacji projektów, który można znaleźć w ich fascynującej 589 paged 5th edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK)., To naprawdę długa i szczerze mówiąc, śmiertelnie nudna lektura, więc oto skrócona wersja cyklu życia zarządzania projektami, która zawiera wszystkie ważne informacje na wynos.

dlaczego cykl projektu jest ważny?

cykl życia zarządzania projektami opisuje proces realizacji projektu na wysokim poziomie i kroki, które należy podjąć, aby coś się stało. I chociaż cykl życia zarządzania projektami może nie brzmieć tak interesująco, jest to ważne, ponieważ cykl życia zarządzania projektami jest tym, co my jako kierownicy projektów prowadzimy i ułatwiamy.,

sedno każdego życia projektu jest takie samo: definiowanie celów projektu, Tworzenie planu projektu, aby osiągnąć cele, a następnie Dokonywanie rzeczy się go osiągnąć. Różni kierownicy projektów lub agencje mogą używać nieco innych terminów do opisywania faz cyklu życia zarządzania projektami w różnych projektach, ale zasadniczo są one prawie takie same.

cykl życia projektu zawsze musi się gdzieś zaczynać: problem, który wymaga naprawienia, musi być zdefiniowany (w PMBOK jest to skupione w fazie inicjowania projektu)., Trzeba wtedy stworzyć rozwiązanie tego problemu i podejście do niego (planowanie). Ten plan musi zostać wprowadzony w życie (wykonanie) podczas śledzenia, aby upewnić się, że robi to, co powinien (monitorowanie & kontrolowanie). Projekt jest następnie wdrażany, wydajność jest oceniana, a następnie projekt jest zakończony (Zamknięcie).

to jest istota cyklu życia zarządzania projektem, który jest pokazany na prostym schemacie cyklu życia projektu poniżej.,

fazy cyklu życia zarządzania projektami

cykl życia zarządzania projektami

poniżej omówię każdy z etapów cyklu życia i wyjaśnię, co dzieje się w każdej z 5 faz zarządzania projektami.

inicjowanie: zdefiniowanie, co należy zrobić

inicjowanie, pierwsza faza cyklu życia zarządzania projektem, polega na rozpoczęciu projektu wraz z zespołem i klientem, uzyskaniu jego zaangażowania w rozpoczęcie projektu., Łączysz wszystkie dostępne informacje w sposób systematyczny, aby określić zakres projektu, koszty i zasoby. Celem fazy inicjacji jest luźne Omówienie projektu i zdefiniowanie go w kategoriach tego, co musi zrobić i osiągnąć, aby odnieść sukces.

zwykle wymaga to identyfikacji interesariuszy projektu i upewnienia się, że wszyscy mają takie samo postrzeganie tego, czym jest projekt i zgadzają się co do przypadku biznesowego – problemu, który projekt próbuje rozwiązać., To właśnie na etapie inicjowania projektu decydujesz, czy jest to możliwe, aby dostarczyć uzasadnienie biznesowe. Jako kierownik projektu będziesz musiał przeprowadzić odpowiednie badania, aby określić cele projektu, a następnie zaproponować rozwiązanie, aby je osiągnąć. Po zatwierdzeniu przechodzisz do następnej fazy projektu.

kluczowe kroki zarządzania projektem dla rozpoczęcia projektu:

  • Stwórz kartę projektu – jaka jest wizja, cel i cele tego projektu?
  • określ zakres wysokiego poziomu i rezultaty-jaki produkt lub usługę należy zapewnić?,
  • przeprowadzić studium wykonalności – co jest podstawowym problemem i jego możliwymi rozwiązaniami?
  • jakie są koszty i korzyści rozwiązania?
  • Zidentyfikuj interesariuszy-kim są ludzie, których dotyczy ten projekt, w jaki sposób i jakie są ich potrzeby?

zazwyczaj w przypadku metodologii Prince2 lub PMI są one podsumowane w dokumencie inicjacji projektu (PID), ale w agencji informacje są zwykle ujmowane w wstępnym oświadczeniu o pracy (SoW), które obejmuje tylko fazę inicjacji.,

Faza planowania: zdefiniowanie, jak zrobić to, co należy zrobić

Po zatwierdzeniu, aby rozpocząć planowanie projektu. Jest to prawdopodobnie najbardziej krytyczna z faz zarządzania projektem. Jeśli się pomylisz, stracisz swoje szanse na realizację projektu na czas i budżet. Planowanie to miejsce, w którym definiujesz całą pracę do wykonania i tworzysz mapę drogową, którą podążasz za resztą projektu, aby cię tam dostać., To właśnie w fazie planowania zastanawiamy się, w jaki sposób zamierzamy wykonać projekt i odpowiadamy na pytania—co dokładnie zrobimy, jak to zrobimy, kiedy to zrobimy i skąd będziemy wiedzieć, kiedy skończymy?

w tym momencie cyklu życia projektu bierzesz cele i rozszerzasz je, aby zdecydować, jak je osiągnąć. Warto oceniać te cele według trzech kryteriów: co jest możliwe, pasja i wszechobecność?

  • Possible – dążyć do czegoś, co jest osiągalne. Zadaj sobie pytanie, czy takie rozwiązanie pasuje do budżetu?, Czy mój zespół jest w stanie to zrobić? Mamy wystarczająco dużo czasu? Stawianie nierealnych celów to stawianie siebie na porażkę.
  • z pasją-projekty są trudne, więc potrzebujesz zespołu, który jest emocjonalnie zaangażowany w projekt. Zadaj sobie pytanie, czy jest to projekt, który twój zespół może być pasjonatem? Czy jest to coś, co może ich połączyć, aby współpracować, aby osiągnąć ten sam cel?, Nawet jeśli ich zadaniem może być robienie tego, co im każesz, nikt nie zainwestuje w coś, co ich zdaniem nie jest warte
  • wszechobecne – czy ma to potencjał, aby stać się przełomowym sukcesem? Czy jest to coś, co jest kompletnym rozwiązaniem problemu, który został ci dany, czy naprawdę jest to tylko tymczasowe lub częściowe rozwiązanie plastra? Czy ma potencjał do ulepszenia, rozwinięcia i stać się trwałym sposobem pracy?

podoba mi się ten obiektyw ” 3 P 'S Goals Lens”, ale być może znasz również zasadę wyznaczania jasnych celów., Jest to pomocne ramy zapewniające współpracę, ograniczone, odczuwalne i możliwe do osiągnięcia cele. Przeczytaj więcej o nich i ich korzyściach w stosunku do inteligentnych celów tutaj.

wszystkie planowanie wchodzi w plan projektu i zazwyczaj oświadczenie pracy, która przedstawia działania, zadania, zależności i ramy czasowe, a także koszty—trzy podstawowe składniki procesu planowania. Ponadto rozsądnie jest opracować plan zasobów, jakości, ryzyka, kryteriów akceptacji, komunikacji i zamówień.,

  • Utwórz plan akceptacji – Przydziel kryteria dla tego, co stanowi „zrobione” i „dostarczone”
  • Utwórz Plan komunikacji – Wymień interesariuszy i zaplanuj częstotliwość komunikacji
  • Utwórz plan zamówień – Znajdź wymaganych dostawców stron trzecich i uzgodnij warunki
  • wszystko to powinno się połączyć w deklarację pracy projektu – Utwórz dokument dotyczący zakresu prac, który określa parametry projektu do zatwierdzenia
  • uzyskaj zatwierdzenie Oświadczenia o pracy (maciora), aby kontynuować!,

    • gdy już zaplanujesz, położysz podwaliny pod resztę faz zarządzania projektem.

    realizacja: realizacja projektu

    jest to część cyklu życia zarządzania projektem, w której w końcu można wykonać swój niesamowity plan projektu—to miejsce, w którym planowanie zmienia się w działanie. Wprowadzacie swoje zasoby na pokład, wprowadzacie je, ustalacie podstawowe zasady i przedstawiacie je sobie nawzajem. Następnie wszyscy wskakują, aby wykonać pracę określoną w planie. Bułka z masłem.,

    jako kierownik projektu przechodzisz od mówienia o projekcie i tworzenia dokumentacji, aby uzyskać zielone światło na kontynuowanie realizacji projektu—TTO kierowanie zespołem i zarządzanie nim w kierunku realizacji. Będziesz spędzać czas na informacjach, spotkaniach i recenzjach, aby poprowadzić zespół i utrzymać projekt na właściwej drodze w trakcie cyklu rozwoju projektu.,

  • Tworzenie zadań – jasno określić, co należy zrobić i kryteria zadania
  • Briefing Zadań – zapewnienie, że zespół jest jasne, co muszą zrobić, przez kiedy
  • Zarządzanie klientem – praca z klientem, aby zapewnić, że rezultaty są akceptowalne
  • Komunikacja – upewnij się, że informujesz i aktualizujesz właściwych ludzi we właściwym czasie za pośrednictwem właściwego kanału

    • monitorowanie& controlling: utrzymanie projektu na dobrej drodze

    jest to jeden z najtrudniejszych obszarów w cyklu zarządzania projektem., Równolegle z realizacją projektu, jako kierownik projektu, raportujesz wydajność oraz monitorujesz i kontrolujesz projekt. Oznacza to monitorowanie życia projektu, aby upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z planem, a jeśli nie, kontrolowanie go poprzez wypracowanie rozwiązań, które przywrócą go na właściwe tory. W rzeczywistości kierownik projektu monitoruje i kontroluje projekt w pewien sposób we wszystkich fazach cyklu życia projektu.

    Po pierwsze, oznacza to zapewnienie przechwytywania danych (zwykle pochodzących z arkuszy czasu i wykonanych zadań), aby skutecznie śledzić postępy w stosunku do pierwotnego planu., Po drugie, oznacza to pobranie danych i porównanie realizacji zadania, wydatków budżetowych i harmonogramu przydzielonego w pierwotnym planie. Porównując plan z aktualnościami, możesz ustalić, czy osiągasz cele w zakresie osi czasu, kosztów, jakości i wskaźników sukcesu.

    a kiedy zdasz sobie sprawę, że rzeczy nie są całkiem zaplanowane (rzadko to robią), odkrywasz opcje zmiany projektu, aby nadal dostarczał coś, z czego klient jest zadowolony, a jednocześnie spełniał ograniczenia budżetowe, czasowe i jakościowe. Pro-tip: zazwyczaj oznacza to zmniejszenie zasięgu!,kryteria eptance

  • Zarządzanie ryzykiem – monitorowanie, Kontrola, zarządzanie i ograniczanie potencjalnych zagrożeń i problemów
  • Zarządzanie akceptacją – przeprowadzanie testów akceptacji użytkowników i tworzenie systemu przeglądu, zapewniając, że wszystkie rezultaty spełniają potrzeby klienta
  • Zarządzanie zmianami – gdy projekt nie idzie do planu, zarządzanie procesem akceptowalnych zmian z klientem, aby upewnić się, że są zadowoleni z niezbędnych zmian

    • przeszedłeś przez cztery etapy projektu—teraz nadszedł czas, aby przejść do ostatniego etapu projektu.Cykl życia zarządzania projektami: zamknięcie projektu.,

    Zamknięcie: zakończenie projektu

    w tej ostatniej fazie cyklu życia zarządzania projektem Twój projekt zasadniczo się kończy, a Twoja praca jako kierownik projektu dobiega końca. Ale projekt jeszcze się nie skończył-sprawdź nasz artykuł o tym, jak zarządzać projektem po jego zakończeniu. W tym momencie, zanim wszyscy zapomną, warto zorganizować spotkanie po przeglądzie projektu lub po sekcji zwłok, aby omówić mocne i słabe strony lub projekt i zespół, co poszło nie tak, a co nie poszło tak dobrze, i jak poprawić w przyszłości., Może to być jeden z najbardziej satysfakcjonujących etapów zarządzania projektami, ponieważ jest to świetna okazja do uznania i uznania cennych członków zespołu i świętowania sukcesów.

    kluczowe etapy zarządzania projektem przy zamykaniu projektu:

    • analiza wydajności projektu – jest to ogólne spojrzenie na to, jak dobrze zarządzano projektem i czy wstępne szacunki kosztów i korzyści były dokładne. Czy było nieprzewidziane ryzyko? Jakie problemy się pojawiły i jak dobrze je rozwiązano? Czy plan projektu został zmieniony i jak?,
    • Analiza zespołu – czy każdy zrobił to, do czego został przydzielony? Czy byli wystarczająco pasjonaci i zmotywowani? Czy byli dokładni i odpowiedzialni? Czy komunikacja wewnątrz zespołu była zdrowa i konstruktywna?
    • zamknięcie projektu-udokumentowanie zadań potrzebnych do oficjalnego zakończenia projektu. Obejmuje to zawieranie umów z dostawcami, podpisywanie umów i przekazywanie wszelkiej niezbędnej dokumentacji projektowej.
    • przegląd powdrożeniowy-Zapisz formalną analizę sukcesów i porażek oraz wynikające z niej wnioski i sugestie na przyszłość., Na końcu każdego udanego projektu dowiesz się, że zawsze pozostaje miejsce na poprawę.

    podsumowanie

    cykl życia projektu jest prosty, prawda? Oczywiście, że nie! Podobnie jak większość rzeczy w życiu, projekty są złożone i obejmują dużą liczbę zmiennych, wraz z dużą ilością szarej strefy. Twoje zarządzanie cyklem życia w praktyce może wyglądać zupełnie inaczej niż system innej agencji lub kierownika projektu. Mimo to wiele podstawowych koncepcji wspierających etapy zarządzania projektami jest takich samych.

    Leave a Comment