Project Management Body of Knowledge (PMBOK) dzieli projekty na pięć faz. Chociaż termin „Faza” oznacza, że są one przeprowadzane w porządku chronologicznym, w praktyce mogą być wykonywane niezgodnie z kolejnością. Na przykład, gdy nastąpią zmiany projektu, kierownik projektu przejdzie z powrotem do fazy planowania. Z tego powodu są one oficjalnie nazywane grupami procesów.
grupy procesów to:
- inicjowanie. Projekt jest autoryzowany, finansowany i definiowany., Faza ta odbywa się na poziomie organizacyjnym (tj. powyżej projektu). Organizacja określa potrzeby biznesowe, które projekt ma zaspokoić.
- planowanie. Kierownik projektu opracowuje plan zarządzania projektem, który określa, w jaki sposób projekt będzie realizowany, kto będzie wykonywał pracę, jak długo to potrwa i tak dalej. Aby stać się oficjalnym, plan zarządzania projektem musi zostać zatwierdzony przez sponsora projektu, a zmiany muszą zostać ponownie zatwierdzone zgodnie z opisanymi w nim procesami zarządzania zmianami.
- wykonanie., Zespół projektowy pracuje nad opracowaniem rezultatów projektu.
- monitorowanie & kontrolowanie. Kierownik projektu zapewnia, że prace są wykonywane zgodnie z planem i śledzi odchylenia za pomocą analizy wypracowanej wartości dla harmonogramu i kosztów, jak również monitorowanie zakresu, komunikacji, dostawców i wszelkich innych elementów niezbędnych do zapewnienia, że projekt idzie zgodnie z planem.
- zamykanie. Projekt musi być oficjalnie zamknięty, ostateczne szczegóły ustalone, dostawcy uwolnieni i tak dalej.,
inicjowanie projektu
etap ten obejmuje wstępne prace niezbędne do utworzenia i autoryzacji projektu. W PMBOK zawiera tylko dwa procesy:
- opracowanie karty projektu
- Identyfikacja interesariuszy
celem karty projektu jest włączenie projektu i autoryzacja kierownika projektu. Jest on rozwijany przez organizację wykonującą (tj. powyżej projektu), ale może być delegowany do kierownika projektu., Zawiera wszelkie informacje niezbędne do wykonania tej funkcji, ale może również zawierać takie rzeczy, jak:
- deklaracja zakresu
- początkowa alokacja budżetu projektu
- Główni interesariusze
Po rozpoczęciu projektu kierownik projektu przechodzi do fazy planowania.
Planowanie projektu
ten etap jest często niedoceniany. W PMBOK, zawiera wszystkie 10 obszarów wiedzy projektu. Sukces projektu jest zwykle bezpośrednio związany z ilością planu, który został wykonany.,
podstawowy dokument zarządzania projektem utworzony w tej fazie nazywa się planem zarządzania projektem i zawiera następujące informacje:
- czynniki sukcesu. Ustalono definicję sukcesu projektu. Zazwyczaj obejmuje to harmonogram i budżet, ale często istnieje wiele innych mniejszych czynników, których nie można pominąć.
- deklaracja zakresu. Prace, które będą częścią projektu są identyfikowane, a jego granice ustalone.
- Produkty i / lub usługi, które projekt będzie produkować są wymienione.
- rozkład jazdy., Projekt jest podzielony na zadania. Terminy realizacji każdego zadania są ustalane i terminy realizacji każdego projektu.
- budżet. Szacowany koszt każdego zadania jest ustalany i włączany do ogólnego budżetu projektu.
- Plan Zasobów Ludzkich. Określa się role i obowiązki zespołu projektowego oraz ustala się metodę pozyskiwania członków zespołu projektowego.
- plan zarządzania jakością. Standardy jakości dla rezultatów są identyfikowane i ustanawiane wskaźniki zapewnienia jakości i kontroli.
- plan zarządzania ryzykiem., Najważniejsze zagrożenia dla czynników sukcesu projektu (#1) są określane i analizowane w celu zapewnienia, że można nimi zarządzać.
- plan zarządzania zamówieniami. Ustalono potrzeby dostawców zewnętrznych oraz ustalono metody pozyskiwania i kontroli dostawców zewnętrznych.
- Zmień procedury. Dokumentacja i metody, za pomocą których będą obsługiwane zmiany w planie zarządzania projektem.
plan zarządzania projektem powinien zostać zatwierdzony przez sponsora projektu, aby rozpocząć fazę realizacji projektu., Od tego momentu zmiany muszą być wprowadzane za pomocą metod kontroli zmian projektu opisanych w planie, które zwykle powinny obejmować ponowne zatwierdzenie przez sponsora projektu.
realizacja projektu
w tym etapie odbywa się większość prac projektowych. Kierownik projektu kieruje pracami projektowymi i zarządza nimi, a zespół projektowy je realizuje. Rezultaty projektu są produkowane i dostarczane sponsorowi projektu (lub temu, dla kogo są produkowane). Dwa kluczowe dokumenty zarządzania projektem podczas tej fazy to:
- aktualizacje statusu projektu., Kierownik projektu regularnie aktualizuje status zgodnie z wymaganiami planu zarządzania projektem. Aktualizacje te zazwyczaj obejmują koszt i stan harmonogramu, a także przyszłe prognozy.
- Z każdą z zainteresowanych stron należy na ogół komunikować się na własnych warunkach, podając informacje dla nich właściwe. Podczas realizacji projektu komunikacja ta jest realizowana zgodnie z planem zarządzania projektem.
monitorowanie i sterowanie
faza ta przebiega równolegle i równolegle do fazy realizacji projektu., Kierownik projektu musi przeprowadzić wystarczające monitorowanie i kontrolę, aby zapewnić, że rezultaty projektu są produkowane na czas, w ramach budżetu i wystarczającej jakości.
większość czasu menedżera projektu w fazie monitorowania projektu będzie spędzona na procesie zwanym Earned Value Analysis. W tym systemie kierownik projektu oblicza status projektu na podstawie dwóch punktów: harmonogramu i kosztu. Można to zrobić w dowolnym momencie i może dać doskonałe zaawansowane ostrzeżenie o projekcie błądzi.,
zmienne obliczane w tej metodzie to:
- wartość planowana (PV), jest budżetowaną kwotą dla każdego zadania w określonym punkcie analizy (zwykle dzisiaj).
- Earned Value (EV), to rzeczywista kwota wykonania każdego zadania w stosunku do budżetu zadania.
- rzeczywisty koszt (AC), jest faktycznym wydatkiem dla każdego zadania.
- wariancja kosztów (CV) to kwota, którą projekt przekroczył lub poniósł. CV = EV – AC
- Cost Performance Index (CPI) jest względną kwotą, że projekt jest ponad lub poniżej budżetu. CPI = EV / AC.,
- wariancja harmonogramu (SV) to kwota, którą projekt jest za lub przed harmonogramem. SV = EV-PV.
- Schedule Performance Index (SPI) to względna kwota, którą projekt wyprzedza lub opóźnia się w harmonogramie. SPI = EV / PV.
- więcej zmiennych zaliczkowych to budżet na zakończenie (BAC), Szacowanie na zakończenie (EAC), wariancja na zakończenie (VAC), Szacowanie na zakończenie (ETC) oraz wskaźnik wykonania na zakończenie (TCPI). Każda z tych zmiennych jest opisana w naszym praktycznym Przewodniku po Earned Value Analysis.,
Analiza wypracowanej wartości jest natychmiastowa, to znaczy daje status projektu bezpośrednio w punkcie analizy. Jest to „migawka” harmonogramu projektu i stanu budżetu w danym momencie.
Jeśli monitorowanie projektu skutkuje zmianami w planie zarządzania projektem, wdrażane są opisane w planie procedury kontroli zmian. W przypadku małych projektów może to być tak proste, jak formularz „dziennika zmian”.
zamykanie projektu
Co ciekawe, zamykanie projektu jest fazą, która jest najczęściej ignorowana (lub minimalizowana) przez kierowników projektów., Dzieje się tak prawdopodobnie dlatego, że budżet projektu przepadł, lub w większości przepadł. A może po prostu chcemy ruszyć dalej. Jednak niezależnie od tego, dlaczego, Faza zamykania projektu jest niezwykle widoczna dla kadry kierowniczej przedsiębiorstw i może mieć duży wpływ na kariery kierowników projektów.
zamknięcie projektu ma jedną funkcję zarządzania projektem: raport końcowy. Raport powinien składać się z następujących części:
- formalne zamknięcie. Kontrakty są finalizowane, a projekt jest uznany za zakończony.
- Ostateczny budżet projektu został potwierdzony, a nadwyżka środków finansowych przekazana do dochodów ogólnych.,
- Umowy z dostawcami projektu są finalizowane i wydawane certyfikaty ukończenia.
- ostatnie szczegóły. Dokumentacja rzeczywistej wykonanej pracy, rysunki powykonawcze lub inne szczegóły, które należy złożyć do wykorzystania w przyszłości.
- Należy ustanowić i uzgodnić Gwarancje, ochronę ubezpieczeniową i obligacje.
- udostępnienie zasobów. Zespół projektowy, sprzęt i inne zasoby muszą zostać zwrócone na należne im miejsce.
- Dokumentacja doświadczeń zdobytych podczas projektu może być nieoceniona dla przyszłych projektów.,