Prośba o informacje (RFI) jest niezwykle przydatnym dokumentem.
po odpowiednim opracowaniu RFI umożliwiają firmom zbieranie łatwo przyswajalnych informacji o potencjalnych dostawcach. Wspierają one również konkurencję między dostawcami, wyjaśniają potencjalne nowe rozwiązania i umożliwiają firmom podjęcie znaczących kroków w kierunku osiągnięcia najbardziej opłacalnego i najwyższej jakości dostępnego rozwiązania.
ale większość firm źle to robi., Bez względu na to, czy są to słabe badania, źle napisana dokumentacja, czy nieskuteczne działania następcze, proste błędy często prowadzą do mniej niż optymalnych wyników.
Wskazówka: przeczytaj odpowiedź RFP.
tak więc, jeśli przygotowujesz się do wysłania RFI lub jeśli chcesz usprawnić obecne procesy w swojej firmie, mamy dla ciebie.
przedstawimy najważniejsze etapy tworzenia zaawansowanych RFI, zdefiniujemy kluczowe terminy i powiemy Ci dokładnie, jak sprawić, by istniejące procesy formalne były jak najbardziej wydajne.,
Prośba o informacje to dokument, który prosi dostawców o informacje na temat ich produktów i / lub usług. Jest to wstępny dokument, zwykle wysyłany na początku procesu zakupu, w celu zebrania ogólnych informacji o zdolności dostawcy do zaspokojenia potrzeb firmy i rozwiązania unikalnych problemów.
ogólnie rzecz biorąc, RFI służy do filtrowania potencjalnych kandydatów (szczególnie w dziedzinie budownictwa, IT i reklamy) przed wysłaniem bardziej szczegółowego zapytania ofertowego (RFP) lub zapytania ofertowego (RFQ).
RFI zazwyczaj stosuje standardowy format., Celem nadawcy jest ocena, którzy potencjalni dostawcy są opłacalni. W związku z tym, w odpowiedziach od dostawców wymagany jest pewien stopień specyficzności. Na tym etapie nie przedstawiono jednak szczegółowych propozycji ani cytatów.
wysyłanie RFI ma wiele zalet.
Po pierwsze, umożliwia firmom znaczne zmniejszenie puli potencjalnych dostawców – co doprowadzi do oszczędności zarówno czasu, jak i pieniędzy na późniejszych etapach, gdy konieczne będzie dokonanie oceny szczegółowych propozycji.,
Po drugie, ponieważ odpowiedzi są wysyłane w standardowym formacie, odpowiedzi do RFI są niezwykle przydatne do porównania.
wreszcie, RFI może zachęcać do konkurencji wśród dostawców, zwłaszcza gdy jest udostępniane na publicznej platformie, która zaprasza dużą liczbę odpowiedzi.
wskazówka: Poznaj najlepsze oprogramowanie RFP, które może pomóc w zarządzaniu procesami RFI, RFP i RFQ w 2019 roku.
RFI vs RFQ vs RFP
podstawową różnicą między RFI, RFQ i RFP jest poziom szczegółowości, który obejmuje każdy z nich., Ponadto Zapytania ofertowe, Zapytania ofertowe i Zapytania ofertowe są wysyłane na różnych etapach procesu zakupu, z zapytaniami ofertowymi lub zapytaniami ofertowymi wysyłanymi, gdy firma ma zweryfikowaną listę potencjalnych dostawców i jest gotowa do zakupu.
RFI reprezentuje najwcześniejszy etap procesu zakupu. Jego podstawowym celem jest zbieranie informacji. W większej liczbie przypadków RFI stanowi wstępny krok przed wysłaniem zapytania ofertowego lub oferty i otwarciem procedury przetargowej.
na przykład organ przyznający dotacje może wysłać RFI, aby przefiltrować listę odbiorców, których zamierza poprosić o udzielenie dotacji.,
oto krótki przegląd kluczowych różnic:
Prośba o informacje (RFI)
Prośba o ogólne informacje na temat zdolności dostawcy do dostarczenia Produktu lub usługi – z uwzględnieniem wszelkich unikalnych potrzeb firmy wnioskującej.
zapytanie ofertowe (RFQ)
Prośba o konkretną ofertę dla znormalizowanego zestawu produktów. W zapytaniu ofertowym firma zapewni podział pozycji po pozycji dokładnych usług lub produktów, których wymaga, wraz z terminami dostawy., Zapytanie ofertowe jest podobne do zapytania ofertowego (RFT), który zaprasza do składania ofert na projekt.
zapytanie ofertowe (RFP)
zapytanie ofertowe o szczegółową propozycję konkretnego projektu. Zapytanie ofertowe różni się od zapytania ofertowego tym, że poszukuje konkretnych rozwiązań dla niestandardowego problemu, często szerokiego projektu, a nie oferty dla określonego zestawu produktów, które będą miały te same specyfikacje (lub bardzo podobne) niezależnie od dostawcy. W takim przypadku dostawcami mogą być duże firmy lub osoby fizyczne, jak w przypadku wniosku o niezależną ofertę.,
na przykład zapytanie ofertowe może być używane do żądania wyceny określonej liczby serwerów i komputerów stacjonarnych jako część systemu informatycznego. RFP, z drugiej strony, byłby używany do bardziej ogólnego projektu, takiego jak rozwiązanie outsourcingu dla obsługi klienta.
powiązane: RFI, RFP i RFQ…co to jest RFT? Dowiedz się więcej o zapytaniu ofertowym!
jak wygląda dobry RFI?
Jak więc wygląda dobry RFI?
Kiedy firma wysyła RFI, ma na uwadze bardzo konkretny cel: ocenę dostawców tak szybko i sprawnie, jak to możliwe.,
w tym celu solidne RFI prawie zawsze będzie miało następujące sześć cech:
prosi o podanie informacji w standardowym formacie
dobrze opracowane RFI dostarczy jasnych szczegółów na temat formatowania odpowiedzi. Najlepiej będzie dołączyć szablon, który odpowiada specyfice żądanych informacji.
zawiera jasne wytyczne dla odpowiedzi
wraz z przejrzystym formatem odpowiedzi, podane są również dalsze szczegóły dotyczące sposobu odpowiedzi., Wytyczne te obejmują ramy czasowe lub termin składania wniosków, wskazówki dotyczące sposobu, w jaki Dostawcy mogą uzyskać dalsze wyjaśnienia, oraz szczegóły dotyczące sposobu włączenia wszelkich nieistotnych informacji-na przykład, kiedy sprzedawca może mieć nowe rozwiązanie, które może być lepiej dostosowane do potrzeb firmy.
nie obejmuje zbyt szczegółowych zapytań o produkty/usługi
pamiętaj, że RFI służy do uzyskania ogólnych informacji. Jeśli firma poprosi o wycenę konkretnych produktów bez użycia odpowiedniego szablonu zapytania ofertowego, doprowadzi to do zmarnowania czasu zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy.,
na tym etapie nie próbuj łączyć oddzielnych celów. Ważne jest, aby pamiętać, że RFI są przeznaczone do celów porównawczych, a nie do podejmowania ostatecznej decyzji o zakupie.
uważa odbiorcę
należy pamiętać, że sprzedawca musi wyczerpać zasoby, aby przygotować odpowiedź. Ułatwienie odbiorcom zestawiania i wysyłania niezbędnych informacji zwiększy zarówno jakość, jak i ilość odpowiedzi.
oparte na sprawdzonym szablonie
RFI powinny być oparte na szablonach, które działały dobrze w przeszłości.,
oprogramowanie Cloud proposal zapewnia narzędzia analityczne i do tworzenia dokumentów potrzebne do zintegrowania skutecznych szablonów z istniejącym oprogramowaniem i stworzenia inteligentnego przepływu pracy z propozycjami.
(źródło: PandaDoc)
wykorzystanie sprawdzonych rozwiązań
badania pokazują, że e-maile najlepiej wysyłać późno rano w dni powszednie, a e-maile powinny być wysyłane regularnie niemal natychmiast po pierwszym e-mailu. Postępuj zgodnie z najlepszymi praktykami, aby zapewnić szybkie odpowiedzi.
jak napisać RFI
RFI mają zazwyczaj podobną strukturę, ściśle związaną z formatem propozycji., Podczas gdy każda RFI jest wyjątkowa – w oparciu o unikalne potrzeby nadawcy – zrozumienie tego podstawowego formatu zapewni dobre podstawy w tworzeniu skutecznych RFI.
załącz do RFI następujące cztery elementy:
przegląd
tutaj opisz, czego szukasz w kategoriach ogólnych, wraz z wprowadzającymi informacjami na temat Twojej firmy.
przegląd nie powinien być dłuższy niż kilka akapitów. Po jej przeczytaniu sprzedawcy powinni zrozumieć, że dokument jest RFI, wiedzieć, kim jesteś i jasno określić, jakich rezultatów potrzebujesz.,
szczegóły wymaganych usług
w tej sekcji należy szczegółowo opisać produkty i / lub usługi, których potrzebujesz. Wyraźnie określaj wszelkie dokładne specyfikacje – takie jak ogólne ceny, terminy dostaw, wymagania dotyczące personelu itp. – na tym etapie są odpowiednie.
nie chcesz być zbyt szczegółowy, ale powinieneś podać wystarczająco dużo informacji, aby sprzedawca udzielił kompleksowej odpowiedzi zgodnie z Twoimi wymaganiami informacyjnymi, umożliwiając Ci solidne porównanie.,
Wskazówki dotyczące odpowiedzi
ważne jest, aby podać szczegóły dotyczące odpowiedzi odbiorcy.
zawierają wytyczne dotyczące formatu, którego odbiorcy powinni używać lub, jeszcze lepiej, gotowego szablonu. Należy również podać termin odpowiedzi tutaj.
punkty doprecyzowania
Wszelkie dalsze szczegóły, które nie pasują do innych sekcji, należy umieścić tutaj.
Możesz podać informacje o rozwiązaniach, których nie szukasz – takich jak podobne, ale niechciane alternatywy, preferencje dla personelu, dowody wcześniejszych doświadczeń (studia przypadków) itp., Możesz również dołączyć informacje o swoim procesie oceny.
RFI w budownictwie
RFI w budownictwie pełnią dwie funkcje.
z jednej strony Wiele RFI – dla pracy, materiałów budowlanych, usług architektonicznych itp. – są wysyłane przed rozpoczęciem prac, w celu oszacowania szacunkowych kosztów projektu i wyboru dostawców.
z drugiej strony, w miarę pojawiania się nowych wymagań i pojawiania się niejasności w istniejących planach często stosowane są RFI.
RFI to kluczowe dokumenty budowlane., Na przykład są one często wysyłane do istniejących wykonawców w celu uzyskania wyjaśnień dotyczących materiałów, projektów, specyfikacji itp. Istnieją znormalizowane formaty żądania tego rodzaju informacji, które pozwalają wszystkim stronom łatwo koordynować.
RFI w reklamie
wybór usługi reklamowej, szczególnie dla większego projektu, może być zniechęcający. Istnieje wiele agencji, każda z własnym etosem i mocnymi stronami projektu. Co więcej, ocena pełnych propozycji reklamowych zwykle zajmuje dużo czasu. To sprawia, że filtrowanie kandydatów na wczesnych etapach jest bardzo ważne.,
ponieważ agencje reklamowe są ściśle powiązane z markami swoich klientów, zapytania ofertowe dotyczące reklamy powinny zawierać więcej informacji o nadawcy niż inne branże.
podobnie, ponieważ usługi reklamowe są zazwyczaj dość „otwarte”, często wypada zadawać bardziej ogólne pytania – dotyczące kultury, przeszłych doświadczeń, ogólnego podejścia itp. – i szukać case studies ostatnich projektów. Rich media – jak filmy i obrazy-mają również miejsce w reklamowych RFI.,
RFI w sektorze IT
RFI są szczególnie przydatne w sektorze IT, ponieważ firmy często wymagają rozbudowanych i dopasowanych rozwiązań przez dłuższy czas. Rozwiązania te są fundamentalne dla funkcjonowania firmy i niezmiennie stanowią sporą inwestycję, dlatego proces wyboru jest kluczowy.
RFI to doskonałe sposoby inicjowania kontaktu z nowymi dostawcami., Proces oceny będzie prawdopodobnie obejmował liczne etapy na późniejszych etapach-obejmujące osobiste Demonstracje i szczegółowe podziały poszczególnych pozycji – tak więc te wymogi biznesowe powinny zostać jasno określone w RFI.
Co więcej, ze względu na to, że rozwiązania IT są w niewielkim stopniu liczne, procesy międzyresortowe, RFI dla sektora IT powinno jasno określać wszystkie wymagane wyniki-takie jak prowadzenie listy płac, zarządzanie zasobami ludzkimi, integracja z istniejącymi technologiami itp. – aby upewnić się, że dostawca może je spełnić.,
łącząc wszystko w jedną całość
stosowane poprawnie RFI są niezwykle korzystne w oszczędzaniu czasu i pieniędzy. Umożliwiają one szybką ocenę dziesiątek – jeśli nie setek-dostawców, uzyskanie najlepszej możliwej ceny i nawiązanie nowych relacji, w których wszyscy wygrywają.
skupienie się na podstawowych procesach jest prawdziwym kluczem do sukcesu z RFI. Niezbędne jest wdrożenie sprawdzonych strategii pisania. Zastosowanie technologii, która umożliwia śledzenie, Testowanie i ulepszanie procesów RFI, ma absolutnie kluczowe znaczenie.
ale nie wierz nam na słowo, niech wyniki mówią same za siebie!,
chcesz dowiedzieć się więcej o różnych procesach składania wniosków? Dowiedz się o najlepszym oprogramowaniu zakupowym w 2019 roku z rzeczywistych opinii użytkowników.