jednym z największych problemów dla właścicieli małych firm jest upewnienie się, że otrzymują wynagrodzenie — na czas, za każdym razem. W tym celu nie dziwi fakt, że jednym z najszybszych i najłatwiejszych sposobów otrzymywania płatności jest wysyłanie faktur pocztą e-mail.
dobrą wiadomością jest to, że możesz wysłać fakturę za pomocą dowolnego programu pocztowego lub platformy. Tak więc, jeśli masz usługę, którą wolisz, możesz z niej korzystać. Faktury wysyłane pocztą elektroniczną mają wiele zalet w porównaniu z tradycyjnymi fakturami wysyłanymi pocztą., Po pierwsze, faktury wysyłane pocztą mogą zostać utracone lub opóźnione. Co więcej, znalezienie odpowiedniego kontaktu może potrwać kilka dni lub nawet tygodni. Faktury e-mail są natychmiastowe i wygodne.
Zapisz się, aby otrzymywać aktualne informacje o trendach w nowoczesnym miejscu pracy od naszych ekspertów branżowych
jak napisać fakturę e-mail
aby rozpocząć tworzenie faktury e-mail, po prostu napisz coś w stylu:
Witaj (imię)!
mam nadzieję, że dobrze ci idzie., Proszę znaleźć załączony numer (numer) faktury w tym miesiącu (kwota). Daj znać, jeśli masz jakieś pytania. Dziękujemy za twój biznes! To przyjemność pracować z Tobą!
Pozdrawiam,
imię i nazwisko
gdzie powinna być faktura?
upewnij się, że twój Klient określił, gdzie ma wysyłać faktury. Mniejsze firmy zazwyczaj mają księgowość obsługiwaną przez jedną osobę, ale większe firmy mogą mieć całe działy księgowości, które są odpowiedzialne za przetwarzanie płatności.,
wysyłanie faktur pocztą elektroniczną nie musi być żmudnym i czasochłonnym procesem.
Dołącz fakturę jako załącznik
ważne jest również, aby wysłać fakturę jako rzeczywisty załącznik, a nie wklejać ją do treści wiadomości e-mail. Dzieje się tak, ponieważ różne programy pocztowe mogą renderować obrazy i tabele w różny sposób, a niektóre mogą nawet blokować wysyłanie wiadomości e-mail, ponieważ wygląda podejrzanie.,
platformy oprogramowania oszczędzającego czas mogą pomóc
Jeśli często wysyłasz faktury, warto zainwestować w dobrą platformę oprogramowania, która pomoże Ci lepiej zarządzać fakturami. W ten sposób możesz po prostu użyć szablonu faktury co miesiąc i wykorzystać zaoszczędzony czas na śledzenie, co zostało zapłacone, a co jest jeszcze zaległe.
dodatkowo, jeśli faktura musi zostać wysłana do agencji windykacyjnej, będziesz miał łatwo dostępne niezbędne informacje., Informacje te mogą obejmować datę wysłania wiadomości e-mail (jako dowód wysłania) wraz ze śladem papierowym wskazującym, że zażądałeś zapłaty faktury w określonym dniu.
sprawdzanie
na koniec, ale nie mniej ważne, jeśli wysłałeś fakturę e-mailem i od jakiegoś czasu nic nie słyszałeś, dobrym pomysłem jest skontaktowanie się z innym e-mailem i telefonem. Gwarantuje to, że twoje e-maile rzeczywiście trafiają do właściwej osoby i że są odbierane.
wysyłanie faktur pocztą elektroniczną nie musi być żmudnym i czasochłonnym procesem., Niezależnie od tego, czy jest to jednorazowa faktura wysłana pocztą e-mail, czy masz szablon, w którym po prostu wypełniasz puste pola, wysyłanie faktur przez preferowany program lub usługę e-mail jest niezawodnym sposobem na zwiększenie szans na terminową wypłatę!