ten post został pierwotnie opublikowany 12 maja 2015 r.i został zaktualizowany o nowe informacje 12 września 2017 r.
Ten cotygodniowy raport o stanie projektu jest siłą napędową przepływu komunikacji w kreatywnym projekcie.
tutaj ustawiasz oczekiwania, przypisujesz zadania, raportujesz postępy, potwierdzasz problemy i uzgadniasz ramy czasowe. Niezależnie od branży lub zakresu projektu, powinieneś mieć tę istotną cotygodniową komunikację na każdym kreatywnym projekcie. Zrób to, a niewiele – jeśli już – może spaść przez szczeliny.,
ale nie wszystkie raporty stanu są tworzone jednakowo. Podobnie jak wszystkie organizacje mają ten sam „szablon” raportu statusu projektu. Co więcej, nie wszyscy klienci chcą widzieć – i chcą, aby ich zespoły widziały-te same informacje o statusie.
jak radzić sobie z tymi złożonymi wymaganiami i nadal skutecznie komunikować? Co wchodzi w tworzenie atrakcyjnego raportu o stanie projektu?
w tym artykule podzielę się swoimi opiniami na temat tworzenia skutecznych raportów z projektów kreatywnych.,
celem raportu stanu projektu
w jego sercu raport stanu projektu jest urządzeniem komunikacyjnym.
i jak powiedzieliśmy wcześniej, komunikacja jest najważniejszym wymogiem w zarządzaniu projektami.
celem raportu o stanie projektu jest informowanie wszystkich interesariuszy (klientów, sponsorów, własnego zespołu) o aktualnym stanie projektu. W tym miejscu możesz powiedzieć wszystkim zainteresowanym stronom, jak trzyma się projekt, jakie kamienie milowe zostały osiągnięte i z jakimi problemami się borykasz.,
jeśli twoim celem jest być skutecznym i przejrzystym, szczegółowy raport stanu jest jedną z najpotężniejszych broni w twoim arsenale.
chociaż korzyści płynące z raportów o statusie projektu są liczne, powinieneś wiedzieć:
- przejrzystość: raporty o statusie projektu zawierają szczegółowe aktualizacje ukończonych i oczekujących kamieni milowych. Ostrzega ich również o wszelkich bieżących lub nadchodzących problemach. Poprawia to przejrzystość i wzbudza zaufanie.
- identyfikacja i unikanie ryzyka: zarządzanie ryzykiem jest kluczowym elementem zintegrowanego zarządzania projektami., Raport stanu zazwyczaj zawiera szczegółowy przegląd otwartych problemów i ryzyka. Może to pomóc wcześnie zidentyfikować i uniknąć ryzyka.
- lepsze zarządzanie zasobami: raport stanu pomaga śledzić postępy różnych zasobów. Może to pomóc w przenoszeniu zasobów w / z projektu w razie potrzeby. Na przykład, jeśli postęp jest powolny, ponieważ zespół projektantów jest niedostatecznie obsadzony, możesz zatrudnić dodatkowych projektantów, aby poprawić tempo.
- zdrowie projektu: raport stanu zawiera przegląd stanu zdrowia projektu na wysokim poziomie., Powie ci (i zainteresowanym stronom), czy jest zbyt wiele otwartych problemów lub zbyt wiele pominiętych kamieni milowych. Jeśli stan zdrowia jest słaby, można podjąć środki w celu skorygowania kursu wcześnie.
- odpowiedzialność: raport stanu mówi wszystkim dokładnie, której części projektu brakuje i co należy osiągnąć w przyszłości. Pomaga to utrzymać zespół odpowiedzialny.
- Budget / Scope creep: ten raport wyjaśni, czy projekt jest poza budżetem lub czy istnieje zbyt wiele otwartych żądań zmian prowadzących do scope creep-niezbędnych dla efektywnego PM.,
poza tym raport o stanie projektu tworzy również papierową ścieżkę otwartych problemów i obaw. Może to być bardzo przydatne w przypadku jakichkolwiek przyszłych konfliktów.
podsumowując, raport stanu projektu zapewnia większą przejrzystość, poprawia śledzenie i tworzy zapis postępu projektu. Jako jedno z najważniejszych narzędzi powinieneś poświęcić cały czas i wysiłek, aby było jak najbardziej przydatne.,
Komponenty raportu stanu projektu kreatywnego
celem raportu stanu projektu jest śledzenie postępów i zapewnienie jasności w potencjalnych kwestiach. Dlatego powinien on składać się z następujących elementów:
I. postęp zadania
Ta część raportu ma na celu przedstawienie zainteresowanym stronom przeglądu postępów projektu poprzez śledzenie ukończonych, otwartych i przyszłych zadań.
powinien mieć trzy komponenty:
co udało się osiągnąć
jest to dość proste, śledzi gotowe zadania, czyli, co udało się osiągnąć w projekcie do tej pory.
zazwyczaj obejmuje to tylko ostatni okres sprawozdawczy. Widziałem jednak sytuacje, w których kierownictwo lub klienci chcieli, aby to było bieżące raportowanie kluczowych głównych osiągnięć z datami.
w ten sposób ukończone kamienie milowe projektu są zawsze dostępne dla wszystkich, nawet jeśli nie patrzysz na harmonogram projektu głównego (który, co zaskakujące, wielu klientów nie lubi patrzeć, ponieważ albo trudno jest go śledzić, albo go nie rozumie).,
co się teraz dzieje
Ta część raportu obejmuje, jakie działania są obecnie w toku. Jest to zwykle podsumowanie wszystkich aktywnych ważnych zadań w harmonogramie projektu. Podsumowanie powinno być na wysokim poziomie, a nie na szczegółowym poziomie zadań, jak podano w harmonogramie projektu głównego.
często jest to podstawa do większości dyskusji, które będą miały miejsce podczas cotygodniowego połączenia ze statusem lub spotkania z zespołem projektowym i klientem.
co się szykuje
ten dział zawiera przegląd nadchodzących zadań., Jest to szczególnie przydatne, ponieważ pomaga upewnić się, że nikt nie jest zaskoczony, gdy aktywność ma się rozpocząć.
lubię patrzeć na to, co nadchodzi, nie tylko w przyszłym tygodniu, ale w ciągu najbliższych dwóch tygodni. Ludzie potrzebują czasu, aby przygotować się psychicznie. Dając im tylko tydzień czasu na to, jakie zadania mają się rozpocząć, nie wystarcza im czasu, aby byli gotowi do prowadzenia nadchodzących zadań.
dwutygodniowe heads-up zazwyczaj znacznie pomaga. Wszakże moim celem jest uczynienie ich produktywnymi i skutecznymi, a nie zaskoczenie ich i przyczynienie się do ich porażki.
II., Problemy, ryzyko i wnioski o zmianę
jak już powiedziałem wcześniej, jednym z głównych obowiązków raportu stanu projektu jest śledzenie otwartych problemów, potencjalnych zagrożeń i wniosków o zmianę. Posiadanie oddzielnej sekcji do śledzenia tych pomaga bardzo.
oto, co powinieneś zamieścić w tej sekcji:
bieżący stan spraw
każdy projekt ma jakieś problemy. Lista nierozstrzygniętych spraw, jaki jest bieżący status lub element akcji dla każdej sprawy i do kogo przypisana jest każda sprawa, to świetna rzecz do umieszczenia w raporcie stanu.,
utrzymuje go przed wszystkimi i ułatwia włączenie go jako ważnego punktu dyskusji podczas cotygodniowych połączeń statusowych.
ryzyko otwarte
ta część składa się z dwóch elementów:
- Powiadamiaj interesariuszy o wszelkich bieżących ryzykach otwartych i planie zarządzania nimi.
- przedstawi interesariuszom przegląd planu zarządzania ryzykiem w celu wykrycia ryzyka i radzenia sobie z nim w ogóle.
żądania zmian
Zarządzanie żądaniami zmian jest kluczową częścią obowiązków premiera., Użyj tej sekcji, aby śledzić bieżące otwarte żądania zmian. Należy również podkreślić, jakie kroki zainteresowane strony muszą podjąć, aby rozpatrzyć każdy wniosek.
na przykład, jeśli nastąpi zmiana zakresu projektu, możesz chcieć, aby interesariusz zwiększył budżet projektu.
pamiętaj: Twoim zadaniem jest nie tylko Katalogowanie problemów, ale także udzielanie wskazówek interesariuszom, jak sobie z nimi radzić.
Historia zmian
informacje o zmianach mają charakter wyłącznie informacyjny., Dobrym pomysłem jest jednak umieszczenie ich podsumowania w tygodniowym raporcie stanu, aby klient był świadomy, w jaki sposób i dlaczego zakres (i budżet) zmienił się do tej pory w trakcie trwania projektu.
III. Milestones& Deliverables
wykresy Gantta w Workamajig do śledzenia różnych kamieni milowych
to miejsce, w którym możesz śledzić, jaki procent projekt został zakończony i jakie kamienie milowe udało Ci się osiągnąć do tej pory., Wraz z sekcją „postępy w zadaniach”, zapewni ona zainteresowanym stronom przegląd postępów w realizacji projektu.
oto, co powinieneś zamieścić w tej sekcji:
ukończone kamienie milowe
Użyj tej sekcji, aby pokazać interesariuszom:
- ile (w procentach) każdego kamienia milowego zostało ukończonych do tej pory
- bieżące kamienie milowe
- ukończone kamienie milowe
- nadchodzące kamienie milowe
spróbuj użyć formatu wizualnego (takiego jak wykres Gantta), aby poprawić zrozumienie.,
daty rozpoczęcia/zakończenia
dla każdego ważnego etapu milestone, obejmują:
- planowane daty rozpoczęcia/zakończenia
rzeczywiste daty rozpoczęcia/zakończenia
to powie ludziom, jak szybko (lub wolno) byłeś z postępem projektu do tej pory.
IV. kondycja finansowa
w tej sekcji dowiesz się o kondycji finansowej projektu, tj. ile budżetu zostało zużyte i czy jesteś na dobrej drodze, aby dotrzymać kroku oczekiwaniom budżetowym.
Ta sekcja nie jest oczywiście obowiązkowa., Niektórzy klienci wolą nie ujawniać wszystkim budżetu i kondycji finansowej projektu. W takim przypadku możesz usunąć tę sekcję całkowicie lub zaoferować przegląd na wysokim poziomie z minimalnymi szczegółami. Pozostaw szczegółowe raporty do widoku analizy finansowej.
Jak utworzyć szablon raportu o stanie projektu
ponieważ musisz wysyłać raport co tydzień/co dwa tygodnie / co miesiąc, oczywiście potrzebujesz szablonu raportu o stanie projektu, aby wszystko było łatwiejsze.,
oto kilka wskazówek, których powinieneś przestrzegać podczas tworzenia szablonu:
Utwórz szczegółowy przegląd kierownictwa
twoi interesariusze są zajęci. Podczas gdy niektóre z nich będą przekopywać się przez cały raport, większość woli uzyskać szybki przegląd głównych problemów na pierwszy rzut oka.
dlatego rozpocznij raport od szczegółowego przeglądu wykonawczego.
oto, co powinieneś zamieścić w tym przeglądzie:
- identyfikatory projektu: umieść najbardziej oczywiste Informacje – nazwę projektu, datę i nazwisko kierownika projektu – na górze raportu.,
- podsumowanie projektu: krótkie podsumowanie największych problemów, zagrożeń i kamieni milowych. Włącz wszystko, co wymaga pilnej uwagi zainteresowanych stron.
- zdrowie projektu: aktualny stan zdrowia różnych części składowych projektu (postęp zadań, kamienie milowe, zagrożenia itp.).
użyj wizualizacji tam, gdzie to możliwe
Wizualizacja sprawia, że złożone raporty są znacznie łatwiejsze do odczytania dla pracowników czasowych. Tam, gdzie to możliwe, użyj struktury wizualnej do wymiany informacji, zwłaszcza w sekcji przeglądu wykonawczego.,
na przykład możesz użyć zielonego koloru, aby pokazać, że komponent jest w dobrym stanie, czerwony dla czegoś, co wymaga uwagi.
Jeśli zamierzasz przyjąć to podejście, upewnij się, że ustalisz konwencje dla danych wizualnych. Powinno być jasne dla wszystkich, co oznaczają” żółte „lub” czerwone ” kolory. Interesariusze powinni wiedzieć, jakiego rodzaju dane będą reprezentowane w jakim formacie(wykres Gantta dla postępu zadań, wykresy procentowe dla kamieni milowych itp.).
niektóre z nich mogą być dla ciebie oczywiste (np. kody kolorów dla zdrowia projektu), ale zawsze lepiej być oczywistym niż zakładać cokolwiek.,
Użyj tego samego szablonu
spójność jest kluczowa dla jasności podczas raportowania informacji. Użyj tego samego szablonu we wszystkich raportach o statusie, aby upewnić się, że interesariusze nie zostaną zdezorientowani.
pamiętaj, że ograniczy to twoją elastyczność. Nie będziesz mógł wprowadzać zmian w locie, jeśli chcesz zgłosić nowe informacje.
dlatego upewnij się, że twój pierwszy szablon ma miejsce na wszystkie informacje, które chcesz zgłosić w przyszłości. Lepiej zaraportować niż zaraportować.,
użyj oprogramowania do zarządzania projektami
raportowanie statusu projektu w Workamajig
kreatywne oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Workamajig, znacznie ułatwia raportowanie. Oprogramowanie PM może automatycznie śledzić status różnych kamieni milowych i postępu zadań. Narzędzia takie jak Workamajig również dostosowują się do harmonogramu i budżetu projektu, aby zapewnić Tobie (i Twoim interesariuszom) jasny wgląd w kondycję finansową projektu.
większość narzędzi PM ma również wbudowane narzędzia do raportowania, które pomagają szybko tworzyć raporty stanu projektu i aktywności., Raporty te można eksportować jako pliki PDF do udostępniania klientom.
podsumowanie
raport o stanie projektu kreatywnego jest jednym z najważniejszych narzędzi komunikacji, jakie masz do dyspozycji. Raporty będą wysyłane co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc. Zrozumienie celu raportu stanu i wszystkich zawartych w nim komponentów znacznie ułatwi raportowanie.
teraz, gdy przeczytałeś to, czym różni się to od standardowych praktyk raportowania projektów? Jakie elementy, które wymieniłem powyżej, nie uważasz za istotne?, A jakie pozycje dodajesz co tydzień, o których pominąłem lub nie wspomniałem?