co to jest faktura proforma? Wszystko, co musisz wiedzieć

Fakturowanie może nie być najbardziej ekscytującym zadaniem w codziennym prowadzeniu firmy, ale jego znaczenie jest niezaprzeczalne: utrzymuje przepływ gotówki w Twojej firmie. Zrozumienie różnych rodzajów faktur jest zatem kluczem do rozwoju solidnych praktyk biznesowych w Twojej firmie. Oto krótkie wprowadzenie do faktury proforma i jak powinieneś używać jej w swojej firmie.,

w tym artykule dowiesz się:

• czym jest faktura proforma

• czym różni się faktura proforma od faktury lub oferty

• Kiedy należy używać faktury proforma

• jak najlepiej utworzyć fakturę proforma

prawie wszystkie firmy obsługują faktury w taki czy inny sposób, niezależnie od tego, czy są wystawiane samodzielnie, czy też otrzymywane od dostawców. Fakturowanie jest przecież niezbędnym elementem prowadzenia firmy, pozwalającym na terminowe płacenie, śledzenie zarobków i wydatków oraz przygotowywanie ksiąg podatkowych., Ale co z fakturami proforma?

Co to jest faktura proforma?

możesz być zaznajomiony z terminem „Faktura proforma”, zwłaszcza jeśli jesteś właścicielem firmy, która jest już biegła w świecie faktur., Ale dla tych z Was, którzy nadal drapią się po głowach, Faktura proforma jest zasadniczo tymczasowym rachunkiem sprzedaży, który wysyłasz do klienta przed dostarczeniem towarów lub usług.

zazwyczaj zawiera datę wydania, opis tego, co jest sprzedawane, a także całkowitą kwotę do zapłaty, a także wszelkie podatki lub opłaty, które mogą zostać poniesione między momentem Wydania a momentem dostawy. Faktura proforma zapewnia jak najdokładniejszą wycenę, a jej celem jest uniknięcie narażania klienta na nieprzewidziane opłaty lub cła.,

podobnie jak faktura, Faktura proforma jest wiążącą umową handlową. To, co odróżnia te dwa, jest jednak to, że warunki sprzedaży faktury proforma mogą być nadal zmieniane. Oznacza to, że dotyczy to tylko sprzedaży, która nie została jeszcze zakończona.

nie mają również unikalnego, sekwencyjnego numeru faktury – coś, co jest wymagane na wszystkich fakturach prawnych – i muszą być wyraźnie oznaczone jako proforma. Co najważniejsze, Faktura proforma nie ma wartości podatkowej i nie zawiera środka płatniczego, więc nie powinna być uwzględniana w dokumentacji księgowej.,

Jaka jest różnica między fakturą, fakturą proforma i ofertą?

na pozór faktury proforma i notowania mają sporo wspólnego. Oba są używane w dużej mierze w ten sam sposób, oba dostarczają informacji o sprzedaży i nie są one same w sobie dokumenty prawne. Gdzie różnią się one w ich celu.

wycena

wycena to kosztorys przedmiotu lub usługi, który klient wyraził zainteresowanie zakupem., Jest znacznie mniej formalna niż faktura proforma i jest zwykle wysyłana na wczesnych etapach procesu sprzedaży. Nie musi również zawierać szczegółowych informacji na temat produktów lub usług w ofercie, zapewniając zamiast tego przybliżony obraz ilości i ceny.

co ważne, cytat nie jest dokumentem, który wiąże się z jakimkolwiek obowiązkiem lub oczekiwaniem. Podobnie jak Faktura proforma, nie posiada wartości finansowej, a sprzedaż może zostać zaakceptowana przez Klienta lub równie łatwo może zostać anulowana bez żadnych konsekwencji.,

Faktura Proforma

Faktura proforma jest również wysyłana do klienta przed dostarczeniem produktów lub świadczeniem usług, ale jest uważany za bardziej wiążący niż wycena – choć nie prawnie wiążący jak wypełniona faktura.

jest więcej szczegółów, a przed dokonaniem jakiejkolwiek płatności istnieje pole manewru w zakresie negocjacji.

Faktura

faktury są wysyłane, gdy towary zostały sprzedane lub wykonane usługi, a płatność jest teraz należna., Dokument jest wiążącą umową, a Klient ma obowiązek zapłaty podanej ceny. W przeciwieństwie do faktur proforma, możesz wykorzystać faktury do odzyskania podatku VAT.

tak więc, krótko mówiąc, powinieneś wystawić fakturę proforma, aby utworzyć potencjalną sprzedaż i fakturę, gdy sprzedaż zostanie sfinalizowana.

kiedy należy wysłać fakturę proforma?

istnieją dwa główne powody, dla których Twoja firma może potrzebować stworzyć tymczasowy rachunek sprzedaży przed faktyczną sprzedażą., Albo chcesz zadeklarować szacunkowy ostateczny koszt produktu lub usługi, którą świadczysz, lub chcesz wysłać za granicę.

kosztorysowanie

faktury Proforma służą jako rodzaj umowy w dobrej wierze między tobą a twoim klientem.

są one podstawą sprzedaży, podział pozycji z dokładnym wskazaniem całkowitej kwoty należnej – ale nie żądasz płatności.,

To sprawia, że faktura proforma jest idealnym rozwiązaniem, gdy sprzedaż nie została jeszcze sfinalizowana lub towary lub usługi są nadal w trakcie negocjacji, ponieważ podajesz format, który można później dostosować w razie potrzeby.

Spedycja Międzynarodowa

faktury proforma są często używane w branży spedycji międzynarodowej, ponieważ często zawierają informacje o wysyłce, opakowaniu, wadze i opłatach za dostawę. Pomagają one zadeklarować wartość przedmiotu, dzięki czemu może on szybko przejść przez Urząd Celny i zostać dostarczony klientowi na czas.,

jak powinna wyglądać Faktura proforma?

nie ma szczególnych wymagań dotyczących struktury faktury proforma. Ale zarówno łatwiej, jak i bezpieczniej jest mieć jak najbardziej zbliżoną strukturę tworzonych faktur.,

w związku z tym szablony faktur proforma zazwyczaj zawierają:

• datę wystawienia

• dane kontaktowe zarówno kupującego, jak i sprzedającego

• szczegóły dostarczonych towarów lub usług i ich uzgodnionych cen

• VAT i inne obowiązujące podatki

• ewentualne koszty wysyłki

• całkowita należna kwota

jeśli nadal tworzysz własne faktury ręcznie, łatwo jest dostosować szablon faktury do potrzeb faktury proforma.,

pamiętaj tylko, aby prawidłowo oznaczyć fakturę jako 'proforma' i upewnić się, że nie zawiera ona żadnych numerów faktur, ponieważ zmieni to nieformalny dokument na wiążący. Termin płatności i dokładna data dostawy również nie są wymagane.

Jak utworzyć fakturę proforma?

podczas gdy Word i Excel oferują szablony faktur, ich poprawne wypełnienie wymaga czasu i skrupulatnej uwagi. Co więcej, możesz napotkać komplikacje w dalszej części procesu sprzedaży, jeśli błędnie wprowadzisz dane liczbowe w fakturach.,

oprogramowanie do fakturowania jest najbezpieczniejszą opcją dla każdej firmy poszukującej pełnych i szybkich płatności oraz szybkiej i łatwej księgowości.

i choć jest to dziś często spotykane zdanie i rzadko dosłowne, w przypadku niektórych programów do fakturowania naprawdę potrzeba „zaledwie kilku kliknięć”, aby utworzyć wypełnioną fakturę. Brak żmudnej aktualizacji lub podwójnego sprawdzania numerów faktur. To jest automatyczne i natychmiastowe.

SumUp Invoices zapewnia łatwe w użyciu szablony faktur, które można wykorzystać do tworzenia i wysyłania faktur w czasie krótszym niż minutę. Dzięki automatyzacji Twoje faktury będą bezbłędne.,

jest to niezbędne w prowadzeniu firmy, ponieważ wystawianie bezbłędnych faktur zwiększa profesjonalizm, ułatwia proces płatności i utrzymuje księgi w doskonałej formie.