factureren is misschien niet de meest opwindende taak in de dagelijkse gang van zaken, maar het belang ervan is onmiskenbaar: het houdt de cashflow in uw bedrijf in stand. Inzicht in de verschillende soorten facturen is daarom van cruciaal belang voor de ontwikkeling van gezonde bedrijfspraktijken in uw bedrijf. Hier is een snelle introductie tot de proforma factuur en hoe u ze zou moeten gebruiken in uw bedrijf.,
In dit artikel leert u:
-
wat een proforma-factuur is
-
hoe een proforma-factuur verschilt van een factuur of offerte
-
wanneer u een proforma-factuur moet gebruiken
-
hoe u het beste een proforma-factuur kunt maken
bijna alle bedrijven verwerken facturen op een of andere manier, of het nu gaat om de afgifte ervan zelf of het ontvangen van leveranciers. Facturering is immers een essentieel onderdeel van het runnen van een bedrijf, zodat u op tijd betaald kunt worden, uw inkomsten en uitgaven kunt bijhouden en uw boeken kunt voorbereiden op de belastingdag., Maar hoe zit het met proforma Facturen?
zoekt u een snel en eenvoudig factuursjabloon? Maak professionele, fiscale facturen in minder dan een minuut met SumUp facturen. Schakel het vandaag nog in en stuur zoveel facturen als u wilt—gratis! U betaalt slechts 2,5% transactiekosten op elke betaalde factuur.
Wat is een proforma-factuur?
u bent wellicht bekend met de term ‘proforma invoice’, vooral als u een bedrijfseigenaar bent die al bedreven is in de wereld van facturen., Maar voor degenen onder u nog steeds krabben uw hoofden, een proforma factuur is in wezen een voorlopige factuur van de verkoop die u naar uw klant te sturen voordat u uw goederen of diensten te leveren.
Het bevat meestal een datum van uitgifte, een beschrijving van wat wordt verkocht, en het totale te betalen bedrag, alsmede alle belastingen of vergoedingen die kunnen worden gemaakt tussen het moment van uitgifte en het moment van levering. Het verstrekken van een zo nauwkeurig mogelijke schatting, het doel van een proforma factuur is om te voorkomen dat uw klant bloot te stellen aan onvoorziene kosten of plichten.,
net als een factuur is een proforma factuur een bindende commerciële overeenkomst. Wat de twee echter onderscheidt, is dat de verkoopvoorwaarden van een proforma factuur nog steeds kunnen worden gewijzigd. Dit betekent dat het alleen van toepassing is op verkopen die nog niet zijn afgerond.
ze hebben ook geen uniek, sequentieel factuurnummer – iets wat verplicht is op alle juridische facturen-en moeten duidelijk worden geëtiketteerd als proforma. Cruciaal is dat een proforma factuur geen fiscale waarde heeft en geen betaalmiddel bevat, dus het moet niet worden opgenomen in uw boekhouding.,
Wat is het verschil tussen een factuur, een proforma factuur en een offerte?
op het eerste gezicht hebben proforma-Facturen en-offertes nogal wat gemeen. Ze worden beide grotendeels op dezelfde manier gebruikt, beide geven informatie over een verkoop en geen van beide zijn juridische documenten in hun eigen recht. Waar ze verschillen is in hun doel.
offerte
een offerte is een kostenraming voor een item of dienst die uw klant interesse heeft getoond om te kopen., Het is aanzienlijk minder formeel dan een proforma factuur en wordt meestal verzonden tijdens de vroege stadia van het verkoopproces. Het hoeft ook niet noodzakelijkerwijs gedetailleerde informatie over de items of diensten aangeboden, het verstrekken van in plaats daarvan een ruw idee van de hoeveelheid en de prijs.
belangrijk is dat een citaat geen document is met enige vorm van verplichting of verwachting erachter. Net als een proforma factuur, het heeft geen financiële waarde en de verkoop kan worden aanvaard door de klant of het kan net zo gemakkelijk worden geannuleerd zonder gevolgen.,
Proforma Factuur
een proforma factuur wordt ook naar een klant verzonden voordat uw producten worden geleverd of uw diensten worden geleverd, maar het wordt als bindender dan een offerte beschouwd – hoewel niet juridisch bindend als een ingevulde factuur.
Meer details worden gegeven, en er is ruimte voor onderhandelingen voordat enige betaling wordt gedaan.
Factuur
facturen worden verzonden wanneer goederen zijn verkocht of diensten zijn verricht en de betaling nu verschuldigd is., Het document is een bindende overeenkomst en de klant is verplicht de vermelde prijs te betalen. En anders dan bij proforma Facturen, kunt u facturen gebruiken om BTW terug te vorderen.
kortom, U moet een proforma-factuur uitgeven om een potentiële verkoop te creëren en een factuur wanneer die verkoop is afgerond.
Wanneer moet u een proforma-factuur verzenden?
Er zijn twee belangrijke redenen waarom uw bedrijf mogelijk een voorlopige verkoopfactuur moet maken voorafgaand aan de daadwerkelijke verkoop., U wilt een schatting geven van de uiteindelijke kosten van het item of de dienst die u levert, of u wilt internationaal verzenden.
kostenraming
Proforma-Facturen dienen als een soort overeenkomst tussen u en uw klant.
ze zijn een basis voor een verkoop, een uitsplitsing van de items met een nauwkeurige indicatie van het totale verschuldigde bedrag – maar u vraagt geen betaling.,
Dit maakt een proforma factuur de ideale optie wanneer een verkoop nog niet is afgerond of de goederen of diensten nog in onderhandeling zijn, omdat u een formaat aanlevert dat later indien nodig kan worden aangepast.
internationale verzending
omdat ze vaak details bevatten over verzending, Verpakking, gewicht en verzendkosten, worden proforma-Facturen vaak gebruikt in de internationale scheepvaartindustrie. Ze helpen om de waarde van een item aan te geven, zodat het snel door de douane kan gaan en op tijd bij uw klant kan worden afgeleverd.,
hoe moet een proforma-factuur eruit zien?
Er zijn geen specifieke vereisten met betrekking tot de structuur van een proforma factuur. Maar het is zowel gemakkelijker als veiliger om het zo dicht mogelijk te laten lijken op de structuur van de afgeronde facturen die u maakt.,
Als een resultaat, proforma factuur templates omvatten over het algemeen:
-
Een datum van uitgifte
-
contactgegevens voor zowel de koper als de verkoper
-
de Details van de geleverde goederen of diensten en dat de overeengekomen prijzen
-
BTW en andere toepasselijke belastingen
-
Verzendkosten, eventuele
-
Het totale bedrag
Als je nog steeds het maken van uw eigen facturen handmatig, het is gemakkelijk genoeg om aan te passen aan uw factuur sjabloon aan te passen aan de behoeften van een pro-forma factuur.,
vergeet niet om de factuur goed te labelen als ‘proforma’ en zorg ervoor dat het geen factuurnummers bevat, omdat dit een informeel document verandert in een bindend document. Een vervaldatum van betaling en de exacte datum van levering zijn ook niet vereist.
Hoe maakt u een proforma-factuur aan?
hoewel Word en Excel factuursjablonen aanbieden, nemen ze tijd en zorgvuldige aandacht voor detail om correct in te vullen. Wat meer is, kunt u complicaties verder langs het verkoopproces tegenkomen als u numerieke gegevens onjuist in uw facturen in te voeren.,
facturatiesoftware is de veiligste optie voor elk bedrijf dat op zoek is naar volledige en snelle betalingen en snelle en eenvoudige boekhouding.
en hoewel het vandaag de dag een veel voorkomende uitdrukking is en zelden letterlijk, is het in het geval van sommige facturatiesoftware echt ‘slechts een paar klikken’ nodig om een voltooide factuur aan te maken. Geen vervelende bijwerking of dubbele controle factuurnummers. Het is automatisch en direct.
SumUp facturen biedt eenvoudig te gebruiken factuur sjablonen die kunnen worden gebruikt voor het maken en verzenden van facturen in minder dan een minuut. En met alles geautomatiseerd, zijn uw facturen gegarandeerd foutloos.,
Dit is uiteindelijk essentieel in het runnen van een bedrijf, omdat het uitgeven van foutloze facturen uw professionaliteit verhoogt, het betalingsproces vergemakkelijkt en uw boeken in topvorm houdt.
samengevat
Proforma-Facturen zijn niet altijd nodig, maar kunnen worden gebruikt als een integraal onderdeel van uw verkoopproces. Terwijl vergelijkbaar met een offerte en een factuur, een proforma factuur dient zijn eigen unieke doel en kan gemakkelijk worden gemaakt met behulp van een factuur sjabloon.