een virtuele assistent is een persoon die beheerdiensten levert aan clients terwijl hij vanaf een externe locatie werkt. Virtuele assistenten zijn vaak onafhankelijke, zelfstandige aannemers, maar u kunt ook werken met een virtual assistant agency., Daarnaast hebben veel kandidaten een paar jaar ervaring als administratief medewerker of office manager in een professionele kantooromgeving.
Als u overweegt een virtuele assistent in te huren, is hier alles wat u moet weten:
verantwoordelijkheden van de virtuele assistent
een van de belangrijkste voordelen van het inhuren van een virtuele assistent is dat kleine bedrijven de specifieke diensten die ze nodig hebben kunnen selecteren en betalen., Dit niveau van flexibiliteit kan ondernemers besparen duizenden dollars per jaar, terwijl ook het geven van hen de mogelijkheid om hun contract uit te breiden als hun bedrijf groeit en vereist meer diensten.,
een Aantal van de meest voorkomende taken en verantwoordelijkheden van een virtuele assistent zijn:
- Agenda/schema management
- Reizen
- een Bestand organisatie
- e-Mail controle
- Call management
- boekhouding en administratie
- Social media
- Doorlichting van potentiële klanten en partnerships
- Customer service taken
Afhankelijk van de behoeften van de business, een virtuele assistent kan opereren als executive assistant, administratief assistent of personal assistant.
heeft u een virtuele assistent nodig?,
- voor veel kleine bedrijven is het idee om bepaalde taken aan een virtuele assistent over te dragen ontmoedigend. Sommige ondernemers kunnen het gevoel dat ze niet het budget of de tijd om een virtuele assistent aan hun bedrijf te introduceren. Echter, net zoals je niet kunt bouwen van een imperium alleen, je kunt niet omgaan met elk aspect van uw bedrijf alleen.
Hier zijn enkele tekenen dat het tijd is om een virtuele assistent in te huren:
- u besteedt te veel tijd aan repetitieve of ondergeschikte taken., Als u overweegt een virtuele assistent in te huren, maar niet zeker weet of u er klaar voor bent, kunt u bijhouden hoeveel tijd u besteedt aan het afhandelen van kleine, ondergeschikte taken. Deze taken kunnen het beantwoorden van e-mails, het beheren van uw agenda of het boeken van afspraken omvatten. Als u meerdere uren per week besteden aan repetitieve taken, kan het tijd zijn om ze uit te besteden aan een virtuele assistent.
- u heeft geen fulltime hulp nodig, alleen extra hulp. Als uw bedrijf een fulltime assistent nodig heeft die verschillende betrokken taken beheert, hoeft u geen virtuele assistent in te huren., Eerder, virtuele assistenten zijn ideaal voor bedrijven die nodig hebben om offload een of twee specifieke taken of projecten die niet rechtvaardigen het inhuren van een fulltime werknemer in loondienst.
- u hebt het budget ervoor. Voordat u een virtuele assistent inhuurt, bereidt u een kosten-batenanalyse voor om de waarde van uw tijd te bepalen ten opzichte van de kosten van de tijd die u aan specifieke taken besteedt. Als u het budget hebt om een parttime aannemer in te huren en uw kosten-batenanalyse geeft aan dat u waardevolle tijd terug zult winnen, zoek dan een virtuele assistent.,
het inhuren van virtuele assistentie op proefbasis is een goede eerste stap om een werknemer te vinden die past bij de cultuur van uw kleine bedrijf.
hoe een virtuele assistent te huren
Stap 1: documenteer uw processen
voordat u begint met het zoeken naar een virtuele assistent, documenteer elke taak, project en proces dat u wilt overdragen aan een assistent. Waar mogelijk, maak training of standaard operationele procedure documenten die nieuwe werknemers of aannemers kunnen gebruiken om up-to-speed., Wees grondig en zorg ervoor dat u alle gewenste resultaten die u wilt bereiken omvatten.
Stap 2: Plaats een taakomschrijving
vervolgens Maak je een taakomschrijving die duidelijk en beknopt is en de specifieke taken schetst die je wilt delegeren. U dient ook een lijst op te nemen met vaardigheden en tools die kandidaten moeten hebben of beheersen, zoals Excel, G Suite, Zendesk, enz. Zodra u een voorbereide functieomschrijving hebt, kunt u deze op een website of directory plaatsen., Populaire plaatsen om een virtuele assistent te vinden zijn:
- Upwork
- virtuele assistent assistent
- QuickMonday
- Guru
Stap 3: sollicitaties bekijken en interviews afnemen
afhankelijk van de site(s) waarop u de functieomschrijving plaatst, kunt u snel beginnen met het doorzoeken van honderden applicaties. Om snel uit te filteren laag-inspanning aanvragers, overwegen het toevoegen van een ongebruikelijke vraag of “Easter egg” in uw vacature. Bijvoorbeeld, aan de onderkant van de beschrijving, kunt u aanvragers vragen om de naam van hun favoriete boek op te nemen.,
zodra u begint met interviewen, zorg er dan voor dat u grondige interviewvragen stelt om na te gaan of ze in staat zijn om de taken die u wilt delegeren uit te voeren.
Stap 4: huren op proef
zodra u een sterke kandidaat hebt gevonden, huren ze op proef, indien mogelijk. Dit geeft u tijd om te zien hoe ze werken en of ze een goede pasvorm met uw bedrijf. Als je begint te werken met een virtuele assistent die niet werkt, is het het beste om snel banden te snijden en verder te gaan., Als u iemand die uw behoeften begrijpt en is een goede pasvorm met uw bedrijf, kunt u hen meer in de vouw.
CO— heeft tot doel u te inspireren door toonaangevende gerespecteerde experts. Echter, voordat u een zakelijke beslissing, moet u een professional die u kan adviseren op basis van uw individuele situatie te raadplegen.
wilt u meer lezen? Volg ons op LinkedIn!