The Case for Managing MRO Inventory

door MMH Staff * 1 April 2013

In een eerdere baan was ik de materials manager in een productiefaciliteit. Een “gereedschapskrib” was de opslagplaats voor kantoorbenodigdheden en veiligheidsbenodigdheden; het grootste deel van de onderhouds -, reparatie-en operations-inventaris (MRO) werd gecontroleerd door de onderhoudsafdeling en werd in de hele fabriek opgeslagen. Mijn fractie heeft zich ten doel gesteld de beste praktijken op het gebied van voorraadbeheer in de toeleveringsketen van MRO onder de aandacht te brengen.,

Bevestigingsmiddelen waren de eerste MRO component categorie die we aangepakt. We selecteerden een leverancier om binnen te komen en regelmatig bij te vullen de bevestigingsmiddelen in een centrale kous gebied. De leverancier heeft de bakken geïnventariseerd en opgeslagen en ons maandelijks gefactureerd. Deze eenvoudige proceswijziging elimineerde de veelheid aan inkooporders en de bijbehorende kosten die kenmerkend waren voor de vorige regeling; het werd ook ontworpen om ervoor te zorgen dat onderhoudspersoneel altijd wist waar ze de bevestigingsmiddelen die ze nodig hadden voor hun taken.,

Er was echter nog steeds weerstand tegen het idee dat de materialenbeheerfunctie de controle over alle MRO-leveringen zou overnemen. Het keerpunt kwam toen de voorraad gietkegels-gebruikt om de stroom van gesmolten metaal uit een ovenpan te controleren—opraken en het inkoopteam op een zondag moest voorzien en versnellen. Het werd voor iedereen duidelijk dat het zakelijk zinvoller was om gieterijbenodigdheden in de gereedschapskrib op te slaan. Kort daarna werden extra benodigdheden van Tap kegels verplaatst naar de wieg., Niet alleen werden MRO centraal onderhouden en daarna besteld, maar ook de huishouding van het gieterijonderhoudsgebied werd verbeterd omdat er niet langer slids van materialen rond zaten als ” onderhoudspullen.”
zoals dit scenario aantoont, is het mogelijk om MRO-voorraadbeheerpraktijken te stroomlijnen en daardoor aanzienlijke voordelen voor de organisatie te genereren. Dit artikel zal ingaan op een aantal van de fundamentele stappen die organisaties kunnen nemen om hun MRO supply chain activiteiten te verbeteren.,

MRO Inventory: the Opportunity

laten we eerst duidelijk zijn over wat we bedoelen met “MRO supplies.”We hebben het over leveringen die in het productieproces worden verbruikt, maar die geen deel uitmaken van het eindproduct of niet centraal staan in de verkoopbare productie van de organisatie.,1 die definitie omvat items zoals reparatie componenten, snijvloeistoffen, smeermiddelen, en tooling, alsmede Kantoorbenodigdheden, schoonmaak en andere schoonmaakproducten, meubels, verlichtingsarmaturen, bouwbenodigdheden, veiligheidsbenodigdheden, en andere verbruiksartikelen die niet rechtstreeks gebonden zijn aan de kernproducten of diensten van de organisatie.

de uitgaven voor de MRO-inventaris kunnen zeer aanzienlijk zijn. Slechts twee voorbeelden: het jaarlijkse onderzoek van de Helicopter Association International naar operationele prestaties toont aan dat 40 tot 45 procent van de uitgaven onderhoudsgerelateerd zijn.,2 en bij een Tier One automotive-leverancier wordt ongeveer 40 procent van de jaarlijkse inkoopuitgaven verbruikt door MRO-materialen. Als bedrijven blijven strijden op de kosten front, weinigen zien de kans dat MRO-uitgaven dalen. Uit een recent onderzoek blijkt dat bijna 60 procent van de ondervraagde managers in de maakindustrie verwacht dat ze hun MRO-uitgaven in 2013 zullen handhaven.

helaas wordt MRO-levering vaak over het hoofd gezien als een “voorraad” – verantwoordelijkheid; als gevolg daarvan wordt het zelden behandeld met de strengheid en aandacht die het zou moeten zijn., Het is des te betreurenswaardiger in 2013, en des te belangrijker voor organisaties om hun kosten te begrijpen en te beheren, gezien de vele onzekerheden en de volatiliteit van de wereldeconomie. Maar in mijn ervaring hebben MRO-leveringsactiviteiten weinig directe verantwoordelijkheid en worden ze te vaak gedreven door aandelen in plaats van naar een overkoepelend supply chain-plan. Vaak heb ik situaties gezien waar MRO-inventaris wordt uitgegeven en zit in een gebied zonder identificeerbare locator systeem, ID, of een gebruiksgeschiedenis., Hoewel steeds meer bedrijven het idee krijgen dat MRO-leveringen echte kosten zijn die kunnen worden gevolgd en gecontroleerd, is er duidelijk ruimte voor systematische controle en efficiëntere handlingmethoden.

MRO vs. “reëel” voorraadbeheer

traditioneel voorraadbeheer—met betrekking tot grondstoffen, componenten, work in process (wip) en
eindproducten—wordt gecontroleerd en beheerd op optimale niveaus, waarbij voldoende voorraad wordt geleverd om de huidige productiebehoeften te dekken en rekening te houden met de meest waarschijnlijke onvoorziene omstandigheden., De inventaris wordt over het algemeen gecontroleerd door middel van een proces dat bekend staat als cyclus tellen, met behulp van ABC Analyse kostprijsberekening. De inventaris wordt ontvangen en geplaatst in een magazijn of WIP locatie en gedecoreerd zoals het wordt gebruikt. Wanneer een ERP-systeem (enterprise resource planning) wordt gebruikt, kan de voorraad worden aangevuld door middel van een herordeningsadvies via MRP of via een kanban-type systeem waarbij de leverancier of leverancier wordt geïnformeerd en de voorraad wordt aangevuld. Materiaallijsten worden bewaard voor de eindproducten; ze geven een gedetailleerd overzicht van de hoeveelheid en de kosten van de inventaris., Er is nooit een probleem van het senior management doen van een end run rond het systeem om het proces te versnellen; dat zou pijn alles van back flushing tot de nauwkeurigheid van de inventaris, en vele andere belangrijke prestatie-indicatoren.

de MRO-inventaris ontbreekt echter vaak aan de meeste van deze controles of praktijken. Het wordt zeer zelden gemeten in termen van voorraad bij de hand, bochten, veroudering, of gebruik. Het draait over het algemeen minder dan een keer per jaar; request-to-fill tarieven zijn meestal minder dan 80 procent.3 Vaak zijn veel van de benodigdheden die nodig zijn voor MRO-taken daadwerkelijk op voorraad, maar ze kunnen gewoon niet worden gelokaliseerd., Een ander prestatietekort: veel van de items die nodig zijn voor onderhoud of reparaties worden verkregen met spot koopt die prijs negeren in het voordeel van de beschikbaarheid. Erger nog: versnelde vracht wordt ook een factor. Er is ook de kosten van ongeplande downtime, wachten op reparatie onderdelen die misschien al ergens in de faciliteit.

tegelijkertijd is er het probleem om hoogbetaald onderhoudspersoneel af te leiden van reparaties en geplande onderhoudsactiviteiten. Het laten uitvoeren van materiaalbeheer is niet het beste gebruik van hun vaardigheden en tijd., Ik heb meer dan één plant manager horen klagen over onderhoudspersoneel dat in een kantoor zit te praten met leveranciers, en in één adem kreunen over uitval van apparatuur.

Er zijn ook grote verschillen in het beheer van cashflow wanneer we traditionele voorraadbeheerpraktijken vergelijken met wat nog steeds typisch is voor MRO. Het is niet ongewoon voor een onderhoudsmanager om te proberen om “geld te besparen” door het kopen van grotere hoeveelheden, laten we zeggen, machine-onderdelen om de prijs te breken., Maar dat betekent over het algemeen een grote cash uitgaven voor de inventaris die wordt uitgegeven wanneer ontvangen in plaats van in de boeken—en die kan verdwalen of verouderd worden. Aan de productiezijde, supply chain professionals geconfronteerd met soortgelijke volumeproblemen zal de onderhandelingen toegestaan voor het ontvangen van de volumekortingen te behandelen, maar zal meestal splitsen de leveringen in meerdere data, waardoor het verminderen van de kosten impact, het verminderen van de hoeveelheid schapruimte die nodig is voor de voorraad, en waardoor voor orderannulering in het geval dat de items niet meer nodig zijn.,

het uitrollen van de” verborgen “inventaris

een andere veel voorkomende MRO-praktijk is het gebruik van” verborgen “of” privé ” voorraden van materiaal die individuen bijhouden om te verzekeren dat ze de items hebben wanneer ze ze nodig hebben. Het materiaal kan in gereedschapskisten, planken, of verborgen in het werk kasten. Deze kronkelende weg inventaris komt op een aantal aanzienlijke kosten voor de organisatie—alles van de voor de hand liggende overtollige inventaris te versnellen vrachtkosten.,4

Ik heb deelgenomen aan verscheidene schoonmaakbedrijven waar grote oppervlakken zijn gereorganiseerd en materiaal is verwijderd omdat de apparatuur waarvoor het werd gekocht niet meer bestaat of vaker voorkomt, niemand herinnert zich waarom het materiaal in de eerste plaats werd gekocht. In dezelfde faciliteiten heb ik onderdelen zien versnellen voor een noodreparatie, alleen om de tweede-dienst onderhoudspersoon de reparatie te laten uitvoeren met de onderdelen al in zijn gereedschapskist. Een ander voorbeeld: in one Tier One automotive facility hadden we bewerkingsbits die waren opgeslagen op een honor-systeem., Op een dag waren er geen stukken bij de hand en niets op bestelling. Terwijl de kopers maakten hectische gesprekken, operations mensen plannen gemaakt om het gebruik van de resterende bits uit te breiden. Er werd aangenomen dat de operaties binnen 12 uur zouden lijden. Zoals bleek, was er genoeg voorraad in de gereedschapskisten van de operators om de operatie meer dan 48 uur uit te voeren zonder de gymnastiek te doen die nodig is om de levensduur van elk bit te verlengen.

Er is een beetje een “Superman complex” te zien in dergelijke omstandigheden; de werknemer redt de dag omdat hij de juiste onderdelen hier heeft.,

vijf Best Practices in MRO-Beheer

dus wat zijn de kenmerken van goed MRO-voorraadbeheer? In mijn ervaring zijn er vijf aspecten die best practice vormen:

1. centrale locatie van de MRO-inventaris. Het is altijd efficiënter om MRO-voorraden op één centrale locatie per faciliteit op te slaan in plaats van ze op verschillende ongeïdentificeerde locaties te houden. Het is van cruciaal belang om computersystemen te hebben om de inventaris op te sporen, te beheren en te controleren., Gewapend met gebruiksgegevens en transactiekosten, kan een organisatie haar MRO-inventaris “right-size” in overeenstemming met supply chain prestatienormen.5In een Tier One automotive leverancier, verhuisden we alle van het onderhoud items naar een gecontroleerd gebied. De inventaris werd gecatalogiseerd, toegewezen onderdeelnummers, en gelegen op planken die ook werden geïdentificeerd met een locatie-ID. De inventaris werd vervolgens gekapitaliseerd, waardoor de balans werd verhoogd en de kosten van routinematig onderhoud van de apparatuur goed konden worden bijgehouden., Het nieuwe” magazijn ” werd vervolgens bemand met ervaren supply chain-personeel dat relaties had opgebouwd met leveranciers en die het concept van samenwerking met leveranciers begreep om de kosten te drukken. Waar dit praktisch mogelijk was, werden leveranciers aangemoedigd om de inventaris te bezitten en te controleren en minimale hoeveelheden te verzenden om zo nodig aan de inventarisvereisten te voldoen. Er werden ook inspanningen geleverd om de kosten te beheersen door gebruik te maken van goedkopere, maar volledig compatibele componenten in plaats van de onderdelen die de voorkeur hebben voor onderhoud., Gezamenlijk legden deze initiatieven de basis voor een preventief onderhoudsprogramma; het programma omvatte het plannen van uitvaltijd van apparatuur en het opstellen van een picklijst van reparatieartikelen en benodigdheden, zodat de reparatiekosten nauwkeurig zouden worden geregistreerd en de budgetprognoses aanzienlijk zouden verbeteren.
2. leverancier-gecontroleerde zending inventaris. Veel organisaties hebben met succes gebruik gemaakt van derden om MRO-inventaris te beheren.,6 Vendor-managed inventory (VMI) benaderingen—goed bewezen in mainstream supply chain management-vaak impliceert het personeel van de leverancier ter plaatse om de inventaris te beheren. Dit stelt de medewerkers van de klant in staat om zich te concentreren op hun kernfuncties, met de zekerheid dat de MRO-inventaris goed wordt beheerd door een vertrouwde partner. En het betekent dat de leverancier, gegeven een grotere zichtbaarheid van downstream vraag, in staat kan zijn om volumekortingen aan te bieden die een onderhoudsvertegenwoordiger bij de klant niet zou hebben.,De VMI-aanpak kan ook papierwerk verminderen en het aantal voorraadtransacties aan de kant van de klant verminderen, omdat de klant betaalt voor materiaal zoals het wordt gebruikt. De facturering kan dan worden gepland op een wekelijkse of maandelijkse basis om de schulden proces te stroomlijnen, trimmen van het aantal inkooporders gemaakt en dus het verminderen van de transactiekosten. Die besparingen kunnen op zichzelf indrukwekkend zijn: cijfers voor de kosten om een inkooporder (PO) te verwerken variëren van $60 tot $300, waarbij de kosten van alles worden geteld, van salarissen van het betrokken personeel tot verschuldigde kosten en communicatiekosten.,7 Laten we uitgaan van een cijfer van $150; een vermindering van 50 procent op een jaarlijks volume van 5.000 MRO bestellingen zou $ 375.000 in PO kosten alleen.
3. een nauwkeurige, actuele feitenbasis. Dit is een ander belangrijk element, samen met het standaardiseren van de processen voor opslag, consumptie en analyse voor een beter beheer. Wanneer er standaard bedrijfsprocessen zijn, wordt het eenvoudiger om een accurate, tijdige Database te ontwikkelen die op zijn beurt de onderhoudsteams in staat stelt geplande onderhoudsactiviteiten beter te plannen en de kosten veel nauwkeuriger te voorspellen., Ook zullen de tijdlijnen die nodig zijn voor een gepland onderhoud nauwkeuriger zijn, waardoor operations personeel beter kan plannen rond een uitvaltijd en geen materiaal kan opslaan omdat uitvaltijden altijd langer zijn geweest dan in het verleden was beloofd. Bevestigingsmiddelen zijn een van de MRO onderdelen categorieën waarvoor een nauwkeurige database zeer snel kan worden ontwikkeld. Veel bevestigingsleveranciers leveren de opslagapparatuur (planken, bakken of rekken), labelen de locaties en tellen en stockeren de locaties. De klant trekt dan alle items die nodig zijn., Er is geen transactie, en geen noodzaak voor een vordering of inkooporder. De leverancier vult opnieuw in volgens een overeengekomen schema en factureert maandelijks of tweemaal per maand op basis van verbruik. Dit vermindert het aantal inkooporders aanzienlijk en aanzienlijk vermindert de bijbehorende tijd en arbeid die gaan in het voorraadproces.
4. een reeks prestatiekernindicatoren. Zoals bij elk project of beheer van een concrete actie, moeten key performance indicators (KPI ‘ s) worden vastgesteld om factoren zoals besparingen, kosten en veroudering in een MRO-project te meten., Als iets belangrijk genoeg is om te volgen, moet het worden gemeten, zodat het hogere management niet alleen op de hoogte kan worden gehouden van de voortgang van het project, maar ook de kwantificeerbare voordelen ervan kan zien. Enkele te overwegen maatregelen kunnen omvatten dagen of maanden van on-hand inventaris, het aantal aandelen, de verhouding van spoedorders tot aanvulling orders, en de snelheid van onderdelen veroudering. Maatregelen zoals deze moeten worden gevolgd en geplaatst, zodat de verantwoordelijken kunnen zien hoe ze presteren en in een positie zijn om te handelen om de prestaties te verbeteren., In het voorbeeld van de eerder genoemde gieterijartikelen konden we het aantal inkooporders van $500 verminderen van 10 -12 per week tot nul door het gebruik te voorspellen en in kleinere hoeveelheden te bestellen met frequentere leveringen.De gegevens moeten worden opgenomen in de maandelijkse of driemaandelijkse rapportage aan het management. Als de MRO-inventarisprestaties worden weerspiegeld in de implementatie en het beheer ervan door supply chain professionals, dan zullen de KPI ‘ s waarschijnlijk positieve punten zijn in elk rapport. Om te beginnen kunnen er natuurlijk gegevens zijn die voor sommige afdelingen minder dan vleiend zijn., Echter, de open rapportage van die gegevens zal de juiste aandacht te brengen aan de problemen, en na verloop van tijd, de verbeteringen in de gegevens zal een positief voor de hele organisatie. Het alternatief is echt niet haalbaar: wanneer een probleem wordt verborgen of genegeerd, zal het binnenkort nog ernstiger, potentieel ontsporen carrières.
5. Supply chain education voor MRO-personeel. Vaak zullen inspanningen op het gebied van permanente educatie, zoals een reeks seminaries over voorraadbeheer, degenen die betrokken zijn bij MRO in staat stellen om het belang te begrijpen van het vasthouden aan de beste praktijken., Blootstelling aan organisaties van supply chain professionals, zoals APICS of ISM kan van grote hulp zijn; kopers, planners, en vele andere categorieën van supply chain professionals regelmatig profiteren van permanente onderwijsprogramma ’s aangeboden door dergelijke organisaties en van de certificeringsprogramma’ s die zij uitvoeren. Er zijn nog andere voordelen van dergelijke programma’ s: supply chain managers gaven aan dat ze trainingsprogramma ‘ s zagen als tekenen van de betrokkenheid van de bedrijven bij hun carrière.,8

aan de slag

Ik pretendeer niet dat de reorganisatie van MRO-inventarisactiviteiten een “snap-of-the—fingers” oefening is-iets dat “één en klaar” is met een eenvoudige e-mail van het topmanagement. Er zijn veel culturele imperatieven die de status quo ondersteunen, niet in het minst van die zijn de verdediging van turf door managers en hiel-slepen door de velen die bang zijn verlies van controle en de velen meer die wantrouwig zijn van elke verschillende manieren om dingen te doen omdat ze willen bewijs dat de nieuwe manier zal zijn dat veel beter.

verandering moet ergens beginnen., De beste plek om te beginnen is met gegevens die laten zien hoe subpar MRO activiteiten eigenlijk zijn in vergelijking met inventory management normen. Het kan een echte eye-opener zijn voor het senior management om de jaarlijkse onderhoudsuitgaven voor onderdelen te beoordelen of om de kosten van versnelde vracht in rekening te brengen aan onderhoud. Deze twee items alleen kan genoeg zijn voor het topmanagement om te beginnen met het stellen van vragen. En met senior executives ingeschakeld, echte verandering kan beginnen te gebeuren.,

zoals eerder opgemerkt, is een van de gemakkelijkste gebieden om met een revisie van de MRO—inventaris te beginnen met bevestigingsmiddelen-alomtegenwoordige, goedkope componenten waarvan de belangrijkste processen in de toeleveringsketen zeer volwassen zijn. Veel toonaangevende leveranciers van bevestigingsmiddelen bieden zeer voordelige VMI-programma ‘ s. Zodra dergelijke processen zijn op zijn plaats voor bevestigingsmiddelen, is het een vrij eenvoudige stap om te beginnen met het verplaatsen van andere eenvoudige onderhoudsmiddelen in een gereedschap wieg of een andere methode van voorraadbeheer. Een andere eenvoudige en praktische methode is het gebruik van verkoopautomaten voor het verstrekken van basisbenodigdheden., De machines zijn voorzien van een code die is ingetoetst in—work ordernummer of werknemer nummer, bijvoorbeeld—of ze accepteren de werknemers’ ID wanneer ze vegen hun ID-kaart.

MRO-efficiëntieverbeteringen zijn in zicht. In feite zijn ze dat al tientallen jaren. Er zijn geen bijeenkomsten op hoog niveau, geen grootschalige consultingprogramma ‘ s en geen management task forces nodig om de besparingen te rechtvaardigen die gerealiseerd kunnen worden. Ik hoop dat dit artikel u een deel van de impuls geeft die uw organisatie nodig kan hebben om haar MRO
supply chain volledig operationeel te krijgen.,

eindnoten:

20 November 2019