hoewel u misschien de term “1099 werknemer” hebt gehoord, is het een verkeerde benaming: een 1099 werknemer bestaat technisch niet omdat werknemers anders zijn geclassificeerd dan onafhankelijke aannemers—en het zijn aannemers die het 1099-formulier gebruiken.
1099 contractors kunnen vaak net de extra uitbarsting van talent en snelheid toevoegen die u zoekt. Net als werknemers, echter, onafhankelijke aannemers komen ook met een kleine stapel papierwerk.,
zodra u de perfecte freelancer voor uw project hebt gevonden, laat de duizelingwekkende reeks van formulieren en documenten u niet van koers raken! Nu moet je altijd vragen uw CPA voor een volledige naleving checklist, maar hier is een blik op een aantal van de eisen en best practices die u in gedachten moet houden als u de nieuwe aannemer aan boord.,
voer payroll and benefits uit met Gusto
eerst: Haal uw belastingformulieren op volgorde
u hebt waarschijnlijk twee documenten nodig wanneer de belastingtijd rondrolt: een w-9 en 1099-nec. We hebben links opgenomen naar de juiste documenten hieronder, maar je moet ook mosey op over naar de IRS website om ervoor te zorgen dat u de nieuwste versies.,
Stap 1: vraag uw onafhankelijke contractant om Formulier W-9
in te vullen wanneer de belastingtijd rondloopt, zal formulier W-9 uw beste vriend zijn. U hoeft het nergens naartoe te sturen, maar u moet het minimaal vier jaar bewaren. Vraag uw aannemer om dit formulier in te vullen op Dag 1, zodat u niet scrambling voor het later.
betaalt u uw aannemers graag?
upload gewoon uw W-9s en we zullen de 1099s voor elke aannemer archiveren en mailen.,
formulier W-9 (verzoek om fiscaal identificatienummer) begint eenvoudig door de naam en het adres van uw freelancer te verifiëren. Vervolgens zal vak 3 (bovenaan het formulier) u laten weten hoe het bedrijf van uw aannemer is geclassificeerd. Zolang ze niet met een S corp of een C corp en je niet betaalt via een creditcard of een derde partij betaling platform (zoals PayPal), dan kunt u van plan op het indienen van de 1099-NEC formulier in Januari. (Meer daarover hieronder.) Verder: Deel I heeft betrekking op hun belastingplichtige identificatienummer (TIN), zodat ze de IRS niet kunnen ontwijken., Deel II helpt je ook te bevestigen dat ze wettelijk zijn toegestaan om in de VS te werken als inwoner of burger van de VS.
wanneer u de W-9 van de aannemer bekijkt, zorg er dan voor dat ze zich onthouden van bronbelasting vrij te stellen; ze zouden zelf belastingen moeten indienen. We hebben een hele post gewijd aan het invullen van een W-9, die u misschien wilt delen met uw aannemer.
Pro TIP: als uw freelancer een internationale inwoner of burger is, verzamel dan het formulier W8-BEN.,
Stap 2: Vul twee 1099-NEC-formulieren in (Kopieer A en B)
Markeer uw agenda, omdat dit formulier een deadline heeft. Kijk in Januari hoeveel je de onafhankelijke aannemer het afgelopen jaar betaald hebt. Als je ze meer dan $600 hebt betaald in het afgelopen kalenderjaar en hun zakelijke entiteit is geen S corp of C corp, moet u een 1099-NEC-formulier in te dienen.
Pro tip: Als u uw aannemer via een creditcard of een betaalplatform (bijvoorbeeld PayPal) hebt betaald, hoeft u mogelijk geen 1099-NEC in te dienen. De betalingsafwikkelingsentiteit kan worden verplicht een 1099-K in te dienen.,
het 1099-NEC rapporteert hoeveel een onafhankelijke contractant verdiende (maar exclusief betalingen via credit cards of third party settlement platforms) tijdens het werken met u. Zowel u als uw aannemer zal het nodig hebben om uw belastingen in te vullen. Elke 1099-NEC wordt geleverd met een kopie A en een kopie B. U dient kopie A in bij de Belastingdienst en stuurt kopie B naar uw aannemer. Omdat de 1099-NEC is geen onderdeel van de gecombineerde Federale/Staat indiening programma, moet u mogelijk ook een 1099-NEC aan uw staat en/of de staat waar uw aannemer woont of werkt., Zorg ervoor dat u contact opneemt met uw CPA om er zeker van te zijn dat u in overeenstemming bent met de wetten op staatsniveau.
de deadline is Jan. 31: zorg ervoor dat u de 1099-NEC naar de IRS en uw aannemer voor de laatste dag van januari. Als dat in een weekend valt, heb je tot de volgende maandag.
Als u ervoor kiest om uw 1099-NEC kopie A naar de IRS te mailen, zorg er dan voor dat u formulier 1096: Annual Summary en Transmittal of U. S. Returns toevoegt. Dit is een voorblad voor papieren inzendingen.,
om 1099s elektronisch via het FIRE-systeem met de IRS te archiveren, hebt u een Transmitter Control Code (TCC) nodig, die kan worden aangevraagd via formulier 4419. Het kost tijd om papierwerk te verwerken, dus niet vertragen op dat formulier 4419. U moet het uiterlijk 1 November van het jaar indienen voordat u van plan bent om uw 1099s elektronisch in te dienen. IRS publicatie 1220 heeft gedetailleerde instructies over hoe u uw 1099s bestand voor de 2020 belastingjaar.
om Copy B naar uw aannemer te e-mailen, moet u hun schriftelijke toestemming vragen om het document elektronisch af te leveren., Zorg ervoor dat u deze IRS eisen voor toestemming voor elektronische levering volgen voordat e-mailen een aannemer zijn/haar 1099-NEC. Anders, je nodig hebt om het te verzenden via de post.
Best practices voor het bewaren van uw papierwerk in volgorde
Records, records, records. Zodra je hebt genageld de fiscale eisen, er zijn andere gewoonten die u moet pick-up om uw relatie met de aannemer gaan zo soepel mogelijk te houden.
net als bij andere zakelijke activiteiten, houdt u vast aan elk document met betrekking tot uw werk met een freelancer: contracten, facturen, betalingsbewijzen en meer., Hier zijn een paar trucs van de handel die u zullen helpen volgzaam (en gezond) te blijven.
vraag uw onafhankelijke contractant om facturen
betaal uw 1099 contractant pas nadat ze een factuur op uw manier hebben verzonden. Bewaar elke factuur voor uw administratie. En accepteer geen extra onkostendeclaraties. Waarom? Want met grote vrijheid komt grote verantwoordelijkheid; kosten voor hun bedrijf zijn de verantwoordelijkheid van de freelancer.
Tools to check out:
- Bill.,com te betalen en verwerken van facturen
- Oogst voor het bijhouden van de tijd
- FreshBooks small business accounting met facturatie
Vallen in liefde met moderne payroll
Voeg uw freelancer payroll
Wacht, ik weet wat je gaat om te vragen: “Kan niet toevoegen van een freelancer te payroll vervagen de lijnen tussen aannemers vs werknemers?”In sommige gevallen, het toevoegen van hen aan payroll is OK., Afhankelijk van hoe lang uw relatie zal duren, kan het gemakkelijker—en efficiënter—om ze direct toe te voegen aan de loonlijst van uw bedrijf.
records bijhouden zoals een boss
het organiseren van records wordt zoveel gemakkelijker als alles elektronisch wordt gedeeld en opgeslagen. Er zijn speciale apps voor facturen en payroll, maar hoe zit het met andere documenten zoals contracten, non-disclosure agreements (NDA ‘ s), en andere werkgerelateerde bestanden?,
tools to check out:
- HelloSign, an esignature platform
- DocuSign, another esignature platform
- Google Docs for document sharing and storage
het bijhouden van gedetailleerde gegevens maakt deel uit van het feit dat u eigenaar bent van een bedrijf, maar u hoeft uzelf niet onder al dat papierwerk te begraven. Door het bijhouden van uw “must-dos” en deadlines, en het gebruik van digitale tools om processen zoveel mogelijk te stroomlijnen, u kunt blijven op de top van alle eisen zonder veel extra tijd en moeite.,
oorspronkelijk gepubliceerd op 26 juli 2017.