Dit bericht werd oorspronkelijk gepubliceerd op 12 mei 2015 en werd bijgewerkt met nieuwe informatie op 12 September 2017.
dat wekelijkse projectstatusrapport is de levensader van de communicatiestroom van een creatief project.
Dit is waar u verwachtingen stelt, taken toewijst, voortgang rapporteert, problemen erkent en afspraken maakt over termijnen. Ongeacht uw branche of project scope, moet u deze vitale wekelijkse communicatie over elk creatief project. Doe dit, en weinig-als er iets-kan vallen door de mazen.,
maar niet alle statusrapporten worden gelijk gemaakt. Evenmin hebben alle organisaties hetzelfde project status rapport “template”. Verder, niet alle klanten willen zien-en willen dat hun teams te zien – dezelfde status informatie.
Hoe gaat u om met deze complexe vereisten en communiceert u nog steeds effectief? Wat gaat er in het creëren van een boeiende Project status report?
Ik deel mijn mening over het maken van effectieve creatieve projectrapporten in dit artikel.,
het doel van een Projectstatusrapport
een projectstatusrapport is een communicatieapparaat.
en zoals we eerder hebben gezegd, is communicatie de belangrijkste vereiste voor projectmanagement.
Het doel van een projectstatusrapport is daarom om de huidige status van het project te communiceren aan alle belanghebbenden (klanten, sponsors, uw eigen team). Dit is waar je alle geïnteresseerde partijen vertelt hoe het project stand houdt, welke mijlpalen zijn bereikt en welke problemen je tegenkomt.,
als je doel is om effectief en transparant te zijn, is een gedetailleerd statusrapport een van de krachtigste wapens in je arsenaal.
hoewel de voordelen van projectstatusrapporten talrijk zijn, zijn de voordelen die u moet weten:
- transparantie: Projectstatusrapporten bevatten gedetailleerde updates over voltooide en in behandeling zijnde mijlpalen. Het waarschuwt hen ook voor eventuele huidige of toekomstige problemen. Dit verbetert de transparantie en wekt vertrouwen.
- risico ‘ s identificeren en vermijden: Risicobeheer is een cruciaal onderdeel van geïntegreerd projectbeheer., Een statusrapport bevat doorgaans een gedetailleerd overzicht van open kwesties en risico ‘ s. Dit kan u helpen risico ‘ s vroegtijdig te identificeren en te voorkomen.
- beter resource management: het statusrapport helpt u de voortgang van verschillende bronnen bij te houden. Dit kan u helpen om resources in/uit het project te verplaatsen als dat nodig is. Als de vooruitgang bijvoorbeeld traag is omdat het ontwerpteam onderbemand is, kunt u extra ontwerpers inschakelen om het tempo te verbeteren.
- projectgezondheid: het statusrapport biedt een overzicht op hoog niveau van de gezondheid van het project., Het zal u (en belanghebbenden) vertellen of er te veel open kwesties of te veel gemiste mijlpalen. Als de gezondheid slecht is, kunt u maatregelen nemen om de cursus vroeg te corrigeren.
- verantwoording: het statusrapport vertelt iedereen precies welk deel van het project ontbreekt en wat er in de toekomst moet worden verwezenlijkt. Dit helpt uw team verantwoordelijk te houden.
- budget / Scope creep: dit rapport zal duidelijk maken of het project off-budget is of dat er te veel open wijzigingsverzoeken zijn die leiden tot scope creep – essentieel voor effectieve PM.,
verder creëert het projectstatusrapport ook een papieren spoor van open kwesties en zorgen. Dit kan erg handig zijn in het geval van toekomstige conflicten.
om het samen te vatten, een project status rapport geeft u meer duidelijkheid, verbetert het bijhouden, en maakt een record van de voortgang van het project. Als een van uw belangrijkste instrumenten, moet u alle tijd en moeite die nodig is om het zo nuttig mogelijk te maken.,
componenten van een creatief Projectstatusrapport
Het doel van een projectstatusrapport is de voortgang bij te houden en duidelijkheid te verschaffen over mogelijke problemen. Het moet dus uit de volgende onderdelen bestaan:
I. Taakvoortgang
Dit deel van het rapport is bedoeld om belanghebbenden een overzicht te geven van de voortgang van het project door voltooide, open en toekomstige taken te volgen.
Het zou drie componenten moeten hebben:
Wat is bereikt
Dit is vrij basic; het volgt voltooide taken, d.w.z., wat er tot nu toe met het project is bereikt.
Gewoonlijk heeft dit alleen betrekking op de laatste verslagperiode. Echter, Ik heb situaties gezien waar het management of klanten wilden dat dit een voortdurende rapportage van de belangrijkste belangrijke prestaties met data.
op die manier zijn voltooide projectmijlpalen altijd beschikbaar voor iedereen om te zien, zelfs als je niet op zoek bent naar een master project schema (die, verrassend genoeg, veel clients haten om naar te kijken omdat ze het moeilijk vinden om te volgen of niet begrijpen).,
wat er op dit moment gebeurt
dit deel van het rapport beschrijft welke activiteiten er op dit moment aan de gang zijn. Dit is meestal een samenvatting van alle actieve belangrijke taken op het projectschema. De samenvatting moet op een hoog niveau zijn, niet het gedetailleerde takenniveau zoals vermeld in het masterprojectschema.
vaak is dit de basis voor het grootste deel van de discussie die zal plaatsvinden op de wekelijkse Status call of vergadering met het projectteam en de client.
What ‘ s coming up
Deze sectie geeft stakeholders een overzicht van aankomende taken., Het is vooral handig omdat het helpt ervoor te zorgen dat niemand verrast is wanneer een activiteit op het punt staat te beginnen.
Ik kijk graag naar wat er gaat gebeuren, niet alleen in de volgende week, maar in de komende twee weken. Mensen hebben tijd nodig om zich mentaal voor te bereiden. Het geven van hen slechts een week venster van welke taken op het punt staan te beginnen is niet genoeg tijd voor hen klaar zijn om hun komende taken te leiden.
een heads-up van twee weken helpt meestal significant. Immers, mijn doel is om ze productief en succesvol te maken, niet hen overrompelen en bijdragen aan hun falen.
II., Issues, Risks and Change Requests
zoals ik al eerder zei, is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van het projectstatusrapport het bijhouden van open kwesties, potentiële risico ‘ s en veranderingsverzoeken. Het hebben van een aparte sectie om deze te volgen helpt een groot deel.
Dit is wat u moet opnemen in deze sectie:
huidige problemen status
elk project heeft een aantal problemen. Een lijst van die openstaande kwesties, wat de huidige status of actie-item is voor elk probleem, en wie elk probleem is toegewezen aan is een geweldig ding om op te nemen in het statusrapport.,
Het houdt het voor iedereen en maakt het gemakkelijk om het op te nemen als een belangrijk discussiepunt tijdens uw wekelijkse statusgesprekken.
Open risico’s
Dit deel bestaat uit twee componenten:
- waarschuw stakeholders over alle huidige open risico ‘ s en het beheersplan om ze aan te pakken.
- geef belanghebbenden een overzicht van het risicobeheerplan om risico ‘ s in het algemeen te herkennen en te behandelen.
wijzigingsverzoeken
het beheren van wijzigingsverzoeken is een belangrijk onderdeel van de verantwoordelijkheden van een PM., Gebruik deze sectie om de huidige open wijzigingsverzoeken bij te houden. Ook aangeven welke stappen belanghebbenden moeten nemen om elk verzoek te behandelen.
bijvoorbeeld, als er een verandering is in het projectbereik, wilt u misschien dat een stakeholder het budget van het project verhoogt.
onthoud: uw taak is niet alleen om zorgen te catalogiseren, maar ook om stakeholders advies te geven over hoe ermee om te gaan.
geschiedenis van bestellingen wijzigen
de informatie over de volgorde wijzigen is eigenlijk alleen voor informatieve doeleinden., Het is een goed idee om een samenvatting van deze op de wekelijkse status rapport op te nemen, zodat de klant zich bewust is van hoe en waarom de omvang (en budget) is veranderd tot nu toe over de levensduur van het project.
III. mijlpalen& Deliverables
Gantt-grafieken in Workamajig voor het volgen van verschillende mijlpalen
Dit is waar u het percentage van het project dat is voltooid en wat een mijlpalen heb je tot nu toe bereikt., Samen met het gedeelte taakvoortgang geeft dit stakeholders een overzicht van hoe het project vordert.
Hier is wat u moet in deze sectie:
Mijlpalen voltooid
deze sectie Gebruiken om te tonen belanghebbenden:
- hoeveel (in percentage) van elke mijlpaal is voltooid
- Huidige mijlpalen
- Klaar mijlpalen
- Komende mijlpalen
Probeer het met een visuele opmaak (zoals een Gantt-diagram) verbeteren van begrip.,
Start / einddata
voor elke belangrijke mijlpaal, omvatten:
- geplande start/einddata
- werkelijke start/einddata
Dit zal mensen vertellen hoe snel (of traag) u bent geweest met de voortgang van het project tot nu toe.
IV. financiële gezondheid
in deze sectie rapporteert u over de financiële gezondheid van het project, d.w.z. hoeveel van het budget is verbruikt en of u op schema bent om gelijke tred te houden met de budgetverwachtingen.
deze sectie is natuurlijk niet verplicht., Sommige klanten geven er de voorkeur aan om het budget en de financiële gezondheid van het project niet aan iedereen bekend te maken. In dat geval kunt u deze sectie geheel verwijderen of een overzicht op hoog niveau bieden met minimale details. Laat gedetailleerde rapportage voor de financiële analyse view.
Hoe maak je een project Status rapport sjabloon
omdat je het rapport wekelijks/tweewekelijks/maandelijks moet versturen, wil je natuurlijk een project status rapport sjabloon om het makkelijker te maken.,
Hier zijn enkele tips die u moet volgen bij het maken van uw sjabloon:
Maak een gedetailleerd overzicht
uw stakeholders zijn bezig. Terwijl sommigen van hen zal graven door het hele rapport, de meeste liever een snel overzicht van de belangrijkste zorgen in een oogopslag te krijgen.
start uw rapport dus met een gedetailleerd executive overzicht.
Dit is wat u in dit overzicht moet opnemen:
- project – ID ‘ s: Plaats de meest voor de hand liggende informatie – de naam van het project, de datum en de naam van de projectmanager-bovenaan het rapport.,
- projectsamenvatting: een korte samenvatting van de grootste problemen, risico ‘ s en mijlpalen. Voeg alles toe dat de dringende aandacht van de stakeholder vereist.
- projectgezondheid: de huidige gezondheid van verschillende onderdelen van de projectcomponenten (voortgang van de taak, mijlpalen, risico ‘ s, enz.).
gebruik waar mogelijk visualisatie
visualisatie maakt complexe rapporten veel gemakkelijker te lezen voor tijdloze leidinggevenden. Gebruik waar mogelijk een visuele structuur om informatie te delen, vooral in de sectie executive overview.,
bijvoorbeeld, u kunt groene kleur gebruiken om aan te tonen dat een component in goede gezondheid is, rood voor iets dat aandacht nodig heeft.
Als u deze aanpak gaat gebruiken, zorg er dan voor dat u conventies voor visuele gegevens vaststelt. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wat” gele “of” rode ” kleuren impliceren. Stakeholders moeten weten wat voor soort gegevens zullen worden weergegeven in welk formaat (Gantt-grafiek voor de voortgang van de taak, percentage grafieken voor mijlpalen, enz.).
een deel hiervan is misschien voor de hand liggend (zoals kleurcodes voor projectgezondheid), maar het is altijd beter om voor de hand liggend te zijn dan iets aan te nemen.,
gebruik dezelfde Template
consistentie is essentieel voor duidelijkheid bij het rapporteren van informatie. Gebruik dezelfde sjabloon in alle statusrapporten om ervoor te zorgen dat stakeholders niet in de war raken.
Houd er rekening mee dat dit uw flexibiliteit zal beperken. U zult niet in staat zijn om wijzigingen aan te brengen op de vlieg als u wilt nieuwe informatie te melden.
zorg er dus voor dat uw eerste sjabloon ruimte heeft voor alle informatie die u in de toekomst wilt rapporteren. Het is beter om te veel te rapporteren dan te weinig te rapporteren.,
gebruik projectbeheersoftware
projectstatusrapportage in Workamajig
Creatieve projectbeheersoftware zoals Workamajig maakt rapportage veel eenvoudiger. PM-software kan de status van verschillende mijlpalen en taakvoortgang automatisch volgen. Tools zoals Workamajig passen ook bij uw projectschema en budget om u (en uw stakeholders) duidelijk inzicht te geven in de financiële gezondheid van het project.
De meeste PM-tools hebben ook ingebouwde rapportagetools om u te helpen snel projectstatus-en activiteitsrapporten te maken., U kunt deze rapporten exporteren als PDF ‘ s voor het delen met clients.
conclusie
het rapport over de status van het creatieve project is een van de belangrijkste communicatiemiddelen tot uw beschikking. Je verstuurt rapporten op een wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse basis. Het begrijpen van het doel van een statusrapport en alle onderdelen die erin zijn opgenomen, zal het rapporteren veel gemakkelijker maken.
nu u dit hebt gelezen, hoe verschilt dit van uw standaard projectrapportagepraktijken? Welke items die ik hierboven heb vermeld vindt u niet van vitaal belang?, En welke items heb je wekelijks die ik heb weggelaten of niet te vermelden?