De Project Management Body of Knowledge (PMBOK) verdeelt projecten in vijf fasen. Hoewel de term “fase” impliceert dat ze in chronologische volgorde worden uitgevoerd, kunnen ze in de praktijk buiten de volgorde worden uitgevoerd. Als er bijvoorbeeld projectwijzigingen optreden, gaat de projectmanager terug naar de planningsfase. Om deze reden worden ze officieel procesgroepen genoemd.
De procesgroepen zijn:
- Initiating. Het project wordt goedgekeurd, gefinancierd en gedefinieerd., Deze fase vindt plaats op organisatorisch niveau (d.w.z. boven het project). De organisatie definieert een bedrijf behoefte het project is bedoeld om te voldoen.
- Planning. De projectmanager ontwikkelt een projectmanagementplan, waarin wordt vastgelegd hoe het project zal worden uitgevoerd, wie het werk zal doen, hoe lang het zal duren, enzovoort. Het projectbeheerplan moet door de projectsponsor worden goedgekeurd om officieel te worden en wijzigingen moeten opnieuw worden goedgekeurd volgens de daarin beschreven processen voor veranderingsbeheer.
- uitvoering., Het projectteam gaat aan de slag om de resultaten van het project te produceren.
- Monitoring & Controlling. De projectmanager zorgt ervoor dat het werk volgens het plan wordt uitgevoerd en volgt afwijkingen met behulp van verdiende waardeanalyse voor planning en kosten, net als het bewaken van de scope, communicatie, leveranciers en elk ander item dat nodig is om ervoor te zorgen dat het project volgens plan verloopt.
- sluiten. Het project moet officieel worden gesloten, definitieve details worden bepaald, leveranciers worden vrijgegeven, enzovoort.,
Project initiëren
deze fase omvat de eerste werkzaamheden die nodig zijn om het project op te zetten en te autoriseren. In de PMBOK bevat het slechts twee processen:
- ontwikkelen projectcharter
- identificeren Stakeholders
het doel van het projectcharter is om het project op te nemen en de projectmanager te machtigen. Het wordt ontwikkeld door de uitvoerende organisatie (dwz boven het project) maar het kan worden gedelegeerd aan de projectmanager., Het bevat alle informatie die nodig is om deze functie uit te voeren, maar kan ook dingen bevatten als:
- Scope statement
- initiële projectbudgetal
- primaire stakeholders
zodra het project is gestart, gaat de projectmanager verder in de planningsfase.
projectplanning
Deze fase wordt vaak onderschat. In de PMBOK bevat het alle 10 kennisgebieden van het project. Project succes is meestal direct gerelateerd aan de hoeveelheid planning die is uitgevoerd.,
het primaire projectbeheerdocument dat tijdens deze fase wordt aangemaakt, wordt een projectbeheerplan genoemd en bevat de volgende informatie:
- succesfactoren. De definitie van projectsucces wordt vastgesteld. Dit omvat meestal planning en budget, maar vaak zijn er veel andere kleinere factoren die niet over het hoofd kunnen worden gezien.
- Scope statement. Het werk dat deel zal uitmaken van het project wordt geïdentificeerd, en de grenzen ervan worden vastgesteld.
- te leveren goederen. De producten en/of diensten die het project zal produceren worden vermeld.
- schema., Het project is onderverdeeld in taken. De tijdlijnen van elke taak worden bepaald en de deadlines voor elk project worden bepaald.
- Budget. De geraamde kosten van elke taak worden vastgesteld en samengebracht in een totaal projectbudget.
- Human resource plan. De rollen en verantwoordelijkheden van het projectteam worden geïdentificeerd en de methode van acquisitie voor de leden van het projectteam wordt vastgesteld.
- Kwaliteitsmanagementplan. De kwaliteitsnormen voor de deliverables worden geïdentificeerd en kwaliteitsborging en controle metrics vastgesteld.
- risicobeheerplan., De belangrijkste risico ‘ s voor de succesfactoren van het project (#1) worden bepaald en geanalyseerd om ervoor te zorgen dat ze kunnen worden beheerd.
- Inkoopbeheerplan. De externe verkoper behoeften zijn vastgesteld en methoden voor de overname en controle van externe leveranciers vastgesteld.
- procedures wijzigen. De documentatie en methoden waarmee wijzigingen in het projectbeheerplan zullen worden verwerkt.
het projectbeheerplan moet door de projectsponsor worden goedgekeurd om de uitvoeringsfase van het project te starten., Vanaf dat moment moeten wijzigingen worden aangebracht via de in het plan beschreven methoden voor de controle op de verandering van het project, die normaliter een hergoedkeuring door de projectsponsor moeten omvatten.
projectuitvoering
In deze fase vindt het grootste deel van het projectwerk plaats. De projectmanager leidt en beheert het projectwerk, en het projectteam voert het uit. De project deliverables worden geproduceerd en geleverd aan de projectsponsor (of voor wie ze worden geproduceerd). De twee belangrijkste documenten voor projectbeheer tijdens deze fase zijn:
- project Status Updates., De projectmanager maakt regelmatig statusupdates volgens de vereisten van het projectmanagementplan. Deze updates omvatten over het algemeen de status van kosten en schema ‘ s, evenals toekomstige prognoses.
- communicatie met belanghebbenden. Elke stakeholder moet over het algemeen op zijn eigen voorwaarden worden gecommuniceerd met informatie die specifiek voor hen is. Tijdens de uitvoering van het project wordt deze communicatie uitgevoerd zoals beschreven in het projectmanagementplan.
Monitoring en controle
Deze fase vindt gelijktijdig en parallel aan de uitvoeringsfase van het project plaats., De projectmanager moet voldoende monitoring en controle uitvoeren om ervoor te zorgen dat de te leveren producten van het project op tijd, binnen budget en van voldoende kwaliteit worden geproduceerd.
het grootste deel van de tijd van een projectmanager in de monitoringfase van het project zal worden besteed aan een proces genaamd Earned Value Analysis. In dit systeem berekent de projectmanager de projectstatus vanuit twee standpunten: planning en kosten. Het kan op elk moment worden gedaan en kan u uitstekende geavanceerde waarschuwing geven van het project dat op een dwaalspoor gaat.,
De in deze methode berekende variabelen zijn:
- geplande waarde (PV), is het begrote bedrag voor elke taak op het gespecificeerde punt van analyse (gewoonlijk vandaag).
- verdiende waarde (EV), is het werkelijke voltooiingsbedrag van elke taak ten opzichte van het takenbudget.
- werkelijke kosten (AC), is de werkelijke uitgaven voor elke taak.
- Kostenvariantie (CV) is het bedrag dat het project in een kostenoverschrijding of onderlooppositie verkeert. CV = EV-AC
- Cost Performance Index (CPI) is het relatieve bedrag dat het project over of onder het budget ligt. CPI = EV / AC.,
- Schedule Variance (SV) is het bedrag dat het project achter of voor op schema ligt. SV = EV – PV.
- Schedule Performance Index (SPI) is het relatieve bedrag dat het project vooruit of achter op schema ligt. SPI = EV / PV.
- meer voorafvariabelen omvatten Budget bij voltooiing( BAC), schatting bij voltooiing (EAC), variantie bij voltooiing (VAC), schatting om te voltooien (ETC) en prestatie-Index (Tcpi). Elk van deze variabelen wordt beschreven in onze praktische gids voor Earned Value Analysis.,
Earned value analysis is ogenblikkelijk, dat wil zeggen, het geeft je een project status direct op het punt van analyse. Het is een” momentopname ” van het schema en de budgetstatus van het project op elk gewenst moment.
indien de monitoring van het project resulteert in wijzigingen in het projectbeheerplan, worden de in het plan beschreven procedures voor de beheersing van wijzigingen uitgevoerd. Voor kleine projecten kan dit zo eenvoudig zijn als een “change log” formulier.
Project Closing
interessant is dat project closing de fase is die het meest wordt genegeerd (of geminimaliseerd) door projectmanagers., Dit komt waarschijnlijk omdat het projectbudget weg is, of meestal weg is. Of misschien willen we gewoon verder. Maar ongeacht waarom, de sluitingsfase van het project is zeer zichtbaar voor de corporate executives en kan een grote impact hebben op de carrière van projectmanagers.
het afsluiten van het project heeft één projectmanagement leverbaar: een eindrapport. Dit verslag moet de volgende delen bevatten:
- formele afsluiting. De contracten worden afgerond en het project wordt voltooid verklaard.
- financiering. De definitieve begroting van het project wordt bevestigd en overtollige middelen worden vrijgemaakt in de algemene inkomsten.,
- aanbestedingen. De leverancierscontracten van het project worden afgerond en voltooiingscertificaten uitgegeven.
- definitieve gegevens. Documentatie van de werkelijke uitgevoerde werkzaamheden, as-built tekeningen, of andere details die moeten worden weggevijld voor toekomstige referentie.
- passiva. Garanties, verzekeringsdekking en obligaties moeten worden vastgesteld en overeengekomen.
- vrijgave van middelen. Het projectteam, de apparatuur en andere middelen moeten worden teruggebracht naar hun rechtmatige plaats.
- geleerde lessen. Documentatie van de tijdens het project geleerde lessen kan van onschatbare waarde zijn voor toekomstige projecten.,