The Case for Managing MRO Inventory (Italiano)

By MMH Staff · April 1, 2013

In un precedente lavoro, ero il responsabile dei materiali in un impianto di produzione. Una “culla utensile” era il deposito per le forniture per ufficio e le forniture di sicurezza; la maggior parte dell’inventario di manutenzione, riparazione e operazioni (MRO) era controllata dal dipartimento di manutenzione ed era immagazzinata in tutto l’impianto. Il mio gruppo ha deciso di portare le migliori pratiche nella gestione delle scorte alla catena di fornitura MRO.,

Gli elementi di fissaggio sono stati la prima categoria di componenti MRO che abbiamo affrontato. Abbiamo selezionato un fornitore per entrare e rifornire regolarmente gli elementi di fissaggio in un’area centrale di stoccaggio. Il fornitore ha inventariato e immagazzinato i bidoni e ci ha fatturato mensilmente. Questo semplice cambiamento di processo ha eliminato la moltitudine di ordini di acquisto e i costi associati che erano stati tipici della precedente disposizione; è stato anche progettato per garantire che il personale di manutenzione sapesse sempre dove trovare gli elementi di fissaggio di cui avevano bisogno per i loro compiti.,

Tuttavia, c’era una continua resistenza all’idea che la funzione di gestione dei materiali prendesse il controllo di tutta la fornitura di MRO. Il punto di svolta è venuto quando lo stock di coni maschiatura fonderia-utilizzati per controllare il flusso di metallo fuso da una siviera forno—è stato permesso di esaurire e il team di acquisto ha dovuto fonte e accelerare il rifornimento di domenica. Divenne chiaro a tutti che aveva più senso per gli affari immagazzinare le forniture di fonderia nella culla degli utensili. Poco dopo, ulteriori forniture di coni di maschiatura furono spostate nella culla., Non solo sono stati MRO centralmente mantenuto e ordinato dopo che, ma le pulizie della zona di manutenzione fonderia migliorata perché non c “erano più scivoli di materiali seduti intorno come” roba di manutenzione.”
Come dimostra questo scenario, è possibile semplificare le pratiche di gestione dell’inventario MRO e produrre vantaggi significativi per l’organizzazione di conseguenza. Questo articolo affronterà alcuni dei passaggi di base che le organizzazioni possono adottare per migliorare le loro attività di supply chain MRO.,

Inventario MRO: L’opportunità

Prima di tutto, cerchiamo di essere chiari su cosa intendiamo per “Forniture MRO.”Stiamo parlando di forniture consumate nel processo di produzione ma che non diventano parte del prodotto finale o non sono centrali per la produzione vendibile dell’organizzazione.,1 Tale definizione include elementi come componenti di riparazione, fluidi da taglio, lubrificanti e utensili, nonché forniture per ufficio, prodotti per la pulizia e altri prodotti di pulizia, mobili, apparecchi di illuminazione, forniture per l’edilizia, forniture di sicurezza e altri materiali di consumo che non sono legati direttamente ai prodotti o ai servizi principali dell’organizzazione.

La spesa per l’inventario MRO può essere molto consistente. Solo due esempi: l’indagine annuale della Helicopter Association International sulle prestazioni operative mostra che dal 40 al 45 percento delle spese sono legate alla manutenzione.,2 E in un fornitore automobilistico di primo livello, circa il 40% della spesa annuale di approvvigionamento viene consumata da MRO materials. Come le aziende continuano a fare battaglia sul fronte dei costi, pochi vedono la probabilità di MRO spendere cadere. Un recente sondaggio ha mostrato che quasi il 60% dei manager dell’industria manifatturiera intervistati prevede di mantenere i propri livelli di spesa MRO in 2013.

Purtroppo, però, la fornitura di MRO è spesso trascurata come una responsabilità di “inventario”; di conseguenza, raramente viene gestita con il rigore e l’attenzione che dovrebbe essere., E ‘ tanto più deplorevole nel 2013, e tanto più cruciale per le organizzazioni di comprendere e gestire i loro costi, date le molte incertezze e la volatilità dell’economia globale. Tuttavia, nella mia esperienza, le attività di fornitura di MRO hanno poca responsabilità diretta e sono guidate troppo spesso da scorte piuttosto che da qualsiasi piano generale della supply chain. Spesso, ho visto situazioni in cui l’inventario MRO viene speso e si trova in un’area senza alcun sistema di localizzazione identificabile, ID o cronologia di utilizzo., Anche se più aziende stanno venendo intorno alla vista che le forniture MRO sono veri costi che possono essere monitorati e controllati, chiaramente c’è spazio per il controllo sistematico e metodi più efficienti di gestione.

MRO vs “Real” Inventory Management

La gestione tradizionale dell’inventario—che copre materie prime, componenti, work in process (WIP) e
prodotti finiti—è controllata e gestita a livelli ottimali, fornendo una fornitura sufficiente per coprire le attuali esigenze di produzione e consentire le contingenze più probabili., L’inventario viene generalmente controllato attraverso un processo noto come conteggio dei cicli, utilizzando ABC analysis costing. L’inventario viene ricevuto e localizzato in un magazzino o in una posizione WIP e decrementato man mano che viene utilizzato. Quando viene utilizzato un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), l’inventario può essere reintegrato tramite un avviso di riordino tramite MRP o tramite un tipo di sistema kanban in cui il fornitore o il fornitore viene notificato e l’inventario viene reintegrato. Le distinte base sono conservate per i prodotti finali; dettagliano l’importo e i costi dell’inventario., Non c’è mai un problema di senior management che fa una corsa finale intorno al sistema per accelerare il processo; ciò danneggerebbe tutto, dal lavaggio posteriore alla precisione dell’inventario e molti altri indicatori chiave di prestazioni.

Tuttavia, l’inventario MRO spesso manca della maggior parte di questi controlli o pratiche. Molto raramente viene misurato in termini di inventario a portata di mano, turni, obsolescenza o utilizzo. In genere si trasforma meno di una volta all’anno; i tassi di richiesta di riempimento sono solitamente inferiori all ‘ 80%.3 Spesso, molte delle forniture necessarie per le attività MRO sono in realtà in magazzino, ma non possono essere localizzate., Un altro deficit di prestazioni: molti degli elementi necessari per la manutenzione o le riparazioni sono ottenuti con acquisti spot che ignorano il prezzo a favore della disponibilità. Ancora peggio: anche il trasporto accelerato diventa un fattore. C’è anche il costo dei tempi di inattività non pianificati, in attesa di componenti di riparazione che potrebbero già essere da qualche parte nella struttura.

Allo stesso tempo, c’è il problema di deviare il personale di manutenzione altamente retribuito dalle riparazioni e dalle attività di manutenzione pianificate. Farli svolgere il lavoro di gestione dei materiali non è il miglior uso delle loro abilità e del loro tempo., Ho sentito più di un direttore di impianto lamentarsi del personale di manutenzione seduto in un ufficio a parlare con i fornitori, e nello stesso respiro, gemendo sui tempi di inattività delle apparecchiature.

Ci sono anche grandi differenze nella gestione del flusso di cassa quando confrontiamo le tradizionali pratiche di gestione delle scorte con ciò che è ancora tipico con MRO. Non è raro per un responsabile della manutenzione per tentare di” risparmiare denaro ” con l’acquisto di grandi quantità di, diciamo, componenti del macchinario al fine di ottenere la pausa di prezzo., Ma questo significa generalmente un grande esborso di denaro per l’inventario che viene speso quando ricevuto piuttosto che essere sui libri—e che può perdersi o diventare obsoleto. Dal lato della produzione, i professionisti della supply chain che affrontano problemi di volume simili gestiranno le trattative consentite per ricevere gli sconti sul volume, ma di solito suddividono le consegne in più date, riducendo così l’impatto sulle spese, riducendo la quantità di spazio sugli scaffali richiesto per le scorte e consentendo la cancellazione degli ordini nel caso in cui gli articoli,

Sradicare l’inventario “nascosto”

Un’altra pratica comune di MRO è l’uso di inventari “nascosti” o “privati” di materiale che gli individui conservano per assicurare di avere gli articoli quando ne hanno bisogno. Il materiale può essere in cassette degli attrezzi, scaffali, o nascosto in armadi di lavoro. Questo inventario squirreled away ha un costo considerevole per l’organizzazione—tutto dall’ovvio inventario in eccesso alle spese di trasporto accelerate.,4

Ho partecipato a diverse bonifiche di impianti in cui sono state riorganizzate ampie aree e il materiale è stato smaltito perché l’attrezzatura per cui è stato acquistato non esiste più o più comunemente, nessuno ricorda perché il materiale è stato acquistato in primo luogo. Nelle stesse strutture, ho visto parti accelerato per un lavoro di riparazione di emergenza, solo per avere la persona di manutenzione secondo turno eseguire la riparazione con le parti già nella sua cassetta degli attrezzi. Un altro esempio: in un impianto automobilistico di primo livello, avevamo bit di lavorazione che erano stoccati su un sistema honor., Un giorno, non c’erano pezzi a portata di mano e niente in ordine. Mentre gli acquirenti hanno effettuato chiamate frenetiche, le persone delle operazioni hanno pianificato di estendere l’utilizzo dei bit rimanenti. Si presumeva che le operazioni avrebbero sofferto entro 12 ore. Come si è scoperto, c’era abbastanza magazzino nelle cassette degli attrezzi degli operatori per eseguire l’operazione per più di 48 ore senza fare alcuna ginnastica necessaria per prolungare la vita operativa di ciascun bit.

C’è un po ‘ di “Superman complex” in mostra in tali circostanze; il dipendente salva la giornata perché ha le parti giuste proprio lì.,

Cinque best practice nella gestione MRO

Quindi quali sono i tratti distintivi di una buona gestione delle scorte MRO? Nella mia esperienza, ci sono cinque aspetti che costituiscono le migliori pratiche:

1. Posizione centrale dell’inventario MRO. È invariabilmente più efficiente conservare le forniture MRO in una posizione centrale per struttura piuttosto che tenerle in varie località non identificate. È fondamentale disporre di sistemi informatici per monitorare, gestire e controllare l’inventario., Con i dati di utilizzo e i costi di transazione, un’organizzazione può “ridimensionare” il proprio inventario MRO in conformità con gli standard di prestazioni della supply chain.5In un fornitore automobilistico della fila uno, abbiamo spostato tutti gli articoli di manutenzione ad un’area controllata. L’inventario è stato catalogato, assegnato i numeri di parte, e si trova su scaffali che sono stati anche identificati con un ID posizione. L’inventario è stato quindi capitalizzato, aumentando il bilancio e consentendo di monitorare correttamente i costi della manutenzione ordinaria delle apparecchiature., Il nuovo “magazzino” è stato quindi dotato di personale esperto della supply chain che ha stabilito relazioni con i fornitori e che ha compreso il concetto di partnership con i fornitori per aiutare a ridurre i costi. Ove possibile, i fornitori sono stati incoraggiati a possedere e mantenere il controllo dell’inventario e a spedire quantità minime per coprire “se necessario” i requisiti di inventario. Ci sono stati anche sforzi per controllare i costi utilizzando componenti a basso costo ma pienamente compatibili piuttosto che le parti” maintenance preferred”., Collettivamente, queste iniziative hanno posto le basi per un programma di manutenzione preventiva; il programma prevedeva la pianificazione dei tempi di inattività delle apparecchiature e la creazione di un elenco di articoli e forniture di riparazione, assicurando che i costi di riparazione delle apparecchiature fossero registrati con precisione e le previsioni di budget migliorassero notevolmente.
2. Inventario di spedizione controllato dal fornitore. Molte organizzazioni hanno utilizzato con successo terze parti per gestire l’inventario MRO.,6 Approcci VMI (Vendor-Managed Inventory) – ben collaudati nella gestione della supply chain mainstream – spesso implicano che il personale del fornitore sia in loco per gestire l’inventario. Ciò consente al personale del cliente di concentrarsi sulle proprie funzioni principali, con la certezza che l’inventario MRO viene gestito correttamente da un partner di fiducia. Ciò significa che il fornitore, data una maggiore visibilità della domanda a valle, potrebbe essere in grado di offrire sconti sul volume a cui un rappresentante della manutenzione presso il cliente non avrebbe accesso.,L’approccio VMI può anche ridurre le pratiche burocratiche e ridurre il numero di transazioni di inventario sul lato cliente poiché il cliente sta pagando per il materiale man mano che viene utilizzato. La fatturazione può quindi essere programmata su base settimanale o mensile per semplificare il processo di pagamento, riducendo il numero di ordini di acquisto creati e riducendo così i costi di transazione. Tali risparmi possono essere impressionanti da soli: le cifre per i costi per elaborare un ordine di acquisto (PO) vanno da 6 60 a $300, contando i costi di tutto, dagli stipendi del personale coinvolto ai costi dei debiti e dei costi di comunicazione.,7 Supponiamo una cifra di $150; una riduzione del 50 per cento su un volume annuo di 5.000 ordini MRO sarebbe $375.000 in costi PO da solo.
3. Una base di fatti accurata e aggiornata. Questo è un altro elemento importante, insieme alla standardizzazione dei processi di stoccaggio, consumo e analisi per una migliore gestione. Quando ci sono processi aziendali standard, rende più facile sviluppare una base di dati accurata e tempestiva che a sua volta consente ai team di manutenzione/strutture di pianificare meglio le attività di manutenzione programmata e consente loro di prevedere i costi in modo molto più accurato., Inoltre, le tempistiche richieste per una manutenzione programmata saranno più accurate, consentendo al personale operativo di pianificare meglio i tempi di inattività e non di accumulare materiale perché i tempi di inattività sono sempre stati più lunghi di quanto promesso in passato. Gli elementi di fissaggio sono una delle categorie di parti MRO per le quali è possibile sviluppare un database accurato molto rapidamente. Molti fornitori di fissaggio forniranno le attrezzature di stoccaggio (scaffali, bidoni o rack), etichettare le posizioni e contare e immagazzinare le posizioni. Il cliente poi tira tutti gli elementi che sono necessari., Non vi è alcuna transazione, e non c ‘ è bisogno di una requisizione o ordine di acquisto. Il fornitore si rifornisce secondo un programma concordato e fattura mensilmente o due volte al mese in base al consumo. Ciò riduce notevolmente il numero di ordini di acquisto e riduce significativamente il tempo e la manodopera associati che entrano nel processo di inventario.
4. Una serie di indicatori chiave di prestazioni. Come in qualsiasi progetto o gestione di un’operazione, è necessario stabilire indicatori chiave di performance (KPI) al fine di misurare fattori quali risparmi, costi e obsolescenza in un progetto MRO., Se qualcosa è abbastanza importante da tenere traccia, dovrebbe essere misurato, in modo che la gestione superiore non solo possa essere tenuta al corrente dei progressi del progetto, ma in realtà vedere i suoi benefici quantificabili. Alcune misure da considerare potrebbero includere giorni o mesi di inventario a portata di mano, il numero di scorte, il rapporto tra ordini urgenti e ordini di rifornimento e i tassi di obsolescenza delle parti. Misure come queste dovrebbero essere monitorate e pubblicate in modo che i responsabili possano vedere come stanno eseguendo e siano in grado di agire per migliorare le prestazioni., Nell’esempio degli articoli di fonderia annotati in precedenza, siamo stati in grado di ridurre il numero di ordini di acquisto da $500 in su da 10 a 12 a settimana a zero prevedendo l’utilizzo e ordinando in quantità minori con consegne più frequenti.I dati dovrebbero essere inclusi nella segnalazione mensile o trimestrale alla direzione. Se le prestazioni dell’inventario MRO si riflettono nella sua implementazione e gestione da parte dei professionisti della supply chain, i suoi KPI saranno probabilmente punti positivi in qualsiasi report. Per cominciare, ovviamente, potrebbero esserci dati meno lusinghieri per alcuni reparti., Tuttavia, la segnalazione aperta di tali dati porterà la giusta attenzione ai problemi e, nel tempo, i miglioramenti nei dati diventeranno positivi per l’intera organizzazione. L’alternativa in realtà non è praticabile: quando un problema è nascosto o ignorato, diventerà presto ancora più grave, potenzialmente deragliando carriere.
5. Formazione della supply chain per il personale MRO. Spesso, gli sforzi di formazione continua come una serie di seminari sulla gestione dell’inventario consentiranno a coloro che sono coinvolti in MRO di comprendere l’importanza di aderire alle migliori pratiche., L’esposizione alle organizzazioni dei professionisti della supply chain come APICS o ISM può essere di grande aiuto; acquirenti, pianificatori e molte altre categorie di professionisti della supply chain beneficiano regolarmente dei programmi di formazione in corso offerti da tali organizzazioni e dai programmi di certificazione che gestiscono. Ci sono altri vantaggi di tali programmi: i responsabili della supply chain hanno indicato di aver visto i programmi di formazione come segni dell’impegno delle aziende nelle loro carriere.,8

Guida introduttiva

Non pretendo che la riorganizzazione delle attività di inventario MRO sia un esercizio a scatto delle dita-qualcosa che è “uno e fatto” con una semplice e-mail dal top management. Ci sono molti imperativi culturali che sostengono lo status quo, non ultimo dei quali sono la difesa del tappeto erboso da parte dei manager e il trascinamento del tallone da parte di molti che temono la perdita di controllo e molti altri che sono diffidenti nei confronti di modi diversi di fare le cose perché vogliono la prova che il nuovo modo sarà molto meglio.

Il cambiamento deve iniziare da qualche parte., Il posto migliore per iniziare è con i dati che mostrano come le attività MRO subpar sono in realtà rispetto alle norme di gestione dell’inventario. Può essere un vero e proprio eye-opener per il senior management per rivedere le spese di manutenzione annuale sulle parti o per vedere i costi di trasporto accelerato a carico di manutenzione. Questi due elementi da soli possono essere sufficienti per il top management per iniziare a fare domande. E con i dirigenti impegnati, vero cambiamento può iniziare ad accadere.,

Come notato in precedenza, una delle aree più facili per iniziare una revisione dell’inventario MRO è con elementi di fissaggio—onnipresenti, componenti a basso costo i cui processi di supply chain mainstream sono molto maturi. Molti fornitori leader di elementi di fissaggio offrono programmi VMI molto vantaggiosi. Una volta che tali processi sono in atto per elementi di fissaggio, è un passo abbastanza facile per iniziare a spostare altri semplici forniture di manutenzione in un presepe strumento o qualche altro metodo di controllo dell’inventario. Un altro metodo semplice e pratico è l’uso di distributori automatici per erogare forniture di base., Le macchine dispongono di un codice che viene digitato in-numero di ordine di lavoro o numero di dipendenti, per esempio-o accettano ID dei dipendenti quando strisciare la loro carta d’identità.

Le efficienze MRO sono in vista. In realtà, lo sono stati per decenni. Non sono necessarie riunioni di alto livello, programmi di consulenza su larga scala e task force di gestione per giustificare i risparmi che possono essere realizzati. Spero che questo articolo ti dà alcuni degli impulsi che la vostra organizzazione potrebbe essere necessario per ottenere il suo MRO
supply chain operativo al suo pieno potenziale.,

Note di chiusura:

20 novembre 2019