Il Project Management Body of Knowledge (PMBOK) divide i progetti in cinque fasi. Sebbene il termine “fase” implichi che vengono eseguite in ordine cronologico, in pratica possono essere eseguite fuori ordine. Ad esempio, quando si verificano modifiche al progetto, il project manager procederà di nuovo alla fase di pianificazione. Per questo motivo sono ufficialmente chiamati gruppi di processo.
I gruppi di processo sono:
- In fase di avvio. Il progetto è autorizzato, finanziato e definito., Questa fase si verifica a livello organizzativo (cioè sopra il progetto). L’organizzazione definisce un’esigenza aziendale che il progetto intende soddisfare.
- Pianificazione. Il project manager sviluppa un piano di gestione del progetto, che definisce come verrà eseguito il progetto, chi farà il lavoro, quanto tempo ci vorrà e così via. Il piano di gestione del progetto deve essere approvato dallo sponsor del progetto per diventare ufficiale e le modifiche devono essere ri-approvate in base ai processi di gestione del cambiamento ivi descritti.
- Esecuzione., Il team di progetto si mette al lavoro producendo i risultati finali del progetto.
- Monitoraggio & Controllo. Il project manager assicura che il lavoro sia svolto secondo il piano e tiene traccia delle deviazioni utilizzando l’analisi del valore guadagnato per la pianificazione e il costo, così come il monitoraggio dell’ambito, delle comunicazioni, dei fornitori e di qualsiasi altro elemento necessario per garantire che il progetto vada secondo i piani.
- Chiusura. Il progetto deve essere ufficialmente chiuso, i dettagli finali determinati, i fornitori rilasciati e così via.,
Avvio del progetto
Questa fase include il lavoro iniziale necessario per creare e autorizzare il progetto. Nel PMBOK contiene solo due processi:
- Sviluppare la Carta del progetto
- Identificare gli stakeholder
Lo scopo della carta del progetto è quello di incorporare il progetto e autorizzare il project manager. È sviluppato dall’organizzazione performante (cioè sopra il progetto) ma può essere delegato al project manager., Contiene tutte le informazioni necessarie per eseguire questa funzione, ma può anche includere cose come:
- Istruzione scope
- Allocazione iniziale del budget del progetto
- Stakeholder primari
Una volta avviato il progetto, il project manager procede nella fase di pianificazione.
Pianificazione del progetto
Questa fase è spesso sottovalutata. Nel PMBOK, contiene tutte le aree di conoscenza del progetto 10. Il successo del progetto è di solito direttamente correlato alla quantità di pianificazione che è stata eseguita.,
Il documento di gestione del progetto principale creato durante questa fase è chiamato Piano di gestione del progetto e contiene le seguenti informazioni:
- Fattori di successo. La definizione di successo del progetto è stabilita. Questo di solito include pianificazione e budget, ma spesso ci sono molti altri fattori più piccoli che non possono essere trascurati.
- Istruzione ambito. Il lavoro che farà parte del progetto è identificato e i suoi confini stabiliti.
- Risultati finali. I prodotti e/o servizi che il progetto produrrà sono elencati.
- Programma., Il progetto è suddiviso in attività. Le scadenze di ogni attività sono determinate e le scadenze per ogni progetto deliverable sono determinate.
- Budget. Il costo stimato di ogni attività è determinato e arrotolato in un budget complessivo del progetto.
- Piano delle risorse umane. Vengono identificati i ruoli e le responsabilità del team di progetto e viene stabilito il metodo di acquisizione per i membri del team di progetto.
- Piano di gestione della qualità. Vengono identificati gli standard di qualità per i deliverable e stabilite le metriche di controllo e garanzia della qualità.
- Piano di gestione del rischio., I rischi più importanti per i fattori di successo del progetto (#1) sono determinati e analizzati per garantire che possano essere gestiti.
- Piano di gestione degli appalti. Vengono stabilite le esigenze dei fornitori esterni e stabiliti i metodi per l’acquisizione e il controllo dei fornitori esterni.
- Cambiare le procedure. La documentazione e i metodi con cui verranno gestite le modifiche al piano di gestione del progetto.
Il piano di gestione del progetto dovrebbe essere approvato dallo sponsor del progetto per dare il via alla fase di esecuzione del progetto., Da questo punto in poi, le modifiche devono essere apportate attraverso i metodi di controllo del cambiamento di progetto descritti all’interno del piano, che normalmente dovrebbero includere una nuova approvazione da parte dello sponsor del progetto.
Esecuzione del progetto
In questa fase si svolge la maggior parte del lavoro del progetto. Il project manager dirige e gestisce il lavoro di progetto e il team di progetto lo esegue. I deliverable del progetto vengono prodotti e consegnati allo sponsor del progetto (o a chiunque siano prodotti). I due documenti chiave di gestione del progetto durante questa fase sono:
- Aggiornamenti di stato del progetto., Il project manager produce aggiornamenti di stato regolari in base ai requisiti del piano di gestione del progetto. Questi aggiornamenti includono generalmente lo stato dei costi e del programma, nonché le proiezioni future.
- Comunicazioni degli stakeholder. Ogni stakeholder deve generalmente essere comunicato alle proprie condizioni con informazioni specifiche per loro. Durante l’esecuzione del progetto questa comunicazione viene eseguita come descritto nel piano di gestione del progetto.
Monitoraggio e controllo
Questa fase si verifica contemporaneamente e parallelamente alla fase di esecuzione del progetto., Il project manager deve eseguire un monitoraggio e un controllo sufficienti per garantire che i risultati del progetto siano prodotti in tempo, in base al budget e a una qualità sufficiente.
La maggior parte del tempo di un project manager nella fase di monitoraggio del progetto verrà speso per un processo chiamato Earned Value Analysis. In questo sistema il project manager calcola lo stato del progetto da due punti di vista: Pianificazione e Costo. Può essere fatto in qualsiasi momento e può darti un eccellente avvertimento avanzato del progetto che va fuori strada.,
Le variabili calcolate in questo metodo sono:
- Planned Value (PV), è l’importo preventivato per ogni attività nel punto di analisi specificato (di solito oggi).
- Earned Value (EV), è l’importo effettivo di completamento di ogni attività relativa al budget dell’attività.
- Costo effettivo (AC), è la spesa effettiva per ogni attività.
- Varianza di costo (CV) è l’importo che il progetto in una posizione di superamento dei costi o underrun. CV = EV-AC
- Cost Performance Index (CPI) è l’importo relativo che il progetto è sopra o sotto budget. IPC = EV / AC.,
- Schedule Variance (SV) è l’importo che il progetto è in ritardo o in anticipo rispetto al programma. SV = EV-PV.
- Schedule Performance Index (SPI)è l’importo relativo che il progetto è avanti o indietro. SPI = EV / PV.
- Altre variabili avanzate includono Budget al completamento (BAC), Stima al completamento (EAC), Varianza al completamento (VAC), Stima al completamento (ETC) e Indice di prestazioni completo (TCPI). Ciascuna di queste variabili è descritta nella nostra Guida pratica all’analisi del valore guadagnato.,
L’analisi del valore guadagnato è istantanea, cioè ti darà uno stato del progetto proprio nel punto di analisi. Si tratta di una “istantanea” del programma del progetto e lo stato di bilancio in un dato momento.
Se il monitoraggio del progetto comporta modifiche al piano di gestione del progetto, vengono implementate le procedure di controllo delle modifiche descritte all’interno del piano. Per i piccoli progetti questo potrebbe essere semplice come un modulo” change log”.
Chiusura del progetto
È interessante notare che la chiusura del progetto è la fase più ignorata (o minimizzata) dai project manager., Questo è probabilmente perché il budget del progetto è andato, o per lo più andato. O forse vogliamo solo andare avanti. Ma indipendentemente dal perché, la fase di chiusura del progetto è estremamente visibile ai dirigenti aziendali e può avere un impatto importante sulle carriere dei project manager.
La chiusura del progetto ha un deliverable di gestione del progetto: Un rapporto finale. Questo rapporto dovrebbe avere le seguenti parti:
- Chiusura formale. I contratti sono finalizzati e il progetto è dichiarato completo.
- Finanziamento. Il budget finale del progetto è confermato e i finanziamenti in eccesso vengono rilasciati nelle entrate generali.,
- Appalti. I contratti del fornitore del progetto sono finalizzati e certificati di completamento emessi.
- Dettagli finali. Documentazione del lavoro effettivo eseguito, disegni as-built, o altri dettagli che devono essere archiviati per riferimento futuro.
- Passività. Le garanzie, la copertura assicurativa e le obbligazioni devono essere stabilite e concordate.
- Rilascio di risorse. Il team di progetto, le attrezzature e altre risorse devono essere restituiti al loro giusto posto.
- Lezioni apprese. La documentazione delle lezioni apprese durante il progetto può essere preziosa per i progetti futuri.,