il 2020, Anno Bisestile: Quello che Un Extra Periodo di Paga Significa per il Vostro libro paga (e di Come la Nostra lista di controllo Può Aiutare)

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Punti chiave:

• Come anno bisestile, il 2020 aumenta la possibilità di un periodo di paga extra, ma questo cambiamento non è esclusivo degli anni bisestili! Il numero di periodi di pagamento che hai può effettivamente variare ogni anno a seconda della data di pagamento e la frequenza.
• Hai 4 opzioni quando si tratta di gestire un periodo di paga extra
• A seconda della tua decisione, il periodo di paga extra può anche influenzare detrazioni, pagamenti salariali speciali e ritenute d’imposta sul reddito.,
• La nostra lista di controllo ti aiuterà a tenere traccia di tutto ciò che è interessato da un periodo di paga extra, che si tratti di un anno bisestile o meno.

L’anno bisestile 2020 aggiunge un giorno extra di retribuzione all’anno e aumenta la possibilità di un periodo di retribuzione extra, portando il numero da 26 a 27 per i dipendenti stipendiati pagati bisettimanale (o da 52 a 53 per i dipendenti stipendiati pagati settimanalmente).

Mentre gli anni bisestili aumentano la probabilità di un periodo di pagamento extra, il numero di periodi che hai potrebbe effettivamente fluttuare ogni anno a seconda della data di pagamento e della frequenza., In ogni anno che non è un anno bisestile, c’è ancora un giorno della settimana che si verifica 53 volte, invece del normale 52. Se la data di pagamento cade in questo giorno, avrai un periodo di pagamento aggiuntivo.
Per questo motivo, dovresti contare il numero di periodi di paga che avrai ogni anno, indipendentemente dal fatto che si tratti di un anno bisestile o meno. Se si dispone di un periodo extra, si può scegliere di regolare stipendi dei dipendenti e deduzioni. Vedi la nostra tabella qui sotto per il numero di giorni in 2019, 2020 e 2021 per aiutarti a pianificare di conseguenza.

Chi è interessato?,

Un periodo di retribuzione extra può interessare i dipendenti stipendiati pagati settimanalmente o bisettimanalmente. Nel 2020, ci sono 53 mercoledì e 53 giovedì. Di conseguenza, i dipendenti salariati settimanali o bisettimanali pagati in uno di questi giorni sperimenteranno un periodo di paga extra.

I dipendenti salariati pagati mensilmente o semestralmente e i dipendenti pagati a ore non sono interessati.

Quali sono le tue opzioni?

Se ti trovi con un periodo di paga extra, hai alcune opzioni per il tuo libro paga:

Opzione 1: non apportare modifiche. Dare ai dipendenti i loro soliti importi di stipendio ogni periodo., Riceveranno stipendi leggermente più alti del normale alla fine dell’anno. 86% dei datori di lavoro sceglie questa opzione, nonostante il costo aggiuntivo che porta alle loro organizzazioni.

Se scegli questa opzione, informa i tuoi dipendenti che il loro “aumento” è dovuto al periodo di paga extra e gli stipendi torneranno alla normalità l’anno successivo.

Esempio: Mary è un dipendente stipendiato pagato bisettimanale. In un anno regolare, riceve 26 buste paga di each 1,538. 46 ciascuno, per un totale di $40,000. In un anno con un periodo di paga extra, riceve 27 buste paga di $1,538.36, dandole uno stipendio totale di $41,538.,46 alla fine dell’anno, leggermente superiore al normale.

Opzione 2: Dividere gli stipendi per 27 o 53 (invece dei soliti 26 o 52) per tenere conto del periodo di pagamento extra. Tenete a mente che la scelta di questa opzione può mettere a dura prova i vostri dipendenti. Anche se i loro stipendi annuali rimarranno gli stessi degli anni con periodi di paga 26 o 52, riceveranno buste paga individuali più piccole, che possono influire sulla loro capacità di coprire bollette e altre spese regolari.

Esempio: Mary riceve normalmente 26 buste paga di $1.538.,46 ciascuno, ma durante un anno con un periodo di paga extra, riceve 27 buste paga di each 1,481.48 ciascuno. Ogni stipendio diminuisce di $56.98, ma il suo stipendio rimane lo stesso a $40.000.

Opzione 3: Dividere gli stipendi per un moltiplicatore più accurato, 26.0893 per i dipendenti bisettimanali o 52.1786 per i dipendenti settimanali. Gli stipendi oscilleranno leggermente di anno in anno, ma non dovrai cambiare i tuoi calcoli da 26 a 27 (o da 52 a 53) ogni anno a seconda del numero di periodi di paga. Invece, è possibile utilizzare 26.0893 o 52.1786 ogni anno, non importa il numero di periodi di paga.,

Esempio: Ogni volta che ci sono 26 periodi di paga, Mary riceve 26 buste paga di each 1,533.20 ciascuno. Questo si aggiunge ad uno stipendio totale di $39,863.09, leggermente inferiore al suo stipendio base di $40,000. In anni con 27 periodi di paga, riceve 27 buste paga di each 1,533. 20 ciascuno, risultando in uno stipendio totale di $41,396.40, leggermente superiore alla sua base.

Qualcosa da notare: negli anni in cui lo stipendio base non è soddisfatto, dovrai comunque pagare la differenza. Nel caso di Mary, lei cade a corto del suo stipendio base di $136.91 ogni volta che ci sono 26 periodi di paga., Il suo datore di lavoro dovrà aggiungere questo importo al suo stipendio finale in modo che raggiunga $40.000 entro la fine dell’anno.

Opzione 4: Modificare la data di pagamento o la frequenza di pagamento. Se si paga dipendenti semestrale o mensile, invece di settimanale o bisettimanale, avrete 24 o 12 periodi di paga. I dipendenti riceveranno stipendi più grandi meno frequentemente, ma il loro stipendio totale rimarrà invariato e non dovrai affrontare un periodo di paga extra.

Esempio: se la sua frequenza di pagamento viene cambiata in semestrale, Mary riceve il suo stipendio annuale di $40,000 in 24 buste paga di each 1666.67 ciascuna.,

In alternativa, valuta la possibilità di modificare la data di pagamento della tua organizzazione per evitare periodi di pagamento extra. Nel 2020, ad esempio, ci sono 53 mercoledì, ma solo 52 venerdì. Se la tua data di pagamento è mercoledì, avrai un periodo di pagamento extra, ma se cambi la data di pagamento a venerdì, non avrai un periodo di pagamento extra.

Non importa quale opzione scegli, spiega chiaramente ai dipendenti quali cambiamenti stai apportando ai loro stipendi e perché li stai facendo. Mentre si può essere tentati di scegliere l’opzione più conveniente (e non c’è niente di sbagliato in questo!,), dovresti anche considerare come la tua decisione influenzerà i tuoi dipendenti. Buste paga più piccole e interruzioni dei programmi di pagamento stabiliti potrebbero abbassare il morale della tua organizzazione.

Cos’altro influisce un periodo di paga extra?

Se continui i pagamenti come al solito o apporti una modifica, un periodo di pagamento extra può influire su altri fattori connessi al tuo libro paga. Ricontrolla questi elementi e il modo in cui vengono calcolati ogni anno per garantire che le detrazioni e i pagamenti salariali speciali siano accurati per il numero di periodi di paga.

• Detrazioni del piano sanitario.,
  Nella maggior parte dei casi, le detrazioni dei benefici dei dipendenti sono calcolate sulla base di 26 o 52 periodi di paga. Negli anni con 27 o 53, queste detrazioni dovranno essere ricalcolate o bloccate nel periodo di pagamento aggiuntivo. Ad esempio, se i contributi ai benefici per i dipendenti sono programmati bisettimanale, è possibile detrarre eccessivamente se non si bloccano le detrazioni durante il periodo di pagamento extra. Tuttavia, se le detrazioni dei benefici per i dipendenti vengono prese due volte al mese, non sarà necessario apportare modifiche per un periodo di paga aggiuntivo.
• Pagamenti salariali speciali.,
  Alcuni pagamenti salariali speciali si basano anche su 26 o 52 periodi di paga e dovranno essere ricalcolati in anni con un periodo aggiuntivo. Un esempio è pagamenti di mantenimento dei figli che sono finanziati direttamente dai salari dei dipendenti.
• Ritenuta d’acconto.
  L’IRS non richiede modifiche alla ritenuta d’acconto quando ci sono periodi di paga extra, ma si dovrebbe comunque garantire i calcoli sono regolati in modo appropriato. Se non lo fai, si potrebbe non trattenere abbastanza imposta sul reddito federale., Assicurati di controllare anche le imposte sul reddito statali e locali, poiché il potenziale di underwithholding potrebbe essere maggiore. Lasciate anche i vostri dipendenti sanno che essi dovrebbero regolare i loro calcoli per ritenuta d’acconto se vogliono trattenere più o meno l’importo standard.
• Benefici Contributi.
  Il periodo di retribuzione extra può anche influenzare quanto i dipendenti contribuiscono ai loro 401(k)s, conti di risparmio sanitario (HSA) e conti di risparmio flessibili (FSA)., Se ai dipendenti piace contribuire con gli importi massimi, potrebbero dover cambiare quanto deducono da ogni busta paga per raggiungere quel numero entro la fine dell’anno.
• Specifiche salariali documentate in lettere di offerta, contratti e contratti collettivi.
  Prima di decidere come compensare i dipendenti in un anno con un periodo di paga extra, rivedere le lettere di offerta e altri documenti in materia di compensazione. I contratti collettivi sono particolarmente specifici sui periodi di paga e sui salari, quindi controllali attentamente., Se questi documenti indicano solo uno stipendio annuale, è possibile scegliere una delle opzioni di cui sopra per raggiungere tale importo. Tuttavia, se i documenti affermano che i dipendenti saranno pagati in assegni settimanali o bisettimanali di pari importo, è necessario rispettare e scegliere l’opzione 1.
• Solo per gli anni bisestili: un giorno in più.
  Gli anni bisestili aggiungono un giorno in più all’anno solare, non solo un periodo di paga aggiunto. Se uno qualsiasi dei tuoi calcoli dipende dal numero di giorni in un anno, assicurati di aggiornare quel numero nelle tue formule da 365 a 366., Se si utilizza un fornitore di libro paga, assicurarsi che hanno rappresentato il 29 febbraio nel loro sistema.

I periodi di pagamento extra sono più diffusi durante gli anni bisestili, ma possono verificarsi in qualsiasi anno a seconda della data e della frequenza di pagamento. Se si dispone di un periodo di paga extra, considerare come si desidera compensare i dipendenti e ricordarsi di controllare gli altri fattori che possono accompagnare le modifiche del libro paga.
Clicca qui per scaricare la nostra lista di controllo completa del libro paga per gli anni bisestili e periodi di paga extra, e raggiungere il vostro fornitore di libro paga se avete ulteriori domande.,