Mentre potresti aver sentito il termine “dipendente 1099”, è un termine improprio: un dipendente 1099 tecnicamente non esiste perché i dipendenti sono classificati in modo diverso rispetto agli appaltatori indipendenti—ed è appaltatori che usano il modulo 1099.
1099 appaltatori spesso possono aggiungere solo la raffica in più di talento e la velocità che stai cercando. Come i dipendenti, tuttavia, gli appaltatori indipendenti hanno anche un piccolo mucchio di scartoffie.,
Una volta che hai trovato il libero professionista perfetto per il tuo progetto, non lasciare che la vertiginosa serie di moduli e documenti ti butti fuori rotta! Ora dovresti sempre chiedere al tuo CPA una lista di controllo di conformità completa, ma ecco uno sguardo ad alcuni dei requisiti e delle migliori pratiche che dovresti tenere a mente mentre porti a bordo il nuovo appaltatore.,
Eseguire il libro paga e benefici con Gusto
la Prima: Ottenere i vostri moduli fiscali in ordine
avrete probabilmente bisogno di due documenti durante il tempo di imposta rotola intorno: W-9 e 1099-NEC. Abbiamo incluso i link ai documenti appropriati qui sotto, ma si dovrebbe anche mosey su oltre al sito web IRS per assicurarsi di avere le ultime versioni.,
Passo 1: Chiedi al tuo appaltatore indipendente di compilare il modulo W-9
Quando il tempo fiscale gira, il modulo W – 9 sarà il tuo migliore amico. Non è necessario inviarlo ovunque, ma si sono tenuti a tenerlo in archivio per un minimo di quattro anni. Chiedi al tuo appaltatore di compilare questo modulo il giorno 1, in modo da non rimescolare per più tardi.
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Basta caricare il tuo W-9s e ti file e mail il 1099s per ogni contraente.,
Modulo W-9 (Richiesta di numero di identificazione del contribuente) inizia facile verificando il nome e l’indirizzo del tuo freelancer. Successivamente, la casella 3 (nella parte superiore del modulo) ti consente di sapere come è classificata l’attività del tuo appaltatore. Finché non stanno eseguendo una S corp o una C corp e non stai pagando tramite carta di credito o una piattaforma di pagamento di terze parti (come PayPal), puoi pianificare di presentare il modulo 1099-NEC a gennaio. (Più su quello qui sotto.) Passando: la parte I copre il loro numero di identificazione del contribuente (TIN), quindi non possono schivare l’IRS., La parte II ti aiuta anche a confermare che sono legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti come residenti o cittadini statunitensi.
Quando rivedi il W-9 del contraente, assicurati che si ricordino di esentarsi dalle ritenute alla fonte; dovrebbero presentare le tasse da soli. Abbiamo un intero post dedicato a come compilare un W-9, che potresti voler condividere con il tuo appaltatore.
SUGGERIMENTO: se il tuo libero professionista è residente o cittadino internazionale, raccogli il modulo W8-BEN.,
Passo 2: Compila due moduli 1099-NEC (Copia A e B)
Segna il tuo calendario, perché questo modulo viene fornito con una scadenza. A gennaio, guarda quanto hai pagato l’appaltatore indipendente nell’ultimo anno. Se li hai pagati più di $600 nell’ultimo anno solare e la loro entità commerciale non è una S corp o C corp, dovrai presentare un modulo 1099-NEC.
Suggerimento: se hai pagato il tuo appaltatore tramite carta di credito o una piattaforma di pagamento (ad esempio PayPal), potrebbe non essere necessario presentare un 1099-NEC. L’entità di regolamento dei pagamenti può essere tenuta a presentare un 1099-K.,
Il 1099-NEC riporta quanto un appaltatore indipendente ha guadagnato (ma non inclusi i pagamenti effettuati tramite carte di credito o piattaforme di regolamento di terze parti) mentre lavorava con te. Sia tu che il tuo appaltatore ne avrete bisogno per compilare le tue tasse. Ogni 1099-NEC viene fornito con una copia A e una copia B. Si file Copia A con l’IRS e inviare Copia B al vostro appaltatore. Poiché il 1099-NEC non fa parte del Programma combinato di archiviazione federale/statale, potrebbe anche essere necessario fornire un 1099-NEC al proprio stato e/o allo stato in cui risiede o lavora il contraente., Assicurati di controllare con il vostro CPA per essere sicuri che siete in conformità con le leggi a livello statale.
La scadenza è gennaio. 31: Assicurati di inviare il 1099-NEC all’IRS e al tuo appaltatore entro l’ultimo giorno di gennaio. Se questo accade a cadere in un fine settimana, avete fino al seguente Lunedi.
Se si sceglie di inviare la copia 1099-NEC A all’IRS, assicurarsi di includere il modulo 1096: riepilogo annuale e trasmissione dei rendimenti statunitensi. Questo è un foglio di copertura per le presentazioni di carta.,
Per archiviare elettronicamente 1099s con l’IRS attraverso il sistema FIRE, è necessario un codice di controllo del trasmettitore (TCC), che può essere richiesto tramite il modulo 4419. Ci vuole tempo per elaborare i documenti, quindi non ritardare su quel modulo 4419. Devi inviarlo entro il 1 ° novembre dell’anno prima che tu preveda di archiviare elettronicamente i tuoi 1099. Hai ancora domande sul deposito elettronico? IRS pubblicazione 1220 ha istruzioni dettagliate su come presentare il vostro 1099s per l’anno fiscale 2020.
Per inviare la copia B al tuo appaltatore, dovrai ottenere il loro consenso scritto per consegnare il documento elettronicamente., Assicurati di seguire questi requisiti IRS per il consenso alla consegna elettronica prima di inviare un’e-mail a un appaltatore il suo 1099-NEC. In caso contrario, è necessario inviare via posta.
Best practice per mantenere i documenti in ordine
Record, record, record. Una volta che hai inchiodato i requisiti fiscali, ci sono altre abitudini che si dovrebbe prendere per mantenere il vostro rapporto con l’appaltatore andando il più agevolmente possibile.
Come per le altre attività aziendali, tenere premuto per ogni singolo documento relativo al vostro lavoro con un libero professionista: contratti, fatture, prove di pagamento, e altro ancora., Ecco alcuni trucchi del mestiere che ti aiuteranno a rimanere conforme (e sano di mente).
Chiedi al tuo appaltatore indipendente le fatture
Paga solo il tuo appaltatore 1099 dopo aver inviato una fattura a modo tuo. Salva ogni fattura per i tuoi record. E non accettare eventuali note spese aggiuntive. Perché? Perché con grande libertà arriva una grande responsabilità; le spese per la loro attività sono a carico del libero professionista.
Strumenti da controllare:
- Bill.,com pagare e il processo di bollette
- Raccolta per il monitoraggio in tempo
- FreshBooks small business accounting con fatturazione
Cadere in amore con il moderno libro paga
Aggiungi il tuo libero professionista retribuzioni
Attendere, so che cosa si sta andando a chiedere: “non è Possibile l’aggiunta di un libero professionista retribuzioni confondono i confini tra gli imprenditori vs dipendenti?” In alcuni casi, aggiungendoli al libro paga è OK., A seconda di quanto tempo il vostro rapporto durerà, può essere più facile—e più efficiente—per aggiungerli direttamente al libro paga della vostra azienda.
Tenere i registri come un boss
Tenere i registri organizzati diventa molto più facile se tutto è condiviso e memorizzato elettronicamente. Esistono app dedicate per fatture e buste paga, ma per quanto riguarda altri documenti come contratti, accordi di non divulgazione (NDA) e altri file relativi al lavoro?,
Strumenti di check-out:
- HelloSign, una firma elettronica della piattaforma
- DocuSign, un’altra firma elettronica piattaforma
- Google Docs per la condivisione di documenti e bagagli
Mantenere registrazioni dettagliate è parte di essere un proprietario di affari, ma non c’è bisogno di seppellire se stessi in tutto ciò che il lavoro di ufficio. Tenendo traccia dei vostri “must-dos” e le scadenze, e utilizzando strumenti digitali per semplificare i processi il più possibile, si può rimanere in cima a tutti i requisiti senza un sacco di tempo e fatica in più.,
Originariamente pubblicato il 26 luglio 2017.