EDI in formato stampato
Il grafico seguente mostra un ordine di acquisto di esempio in formato stampato e come apparirebbe una volta tradotto nei formati EDI ANSI ed EDIFACT.
Nella lingua EDI, un singolo documento commerciale, come un ordine di acquisto, una fattura o un avviso di spedizione anticipato, viene chiamato “set di transazioni” o “messaggio.”E, un set di transazioni è composto da elementi di dati, segmenti e buste.,
Che cos’è un elemento dati?
Gli elementi di dati in un set di transazioni EDI sono i singoli elementi di informazione all’interno del documento.
Ad esempio, all’interno di molti documenti, come l’ordine di acquisto e la fattura, troverete elementi di dati come città, stato, paese, numero di articolo, quantità e prezzo.
Ogni elemento di dati in un set di transazioni è definito nello standard EDI dal tipo di dati che rappresenta. Ad esempio, sarebbe importante distinguere i dati numerici dai dati di testo o dalle date del calendario., La definizione dell’elemento di dati descriverà:
- Tipo di dati numerici, alfanumerici, data o ora
- Lunghezza minima e massima
- Valori di codice, se applicabile, che devono essere osservati con un particolare tipo di dati. Ad esempio, se l’elemento dati è costo unitario, si utilizza anche un elemento di codice valuta per consentire di indicare quale valuta (ad esempio, dollari USA o euro) viene utilizzata nel campo costo unitario
Che cos’è un segmento?
Un segmento in un set di transazioni EDI è un gruppo di elementi di dati simili.,
Se stavi compilando le informazioni su un ordine di acquisto, ti aspetteresti di vedere gruppi di dati correlati. Ad esempio, guarda lo schema seguente di un ordine di acquisto di carta in cui viene ordinato solo un articolo. Si noti che ci sono quattro sezioni, ognuna delle quali fornisce un diverso insieme di informazioni:
In un documento EDI, ogni sezione è descritta da un particolare segmento. Di seguito è riportato l’insieme di segmenti EDI che descriverebbero l’ordine di acquisto sopra quando si utilizza lo standard ANSI., Ogni segmento inizia con un ID segmento (ad esempio, ST, BEG, N1) che descrive il tipo di elementi di dati che segue. Gli elementi all’interno di ciascun segmento sono separati da un separatore di elementi di dati, in questo caso il ‘*’.
Per ogni tipo di documento aziendale, la documentazione standard EDI definisce:
- I segmenti che possono essere inclusi e quali sono obbligatori, facoltativi e/o condizionali (es., deve essere incluso solo se è incluso un altro segmento o elemento)
- Per ogni segmento, gli elementi che possono essere inclusi – per ogni informazione in un documento cartaceo c’è un elemento EDI corrispondente. Questi elementi sono definiti nel dizionario degli standard e ogni standard ha il proprio dizionario
- La sequenza richiesta dei segmenti e degli elementi
- Quante volte un segmento può essere ripetuto
Ora, una volta che tutti i segmenti sono raccolti in una sequenza prescritta, formano un documento elettronico completo, o insieme di transazioni., Successivamente, i set di transazioni devono essere inseriti in buste in preparazione per la trasmissione ai partner.
Che cosa sono le buste EDI?
La trasmissione di documenti EDI utilizza un sistema di tre “buste” per ospitare i set di transazioni: busta di messaggi, busta di gruppo e busta di interscambio.
Proprio come i documenti aziendali cartacei vengono inviati in buste ed è possibile spedire molti documenti in un’unica busta, i documenti EDI vengono scambiati utilizzando più buste.,
- Ogni set di transazioni viene inserito nella sua busta individuale
- Un gruppo di set di transazioni, ad esempio un gruppo di ordini di acquisto, viene inserito in una busta di gruppo. (La busta del gruppo è obbligatoria in ANSI e facoltativa in EDIFACT.)
- Tutti i gruppi di buste di essere inviato da un mittente a un ricevitore in un Interscambio busta
Consultare il diagramma riportato di seguito:
Una busta è formato da una coppia di segmenti che definiscono l’inizio e la fine della sezione appropriata., Utilizzando lo standard EDIFACT come esempio, la busta del set di transazioni utilizza i segmenti UNH e UNT, la busta del gruppo utilizza i segmenti UNG e UNE e la busta di interscambio utilizza i segmenti UNA/UNB e UNZ. In ogni caso, la ” S “indica l’ ” inizio “della busta e la” E “indica la” fine” della busta. Lo schema seguente illustra i tre livelli di buste che circonderebbero un singolo ordine di acquisto EDI.
