Una delle maggiori preoccupazioni per i proprietari di piccole imprese è fare in modo che vengano pagati-in tempo, ogni volta. A tal fine, non sorprende che uno dei modi più semplici e veloci per ricevere il pagamento sia l’invio delle fatture via e-mail.
La buona notizia è che è possibile inviare una fattura utilizzando qualsiasi programma di posta elettronica o piattaforma. Quindi, se si dispone di un servizio che si preferisce, siete invitati a usarlo. Le fatture inviate via e-mail hanno diversi vantaggi rispetto alle fatture tradizionali inviate per posta., Per uno, le fatture inviate per posta possono essere perse o ritardate. Inoltre, possono richiedere diversi giorni o addirittura settimane per arrivare al contatto giusto. Fatture e-mail sono istantanei e conveniente.
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Come scrivere una e-mail fattura
Per iniziare a creare la tua e-mail fattura, è sufficiente scrivere qualcosa come:
Ciao (nome)!
Spero che tu stia andando bene., Si prega di trovare allegato il numero di fattura di questo mese (numero) per (importo). Fatemi sapere se avete domande. Grazie per il vostro business! È un piacere lavorare con te!
Cordiali saluti,
Il tuo nome
Dove dovrebbe andare la fattura?
Assicurati che il tuo cliente abbia specificato dove desidera inviare le fatture. Le aziende più piccole di solito hanno la loro contabilità gestita da una sola persona, ma le aziende più grandi possono avere interi reparti contabili che si occupano di elaborazione dei pagamenti.,
L’invio di fatture via e-mail non deve essere un processo noioso o dispendioso in termini di tempo.
Includere la fattura come allegato
È anche importante inviare la fattura come allegato effettivo anziché incollarla nel corpo dell’e-mail. Questo perché diversi programmi di posta elettronica possono rendere le immagini e le tabelle in modo diverso, e alcuni possono anche bloccare la tua email da mai arrivare perché sembra sospetto.,
Le piattaforme software per risparmiare tempo possono aiutare
Se invii spesso fatture, vale la pena investire in una buona piattaforma software per aiutarti a gestire meglio le tue fatture. In questo modo puoi semplicemente utilizzare un modello di fattura ogni mese e utilizzare il tempo risparmiato per tenere traccia di ciò che è stato pagato e di ciò che è ancora in sospeso.
Inoltre, se una fattura dovesse essere inviata a un’agenzia di riscossione, avrai le informazioni necessarie prontamente disponibili., Queste informazioni possono includere la data in cui hai originariamente inviato l’e-mail (come prova che l’hai inviata) insieme a una traccia cartacea che mostra che hai richiesto il pagamento della fattura in una certa data.
Check-in
Ultimo, ma certamente non meno importante, se hai inviato la fattura via e-mail e non hai sentito nulla per un po’, è una buona idea seguire con un’altra e-mail e una telefonata. Questo assicura che le tue e-mail siano effettivamente indirizzate alla persona giusta e che vengano ricevute.
L’invio di fatture via e-mail non deve essere un processo noioso o dispendioso in termini di tempo., Che si tratti di una fattura una tantum inviata via e-mail o di un modello in cui si riempiono gli spazi vuoti, l’invio di fatture tramite il programma o il servizio di posta elettronica preferito è un modo sicuro per aumentare le probabilità di essere pagati in tempo!