Questo post è stato originariamente pubblicato il 12 maggio 2015 ed è stato aggiornato con nuove informazioni il 12 settembre 2017.
Quel rapporto settimanale sullo stato del progetto è la linfa vitale del flusso di comunicazione di un progetto creativo.
Questo è dove si impostano le aspettative, assegnare compiti, segnalare i progressi, riconoscere i problemi e concordare tempi. Indipendentemente dal vostro settore o ambito di progetto, si dovrebbe avere questa comunicazione settimanale vitale su ogni progetto creativo. Fai questo, e poco – se non altro – può cadere attraverso le fessure.,
Ma non tutti i rapporti sullo stato vengono creati allo stesso modo. Né tutte le organizzazioni hanno lo stesso rapporto sullo stato del progetto “modello”. Inoltre, non tutti i clienti vogliono vedere – e vogliono che i loro team vedano-le stesse informazioni sullo stato.
Come si fa a far fronte a questi requisiti complessi e ancora comunicare in modo efficace? Che cosa va nella creazione di un rapporto sullo stato del progetto convincente?
Condividerò le mie opinioni sulla creazione di report di progetti creativi efficaci in questo articolo.,
Lo scopo di un rapporto sullo stato del progetto
Nel suo cuore, un rapporto sullo stato del progetto è un dispositivo di comunicazione.
E come abbiamo detto in precedenza, la comunicazione è il singolo requisito più importante per la gestione del progetto.
Lo scopo di un rapporto sullo stato del progetto, quindi, è quello di comunicare lo stato attuale del progetto a tutti gli stakeholder (clienti, sponsor, il proprio team). È qui che dici a tutte le parti interessate come sta reggendo il progetto, quali pietre miliari sono state raggiunte e quali problemi stai affrontando.,
Se il tuo obiettivo è quello di essere efficace e trasparente, un rapporto dettagliato sullo stato è una delle armi più potenti del tuo arsenale.
Mentre i vantaggi dei rapporti sullo stato del progetto sono molti, quelli che dovresti sapere sono:
- Trasparenza: i rapporti sullo stato del progetto includono aggiornamenti dettagliati sulle tappe compiute e in sospeso. Li avvisa anche di eventuali problemi attuali o imminenti. Ciò migliora la trasparenza e genera fiducia.
- Identificare ed evitare i rischi: la gestione del rischio è una parte fondamentale della gestione integrata dei progetti., Un rapporto sullo stato include in genere una panoramica dettagliata dei problemi e dei rischi aperti. Questo può aiutare a identificare ed evitare i rischi in anticipo.
- Migliore gestione delle risorse: Il rapporto sullo stato consente di monitorare i progressi delle diverse risorse. Questo può aiutarti a spostare le risorse dentro/fuori dal progetto se necessario. Per esempio, se il progresso è lento perché il team di progettazione è undermanned, è possibile portare in progettisti aggiuntivi per migliorare il ritmo.
- Stato del progetto: Il rapporto sullo stato offre una panoramica di alto livello dello stato del progetto., Ti dirà (e le parti interessate) se ci sono troppi problemi aperti o troppe pietre miliari perse. Se la salute è scarsa, è possibile adottare misure per correggere il corso presto.
- Responsabilità: il rapporto sullo stato dice a tutti esattamente quale parte del progetto manca e cosa deve essere realizzato in futuro. Questo aiuta a mantenere la tua squadra responsabile.
- Budget / Scope creep: questo rapporto chiarirà se il progetto è fuori budget o se ci sono troppe richieste di modifica aperte che portano a scope creep-vitale per un PM efficace.,
Oltre a questi, il rapporto sullo stato del progetto crea anche una scia cartacea di questioni e preoccupazioni aperte. Questo può tornare molto utile in caso di conflitti futuri.
Per riassumere, un rapporto sullo stato del progetto offre maggiore chiarezza, migliora il monitoraggio e crea una registrazione dello stato di avanzamento del progetto. Come uno dei tuoi strumenti più importanti, dovresti prendere tutto il tempo e gli sforzi necessari per renderlo il più utile possibile.,
Componenti di un rapporto sullo stato di un progetto creativo
Lo scopo di un rapporto sullo stato del progetto è quello di monitorare i progressi e fornire chiarezza sui potenziali problemi. Pertanto, dovrebbe avere i seguenti componenti:
I. Task Progress
Questa sezione del rapporto ha lo scopo di fornire alle parti interessate una panoramica dei progressi del progetto monitorando le attività finite, aperte e future.
Dovrebbe avere tre componenti:
Cosa è stato realizzato
Questo è piuttosto semplice; tiene traccia delle attività finite, cioè, quello che è stato realizzato sul progetto finora.
Di solito questo copre solo l’ultimo periodo di riferimento. Tuttavia, ho visto situazioni in cui la gestione oi clienti volevano che questo fosse un rapporto continuo di importanti risultati chiave con le date.
In questo modo le pietre miliari del progetto completato sono sempre disponibili per tutti, anche se non stai guardando un programma di progetto principale (che, sorprendentemente, molti clienti odiano guardare perché lo trovano difficile da seguire o non lo capiscono).,
Cosa sta succedendo in questo momento
Questa parte del rapporto copre quali attività sono in corso in questo momento. Questo di solito è un riepilogo di tutte le attività importanti attive nella pianificazione del progetto. Il riepilogo dovrebbe essere ad un livello elevato, non il livello di attività dettagliato come riportato nella pianificazione del progetto principale.
Spesso questa è la base per la maggior parte della discussione che avverrà nella chiamata di stato settimanale o nella riunione con il team di progetto e il cliente.
Cosa sta succedendo
Questa sezione offre alle parti interessate una panoramica delle attività imminenti., È particolarmente utile perché aiuta a garantire che nessuno sia sorpreso quando un’attività sta per iniziare.
Mi piace guardare a ciò che sta arrivando, non solo nella prossima settimana ma nelle prossime due settimane. Le persone hanno bisogno di tempo per prepararsi mentalmente. Dare loro solo una settimana di finestra di ciò che i compiti stanno per iniziare non è abbastanza tempo per loro essere pronti a condurre i loro prossimi compiti.
Un heads-up di due settimane di solito aiuta in modo significativo. Dopo tutto, il mio obiettivo è quello di renderli produttivi e di successo, non prenderli alla sprovvista e contribuire al loro fallimento.
II., Problemi, rischi e richieste di modifica
Come ho detto prima, una delle principali responsabilità del rapporto sullo stato del progetto è tenere traccia dei problemi aperti, dei potenziali rischi e delle richieste di modifica. Avere una sezione separata per tenere traccia di questi aiuta molto.
Ecco cosa dovresti includere in questa sezione:
Stato dei problemi attuali
Ogni progetto ha alcuni problemi. Un elenco di questi problemi in sospeso, qual è lo stato corrente o l’elemento azione per ogni problema e a chi viene assegnato ogni problema è una grande cosa da includere nel rapporto sullo stato.,
Lo mantiene davanti a tutti e rende facile includerlo come punto di discussione vitale durante le chiamate di stato settimanali.
Rischi aperti
Questa parte ha due componenti:
- Avvisare le parti interessate di eventuali rischi aperti attuali e del piano di gestione per affrontarli.
- Fornire alle parti interessate una panoramica del piano di gestione del rischio per individuare e gestire i rischi in generale.
Richieste di modifica
La gestione delle richieste di modifica è una parte fondamentale delle responsabilità di un PM., Utilizzare questa sezione per tenere traccia delle richieste di modifica aperte correnti. Evidenzia anche quali misure le parti interessate devono adottare per affrontare ogni richiesta.
Ad esempio, se si modifica l’ambito del progetto, è possibile che uno stakeholder aumenti il budget del progetto.
Ricorda: il tuo compito non è solo quello di catalogare le preoccupazioni, ma anche di fornire agli stakeholder indicazioni su come affrontarle.
Cronologia degli ordini di modifica
Le informazioni sull’ordine di modifica sono solo a scopo informativo., È una buona idea includere un riepilogo di questi nel rapporto di stato settimanale in modo che il cliente sia consapevole di come e perché l’ambito (e il budget) sono cambiati finora nel corso della vita del progetto.
III. Pietre miliari & Risultati
diagrammi di Gantt in Workamajig per il monitoraggio milestone
Questo è dove si traccia in che percentuale il progetto è stato completato e che tappe hai realizzato finora., Insieme alla sezione avanzamento attività, questo darà alle parti interessate una panoramica di come il progetto sta arrivando.
Ecco cosa si dovrebbe includere in questa sezione:
pietre Miliari completata
Utilizzare questa sezione per visualizzare le parti interessate:
- Quanto (in percentuale) ogni traguardo è stato completato
- Attuale milestone
- Finito milestone
- Prossimi traguardi
Provare a utilizzare un formato visivo (ad esempio un diagramma di Gantt) per migliorare la comprensione.,
Date di inizio/fine
Per ogni traguardo importante, includere:
- Date di inizio/fine pianificate
- Date di inizio/fine effettive
Questo dirà alla gente quanto velocemente (o lentamente) sei stato con il progresso del progetto finora.
IV. Salute finanziaria
In questa sezione, si riferisce sulla salute finanziaria del progetto, vale a dire quanto del budget è stato consumato e se siete sulla buona strada per tenere il passo con le aspettative di bilancio.
Questa sezione non è obbligatoria, ovviamente., Alcuni clienti preferiscono non divulgare il budget e la salute finanziaria del progetto a tutti. In tal caso, è possibile rimuovere del tutto questa sezione o offrire una panoramica di alto livello con dettagli minimi. Lasciare report dettagliati per la vista analisi finanziaria.
Come creare un modello di report sullo stato del progetto
Poiché è necessario inviare il report settimanale/bisettimanale / mensile, è ovviamente necessario un modello di report sullo stato del progetto per semplificare le cose.,
Ecco alcuni suggerimenti che dovresti seguire quando crei il tuo modello:
Crea una panoramica esecutiva dettagliata
I tuoi stakeholder sono occupati. Mentre alcuni di loro scaveranno attraverso l’intero rapporto, la maggior parte preferisce ottenere una rapida panoramica delle principali preoccupazioni a colpo d’occhio.
Quindi, inizia il tuo rapporto con una panoramica esecutiva dettagliata.
Ecco cosa dovresti includere in questa panoramica:
- Identificatori di progetto: posiziona le informazioni più ovvie – il nome del progetto, la data e il nome del project manager – nella parte superiore del report.,
- Sintesi del progetto: Un breve riassunto dei maggiori problemi, rischi e pietre miliari. Includere tutto ciò che richiede l’attenzione urgente dello stakeholder.
- Salute del progetto: lo stato attuale delle diverse parti dei componenti del progetto (avanzamento delle attività, pietre miliari, rischi, ecc.).
Usa la visualizzazione Dove possibile
La visualizzazione rende i report complessi molto più facili da leggere per i dirigenti a corto di tempo. Ove possibile, utilizzare una struttura visiva per condividere le informazioni, in particolare nella sezione Panoramica esecutiva.,
Ad esempio, è possibile utilizzare il colore verde per mostrare che un componente è in buona salute, rosso per qualcosa che ha bisogno di attenzione.
Se hai intenzione di adottare questo approccio, assicurati di stabilire convenzioni per i dati visivi. Dovrebbe essere chiaro a tutti cosa implicano i colori” giallo “o” rosso”. Le parti interessate dovrebbero sapere che tipo di dati saranno rappresentati in quale formato (diagramma di Gantt per l’avanzamento delle attività,grafici percentuali per le pietre miliari, ecc.).
Alcuni di questi potrebbero essere ovvi per te (come i codici colore per lo stato del progetto) ma è sempre meglio essere ovvi che assumere qualsiasi cosa.,
Utilizzare lo stesso modello
La coerenza è la chiave per chiarezza quando si riportano le informazioni. Utilizzare lo stesso modello in tutti i rapporti sullo stato per garantire che le parti interessate non vengano confuse.
Tieni presente che questo limiterà la tua flessibilità. Non sarà in grado di apportare modifiche al volo se si desidera segnalare nuove informazioni.
Quindi, assicurati che il tuo primo modello abbia spazio per tutte le informazioni che potresti voler segnalare in futuro. E ‘ meglio un rapporto eccessivo che un rapporto insufficiente.,
Usa il software di gestione del progetto
Segnalazione dello stato del progetto in Workamajig
Il software di gestione del progetto creativo come Workamajig rende la segnalazione molto più semplice. Il software PM può monitorare automaticamente lo stato delle diverse tappe e il progresso delle attività. Strumenti come Workamajig si allineano anche con il programma e il budget del progetto per fornire a te (e ai tuoi stakeholder) informazioni chiare sulla salute finanziaria del progetto.
La maggior parte degli strumenti PM dispone anche di strumenti di reporting integrati per aiutarti a creare rapidamente rapporti sullo stato del progetto e sulle attività., È possibile esportare questi report come PDF per la condivisione con i client.
Conclusione
Il rapporto sullo stato del progetto creativo è uno degli strumenti di comunicazione più vitali a vostra disposizione. Potrai inviare rapporti su base settimanale, bisettimanale o mensile. Comprendere lo scopo di un rapporto sullo stato e tutti i componenti inclusi in esso renderà la segnalazione molto più facile.
Ora che hai letto questo, in che modo questo differisce dalle tue pratiche standard di reporting del progetto? Quali elementi che ho elencato sopra non consideri vitali?, E quali articoli includi settimanalmente che ho omesso o omesso di menzionare?