Che cos’è una fattura proforma? Tutto ciò che devi sapere

La fatturazione potrebbe non essere il compito più eccitante nella gestione quotidiana della tua attività, ma la sua importanza è innegabile: mantiene il flusso di cassa che entra nella tua attività. Comprendere i diversi tipi di fatture è quindi la chiave per lo sviluppo di buone pratiche commerciali nella vostra azienda. Ecco una rapida introduzione alla fattura proforma e come dovresti utilizzarli nella tua attività.,

In questo articolo, imparerete:

• che Cosa una fattura proforma è

• Come una fattura proforma differisce da una fattura o una citazione

• Quando si dovrebbe usare una fattura proforma

• Come creare una fattura proforma

Quasi tutte le aziende di gestire le fatture in un modo o nell’altro, sia l’emissione di loro stessi o loro ricezione da parte dei fornitori. Fatturazione è, dopo tutto, una parte essenziale della gestione di un business, che consente di essere pagati in tempo, tenere traccia dei tuoi guadagni e le spese, e preparare i libri per tax day., Ma per quanto riguarda le fatture proforma?

Che cos’è una fattura proforma?

Potresti avere familiarità con il termine “fattura proforma”, specialmente se sei un imprenditore già esperto nel mondo delle fatture., Ma per quelli di voi a sinistra ancora grattarsi la testa, una fattura proforma è essenzialmente una fattura provvisoria di vendita che si invia al cliente prima di consegnare i vostri beni o servizi.

In genere contiene una data di emissione, una descrizione di ciò che viene venduto e l’importo totale da pagare, nonché eventuali tasse o tasse che possono essere sostenute tra il momento dell’emissione e quando viene effettuata la consegna. Fornendo una stima il più precisa possibile, l’obiettivo di una fattura proforma è quello di evitare di esporre il cliente a eventuali oneri o dazi imprevisti.,

Proprio come una fattura, una fattura proforma è un accordo commerciale vincolante. Ciò che differenzia i due, tuttavia, è che le condizioni di vendita di una fattura proforma possono ancora essere modificate. Ciò significa che si applica solo alle vendite che non sono ancora state completate.

Inoltre non hanno un numero di fattura univoco e sequenziale – qualcosa che è richiesto su tutte le fatture legali – e devono essere chiaramente etichettati come proforma. Fondamentalmente, una fattura proforma non ha valore fiscale e non contiene un mezzo di pagamento, quindi non dovrebbe essere inclusa nelle registrazioni contabili.,

Qual è la differenza tra una fattura, una fattura proforma e un preventivo?

In superficie, le fatture e le quotazioni proforma hanno molto in comune. Sono entrambi utilizzati in gran parte allo stesso modo, entrambi forniscono informazioni su una vendita e non sono documenti legali a sé stanti. Dove differiscono è nel loro scopo.

Quotazione

Una quotazione è una stima dei costi per un articolo o un servizio che il cliente ha manifestato interesse ad acquistare., È considerevolmente meno formale di una fattura proforma e viene solitamente inviata durante le prime fasi del processo di vendita. Inoltre non include necessariamente informazioni dettagliate sugli articoli o servizi offerti, fornendo invece un’idea approssimativa della quantità e del prezzo.

È importante sottolineare che una citazione non è un documento con alcun tipo di obbligo o aspettativa dietro di esso. Come una fattura proforma, non ha alcun valore finanziario e la vendita può essere accettata dal cliente o può essere facilmente annullata senza conseguenze.,

fattura Proforma

Una fattura proforma è anche inviata ad un cliente prima di prodotti o servizi forniti, ma è considerato più vincolante di una citazione – pur non essendo giuridicamente vincolante come completamento di una fattura.

Vengono forniti maggiori dettagli e c’è spazio di manovra in termini di negoziazione prima di effettuare qualsiasi pagamento.

Fattura

Le fatture vengono inviate quando le merci sono state vendute o i servizi resi e il pagamento è ora dovuto., Il documento è un accordo vincolante e il cliente ha l’obbligo di pagare il prezzo indicato. E a differenza delle fatture proforma, è possibile utilizzare le fatture per recuperare l’IVA.

Quindi, in breve, dovresti emettere una fattura proforma per creare una potenziale vendita e una fattura quando tale vendita è finalizzata.

Quando si deve inviare una fattura proforma?

Ci sono due motivi principali per cui la tua azienda potrebbe aver bisogno di creare una fattura provvisoria di vendita prima della vendita effettiva., Vuoi dichiarare una stima del costo finale dell’articolo o del servizio che stai fornendo o vuoi spedire a livello internazionale.

Stima dei costi

Le fatture proforma servono come una sorta di accordo in buona fede tra te e il tuo cliente.

Sono una linea di base per una vendita, una ripartizione degli articoli con un’indicazione accurata dell’importo totale dovuto, ma non si richiede il pagamento.,

Ciò rende una fattura proforma l’opzione ideale quando una vendita non è ancora stata finalizzata o i beni o i servizi sono ancora in fase di negoziazione, poiché stai fornendo un formato che può essere successivamente regolato se necessario.

Spedizione internazionale

Poiché spesso includono dettagli su spedizione, imballaggio, peso e spese di consegna, le fatture proforma vengono spesso utilizzate nel settore delle spedizioni internazionali. Aiutano a dichiarare il valore di un articolo in modo che possa passare rapidamente attraverso la dogana e essere consegnato al cliente in tempo.,

Come dovrebbe essere una fattura proforma?

Non ci sono requisiti specifici per quanto riguarda la struttura di una fattura proforma. Ma è più facile e più sicuro farlo assomigliare il più possibile alla struttura delle fatture finalizzate create.,

Come risultato, la fattura proforma modelli includono generalmente:

• Una data di rilascio

• dettagli di Contatto sia per l’acquirente e il venditore

• Dettagli dei prodotti o dei servizi forniti e al loro prezzi concordati

• l’IVA e le altre imposte applicabili

• Spese di spedizione, se qualsiasi

• L’importo totale dovuto

Se si sta ancora creando le vostre fatture manualmente, è abbastanza facile per adattare il vostro modello di fattura per soddisfare le esigenze di una fattura proforma.,

Basta ricordarsi di etichettare correttamente la fattura come ‘proforma’ e assicurarsi che non contenga alcun numero di fattura, in quanto ciò cambierà ciò che è un documento informale in un documento vincolante. Una data di scadenza del pagamento e la data esatta di consegna non sono inoltre necessari.

Come si crea una fattura proforma?

Mentre Word ed Excel offrono modelli di fattura, richiedono tempo e meticolosa attenzione ai dettagli per essere compilati correttamente. Cosa c’è di più, si potrebbero incontrare complicazioni ulteriormente lungo il processo di vendita se si immettono dati numerici in modo non corretto nelle fatture.,

Il software di fatturazione è l’opzione più sicura per qualsiasi azienda che cerca pagamenti completi e tempestivi, nonché una contabilità semplice e veloce.

E mentre è una frase comune oggi e raramente letterale, nel caso di alcuni software di fatturazione ci vogliono davvero “pochi clic” per creare una fattura completata. Nessun aggiornamento noioso o doppio controllo numeri di fattura. È automatico e istantaneo.

SumUp Invoices fornisce modelli di fatture facili da usare che possono essere utilizzati per creare e inviare fatture in meno di un minuto. E con tutto automatizzato, le fatture sono garantiti per essere impeccabile.,

Questo è in definitiva essenziale nella gestione di un’azienda, in quanto l’emissione di fatture senza errori aumenta la tua professionalità, facilita il processo di pagamento e mantiene i tuoi libri in perfetta forma.