Un assistente virtuale è un individuo che fornisce servizi amministrativi ai clienti mentre si lavora da una posizione remota. Assistenti virtuali sono spesso indipendenti, imprenditori autonomi, anche se si può anche lavorare con un’agenzia di assistente virtuale., Inoltre, molti candidati hanno alcuni anni di esperienza come assistente amministrativo o responsabile dell’ufficio in un ambiente professionale.
Se stai pensando di assumere un assistente virtuale, ecco tutto quello che c’è da sapere:
Responsabilità assistente virtuale
Uno dei principali vantaggi di assumere un assistente virtuale è piccole imprese possono selezionare e pagare per i servizi specifici di cui hanno bisogno., Questo livello di flessibilità può salvare imprenditori migliaia di dollari ogni anno, mentre anche dando loro l’opportunità di espandere il loro contratto come il loro business cresce e richiede più servizi.,
Alcuni dei più comuni i compiti e le responsabilità di un assistente virtuale sono:
- Calendario/programma di gestione
- Viaggio
- organizzazione dei File
- il monitoraggio della Posta elettronica
- gestione delle Chiamate
- di contabilità e di contabilità
- gestione Social media
- controllare i potenziali clienti e di partnership
- servizio Clienti attività
a Seconda delle esigenze del business, un assistente virtuale in grado di operare come assistente di direzione, assistente amministrativo o di assistente personale.
Hai bisogno di un assistente virtuale?,
- Per molte piccole imprese, il pensiero di assumere e consegnare determinati compiti a un assistente virtuale è scoraggiante. Alcuni imprenditori possono sentire che non hanno il budget o il tempo di introdurre un assistente virtuale per la loro azienda. Tuttavia, proprio come non puoi costruire un impero da solo, non puoi gestire da solo ogni aspetto della tua attività.
Ecco alcuni segni è il momento di assumere un assistente virtuale:
- Stai spendendo troppo tempo su compiti ripetitivi o umili., Se stai pensando di assumere un assistente virtuale, ma non sei sicuro di essere pronto, inizia a monitorare quanto tempo trascorri a gestire compiti piccoli e umili. Queste attività possono includere la risposta alle e-mail, la gestione del calendario o la prenotazione di appuntamenti. Se si spendono diverse ore ogni settimana su attività ripetitive, potrebbe essere il momento di esternalizzarli a un assistente virtuale.
- Non hai bisogno di aiuto a tempo pieno, solo assistenza aggiuntiva. Se la tua azienda richiede un assistente a tempo pieno che gestisce diverse attività coinvolte, non assumere un assistente virtuale., Piuttosto, assistenti virtuali sono ideali per le aziende che hanno bisogno di scaricare uno o due compiti specifici o progetti che non giustificano l’assunzione di un dipendente a tempo pieno.
- Hai il budget per questo. Prima di assumere un assistente virtuale, prepara un’analisi costi-benefici per determinare il valore del tuo tempo rispetto al costo del tempo trascorso a lavorare su attività specifiche. Se hai il budget per assumere un appaltatore part-time e la tua analisi costi-benefici indica che guadagnerai tempo prezioso indietro, cerca un assistente virtuale.,
Assumere assistenza virtuale su base di prova è un buon primo passo per trovare un lavoratore che si adatta alla cultura della tua piccola impresa.
Come assumere un assistente virtuale
Passo 1: Documentare i processi
Prima di iniziare a cercare un assistente virtuale, documentare ogni attività, progetto e processo che si desidera consegnare a un assistente. Ove possibile, creare documenti di formazione o procedure operative standard che i nuovi dipendenti o appaltatori possono utilizzare per ottenere fino a velocità., Essere approfondita e assicurarsi di includere tutti i risultati desiderati che si desidera raggiungere.
Passo 2: Pubblica una descrizione del lavoro
Quindi, crea una descrizione del lavoro chiara, concisa e delinea le attività specifiche che desideri delegare. Dovresti anche includere un elenco di competenze e strumenti che i candidati dovrebbero avere o avere esperienza, come Excel, G Suite, Zendesk, ecc. Una volta che hai una descrizione del lavoro preparata, puoi pubblicarla su un sito Web o una directory., Luoghi popolari per trovare un assistente virtuale includono:
- Upwork
- Virtual Assistant Assistant
- QuickMonday
- Guru
Step 3: domande di Riesame e condurre interviste
a Seconda del sito(s) di pubblicare la descrizione del lavoro, è possibile iniziare rapidamente a passare al setaccio centinaia di applicazioni. Per filtrare rapidamente i candidati a basso sforzo, considera l’aggiunta di una domanda insolita o di un “uovo di Pasqua” nel tuo annuncio di lavoro. Ad esempio, nella parte inferiore della descrizione, è possibile chiedere ai candidati di includere il nome del loro libro preferito.,
Una volta che si inizia a intervistare, assicuratevi di fare domande approfondite intervista per accertare se sono o non sono in grado di gestire le attività che si desidera delegare.
Passo 4: Assumere in prova
Una volta trovato un candidato forte, assumerli in prova, se possibile. Questo vi darà il tempo di vedere come operano e se non sono una buona misura con la vostra azienda. Se inizi a lavorare con un assistente virtuale che non funziona, è meglio tagliare rapidamente i legami e andare avanti., Se si trova qualcuno che capisce le vostre esigenze ed è una buona misura con la vostra azienda, è possibile portarli più nella piega.
CO-mira a portare ispirazione da importanti esperti rispettati. Tuttavia, prima di prendere qualsiasi decisione aziendale, dovresti consultare un professionista che possa consigliarti in base alla tua situazione individuale.
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